王嬌嬌

摘 要：會計檔案是指一個經(jīng)濟體系在會計核算過程中產(chǎn)生的具有一定保存價值的記錄。從檔案的產(chǎn)生到整理、保管、利用、鑒定銷毀，整個過程都需要規(guī)范健全的管理制度。對會計檔案進行科學(xué)有效的管理和利用，是每個檔案保管部門必盡的責(zé)任。

關(guān)鍵詞：會計檔案；整理保管；標準規(guī)范

會計檔案是機關(guān)、企事業(yè)單位或者其他經(jīng)濟組織在經(jīng)濟管理活動中所形成的，主要由會計憑證、會計賬簿和會計報告等形式構(gòu)成的具有保存價值并作為歷史記錄進行保存的會計核算專業(yè)材料。凡是具備獨立會計核算的單位或部門，都要產(chǎn)生會計檔案，因此會計檔案具有范圍廣、數(shù)量大的特點。一個單位對會計檔案的重視程度，可以客觀的反映出相關(guān)單位的經(jīng)濟構(gòu)架是否完整，經(jīng)濟秩序是否合理合法。由此可見管理好會計檔案的重要性和必要性。

一、會計檔案的形成

會計工作具有非常嚴密的制度和法規(guī)，會計檔案的形成也是嚴格按照有關(guān)規(guī)則和規(guī)定進行的。從會計憑證的審核、簽字到會計賬簿的核算填寫再到會計報表的完成，不僅各項程序聯(lián)系密切，而且必須執(zhí)行國家的規(guī)章和標準。

會計檔案主要由會計憑證、會計賬簿以及財務(wù)報告組成，它們的形成是依次產(chǎn)生，具有連續(xù)性的。首先產(chǎn)生的是會計憑證，它主要由記賬憑證和原始憑證組成；然后依照會計憑證制作會計賬簿，主要分為主賬、明細賬、輔助賬、銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬等；最后依據(jù)會計賬簿的內(nèi)容來編制會計報表，根據(jù)情況形成月報、季報、年報。

二、會計檔案的組卷

各種類別的會計檔案在整理組卷時都有相應(yīng)的標準和要求。

整編憑證時，應(yīng)分別將收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證及所附原始單據(jù)粘貼在“會計憑證粘貼單”上。粘貼時張與張之間要整齊、均勻，對超過卷皮規(guī)格的大型原始憑證和匯總表等應(yīng)折疊擺放；與卷皮規(guī)格大小相同的中型原始憑證應(yīng)壓摞擺放；小型憑證可以仿魚鱗式由上而下，由左到右依次擺開壓頁擺放，按時間和順序號將貼滿憑證的“會計憑證粘貼單”、匯總憑證、其它原始憑證整理成冊。注意在裝訂憑證前剔除憑證上的金屬物和空白頁。裝訂時封裝邊可根據(jù)實際情況填入適量紙片以保持與憑證單據(jù)同樣厚度，裝訂后要求整齊、牢固、不掉頁、不倒頁、不壓字，便于翻閱。

賬簿類應(yīng)按照不同類別分冊整理立卷、形成保管單位。賬簿內(nèi)賬頁排列順序是：銀行存款、現(xiàn)金日記賬按自然形成日期；總賬、明細賬按會計科目。對賬目較多的科目，應(yīng)按科目分開裝訂組卷。賬簿裝訂后應(yīng)依次在每頁非裝訂線一側(cè)上角編頁號，每冊賬簿單獨編一個流水號，空白賬頁不編號。

財務(wù)會計報告按各單位產(chǎn)生的月、季、年度分別整理。有關(guān)財務(wù)會計報告說明與分析應(yīng)與報表一并組卷裝訂。凡歸檔的財務(wù)會計報告（決算）及文字說明，均應(yīng)存原始件，不得使用圓珠筆及藍色雙面復(fù)印紙、壓感紙或復(fù)印件。月、季度財務(wù)會計報告較薄的，可以分別合并組卷裝訂。凡合并組卷的財務(wù)會計報告應(yīng)在案卷標題中注明月、季。

各類會計檔案成冊后還應(yīng)加裝“會計檔案”封面，并以一盒一卷的標準裝盒。選擇封面時根據(jù)案卷裝訂方向決定使用橫向或縱向封面，并填齊檔案名稱、編號、形成日期、形成單位等內(nèi)容。同時在封面右下方加蓋“歸檔卷位戳”，注明檔案所屬的年度、種類、應(yīng)保管的期限、全宗號、會計處理號及卷號。選擇檔案盒時根據(jù)每冊檔案的厚度選擇相應(yīng)的盒子，并用印章標蓋出本冊檔案所屬的年度、月份、形成單位、種類、保管期限、全宗號、會計處理號及卷號。

全宗號是各級檔案館為已進館或可能進館的單位分配的編號，用于區(qū)分各立檔單位，沒有向檔案館移交過檔案的單位則沒有全宗號。在會計處理號的編制上應(yīng)當注意不同保管期限的檔案種類應(yīng)分別編制從“1”開始的順序號，同保管期限的種類按照固定的先后順序依次編制。而卷號則可理解為保管單位對庫存檔案按照一定的順序編制的大流水號，與檔案號形成對應(yīng)關(guān)系，便于日常管理和查詢。

