李心怡

(揚(yáng)州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 揚(yáng)州 225127)

高職院校內(nèi)部控制體系建設(shè)的幾點(diǎn)思考

李心怡

(揚(yáng)州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 揚(yáng)州 225127)

隨著我國高職教育的進(jìn)一步發(fā)展，高職院校已經(jīng)由單純的教育事業(yè)單位過渡成為面向社會(huì)，服務(wù)于社會(huì)的法人實(shí)體。隨著高職院校內(nèi)部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的日趨頻繁，學(xué)校所承擔(dān)的責(zé)任、面臨的風(fēng)險(xiǎn)也在逐漸增加。從高職院校內(nèi)部控制工作現(xiàn)狀出發(fā)，結(jié)合高職院校的實(shí)際情況，對高職院校內(nèi)部控制體系的建設(shè)進(jìn)行探究。

高職院校；內(nèi)部控制體系；問題；策略

引言

隨著國家財(cái)政對高職教育投入的大幅度增長，全面推進(jìn)高職高專院校內(nèi)部控制建設(shè)，進(jìn)一步加強(qiáng)對高職教育經(jīng)費(fèi)的監(jiān)管，已經(jīng)成為完善高職高專院校內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)、建立現(xiàn)代大學(xué)制度、依法治校的必然要求。內(nèi)部控制作為一項(xiàng)全員參與的基礎(chǔ)性、系統(tǒng)性、長期性工作，是學(xué)校“一把手”工程。當(dāng)前高職院校內(nèi)部控制仍舊暴露出學(xué)校各級(jí)內(nèi)部控制人員管理意識(shí)不足、內(nèi)部控制體系缺乏、相應(yīng)內(nèi)部控制環(huán)節(jié)薄弱等問題。因此，強(qiáng)化和完善高職院校內(nèi)部控制體系建設(shè)是當(dāng)前高職院校的重要工作內(nèi)容。

一、高職院校內(nèi)部控制釋義

內(nèi)部控制是管理學(xué)中的定義，其是指在一定的環(huán)境中，企業(yè)或事業(yè)單位為了提高自身管理經(jīng)營效率而在單位內(nèi)部實(shí)施的一系列具有制約和調(diào)節(jié)作用的計(jì)劃、方法。高職院校應(yīng)當(dāng)劃分為事業(yè)單位，加強(qiáng)高職院校內(nèi)部控制體系建設(shè)有利于維護(hù)學(xué)校的資產(chǎn)安全、保障各項(xiàng)教育教學(xué)活動(dòng)正常進(jìn)行。具體來說，強(qiáng)化高職院校內(nèi)部控制體系建設(shè)具有以下作用：(1)確立監(jiān)督機(jī)制。完善高職院校內(nèi)部控制體系，可以面向全校各部門建立其有效的監(jiān)督機(jī)制，便于糾正錯(cuò)誤，保障各項(xiàng)方針政策的落實(shí)。(2)有利于財(cái)會(huì)工作的正常開展。高職院校財(cái)會(huì)工作是其內(nèi)部控制體系所規(guī)劃的重要組成部分之一，強(qiáng)化內(nèi)部控制體系的建設(shè)有利于真實(shí)反映學(xué)校財(cái)會(huì)信息的采集、記錄、歸類等工作，同時(shí)能夠保障財(cái)會(huì)信息的真實(shí)性和有效性。(3)保障學(xué)校資產(chǎn)安全。內(nèi)部控制體系貫穿于高職院校的資產(chǎn)管理與利用的各個(gè)環(huán)節(jié)，其不僅能夠保障學(xué)校的資產(chǎn)安全，同時(shí)還能夠獲得最大的資金利用效益。(4)提高各部門工作效率。高職院校內(nèi)部控制體系建設(shè)與學(xué)校各部門的共同參與密切相關(guān)。內(nèi)部控制體系規(guī)劃有一套完備的監(jiān)督、考核、獎(jiǎng)懲制度，能夠有效地監(jiān)督、制約和激勵(lì)學(xué)校各部門工作人員各司其職，共同保障各項(xiàng)工作的穩(wěn)定開展。

