王宗泉 李建華 林愛華 李 慧 張 輝

（廣州醫(yī)科大學 廣州 511436）

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地方醫(yī)學院校教學檔案校院兩級管理模式的構(gòu)建

王宗泉 李建華 林愛華 李 慧 張 輝

（廣州醫(yī)科大學 廣州 511436）

在高校校院兩級管理體制改革的背景下，地方醫(yī)學院校教學檔案管理模式需要進行相應(yīng)調(diào)整。從地方醫(yī)學院校教學檔案管理的實際出發(fā)，對存在的問題進行分析，提出構(gòu)建校院兩個級別，涵蓋綜合檔案室、相關(guān)職能部門、學院、教研室四個層次的管理模式。對校院兩級管理模式的組織架構(gòu)進行梳理，并對其實施運行提出對策與建議。

醫(yī)學院校 教學檔案 兩級管理 組織架構(gòu)

隨著我國高等教育大眾化和招生規(guī)?；?，高校傳統(tǒng)的集權(quán)式管理體制面臨越來越多的挑戰(zhàn)。為激發(fā)內(nèi)部辦學活力，越來越多的高校積極開展校院兩級管理體制改革。檔案工作是高校管理工作的重要內(nèi)容，教學檔案是高校檔案的主體、核心和重點。構(gòu)建權(quán)責明晰、運行順暢的教學檔案校院兩級管理模式，對高校兩級管理體制改革具有重要的現(xiàn)實意義。地方醫(yī)學院校在此過程中面臨的狀況更加復雜。

一、地方醫(yī)學院校教學檔案建設(shè)和管理工作重要性

1.教學檔案指的是在教學管理和教學實踐過程中直接形成的具有保存價值的，以文字、圖表、聲像等形式存在的文件和材料的總稱。教學檔案是地方醫(yī)學院校教學活動的真實記錄，是學校教育教學和發(fā)展歷史進程的重要依據(jù)，也是衡量學校教學管理水平和教學質(zhì)量的重要標志之一。教學檔案對改進教學工作，規(guī)范教學活動，強化教學管理，深化教學改革本身就具有重要的參考價值。

2.在教育部開展本科高校教學水平評估和審核評估、采集本科教學基本狀態(tài)年度數(shù)據(jù)、發(fā)布本科教學質(zhì)量年度報告、開展醫(yī)學類和工程類專業(yè)評估等工作的背景下，教學檔案的利用率也隨之提高，其地位和作用也越來越重要。根據(jù)教育部《高等醫(yī)學院校本科教學工作評價指標體系》涉及的42項指標，與教學檔案直接相關(guān)的就有24項，占比達57%。準確、完整、系統(tǒng)的教學檔案將更好地為地方醫(yī)學院校的發(fā)展服務(wù)。

二、地方醫(yī)學院校教學檔案管理存在的問題

1.教學檔案來源比較分散，相關(guān)部門各自為政缺乏協(xié)調(diào)。根據(jù)國家教育委員會《高等學校檔案實體分類法》對教學檔案的二級類目設(shè)置，高校教學檔案包括從招生到就業(yè)的各個環(huán)節(jié)。地方醫(yī)學院校受自身定位和辦學規(guī)模所限，很難獨立設(shè)置專門的檔案館來統(tǒng)籌相關(guān)工作，大部分同類院校僅通過設(shè)置綜合檔案室來承擔其部分職能。因此除統(tǒng)一歸檔到學校綜合檔案室的檔案之外，其他教學檔案只能散落存放在學生處、教務(wù)處、科研處以及學院等職能部門和二級單位。各相關(guān)職能部門可通過業(yè)務(wù)指導縱向統(tǒng)籌起二級單位包含在該部門職責權(quán)限范圍內(nèi)的教學檔案管理工作，但平行的職能部門之間則各自為政少有協(xié)調(diào)。從醫(yī)學學科專業(yè)人才培養(yǎng)過程來看，醫(yī)學生人才培養(yǎng)包含基礎(chǔ)階段教學和臨床階段教學兩個環(huán)節(jié)。基礎(chǔ)階段的教學檔案產(chǎn)生在校內(nèi)相關(guān)學院，還較為容易管理；臨床階段的教學檔案則有可能產(chǎn)生在附屬醫(yī)院、實踐基地、實習基地等校外相關(guān)單位，管理起來更為復雜。

