黃瑞娟

摘 要：文章針對(duì)東莞圖書館采編業(yè)務(wù)中的文獻(xiàn)編目、Interlib圖書館集群管理系統(tǒng)的驗(yàn)收入藏處理以及手工加工的業(yè)務(wù)外包現(xiàn)狀和操作中存在的質(zhì)量問題進(jìn)行分析，探討了東莞圖書館采編業(yè)務(wù)的編目、驗(yàn)收入藏處理、手工加工業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制的方案，并對(duì)業(yè)務(wù)外包加以管理和調(diào)控。

關(guān)鍵詞：圖書館；業(yè)務(wù)外包；采編業(yè)務(wù)；編目驗(yàn)收加工；質(zhì)量控制

中圖分類號(hào)：G250 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-1588（2017）02-0088-03

業(yè)務(wù)外包能使企業(yè)集中有限的資源和能力，專注于自身核心業(yè)務(wù)，保持長(zhǎng)期競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，并能達(dá)到降低成本、保證質(zhì)量的目的，因此在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下被企業(yè)普遍采用。業(yè)務(wù)外包同樣適用于公益性文化事業(yè)單位——圖書館，近幾年來圖書館普遍采用了業(yè)務(wù)外包這一現(xiàn)代工業(yè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理模式，將部分業(yè)務(wù)外包。圖書館可外包的業(yè)務(wù)眾多，如：物業(yè)管理、圖書館ATM管理業(yè)務(wù)、采編業(yè)務(wù)等。采編業(yè)務(wù)又分為采訪業(yè)務(wù)和編目業(yè)務(wù)，基于采編業(yè)務(wù)的性質(zhì)，編目業(yè)務(wù)更適合外包，而且成效最為顯著。美國(guó)圖書館界多年的編目外包發(fā)展歷程證明，科學(xué)合理的編目外包是圖書館節(jié)省人力、物力、財(cái)力以及提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量的有效途徑[1]。當(dāng)今圖書館的編目業(yè)務(wù)普遍采用了外包的方式，所以如何對(duì)業(yè)務(wù)外包進(jìn)行有效的管理和調(diào)控，如何進(jìn)行科學(xué)合理的業(yè)務(wù)外包，必將成為圖書館管理的一個(gè)重要課題。

1 圖書館采編業(yè)務(wù)外包的意義

1.1 圖書館編目業(yè)務(wù)外包是大勢(shì)所趨

現(xiàn)階段，我國(guó)圖書館編目主要由圖書供應(yīng)商（書商）免費(fèi)提供。圖書館通過圖書采購(gòu)招標(biāo)選擇書商，把圖書的分類、編目、加工等部分或全部業(yè)務(wù)以合約的方式外包給書商，并由書商免費(fèi)完成，以達(dá)到降低成本、提高效率、節(jié)約時(shí)間的目的[2]。業(yè)務(wù)外包作為一種新型的圖書館管理模式，對(duì)于發(fā)揮圖書館的服務(wù)功能、提升圖書館的整體服務(wù)水平、加大圖書館的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)具有重要作用。編目外包，可以減少圖書館編目人員的負(fù)擔(dān)，加快文獻(xiàn)處理的速度，解決圖書積壓?jiǎn)栴}，縮短采編周期。本文中的采編業(yè)務(wù)外包是指采編業(yè)務(wù)中的文獻(xiàn)編目、Interlib圖書館集群管理系統(tǒng)的驗(yàn)收入藏處理以及手工加工的處理過程。

1.2 采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制的必要性

業(yè)務(wù)外包的目的之一是提高業(yè)務(wù)的質(zhì)量。但是，東莞圖書館在實(shí)行采編業(yè)務(wù)外包的過程中，存在著一些加工質(zhì)量問題，其中有編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量問題、文獻(xiàn)入藏信息的質(zhì)量問題、手工加工的質(zhì)量問題等。編目工作是在文獻(xiàn)與用戶之間建立聯(lián)系的橋梁[3]，這些質(zhì)量問題直接影響著讀者對(duì)圖書館文獻(xiàn)信息的使用；同時(shí)影響了圖書館館藏?cái)?shù)據(jù)庫的質(zhì)量，不利于圖書館文獻(xiàn)資源管理。東莞圖書館在總分館模式下統(tǒng)一編目，如果書目數(shù)據(jù)不達(dá)標(biāo)，分館對(duì)館藏信息資源的使用也會(huì)受到影響，而且東莞圖書館在實(shí)行外包且異地加工的情況下，對(duì)于其中編目、入藏處理、手工加工過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題，就不能及時(shí)返回再加工。