二、高職院校內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

(一)高職院校內(nèi)部控制單位存在的問題

高職院校內(nèi)部控制單位存在的問題集中體現(xiàn)在三個(gè)方面。(1)管理人員對內(nèi)部控制認(rèn)識(shí)程度不夠。有的人認(rèn)為高職院校內(nèi)部控制僅是財(cái)務(wù)部門的工作；有的人認(rèn)為高職院校內(nèi)部控制僅是形式主義，沒有實(shí)質(zhì)作用。(2)缺乏科學(xué)、合理、健全的內(nèi)部控制體系。高職院校的發(fā)展資金主要源自于政府財(cái)政撥款，這使得高職院校內(nèi)控工作與企業(yè)內(nèi)控工作存在一定的區(qū)別。而在實(shí)際的高職院校內(nèi)控工作中，管理人員，沒有將內(nèi)部控制體系與高職院校的發(fā)展需求相結(jié)合起來，直接套用企業(yè)的內(nèi)部控制體系，這樣的高職院校內(nèi)部控制體系顯然是缺乏科學(xué)性、合理性和全面性的。(3)風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí)薄弱。隨著高職院校教學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高職院校需要大量的資金維持有關(guān)教育教學(xué)活動(dòng)。除了政府財(cái)政撥款外，高職院校也通過銀行貸款來解決資金問題。由于高職院校內(nèi)控單位缺乏風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí)，這很可能導(dǎo)致學(xué)校財(cái)政面臨赤字或負(fù)債的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而對高職院校正常的教育教學(xué)活動(dòng)產(chǎn)生影響。

(二)高職院校內(nèi)部控制業(yè)務(wù)存在的問題

高職院校內(nèi)部控制業(yè)務(wù)存在的問題集中表現(xiàn)為以下三個(gè)方面。

1、合同管理問題

隨著我國高職教育的不斷發(fā)展，高職院校已經(jīng)由單純的事業(yè)單位逐漸過渡成為法人實(shí)體，而辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大必將推動(dòng)高職院校管理體制的改革。我們發(fā)現(xiàn)，高職院校各職能部門(或二級(jí)單位)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)日趨增加，簽訂了多項(xiàng)經(jīng)濟(jì)合同，而部分高職院校管理人員對這些經(jīng)濟(jì)合同重要性的認(rèn)知不足或不能把握合同潛在的風(fēng)險(xiǎn)，使得高職院校所簽訂的經(jīng)濟(jì)合同缺乏規(guī)范性。合同管理問題具體表現(xiàn)為以下三個(gè)方面：第一是缺乏相關(guān)的合同簽訂與合同管理內(nèi)部控制制度；第二是擅自簽訂合同現(xiàn)象嚴(yán)重(部分二級(jí)學(xué)院未按照有關(guān)章程簽訂合同)；第三是合同文本缺乏規(guī)范性。