2.領(lǐng)導層面重視不夠，部分教師檔案意識淡薄。教育部和國家檔案局在聯(lián)合印發(fā)的《高等學校檔案管理辦法》中，明確要求高等學校應(yīng)設(shè)立專項經(jīng)費保障教學檔案工作順利開展，但在現(xiàn)實工作中很難得到落實。受現(xiàn)行高校評價機制影響，地方醫(yī)學院校也難免有“重科研、輕教學”的傾向，在此背景下，教學檔案工作更難得到應(yīng)有的重視。教學檔案管理制度雖有制定，但檔案工作的重要性在教學工作考核上未能凸顯，導致各項管理制度在執(zhí)行上打了折扣，以至于相關(guān)單位僅在專項檢查時重視一陣子，平時卻疏于管理。教學檔案工作涉及教學活動全過程方方面面的內(nèi)容，部分教師認識不足，對哪些教學資料該歸檔沒有較為清晰的認知，甚至仍舊認為教學檔案工作是教學秘書和檔案工作人員的事情，與己無關(guān)，最終導致教學檔案材料收集不完整。

3.教學檔案管理隊伍不穩(wěn)定，人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。地方醫(yī)學院校學校綜合檔案室人員編制極為有限，一般僅3-5人，業(yè)務(wù)范圍卻涵蓋學校黨群、行政、教學、科研、基建、財會、外事等諸多方面，在教學檔案管理方面的精力投入較難得到保證。學生處、教務(wù)處、科研處等職能部門的教學檔案工作，一般由行政人員兼職負責，但行政人員本身就有較多的事務(wù)性工作要做。各學院教研室層面的教學檔案工作一般由輪值的教學秘書兼管，教學秘書人員較難固定，流動性較大。從構(gòu)成來看，地方醫(yī)學院校檔案管理隊伍90%以上的是兼職檔案管理員，人員極不穩(wěn)定。兼職檔案員非科班出身，缺乏系統(tǒng)的專業(yè)知識，在資料收集和管理方面難免有較大的隨意性，而且非本職工作也容易導致主體責任意識不強，工作開展過程中依賴性比較大。兼職檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力亟待提高，卻又少有機會參加專門的業(yè)務(wù)培訓和學習。

三、地方醫(yī)學院校教學檔案校院兩級管理模式構(gòu)建

1.理順教學檔案管理體系組織架構(gòu)。地方醫(yī)學院校教學檔案管理涉及學校綜合檔案室，學生處、教務(wù)處、科研處等行政職能部門，學校各學院、各附屬醫(yī)院，各專業(yè)校外實習實踐教學基地等多個單位或部門。隨著學校內(nèi)部管理體制改革的推進，相關(guān)管理權(quán)限逐漸下放，教學檔案管理體系組織架構(gòu)也面臨調(diào)整和重新定義。

學校層面：學校綜合檔案室是全校檔案工作的業(yè)務(wù)主管部門，負責學校檔案的永久保存和提供利用，對下屬立檔單位以及各部、處、室、館、所、系的檔案工作進行業(yè)務(wù)指導、監(jiān)督和檢查。學生處、教務(wù)處、科研處等是學校的行政職能部門，依據(jù)各自職能開展教學相關(guān)工作，對工作過程中所形成的教學相關(guān)檔案進行收集和管理。其中，教務(wù)處作為教學工作的主管部門，除本部門教學檔案的收集和整理之外，還承擔著各教學單位教學檔案的指導、管理和監(jiān)督工作。