編目、入藏處理、手工加工的質(zhì)量和有效性，影響著圖書館服務(wù)的整體水平。外包的編目、入藏處理、手工加工業(yè)務(wù)出現(xiàn)加工質(zhì)量問題，主要是因?yàn)樵谕獍芾碇?，圖書館缺乏對(duì)業(yè)務(wù)外包過程的監(jiān)控，或監(jiān)控和管理難度太大。因此，圖書館要想更好地利用業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢(shì)，為讀者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，就要對(duì)外包業(yè)務(wù)的質(zhì)量提出要求，規(guī)范和強(qiáng)化外包業(yè)務(wù)的質(zhì)量控制管理。

2 東莞圖書館編目業(yè)務(wù)外包的現(xiàn)狀及存在的問題

2.1 東莞圖書館編目業(yè)務(wù)外包的現(xiàn)狀

東莞圖書館實(shí)行了部分業(yè)務(wù)外包的現(xiàn)代新型管理模式，其中包括采編業(yè)務(wù)中的編目、圖書館集群管理系統(tǒng)的驗(yàn)收入藏處理、手工加工處理等業(yè)務(wù)的外包，即將圖書館內(nèi)部的編目、驗(yàn)收入藏處理、手工加工業(yè)務(wù)通過合同外包給圖書供應(yīng)商來完成。外包的內(nèi)容包括：編目、驗(yàn)收入藏和貼條形碼、裝防盜磁條、蓋館藏章、貼還書期限表、貼書標(biāo)等手工處理過程。這些業(yè)務(wù)通過外包降低了成本，節(jié)約了人力資源，且加快了文獻(xiàn)處理速度，有效解決了圖書積壓?jiǎn)栴}，使文獻(xiàn)的采編周期大大縮短，新采購(gòu)的圖書能及時(shí)投入流通，從而滿足讀者對(duì)文獻(xiàn)信息時(shí)效性的需求。

經(jīng)過多年的探索和實(shí)踐，從2013年開始，東莞圖書館的編目、入藏處理、加工的外包業(yè)務(wù)實(shí)行異地加工，圖書館與圖書供應(yīng)商之間簽訂采書合約，圖書供應(yīng)商負(fù)責(zé)將圖書館采訪人員采購(gòu)的圖書以網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)進(jìn)行異地加工，即將新采購(gòu)的圖書完成編目、驗(yàn)收入藏、手工加工處理后再送到圖書館。也就是說，東莞圖書館在完成購(gòu)書的同時(shí)，也在本館Interlib圖書館集群管理系統(tǒng)中完成了圖書的編目、驗(yàn)收入藏以及手工加工。這種外包且異地加工的形式避免了圖書館對(duì)圖書加工人員的直接管理，優(yōu)化了文獻(xiàn)加工處理流程，縮短了文獻(xiàn)加工處理周期，提高了文獻(xiàn)加工處理效率。

2.2 東莞圖書館編目業(yè)務(wù)外包存在的質(zhì)量問題

2.2.1 書目信息不正確或不完整。圖書分編必須保證圖書館書目數(shù)據(jù)的有效性，做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但是，在數(shù)據(jù)錄入時(shí)，書目數(shù)據(jù)可能存在書目重復(fù)、著錄結(jié)果不完整、反映的文獻(xiàn)信息不全、信息錯(cuò)誤等問題，如書名不符、價(jià)格錯(cuò)誤、缺少主題詞和載體形態(tài)項(xiàng)等內(nèi)容。

2.2.2 館藏信息不正確或不完整。①圖書驗(yàn)收入藏時(shí)沒有對(duì)應(yīng)正確的書目數(shù)據(jù)，導(dǎo)致館藏信息與文獻(xiàn)實(shí)物內(nèi)容不一致（書名不符）。②多種圖書重號(hào)。③圖書入藏時(shí)條碼號(hào)錄入錯(cuò)誤。④圖書驗(yàn)收時(shí)入藏價(jià)格失實(shí)，包括手工錄入時(shí)價(jià)格填寫錯(cuò)誤，驗(yàn)收多卷冊(cè)的文獻(xiàn)時(shí)沒有區(qū)分是單冊(cè)驗(yàn)收方式還是整套驗(yàn)收方式，沒有據(jù)此輸入正確的卷冊(cè)信息和卷冊(cè)數(shù)量以致套價(jià)誤作單價(jià)等。⑤沒有按正確版本項(xiàng)給出索書號(hào)等。