2、資產(chǎn)管理問題

高職院校資產(chǎn)管理主要分為三個(gè)方面：第一是貨幣資金管理，第二是固定資產(chǎn)管理，第三是無形資產(chǎn)管理。貨幣資金管理的意義在于保障學(xué)校財(cái)會(huì)資金的安全，當(dāng)前高職院校貨幣資金管理缺乏有效的監(jiān)督與透明制度，學(xué)校貨幣資金仍舊面臨著一些安全隱患(貪污、詐騙、盜竊等)。例如，部分高職院校由于財(cái)會(huì)人員編制不足，其安排同一人負(fù)責(zé)貨幣資金的出納、對賬等工作，這就為貨幣資金管理工作帶來了一定的安全隱患。對于學(xué)校固定資產(chǎn)的管理主要存在于教學(xué)設(shè)備的采購、日常管理維護(hù)、報(bào)廢處置等環(huán)節(jié)中。儀器設(shè)備是保障高職教育取得高質(zhì)量教學(xué)成果的“硬件基礎(chǔ)”，也是學(xué)校的重要固定資產(chǎn)之一。但部分高職院校一味地追求新設(shè)備采購，而不同程度地忽視了對已購設(shè)備的管理與維護(hù)，導(dǎo)致設(shè)備損害、資源浪費(fèi)等問題產(chǎn)生。另外，一些老舊設(shè)備在做報(bào)廢處理時(shí)，往往由相關(guān)管理人員報(bào)告財(cái)會(huì)部門登記即可，缺乏財(cái)會(huì)人員現(xiàn)場核實(shí)，這也是一點(diǎn)明顯的管理漏洞。無形資產(chǎn)則包括學(xué)校校名、科研計(jì)劃以及師生的知識(shí)產(chǎn)權(quán)等，當(dāng)前高職院校對于這些資產(chǎn)的保護(hù)力度相對較為薄弱。

3、物資采購問題

當(dāng)前多數(shù)高職院校采用的是政府采購模式，這種采購模式的招標(biāo)制度相對較為完善，但在實(shí)際的高職院校物資采購過程中也存在著一些問題。高職院校教學(xué)、科研所使用到的物資設(shè)備大都具有較強(qiáng)的專業(yè)性，這給物資采購招標(biāo)的技術(shù)指標(biāo)擬定帶來了一定的困難。加之各類物資設(shè)備市場行情較為復(fù)雜，高職院校內(nèi)部人員在物資采購過程中的參與形式、參與度都還有待商榷。

三、高職院校內(nèi)部控制體系建設(shè)策略

(一)單位層面內(nèi)部控制體系建設(shè)

高職院校單位層面內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)圍繞著《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》從學(xué)校的工作實(shí)際出發(fā)，圍繞著各項(xiàng)工作目標(biāo)，建立健全與學(xué)校發(fā)展需求相適應(yīng)的內(nèi)部控制體系，強(qiáng)化內(nèi)部流程控制。具體包括：全面分析業(yè)務(wù)流程，強(qiáng)化各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)管理，完善風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，擬定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略；強(qiáng)化各項(xiàng)內(nèi)部控制基本方法的應(yīng)用，堅(jiān)持和完善不相容崗位分離、歸口管理、會(huì)計(jì)控制、預(yù)算控制、財(cái)產(chǎn)保全等制度。筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面出發(fā)加強(qiáng)高職院校單位內(nèi)部控制體系建設(shè)。

1、設(shè)置內(nèi)控管理部門，統(tǒng)籌內(nèi)控工作

高職院校可單獨(dú)設(shè)置內(nèi)控智能部門或在已有部門中確定內(nèi)控工作牽頭部門來負(fù)責(zé)各項(xiàng)內(nèi)控工作，同時(shí)，內(nèi)控管理部門除了要發(fā)揮帶頭作用外，還應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)財(cái)會(huì)、內(nèi)部審計(jì)、采購、資產(chǎn)管理等部門之間的工作，使之在內(nèi)控工作中共同發(fā)揮作用。

2、建立分權(quán)制度

在高職院校的內(nèi)控工作(尤其是與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)的工作)中，應(yīng)當(dāng)建立起分權(quán)制度：內(nèi)控工作的決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)以及監(jiān)督權(quán)應(yīng)當(dāng)相互分離；建立健全重大事項(xiàng)集體研究、專家論證以及技術(shù)咨詢相結(jié)合的制度(重大事項(xiàng)鑒定標(biāo)準(zhǔn)由內(nèi)控管理部門確定)。

3、明確各崗位權(quán)責(zé)