學院層面：學院是學校下屬的二級管理組織，在校院兩級管理體制下，上承學校各職能部門下啟教研室，在檔案管理工作中，一方面需貫徹落實學校各部門的要求，一方面要開展院內(nèi)宣傳和制定二級工作規(guī)范，是教學檔案管理工作的主體。教研室是學校最基層的教學組織形式，是教學檔案初始形成場所，是教學檔案收集與管理的第一環(huán)節(jié)。

其他相關(guān)單位層面：直屬附屬醫(yī)院是地方醫(yī)學院校的組成部分，在教學檔案管理中的權(quán)限和職責與學院相同。非直屬附屬醫(yī)院、實習醫(yī)院、實習基地等單位與學校不存在直接隸屬關(guān)系，僅在教學等工作上接受學校的業(yè)務(wù)指導，是醫(yī)學生培養(yǎng)實踐教學階段教學檔案生成的重要場所，是學校教學檔案管理工作中不可或缺的環(huán)節(jié)。

綜上，基于自身定位和學科的特殊性，地方醫(yī)學院校應(yīng)建立以學校綜合檔案室為依托、以職能處室為軸心、以學院為主體，同時向校外實踐教學基地輻射的教學檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。該管理體系包含校、院（含直屬醫(yī)院）兩個級別，縱向涵蓋學校綜合檔案室、各行政職能部門，學院、教研室四個層次，橫向延伸至非直屬附屬醫(yī)院、實習醫(yī)院等校外實踐教學基地。

2.健全教學檔案校院兩級管理模式運行機制。在教學檔案管理工作中，學校綜合檔案室應(yīng)高屋建瓴充分發(fā)揮業(yè)務(wù)指導監(jiān)督和整體協(xié)調(diào)的作用；教務(wù)處應(yīng)把重點放在規(guī)范制定、教學檔案專項檢查等方面，充分發(fā)揮自身的主導作用；學院應(yīng)加強教學檔案工作的主體意識，加強學院內(nèi)部教學檔案的規(guī)范化管理；教研室應(yīng)充分發(fā)揮自身基礎(chǔ)性作用，加強教師的檔案意識培養(yǎng)，做好原始檔案材料的收集和整理。實現(xiàn)教學檔案校院兩級管理機制順暢運轉(zhuǎn)需做好以下幾個方面的工作：

首先，要完善監(jiān)督和保障體系，一方面要系統(tǒng)修訂既有的教學檔案管理制度，完善教學檔案各環(huán)節(jié)的管理，同時加大執(zhí)行力度，將教學管理制度真正落實到工作中去；另一方面要把教學檔案建設(shè)和管理工作列入學院年度考核和評估體系，教學檔案檢查結(jié)果作為學院教學建設(shè)經(jīng)費劃撥的重要參考。其次，要把檔案工作明確列入兼職檔案員的職責范圍內(nèi)，切實提高兼職檔案人員的責任意識。綜合檔案室應(yīng)定期對兼職檔案人員進行業(yè)務(wù)培訓和指導，幫助他們掌握專業(yè)的檔案管理技能和方法，真正提升檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。再次，應(yīng)加強宣傳和動員，讓一線教師參與到教學檔案的建設(shè)中來，幫助教師充分認識到檔案管理工作最終目的是為師生提供更好的檔案服務(wù)，真正幫助教師提高自身檔案意識。最后，教學檔案管理是一項系統(tǒng)的工程，涉及學校各個職能部門、各學院、校外各實踐教學基地之間縱橫交錯的關(guān)系，因此在教學檔案管理工作中應(yīng)做好各相關(guān)單位的分工與協(xié)調(diào)，學校綜合檔案室要發(fā)揮統(tǒng)領(lǐng)、教務(wù)處應(yīng)發(fā)揮主導作用，加強與各相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，各相關(guān)單位和部門應(yīng)予以積極配合，從而保證教學檔案校院兩級管理模式順暢運轉(zhuǎn)。

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10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.09.14

2015年度廣東省高等教育教學研究與改革項目。

王宗泉，廣州醫(yī)科大學教務(wù)處研究實習員，研究方向為高等教育管理。

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2017-01-05