2.2.3 手工加工不規(guī)范。圖書加工（包括蓋館藏章、貼條形碼、貼書標(biāo)、貼還書期限表、裝防盜磁條等）應(yīng)做到藏書章要蓋得清晰、端正；書標(biāo)要貼得端正、牢固、整齊；索書號(hào)、書標(biāo)號(hào)要一致，不得錯(cuò)號(hào)、亂號(hào)；一冊(cè)書配備一根磁條，磁條須深入書脊，并做到牢固、隱蔽。

2.2.4 圖書配送數(shù)量與入藏?cái)?shù)量不一致。①到館圖書數(shù)量與該批次圖書入藏?cái)?shù)量不一致。②各包圖書的清單合計(jì)與匯總單不一致。③缺少清單（圖書包數(shù)）。④不同批次的圖書混亂。⑤圖書入藏價(jià)格與圖書訂單價(jià)格不符。

2.2.5 其他問題。采編業(yè)務(wù)外包存在的其他問題包括圖書入藏時(shí)不按要求格式設(shè)置批次號(hào)、批次號(hào)設(shè)置不正確、圖書中夾有書商本身的磁條、書商沒有正當(dāng)使用圖書館提供的加工材料，以及書商自行提供的加工材料質(zhì)量差等問題。

3 建立圖書館采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量保證體系

3.1 選擇合適的承包商

承包商的工作質(zhì)量在很大程度上影響著圖書館的服務(wù)水平。因此，對(duì)于承包商的實(shí)力如何、是否擁有一支高素質(zhì)的專業(yè)隊(duì)伍、能否提供高質(zhì)量的加工業(yè)務(wù)以及是否有能力滿足圖書館的要求等問題，圖書館需要進(jìn)行深入調(diào)查選擇合適的承包商。

3.2 通過合同明確外包業(yè)務(wù)的質(zhì)量要求

圖書館必須與承包商簽訂合同，合同內(nèi)容應(yīng)包括外包業(yè)務(wù)內(nèi)容、加工質(zhì)量要求、加工周期以及其他有關(guān)的加工環(huán)節(jié)、加工費(fèi)用等細(xì)節(jié)。圖書館必須通過細(xì)化外包合同，明確承包方需要完成的加工業(yè)務(wù)內(nèi)容；在質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)方面，規(guī)定最低質(zhì)量要求，以及如果未能按質(zhì)量要求完成加工的補(bǔ)救措施；在加工周期方面，規(guī)定承包方完成加工要求的時(shí)限。合同中還要明確，對(duì)于承包方加工質(zhì)量不符合合同規(guī)定的要求，以及承包方造成的加工周期延長(zhǎng)等情況的違約處理?xiàng)l款。

4 制定圖書館采編業(yè)務(wù)外包管理制度

在采編業(yè)務(wù)外包的實(shí)施過程中，圖書館應(yīng)不斷完善業(yè)務(wù)外包的管理制度，建立各種相關(guān)的工作細(xì)則，如業(yè)務(wù)外包管理辦法、采編業(yè)務(wù)外包工作細(xì)則等；建立嚴(yán)密的質(zhì)量控制制度，并嚴(yán)格執(zhí)行質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)。

4.1 建立嚴(yán)格的質(zhì)量檢查制度

圖書館不僅要在業(yè)務(wù)外包實(shí)施合同中明確質(zhì)量要求，還要建立嚴(yán)格的質(zhì)量檢查制度，按照相關(guān)的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)承包方交付的圖書加工情況進(jìn)行驗(yàn)收。東莞圖書館根據(jù)本館采編業(yè)務(wù)外包的內(nèi)容，制定了編目、驗(yàn)收入藏和手工加工的驗(yàn)收流程，分別從編目、驗(yàn)收入藏、手工加工的各個(gè)環(huán)節(jié)檢查加工質(zhì)量。①對(duì)書目數(shù)據(jù)實(shí)行抽查制度，控制文獻(xiàn)分編差錯(cuò)率。由圖書館專業(yè)編目人員對(duì)各承包商的書目數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查。②圖書到館收貨時(shí)，認(rèn)真核對(duì)圖書批號(hào)和包數(shù)，要嚴(yán)格分清批號(hào)，不得錯(cuò)亂。③圖書到館后，驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)到館圖書實(shí)物和數(shù)量是否與送貨清單相符，核對(duì)圖書的價(jià)格是否與送貨清單一致，檢查圖書的完好性、檢測(cè)磁條的安裝情況。④圖書完成驗(yàn)收后，核對(duì)到貨量與入藏量是否相符，確認(rèn)無誤后才能進(jìn)入典藏環(huán)節(jié)。在業(yè)務(wù)外包的情況下，典藏已經(jīng)不是單純的館藏分配和館藏登記了。在館藏登記環(huán)節(jié)，館員要嚴(yán)格檢查圖書入藏條形碼錄入的有效性，圖書復(fù)本數(shù)量是否符合要求，核對(duì)題名、價(jià)格等入藏信息是否與實(shí)物一致，確認(rèn)文獻(xiàn)流通類型。⑤對(duì)于批典藏的圖書，輸出整批清單，檢查條形碼錄入的有效性、文獻(xiàn)流通類型、文獻(xiàn)價(jià)格等。⑥按批次輸出總括賬，檢查分類是否正常；再次核對(duì)入藏量與到貨量是否相符，如若不符，應(yīng)查明原因。