為切實(shí)發(fā)揮高職院校各部門崗位工作人員在內(nèi)控中的作用，內(nèi)控部門應(yīng)當(dāng)明確各崗位權(quán)責(zé)，可考慮建立關(guān)鍵內(nèi)控崗位(主要包括了預(yù)算業(yè)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、建設(shè)項(xiàng)目管理、合同管理等崗位)責(zé)任制，促成各崗位相互制度、相互監(jiān)督的管理格局，此外，可考慮推行關(guān)鍵內(nèi)控崗位輪崗制度(輪崗周期由內(nèi)控管理部門確定)、關(guān)鍵內(nèi)控崗位人員培訓(xùn)制度，提高他們的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。

4、完善監(jiān)督考核體制

監(jiān)督檢查是保障內(nèi)部控制規(guī)程得以落實(shí)的重要保障，高職院校內(nèi)控單位應(yīng)當(dāng)建立其完善的監(jiān)督檢查制度和考評(píng)問責(zé)制度。通過定期的專項(xiàng)檢查和日常監(jiān)督，找到內(nèi)控體制在實(shí)施過程中存在的問題、漏洞以及各個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。同時(shí)，將監(jiān)督檢查與考評(píng)問責(zé)結(jié)果納入干部考核體系和領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)內(nèi)容中，促進(jìn)內(nèi)控體制得到有效地執(zhí)行。

(二)業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制體系建設(shè)

1、強(qiáng)化業(yè)務(wù)管理

針對上文提及的高職院校內(nèi)控業(yè)務(wù)存在的問題，可從以下三個(gè)方面強(qiáng)化業(yè)務(wù)管理。

(1)合同控制

高職院校內(nèi)控單位應(yīng)當(dāng)建立健全合同管理制度，設(shè)置專門的崗位負(fù)責(zé)合同的審批、簽署以及合同印章的保管工作。同時(shí)，內(nèi)控單位可考慮施行合同歸口管理制度，由財(cái)會(huì)部門與合同歸口管理部門共同實(shí)現(xiàn)合同管理、預(yù)算管理、收支管理三者相結(jié)合的管理目標(biāo)。對于重要經(jīng)濟(jì)合同的管理，內(nèi)控單位應(yīng)當(dāng)組織財(cái)會(huì)、法律、技術(shù)等專業(yè)人員參與到相關(guān)工作中，以規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

(2)資產(chǎn)管理

資產(chǎn)管理是高職院校內(nèi)控工作的重要內(nèi)容，內(nèi)控單位應(yīng)當(dāng)明確資產(chǎn)分類管理的原則，建立健全相應(yīng)的資產(chǎn)管理制度?？蓮囊韵聨讉€(gè)方面出發(fā)加強(qiáng)資產(chǎn)管理。建立資產(chǎn)管理崗位責(zé)任制，明確各崗位管理權(quán)責(zé)；合理設(shè)置管理崗位(如出納人員不得負(fù)責(zé)稽核、會(huì)計(jì)檔案保管等工作，不同印章需要不同的人員進(jìn)行管理)；定期與不定期核查貨幣資金；建立資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)(負(fù)責(zé)資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)、分析、報(bào)告等工作)。

(3)采購業(yè)務(wù)控制

高職院校內(nèi)控單位應(yīng)建立健全采購預(yù)算、采購活動(dòng)管理、驗(yàn)收管理等制度加強(qiáng)對采購業(yè)務(wù)的控制?？蓮囊韵聨讉€(gè)方面加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)控制。明確各采購崗位權(quán)責(zé)；強(qiáng)化政府對采購活動(dòng)管控(根據(jù)有關(guān)規(guī)定選擇政府制定的采購方式、發(fā)布采購信息)；加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的記錄控制(批復(fù)文件、招標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)文件等)。

