史微微(黑龍江省政法管理干部學院，哈爾濱 150080)

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圖書檔案一體化管理的初步探討

史微微
(黑龍江省政法管理干部學院，哈爾濱 150080)

隨著人們?nèi)找嫣岣邔D書與檔案的信息需求而逐漸分化，在各自方向逐漸發(fā)展成為兩個相對獨立的體系。而隨著數(shù)千年的分化獨立，就有需求和可能再次結(jié)合，人們更需要完整性的信息需求與圖書檔案再次結(jié)合的要求殊途同歸，在網(wǎng)絡(luò)時代圖書檔案具有一體化管理的發(fā)展趨勢，為再次將圖書檔案結(jié)合具有重要作用。

圖書檔案；一體化管理；初步探討

一、圖書檔案一體化管理及其意義

(一)圖書檔案一體化管理內(nèi)涵

氣候環(huán)境在圖書檔案的傳統(tǒng)保存方式中具有重要影響，順勢數(shù)位化和數(shù)據(jù)庫的發(fā)展，使檔案遺失、缺漏等問題得到妥善解決，檔案也明顯延長了保存壽命。本文中的一體化并非是指簡單地將圖書和檔案進行融合，也非忽視其本質(zhì)上的差異，改變其并列關(guān)系，統(tǒng)一圖書和檔案構(gòu)成整體?；诖藨?yīng)選擇各自優(yōu)勢，對其之間的關(guān)系充分協(xié)調(diào)以利于合作，基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對相關(guān)資源共享，使用戶獲得一站式服務(wù)[1]。

1．圖書檔案在其本質(zhì)來源方面存在差異，圖書需要進行購買，經(jīng)費投入對于圖書館館藏的豐富程度具有直接影響。而檔案館館藏主要來源于各機構(gòu)部門，檔案不可買賣在 《檔案法》中已有詳細規(guī)定。

2.圖書檔案可提供性質(zhì)完全不同的信息，其本質(zhì)屬性對檔案具有決定性作用。原始記錄性是檔案的一個重要本質(zhì)屬性，在實踐活動中形成未進行加工改動的都屬于材料記錄，可使事物具體情況得到客觀反映的權(quán)威性材料。而在原始憑證方面圖書則不具有價值，更注重信息的完整及系統(tǒng)，其承載只作為參考材料的人為加工的信息而不具有憑證作用。

3．在服務(wù)方面的側(cè)重點存在明顯區(qū)別。檔案是實踐活動中的基礎(chǔ)材料，相對于圖書而言內(nèi)容不夠豐富，圖書內(nèi)容相對系統(tǒng)完整，為大眾化對象服務(wù)，只要具有符合規(guī)定的手續(xù)，任何人都可充分利用館藏圖書信息。而檔案因其內(nèi)容存在的特殊性，因此，在服務(wù)對象方面達不到圖書的豐富，利用者應(yīng)嚴格遵守保密制度，遵循法規(guī)合法利用檔案信息。

4.檔案和圖書具有不同的產(chǎn)生和保管方式。隨社會職能活動使檔案產(chǎn)生，受社會職能活動對象影響其數(shù)量具有限定性，一般都只有一份。而圖書則根據(jù)市場和讀者實際需要而印刷數(shù)量相對較大，具有廣泛而不固定的閱讀對象，并留存很大數(shù)量。盡管圖書檔案具有差異性，但都屬于社會文化活動中的不可或缺的一個重要信息源和載體。圖書和檔案在很多方面具有共性的一面，這也是實現(xiàn)一體化的重要基礎(chǔ)，因此在社會體系中互相促進，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)而實現(xiàn)資源共享。

(二)圖書檔案一體化管理的意義

分化而治的圖書檔案也存在不足之處，經(jīng)分化后圖書檔案發(fā)展的方向獨立，在特點和優(yōu)勢方面存在明顯區(qū)別，檔案只是關(guān)注于憑證價值的體現(xiàn)，圖書更關(guān)注于知識體系的系統(tǒng)完整。社會的發(fā)展日新月異，縱向發(fā)展的分化獨立使其局限性得到充分體現(xiàn)，不只是對自身發(fā)展產(chǎn)生束縛，對社會需求也需要一個逐漸適應(yīng)的過程，造成圖書檔案信息資源的溝通渠道不暢。

1．在業(yè)務(wù)上圖書及檔案工作各自為政，對合理布局的文獻信息資源及其充分利用產(chǎn)生一定程度的影響，導致浪費圖書檔案資源，對共同開發(fā)利用資源十分不利。

