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民族地區(qū)高校畢業(yè)生就業(yè)檔案管理的思考

2017-03-10 13:34
關(guān)鍵詞:畢業(yè)生檔案管理工作

梁 莉

(和田師范??茖W(xué)校黨政辦,新疆 和田 848000)

民族地區(qū)高校畢業(yè)生就業(yè)檔案管理的思考

梁 莉

(和田師范專科學(xué)校黨政辦,新疆 和田 848000)

高校畢業(yè)生檔案影響著畢業(yè)生的就業(yè)率,為此,加強(qiáng)高校特別是民族地區(qū)高校檔案工作建設(shè),有著重要的意義。本文以新疆南疆地區(qū)高校為例,揭示出存在的及原因,進(jìn)而提出幾點(diǎn)解決問(wèn)題的路徑。

民族地區(qū)高校;檔案工作;建議

民族地區(qū)高校要適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展,為人才市場(chǎng)提供信息服務(wù),轉(zhuǎn)變就業(yè)檔案觀念,改變就業(yè)檔案的管理模式,完善和建全畢業(yè)生就業(yè)檔案制度,就顯得十分必要和緊迫。也將有助于提升民族地區(qū)高校的社會(huì)影響力。

1.民族地區(qū)高校畢業(yè)生就業(yè)建檔管理的現(xiàn)狀

目前民族地區(qū)高校檔案管理工作內(nèi)容單一、工作對(duì)象靜態(tài)化、工作媒介相對(duì)落后,導(dǎo)致其難以發(fā)揮自身的信息服務(wù)功能,無(wú)法為人才市場(chǎng)提供客觀、真實(shí)、參考價(jià)值較高的畢業(yè)生信息,更無(wú)法參與到高校教學(xué)、科研、管理等重大決策發(fā)揮作用。

1.1 就業(yè)檔案內(nèi)容單一,無(wú)法滿足就業(yè)參考需求

根據(jù)教育部和國(guó)家檔案局于2010年實(shí)施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》,高校學(xué)生類檔案主要由高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案,畢業(yè)生登記表等構(gòu)成。而這些檔案也是畢業(yè)生檔案的重要組成部分。顯然,此類檔案作為大學(xué)生就業(yè)檔案,內(nèi)容略顯單一,無(wú)法滿足用人單位對(duì)畢業(yè)生進(jìn)行全面考察的需求。近十年來(lái),我國(guó)普通高校畢業(yè)生就業(yè)實(shí)現(xiàn)了勞資雙方的互相選擇。當(dāng)前人力資源市場(chǎng)對(duì)畢業(yè)生的考察,只能憑借學(xué)校的推薦信和學(xué)生自己制作的應(yīng)聘簡(jiǎn)歷。招聘過(guò)程中,用人單位為了深度了解考察畢業(yè)生的成績(jī)、能力、素質(zhì)、特長(zhǎng)等諸多方面的因素,加大了筆試面試的比重。同時(shí),作為勞務(wù)方的畢業(yè)生也需要向用人單位展示自我的優(yōu)勢(shì)、特長(zhǎng)、愛(ài)好、經(jīng)歷、職業(yè)價(jià)值觀、職業(yè)認(rèn)知等,以達(dá)到雙方深度了解。而絕大部分畢業(yè)生的個(gè)人簡(jiǎn)歷千篇一律、內(nèi)容繁雜、少部分的還存在夸大其辭。因此,人力資源市場(chǎng)急需由畢業(yè)生所在的學(xué)校提供的、全方位展示畢業(yè)生能力、職業(yè)價(jià)值觀、職業(yè)經(jīng)歷的信息記錄,而這正是就業(yè)檔案中需要補(bǔ)充的部分。

1.2紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)換成電子檔案,與電子檔案對(duì)接不力

目前紙質(zhì)檔案使用廣泛。在很多高校畢業(yè)生的學(xué)籍卡、錄取表、成績(jī)單、畢業(yè)生審批登記表等檔案資料多以紙質(zhì)版歸檔、保存。這些資料,在經(jīng)過(guò)無(wú)數(shù)次地查閱、復(fù)印后磨損現(xiàn)象嚴(yán)重。雖然部分學(xué)校針對(duì)這些檔案資料,也以電子文件的形式保存,但是仍然存在紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)換成電子文件時(shí),沒(méi)有建立起準(zhǔn)確可靠地標(biāo)識(shí)關(guān)系,沒(méi)能充分發(fā)揮電子檔案高度共享性、不受限制性等特性。

