王海超

摘 要：工程資料及文檔管理是工程管理很重要的一部分，通過(guò)對(duì)巴基斯坦卡西姆港碼頭工程項(xiàng)目文檔資料的管理，總結(jié)分析巴基斯坦地區(qū)文檔管理的常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策。

關(guān)鍵詞：工程管理；文檔資料；管理

1 引 言

中交二航局在巴市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)多年，隨著業(yè)務(wù)的不斷拓展，除了施工質(zhì)量管控外，管理在建項(xiàng)目日益劇增的文件、檔案也是重中之重。因?yàn)榘偷貐^(qū)項(xiàng)目與國(guó)內(nèi)相比，業(yè)主及咨工在項(xiàng)目過(guò)程要求的資料相對(duì)較少，如果項(xiàng)目自有資料缺乏多方簽證，這將導(dǎo)致佐證支撐少，進(jìn)行計(jì)量款支付申請(qǐng)、變更索賠等難度加大。為規(guī)避以往在文檔管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，現(xiàn)結(jié)合卡西姆港碼頭項(xiàng)目管理過(guò)程，對(duì)如何有效的進(jìn)行文檔資料管理進(jìn)行分析總結(jié)。

2 文檔資料管理存在的問(wèn)題

公司多年的海外經(jīng)營(yíng)積累的寶貴經(jīng)驗(yàn)可供新人參考借鑒。而實(shí)際情況是海外項(xiàng)目人員流動(dòng)頻繁，如果工程沒(méi)有形成可追溯的記錄文檔，將無(wú)法達(dá)到借鑒的目的，目前文檔資料管理有三方面問(wèn)題：

2.1 重視程度方面

工程開(kāi)始前，必須要建立完善的文檔管理體系，及時(shí)、有效的收集資料。但由于工程各方面負(fù)責(zé)人對(duì)此重視程度不夠，再加上年輕的管理人員意識(shí)薄弱，第一手資料的留存都不能很好的進(jìn)行，所以想真正的做到文檔管理體系的建立并非易事。

例如，驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告（ICF）如果無(wú)法同步工程質(zhì)量檢測(cè)過(guò)程，最終將會(huì)導(dǎo)致“補(bǔ)資料”情況發(fā)生。這樣，因?yàn)榈谝皇仲Y料的不明確，就降低了資料的真實(shí)性和可靠性[1]。如與咨工方紀(jì)錄不一致，將失去說(shuō)服力，一旦發(fā)生合同糾紛，無(wú)法做為最有力的證據(jù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避。

2.2文檔資料收集方面

部分技術(shù)人員在施工管理過(guò)程中存在不及時(shí)記錄、收集過(guò)程數(shù)據(jù)，或者記錄不全面不規(guī)范情況，短期內(nèi)會(huì)不利于計(jì)量、索賠等工作開(kāi)展；從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，無(wú)法促使企業(yè)健康發(fā)展，提高企業(yè)管理水平。

2.3文檔資料翻譯方面

部分工程文檔資料、技術(shù)規(guī)范、信函翻譯需要精準(zhǔn)，才能準(zhǔn)確傳達(dá)業(yè)主的真實(shí)意圖給項(xiàng)目人員。但翻譯人員卻很少是工程專(zhuān)業(yè)的，即使是也很少有能了解施工現(xiàn)場(chǎng)的。綜合來(lái)看，工程文檔翻譯水平也會(huì)對(duì)施工過(guò)程文檔資料管理產(chǎn)生很大影響。

3 如何做好工程文檔管理

工程文檔是指企業(yè)在項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)管理過(guò)程中形成的具有查考和保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子、實(shí)物等文件材料。它真實(shí)記錄了海外項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)管理活動(dòng)的重要過(guò)程，對(duì)當(dāng)前和今后工作都有重要的憑證和參考作用[2]。

卡西姆港項(xiàng)目的文檔資料管理工作從以下幾點(diǎn)進(jìn)行了加強(qiáng)：

3.1加強(qiáng)文檔重要性宣傳，提高全員檔案意識(shí)

項(xiàng)目初期，根據(jù)公司管理文件的規(guī)定[3]，進(jìn)行文檔資料歸檔重要性宣傳教育，強(qiáng)化項(xiàng)目各職能部門(mén)人員的檔案意識(shí)，要求在重視工程技術(shù)、質(zhì)量、經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感，自覺(jué)做好文檔資料的形成、積累、歸檔工作，確保文檔資料的完整與安全，做到整個(gè)項(xiàng)目的過(guò)程記錄詳盡，有溯源性文件可查。

3.2配置人員，建立文檔工作組織架構(gòu)

項(xiàng)目將文檔管理作為保障項(xiàng)目正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要內(nèi)容，按照項(xiàng)目管理規(guī)定，項(xiàng)目部配備了專(zhuān)職管理人員，負(fù)責(zé)做好文件資料收集歸檔工作。

此外，建立月度績(jī)效考核機(jī)制，將日志、臺(tái)帳、影像資料和報(bào)告等資料收集做為考核的一部分。

3.3 加強(qiáng)溝通文件收集、整理

對(duì)于EPC模式下的項(xiàng)目管理，有效的溝通是至關(guān)重要的。尤其作為施工方的我部，溝通具有更豐富的內(nèi)容，因?yàn)樗粌H包括在海外的分公司與國(guó)內(nèi)本部的密切聯(lián)系與配合，還包括身處海外的項(xiàng)目自身內(nèi)部的溝通，以及同與項(xiàng)目有業(yè)務(wù)聯(lián)系的設(shè)計(jì)單位、業(yè)主單位及分包單位等的溝通。