2．各自為政的封閉和半封閉系統(tǒng)縱向發(fā)展，對縱橫交流的現(xiàn)代社會信息需要難以適應(yīng)，也影響圖書檔案資源在高科技研究與成果創(chuàng)新方面的整體化需求。

3．屬于文獻信息系統(tǒng)的圖書檔案以對信息的承載傳遞為職能，具有基本相同的工作目的、性質(zhì)、程序及作用，縱向獨立發(fā)展容易在處理、數(shù)字化及軟件開發(fā)等方面造成不必要的重復浪費，并對科研及現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)發(fā)展也產(chǎn)生影響。

圖書檔案在現(xiàn)代科學綜合化、圖書檔案事業(yè)的發(fā)展要求方面需要一體化管理。日益發(fā)展的現(xiàn)代科技，對于現(xiàn)代科學綜合化、一體化具有一定的促進作用[2]。信息時代信息量及知識總量迅速激增，知識頻率更新不斷加快都是比較顯著的特點，圖書檔案知識載體更需要實現(xiàn)一體化，信息共享離不開網(wǎng)絡(luò)，進而使信息資源達到社會進步和科學發(fā)展的要求。圖書館和檔案館在館藏方面的側(cè)重角度各不相同，存在一定片面性，在信息時代難以達到利用者對信息資源綜合化的需求，解決該問題的最佳途徑就是采用一體化管理實現(xiàn)資源共享，這與圖書館及檔案事業(yè)的發(fā)展需求相適應(yīng)。現(xiàn)代學科發(fā)展主要是整體化的高度綜合，學科之間的交叉滲透而引申出具有橫斷性、交叉性的學科。

二、圖書檔案一體化管理的實施

現(xiàn)代圖書館學和檔案學盡管屬于并列的兩個不同學科，但具有十分緊密的聯(lián)系。其學科屬性不同，都屬于具有較強應(yīng)用性的管理科學。在學科構(gòu)成體系上，圖書檔案都由應(yīng)用和理論構(gòu)成。理論檔案學使其工作本質(zhì)及運動規(guī)律得到揭示，應(yīng)用檔案學是直接在檔案工作實踐中對其工作制度、原則和技術(shù)方法進行應(yīng)用，在狹義上是指研究對象為圖書館工作，對工作環(huán)節(jié)、方法、流程及技術(shù)進行研究的學科，在廣義上是指在圖書館學中應(yīng)用其他學科理論、方法、原理而形成的交差及邊緣學科。據(jù)此，不管是在理論還是應(yīng)用領(lǐng)域，檔案學和圖書館學都具有共同點。此外，兩門學科都對信息資源管理、開發(fā)及利用的理論方法進行研究，因此，在研究內(nèi)容方面，很多分支學科也不存在明顯區(qū)別。

在業(yè)務(wù)上圖書和檔案工作具有共同點，它們的工作環(huán)節(jié)盡管不完全相同，但都有對信息資源的基礎(chǔ)加工及利用。此外，在工作目的意義及方式上，圖書和檔案工作具有共同點。檔案和圖書工作以收集整理為前提基礎(chǔ)，為大眾提供信息資源儲備都是最終目的，在工作上利用閱覽、外借、參考咨詢等方式，在編目上具有大體相同的著錄項目內(nèi)容、標識符號、格式及目錄組織程序，便于計算機檢索。

對物資設(shè)備、庫房及現(xiàn)代化管理設(shè)施而言，圖書檔案工作具有一致要求。由于具有相同的載體，在實體管理上具有基本相同的要求。庫房建設(shè)及物資設(shè)備都是使庫房防火防盜并保持適宜的溫濕度，此外，還應(yīng)提供圖書館、檔案館日常辦公的電腦、辦公用品等物資設(shè)備，若圖書和檔案載體特殊，在管理上需采用現(xiàn)代化設(shè)施，針對電子形式圖書檔案，需計算機軟硬件設(shè)施加強日常檢索及維護管理。

基于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)資源共享為圖書檔案信息提供重要保障，圖書檔案一體化管理與共享資源并非是機械的簡單合并，而信息整合是基于數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，將虛擬圖書館與檔案館相融合。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，尤其是電子文件和圖書的逐步產(chǎn)生，圖書檔案信息可從其載體中分離，在信息方面具有相對獨立性。計算機信息網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展將傳統(tǒng)技術(shù)條件下時間、地域及行業(yè)的限制打破，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下整合不同地點分布的數(shù)字化圖書及檔案信息資源，使信息實現(xiàn)互動共享，在技術(shù)上為圖書檔案一體化管理提供重要保障作用。通常在檔案圖書工作中同時存在。