采編業(yè)務(wù)外包過程中，圖書館要定期檢查承包方的工作質(zhì)量，建立承包商檔案，將承包商對(duì)圖書加工的完成情況，以及外包過程中出現(xiàn)的各種問題、案例進(jìn)行整理、匯總，編寫外包業(yè)務(wù)質(zhì)量資料，將質(zhì)量問題和注意事項(xiàng)及時(shí)反饋給承包商，并要求其進(jìn)行改進(jìn)。

4.2 建立嚴(yán)格的質(zhì)量問題獎(jiǎng)懲制度

嚴(yán)格的質(zhì)量問題獎(jiǎng)懲制度可以增強(qiáng)承包方及其業(yè)務(wù)加工人員的質(zhì)量意識(shí)，有效控制書目數(shù)據(jù)的著錄、標(biāo)引誤差率和加工質(zhì)量。圖書館如發(fā)現(xiàn)承包方的加工質(zhì)量不符合合同規(guī)定的要求、加工進(jìn)度拖延、加工材料不按要求使用等情況，應(yīng)及時(shí)與承包方協(xié)商采取補(bǔ)救措施，敦促其嚴(yán)格按照合同規(guī)定進(jìn)行，必要時(shí)可以依法索賠。

4.3 承包方工作人員實(shí)行培訓(xùn)上崗

采編部要負(fù)責(zé)培訓(xùn)承包方涉及本館采編業(yè)務(wù)流程的相關(guān)工作人員，各承包商相關(guān)工作人員也要熟悉圖書館的圖書分編工作細(xì)則、圖書加工細(xì)則等。圖書館還要定期組織各承包商相關(guān)編目員參加編目業(yè)務(wù)交流，使工作人員不斷提高編目工作質(zhì)量。

4.4 構(gòu)建暢通的溝通渠道

圖書館要加強(qiáng)與承包商的聯(lián)系及溝通，重視對(duì)業(yè)務(wù)外包過程的管理。雙方在充分溝通與相互理解的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)協(xié)調(diào)與合作，及時(shí)處理和解決業(yè)務(wù)外包過程中的問題和矛盾，使外包業(yè)務(wù)流程暢通。在文獻(xiàn)分編、驗(yàn)收入藏、手工加工等環(huán)節(jié)出現(xiàn)不明確情況時(shí)，承包方應(yīng)主動(dòng)與圖書館相關(guān)工作人員溝通，保證加工質(zhì)量。

采編部根據(jù)合同約定，采取動(dòng)態(tài)的管理方式，根據(jù)需要為承包方提供必要的協(xié)作條件，如圖書加工所需的材料條形碼、防盜磁條、書標(biāo)、還書期限表等；還要指定專人跟進(jìn)，定期檢查加工材料的使用情況，并針對(duì)存在的問題與承包方進(jìn)行有效溝通。

4.5 引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，進(jìn)行質(zhì)量控制

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，圖書館要切實(shí)引入競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，從而要求承包商增強(qiáng)質(zhì)量意識(shí)，并對(duì)承包商的能力水平、承包業(yè)務(wù)成果實(shí)行考評(píng)，實(shí)施獎(jiǎng)懲措施。

5 結(jié)語

圖書館只有對(duì)采編業(yè)務(wù)外包進(jìn)行有效的監(jiān)控和管理，保證采編業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量，才能繼續(xù)發(fā)揮業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢(shì)，使業(yè)務(wù)成果向標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化方向發(fā)展，從而提高圖書館的服務(wù)質(zhì)量和水平，加大圖書館的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，保持圖書館的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，實(shí)現(xiàn)圖書館采編業(yè)務(wù)外包的戰(zhàn)略目標(biāo)。

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（編校：周雪芹）