1.3采用信息技術(shù)有限,無(wú)法實(shí)現(xiàn)線上線下的服務(wù)對(duì)接

在當(dāng)今信息時(shí)代,檔案管理主體多元化,服務(wù)對(duì)象“更加廣泛,答案內(nèi)容更加豐富的情況下,檔案管理的方式和手段面臨著新的挑戰(zhàn)?!盵1]由于檔案管理部門(mén)資金不足,檔案人員現(xiàn)代信息技術(shù)水平有限,對(duì)采用新技術(shù)從事檔案管理的敏銳性不高,導(dǎo)致檔案管理和方式手段依舊被動(dòng)落后,根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)線上線下的溝通與互動(dòng)。

2.檔案管理存在的主要問(wèn)題的原因

1.檔案管理工作沒(méi)有制度化的氛圍

檔案工作制度化是一個(gè)單位管理工作整體化的一部分,沒(méi)有管理工作一體化,檔案工作制度化很難推進(jìn)。特別是少數(shù)民族地區(qū),經(jīng)濟(jì)社會(huì)管理本身就落后內(nèi)地省市區(qū),檔案工作難免跟不上時(shí)代的變化。如內(nèi)部管理制度不健全或落實(shí)不好,各單位之間協(xié)調(diào)不力,就會(huì)出現(xiàn)學(xué)生檔案不能按時(shí)收集,不能按國(guó)家有關(guān)檔案工作的要求進(jìn)行管理,檔案工作制度不能落實(shí)。

2.檔案人員專業(yè)水平有待提高

好的檔案制度建立后,需要檔案專業(yè)人員認(rèn)真落實(shí),目前少數(shù)沒(méi)民族地區(qū)高校的檔案工作者大多是非專業(yè)檔案專業(yè)的,甚至部分人員從沒(méi)有參加過(guò)檔案工作培訓(xùn),加之學(xué)生檔案意識(shí)不強(qiáng),學(xué)生檔案工作的瑣碎、麻煩和枯燥,對(duì)檔案工作沒(méi)有興趣、信心不足,缺少責(zé)任意識(shí)。

另外學(xué)生檔案正從紙質(zhì)檔案向電子檔案發(fā)展,部分檔案人員不適應(yīng)這種角色的轉(zhuǎn)變,仍停留在過(guò)去的檔案保存的“思維定式”中,也是業(yè)務(wù)工作的具體表現(xiàn)。

3. 學(xué)生檔案管理各方協(xié)調(diào)有待改進(jìn)

由于制度不健全,管理不規(guī)范,存在較多問(wèn)題。就業(yè)檔案的內(nèi)容和收集、整理、歸檔的要求缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn);檔案整理、歸檔不規(guī)范。在檔案立卷過(guò)程中,排序組卷不規(guī)范,卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍,不利于查找利用;檔案綜合管理力度不夠。就業(yè)檔案涉及學(xué)生入學(xué)資格審查材料、在校期間表現(xiàn)材料、實(shí)習(xí)實(shí)踐材料等,而只有分管這些事務(wù)的學(xué)生處、教務(wù)處、各院系,加強(qiáng)合作,實(shí)現(xiàn)信息共享,才能提高就業(yè)檔案的管理工作效率。