三、圖書檔案一體化管理中的常見問題及應(yīng)對措施

(一)體制與政策的發(fā)展相對較為緩慢

現(xiàn)行檔案圖書系統(tǒng)聯(lián)系不夠緊密，彼此之間缺乏必要的協(xié)作，這在一定程度上影響了信息之間建立緊密的聯(lián)系，對于圖書檔案實施一體化及資源共享具有不利影響[3]。在體制上的各自為政對于檔案圖書系統(tǒng)建設(shè)也具有促進作用，不合理配置的資源造成大量建設(shè)重復，浪費大量人物力及財力。此外，目前在圖書檔案一體化管理上還沒有形成統(tǒng)一指導行業(yè)的標準及相關(guān)法律法規(guī)，滯后的政策也在一定程度上延緩了圖書檔案一體化管理進程。一些部門也忽視圖書檔案一體化管理的重要性，也使政策和體制比較滯后，對圖書檔案一體化建設(shè)具有間接影響。為此國家應(yīng)采取制定政策法規(guī)方式進行有效指導，對合理配置的信息資源進行調(diào)節(jié)規(guī)范，在圖書檔案一體化建設(shè)方面應(yīng)建立必要的管理協(xié)調(diào)機構(gòu)，對于此項活動應(yīng)積極參與進行鼓勵監(jiān)督，在宏觀上監(jiān)督指導檔案圖書一體化建設(shè)，確保共享圖書檔案信息資源的實施。

(二)未能深入探討圖書檔案一體化管理

目前針對圖書檔案一體化管理在理論探討中比較常見，忽視實踐研究。在實際中開展的一體化實踐較少，導致理論多年停留在紙上談兵階段。為此可吸收借鑒發(fā)達國家的先進發(fā)展經(jīng)驗。企業(yè)圖書檔案的保存更注重于其利用的實際需要，因此對其內(nèi)部圖書檔案信息資源的整合相對易于實現(xiàn)。但作為公共性質(zhì)的圖書檔案，應(yīng)吸收借鑒美國國會圖書館等國家圖書館管理的先進經(jīng)驗，對圖書檔案統(tǒng)一在一個部門進行保管，進而才能逐步實現(xiàn)管理一體化[4]。

(三)綜合性人才明顯不足

圖書檔案一體化管理需要綜合素質(zhì)較高的專業(yè)人員隊伍，但在實際中因目前教育體制與圖書館、檔案事業(yè)相對獨立，對圖書館學、檔案學理論及實踐技能真正精通的人才相對較少，對于一體化建設(shè)及共享信息資源水平產(chǎn)生嚴重制約。為此需培養(yǎng)復合型信息管理人才，目前很多高校已將圖書檔案等有關(guān)學科整合建立專門的機構(gòu)，主要是培養(yǎng)復合型專門人才。此外，現(xiàn)圖書檔案在職工作人員也應(yīng)定期組織業(yè)務(wù)培訓，使其深入了解相關(guān)理論及實踐知識，并開展計算機培訓課程，對圖書檔案一體化管理環(huán)境下有關(guān)網(wǎng)絡(luò)操作盡快予以適應(yīng)。

綜上所述，畢竟圖書檔案屬于性質(zhì)不同的兩種事物，在特點上也各不相同，所以在一體化管理過程中，對存在的差異應(yīng)充分尊重。而隨著數(shù)千年的分化獨立，就有需求和可能再次結(jié)合，人們更需要完整性的信息需求與圖書檔案再次結(jié)合的要求殊途同歸，在網(wǎng)絡(luò)時代圖書檔案具有一體化管理的發(fā)展趨勢，為再次將圖書檔案結(jié)合具有重要作用。

[1]徐壽芝，陳俊武.圖書、檔案一體化與資源共享[J].鹽城師范大學學報，2016,(5).

[2]丁華東.中外檔案、圖書、情報一體化管理的理論與實踐[J].檔案與建設(shè)，2015,(10).

[3]沈麗華，張永慧.美國企業(yè)檔案工作巡禮[J].檔案學通訊，2014,(2).

[4]路玲.信息科技時代高校圖書情報資料與檔案一體化管理的探索[J].全國商情，2014,(7).

[責任編輯:曲占峰]

2017-05-23

史微微(1975-)，女，遼寧興城人，館員。

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