正式場(chǎng)合，溝通均以書(shū)面信函或圖紙形式進(jìn)行，或者口頭會(huì)議之后形成會(huì)議紀(jì)要，從而賦予會(huì)上做出的決定以實(shí)際效力。因此，對(duì)此類(lèi)文件的有效管理對(duì)項(xiàng)目管理有重要意義。

4 如何提高海外工程文檔管理

良好的文檔不僅能夠匯集項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)過(guò)程中各種有用的信息，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中積累最寶貴的經(jīng)驗(yàn)。

對(duì)于巴地區(qū)項(xiàng)目管理，積累當(dāng)?shù)厥┕そ?jīng)驗(yàn)尤其重要，這使得項(xiàng)目的文檔管理尤為重要。但鑒于當(dāng)?shù)厥┕さ奶厥猸h(huán)境，例如往來(lái)的信函涉及多個(gè)國(guó)家的語(yǔ)言，存檔環(huán)境比較有限等，為做好文檔管理，我部從文檔的質(zhì)量、傳遞方式和存儲(chǔ)介質(zhì)方面進(jìn)行了加強(qiáng)。

4.1 提高文檔翻譯質(zhì)量

通常海外項(xiàng)目的參與方都包含兩個(gè)或多個(gè)國(guó)家的企業(yè)或機(jī)構(gòu)，文檔只能由一種約定的語(yǔ)言起草并傳遞，而其內(nèi)容在各方知情時(shí)是必須是準(zhǔn)確一致的。

不論是與業(yè)主方的商務(wù)信函，還是與設(shè)計(jì)方的技術(shù)信函和圖紙，或是與各方會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要，都是竣工資料的重要組成部分，不僅涉及到項(xiàng)目建設(shè)參與各方的經(jīng)濟(jì)關(guān)系，更成為公司甚至整個(gè)行業(yè)寶貴的經(jīng)驗(yàn)和財(cái)富。因此精確的翻譯在海外項(xiàng)目中的作用至關(guān)重要，翻譯人員必須增加工程專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，多學(xué)習(xí)理解當(dāng)?shù)匚幕?/p>

4.2 優(yōu)化文檔傳遞流程

優(yōu)化文檔傳遞流程，可提高信息傳遞效率，從而提高文檔管理總質(zhì)量。

（1）在信息的時(shí)效性要求很高時(shí)，應(yīng)優(yōu)先考慮以電子版?zhèn)鬟f文檔。如設(shè)計(jì)院的技術(shù)信函或圖紙回復(fù)，尤其是影響現(xiàn)場(chǎng)施工的信函或圖紙回復(fù)。

（2）建立共享平臺(tái)，主要針對(duì)電子文檔，其最大的特點(diǎn)是只要保證存儲(chǔ)服務(wù)器的共享性，所有人都可快速直接查閱到想要的文件。

4.3 文檔存檔

文檔存檔的價(jià)值首先體現(xiàn)在其即時(shí)效用。例如，施工圖紙和材料報(bào)審具有很強(qiáng)的時(shí)效性，會(huì)影響現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度。而且，發(fā)出和收到的信函內(nèi)容是對(duì)工程內(nèi)容確定和修改的唯一憑證，也是工程索賠中最重要的證據(jù)。

然而，文檔存檔更重要的意義主要體現(xiàn)在其能產(chǎn)生出特定和持續(xù)的價(jià)值，為保證良好的存檔效率，將文檔的長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值發(fā)揮到最大，需要做到：

（1）將文件妥善分類(lèi)。對(duì)于海外工程項(xiàng)目，需存檔的文檔包括上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，上級(jí)對(duì)項(xiàng)目部報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；項(xiàng)目部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、生產(chǎn)工作的各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；各種例會(huì)記錄、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)材料等。

（2）合理選擇存檔介質(zhì)。在存檔過(guò)程中，需根據(jù)實(shí)際合理選擇存檔介質(zhì)。電子文檔相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔有優(yōu)勢(shì)，其簡(jiǎn)化了管理，提高了效率并大大地節(jié)約了存儲(chǔ)空間與場(chǎng)地。

但不能忽略的是，電子文件載體和信息技術(shù)還存在不穩(wěn)定性。，且印章和簽署仍是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。

（3）完善與更新存檔文件。文檔采用閉合式存檔進(jìn)行控制是個(gè)好辦法，即將針對(duì)每個(gè)文檔的信函往來(lái)或進(jìn)展情況存放到一起，直至相關(guān)事件完結(jié)，形成閉合的文件存檔，這樣有利于查閱時(shí)整理了解事情進(jìn)展過(guò)程和解決過(guò)程，最大限度的提高文檔的長(zhǎng)期存檔價(jià)值。

5 結(jié)束語(yǔ)

隨著巴基斯坦片區(qū)建筑市場(chǎng)在“一帶一路”背景下的急劇升溫，工程管理要求也越來(lái)越嚴(yán)格。工程資料及檔案管理是施工管理的重要組成部分，不僅對(duì)工程款的計(jì)量及索賠佐證起到?jīng)Q定性作用，還為公司形成具有區(qū)域特性的定額提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為片區(qū)公司的持續(xù)經(jīng)營(yíng)積累了寶貴經(jīng)驗(yàn)，做好基層項(xiàng)目的質(zhì)檢檔案管理工作具有重要意義。

參考文獻(xiàn)

[1]中國(guó)學(xué)術(shù)期刊網(wǎng).如何做好工程施工質(zhì)檢資料管理 [BD/OL]. 百度文庫(kù)，2013-11-14.

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[3]趙宇.如何推進(jìn)企業(yè)文檔管理工作的思考[J].中國(guó)商界，2009，（5）：231-232.