2 提高就業(yè)檔案管理的對(duì)策

2.1轉(zhuǎn)變觀念,建立就業(yè)檔案觀

要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展,提高學(xué)校的影響力,滿足人才市場(chǎng)的需求,高校檔案管理人員和畢業(yè)生都必須轉(zhuǎn)變觀念,確立就業(yè)檔案觀。首先高校檔案管理者要轉(zhuǎn)變觀念,認(rèn)識(shí)到學(xué)生就業(yè)檔案的重要性,規(guī)范學(xué)生就業(yè)檔案的管理和操作,切實(shí)為廣大師生及用人單位提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。其次,高校應(yīng)該加強(qiáng)宣傳,讓用人單位和社會(huì)公眾了解就業(yè)檔案,為其提供真實(shí)、可靠的信息和優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù),贏得用人機(jī)構(gòu)和社會(huì)公眾的認(rèn)可。另外,高校對(duì)學(xué)生開(kāi)展檔案教育,培養(yǎng)學(xué)生自覺(jué)、主動(dòng)地積累個(gè)人檔案資料的意識(shí)。

2.2 加大投入,提供相應(yīng)政策支持

要建立規(guī)范完整的畢業(yè)生就業(yè)檔案,不僅需要提高管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平,也要加大財(cái)力和物質(zhì)的相關(guān)投入。為此,高校應(yīng)該設(shè)立畢業(yè)生就業(yè)檔案專項(xiàng)基金,專款專用,解決畢業(yè)生就業(yè)檔案管理的相關(guān)費(fèi)用開(kāi)支。另外,畢業(yè)生就業(yè)檔案管理工作,應(yīng)明確職責(zé),建立規(guī)章制度,由學(xué)校畢業(yè)生管理機(jī)構(gòu)牽頭,聯(lián)合檔案館、各學(xué)院、教務(wù)處職能機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)就業(yè)檔案資料的采集、甄別、序化和對(duì)外服務(wù)。

2.3 規(guī)范管理,提高工作效能

2.3.1加強(qiáng)電子文件的管理。就業(yè)檔案管理部門(mén)在將紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)換為電子文件時(shí),為確保電子文件不會(huì)非正常使用和改動(dòng),必須“建立其準(zhǔn)確可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系,采取嚴(yán)格的加密認(rèn)證措施;對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作成紙質(zhì)版或微縮膠片拷貝、保留;收集、使用電子文件時(shí),應(yīng)注明文件的存儲(chǔ)格式和屬性,而收集圖形、視頻電子文件應(yīng)注意壓縮算法和相關(guān)軟件”[2]。

2.3.2為用戶提供檢索方便。目前廣泛使用的二維碼在就業(yè)管理系統(tǒng)中也可以進(jìn)行利用、開(kāi)發(fā)。比如畢業(yè)生的身份識(shí)別方面,由于學(xué)號(hào)是一一對(duì)應(yīng),可以作為學(xué)生的唯一標(biāo)識(shí)管理系統(tǒng),可以將學(xué)號(hào)作為索引檢索學(xué)生就業(yè)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)。學(xué)生所輸入的提示信息,如果與數(shù)據(jù)庫(kù)的信息完全一致就能生成一個(gè)屬于該學(xué)生的唯一二維碼。

2.4 利用新技術(shù),提高服務(wù)效率

隨著各高校內(nèi)部局域網(wǎng)的建立,檔案管理部門(mén)要改變傳統(tǒng)工作模式。首先,檔案管理部門(mén)充分利用信息技術(shù),與企事業(yè)單位信息管理部門(mén)可加強(qiáng)密切配合,建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”, “使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站, 實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上傳送、檢索,更新上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息,為用戶提供更好的服務(wù)?!盵3]其次,開(kāi)展在線服務(wù)。到檔案館參閱的傳統(tǒng)檔案利用方式,已無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。在信息化時(shí)代里,利用網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)展線上服務(wù),已經(jīng)越來(lái)越受到查閱檔案者的青睞,尤其是可以為用人單位節(jié)約部分面試的資金。

總之,檔案信息的開(kāi)發(fā)利用是檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容,這就要求檔案工作者要充分利用多媒體高新科技對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新、改造,適應(yīng)檔案信息化現(xiàn)代建設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

[1][2]田甜.信息技術(shù)在高校學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用[J].中國(guó)高新技術(shù)企業(yè), 2015(13):41、41.

[3]黨景麗.科技檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理[J]. 甘肅科技,2010(24):119.

2017-04-10

梁莉(1974- ),女,和田師范??茖W(xué)校助理館員。研究方向:檔案管理。

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