不同種類的會計檔案對應(yīng)著不同的保管期限。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。經(jīng)財政部部務(wù)會議、國家檔案局局務(wù)會議修訂通過，自2016年1月1日起施行的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。其中，年度財務(wù)會計報告作為永久保存；月度、季度、半年度財務(wù)會計報告保存十年；其他賬簿類和憑證類檔案一般都需要保存三十年。高質(zhì)規(guī)范的組卷更有利于檔案的長久保存，因此對檔案組卷的規(guī)范性不容忽視。

三、會計人員及管理人員的職責(zé)

能接觸到會計檔案最原始狀態(tài)的人員是會計人員，他們具有將原始憑證整理分裝、將賬簿報表編頁組卷的責(zé)任。會計人員對會計資料整理的熟練性以及對會計檔案組卷規(guī)則的熟知程度直接決定著會計檔案的案卷質(zhì)量。所以，對會計人員整編檔案的技能以及管理檔案的意識培訓(xùn)非常重要，應(yīng)該納入會計人員職責(zé)中加以崗前培訓(xùn)，從會計檔案整理保管的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案組卷規(guī)則的基本知識，具備獨立組卷的能力，進而從源頭上保證會計檔案的規(guī)范性。

同時，檔案管理人員在整編時要對入庫檔案組卷的標準性、內(nèi)容的完整性、編號的準確性上做到高質(zhì)量零誤差的保證。尤其對會計處理號的檢查及檔案卷號的編目上應(yīng)當加倍細致。制作出入庫檔案的詳細目錄，以便在查檔時能及時準確的找出需要的內(nèi)容。

四、會計檔案的利用和管理

在會計檔案的借閱利用過程中，應(yīng)制定嚴格健全的管理制度，制作相應(yīng)的調(diào)閱、查閱、借閱利用單和登記表，準確記錄查閱使用人員的姓名、單位、查閱的內(nèi)容、用途、查閱時間、數(shù)量等信息。操作中嚴格執(zhí)行管理條例，利用過程中不得在檔案上作任何記錄、勾畫或涂該，更不得拆封、增添撕取或者抽換單據(jù)。會計檔案除本單位財會部門有權(quán)查閱外，外單位或其他部門查閱時須持有介紹信，并經(jīng)財務(wù)會計部門負責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)批準后憑辦理手續(xù)方可查閱。

會計檔案必須進行科學(xué)的管理，原則上應(yīng)為會計檔案單獨設(shè)立庫房進行保管，切實執(zhí)行安全保密制度，嚴防損毀、散失和泄密。在保管條件上嚴格遵循檔案庫房要求，做好庫房的防火、防水、防照、防潮、防盜、防塵、防有害氣體、防有害生物等工作，將庫房溫度控制在14℃～24℃，濕度保持在45%～60%。在檔案的放置上做到排列系統(tǒng)、存放有序、查閱方便。

會計檔案常用的排列方式有兩種。當存儲空間足夠時，可按不同保管期限分區(qū)域放置，在同個保管期限區(qū)內(nèi)再按檔案所屬年度，然后組織機構(gòu)，最后種類順序排列。這樣排放的優(yōu)勢在于當某類檔案達到保管期限需要進行銷毀時，不會影響其他保管期限的檔案放置的位置。但當總庫存儲空間有限時，則建議按照先年度，再組織機構(gòu)，然后保管期限，最后種類的方法排列。這樣的存放方式不需要預(yù)留存儲空間，直接根據(jù)每年入庫的檔案順序依次放置，入庫前只用對同個組織機構(gòu)的檔案按照同保管期限的種類集中排列即可。各保管單位可根據(jù)自身檔案特點選擇適合的排列方式，遵循固定的規(guī)律，便于管理利用。

五、會計檔案的鑒定銷毀

對于超過保管期限，確定無保存價值的會計檔案可以進行銷毀。銷毀前應(yīng)由單位檔案管理機構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構(gòu)或人員共同進行會計檔案鑒定工作。經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的會計檔案應(yīng)當重新劃定保管期限，待銷毀檔案應(yīng)由單位檔案管理機構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案部門和財務(wù)會計部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人必須對銷毀檔案進行清點核實，嚴格履行職責(zé)，到指定地點銷毀。銷毀后，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況書面報告本單位負責(zé)人。

作為經(jīng)濟活動的記錄和寫照，會計檔案具備著監(jiān)督檢查、維系管理、歷史研究、憑證查考等重要的作用，是維護一個經(jīng)濟體系的正常工作、生產(chǎn)、科研等方面秩序的法定證書，也是研究一個經(jīng)濟組織文化歷史發(fā)展規(guī)律，制定財務(wù)計劃的重要數(shù)據(jù)源。因此，檔案管理人員一定要在每個環(huán)節(jié)上嚴格遵守制度，保證會計檔案的真實完整、安全有效，讓會計檔案在生產(chǎn)管理中發(fā)揮出它的最大價值。