2、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制

強(qiáng)化高職院校內(nèi)控體系業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)當(dāng)包含資金管理、資產(chǎn)管理、預(yù)決算管理、工程項(xiàng)目管理、采購管理、經(jīng)濟(jì)合同管理以及所屬法人單位管理等方面。在風(fēng)險(xiǎn)控制中，需要注意以下幾個(gè)方面：第一是責(zé)任控制。內(nèi)部控制體系應(yīng)當(dāng)根據(jù)各部門的職能任務(wù)，劃分給相關(guān)人員對等的管理責(zé)任，形成一種權(quán)責(zé)分明的工作機(jī)制。第二是授權(quán)控制。內(nèi)部控制體系明確了各部門的管理權(quán)限，各級(jí)管理部門在處理管理事物時(shí)需要在職權(quán)范圍內(nèi)履行義務(wù)和承擔(dān)責(zé)任，不得越權(quán)辦事。第三是程序?qū)徟W(xué)校各部門應(yīng)當(dāng)遵照相應(yīng)的工作流程，加強(qiáng)對業(yè)務(wù)(尤其是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù))的復(fù)核與審查，以簽字或蓋章為標(biāo)準(zhǔn)化意思表示。第四是預(yù)算控制。高職院校需要根據(jù)自身的辦學(xué)實(shí)際，落實(shí)預(yù)算編制、執(zhí)行、考核等工作，明確預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化預(yù)算流程，保障預(yù)算的順利執(zhí)行。第五是財(cái)政保護(hù)。未經(jīng)授權(quán)的部門或人員禁止接觸和處置學(xué)校財(cái)產(chǎn)，財(cái)會(huì)部門可采取記錄、實(shí)物監(jiān)管、物資清查、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)等措施保障財(cái)產(chǎn)安全。第六，內(nèi)部報(bào)告。內(nèi)部報(bào)告工作旨在全面反映學(xué)校的各項(xiàng)工作情況，增強(qiáng)學(xué)校內(nèi)部控制的針對性和實(shí)效性。常用的報(bào)告方式有例行報(bào)告、實(shí)時(shí)報(bào)告、綜合報(bào)告以及專題報(bào)告等。第七，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)控制。財(cái)會(huì)部門應(yīng)當(dāng)充分整合與利用各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)信息(生產(chǎn)、購銷、投資等)定期對學(xué)校的相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行分析，提出問題和改進(jìn)措施。

四、結(jié)論

綜上，高職院校內(nèi)部控制體系建設(shè)對于高職院校各項(xiàng)教育教學(xué)活動(dòng)的正常開展具有重要意義，其有利于規(guī)范學(xué)校的各種經(jīng)濟(jì)行為。同時(shí)，高職教育內(nèi)部控制體系建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，其需要學(xué)校各部門共同努力，不斷優(yōu)化和調(diào)整內(nèi)部控制體系，以保障學(xué)校教育教學(xué)工作的健康發(fā)展。

[1]陳春華.關(guān)于高職院校內(nèi)部控制措施的探討[J].中小企業(yè)管理與科技旬刊，2011(1)：87-87.

[2]羅荷英，溫彩秀.健全高職院校內(nèi)部控制制度措施探析[J].知識(shí)經(jīng)濟(jì)，2010(6)：126-126.

[3]李志剛.關(guān)于高職院校內(nèi)部控制制度問題的研究[J].時(shí)代金融，2014(15)：204-204.

[4]馬宏麗.高職院校內(nèi)部控制存在的問題及改進(jìn)措施研究[J].湖北工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，25(3)：73-75.

ThoughtsaboutConstructionofInternalControlSysteminHigherVocationalColleges

LI Xin-Yi

(Yangzhou Polytechnic Institute, Yangzhou Jiangsu 225127, China)

With the further development of higher vocational education in our country, higher vocational colleges have transitioned from purely educational institutions to social entities that face and serve the society. However, with the increasingly frequent economic activities in vocational colleges, the responsibility that the schools undertake and the risk that the schools meet with are also increasing. Based on the current situation of internal control work in higher vocational colleges, this paper explores the construction of internal control system in higher vocational colleges with the combination of practical situation of vocational colleges.

vocational colleges; internal control system; problem; strategy

李心怡( 1981- )，女，碩士， 揚(yáng)州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講師，研究方向：審計(jì)。

G717

A

1671-3974(2017)03-0056-03

2017-05-27