孟夏卿+孫如雷+孫捷韻

摘 要 臺賬管理是規(guī)范化管理的基礎，是提升辦公室業(yè)務管理的有力支撐。本文以國網(wǎng)、上級要求及內(nèi)部管理需求為核心，細化辦公室業(yè)務流程過程控制，明確臺賬種類、臺賬內(nèi)容及臺賬標準，建立規(guī)范化臺賬管理體系。

關鍵詞 辦公室業(yè)務管理 臺賬管理 精益化管理

一、前言

辦公室是一個綜合性較強的服務部門，其工作的各個方面都可能影響執(zhí)行力效果，其管理水平直接關系到單位各項工作的正常運轉(zhuǎn)。臺賬是管理制度的附表，是管理過程中留下的憑證。臺賬可以幫助管理者理順日常工作程序，提高工作效率。

在電力體制深入改革的背景下，公司辦公室業(yè)務逐漸增多，其工作的難度也相應增強。綜合性業(yè)務本身易使崗位人員壓力大，影響工作質(zhì)量及工作效率，而深層次服務和智慧型部門建設又對辦公室業(yè)務能力提出了更高的要求。因此，辦公室在本部門管理優(yōu)化中，首先要創(chuàng)新臺賬管理模式，以夯實辦公室綜合業(yè)務基礎管理，落實辦公室綜合業(yè)務痕跡管控，從而促進綜合業(yè)務水平的提高。

二、主要做法

以國網(wǎng)通用制度為基礎，以國網(wǎng)、上級要求及內(nèi)部管理需求為核心，細化辦公室綜合業(yè)務流程過程控制，并在需求明確的基礎上，設計臺賬種類、臺賬內(nèi)容及臺賬標準，創(chuàng)新臺賬管理模式，優(yōu)化資源配置，強化監(jiān)督、管控，從而建立全覆蓋、全流程、全員資料臺賬管理體系。主要做法包括：

（一）明確目標，設定臺賬管理創(chuàng)新思路

基于綜合性業(yè)務、深層次服務及智慧型部門的挑戰(zhàn)，公司創(chuàng)新臺賬管理模式，落實以臺賬憑證為基準的基礎精細化管理，通過查閱臺賬憑證幫助管理者理順日常工作程序，提高工作效率，并可隨時了解目前工作是否按計劃進行，是否碰到難題，從而發(fā)現(xiàn)問題、把握細節(jié)，以查漏補缺、集中攻堅、督促落實，實現(xiàn)管理的可控性。具體實施思路如下：

以國網(wǎng)、上級管理的要求和公司內(nèi)部管理需求為導向，以辦公室綜合業(yè)務為基礎設計合理的臺賬模式，以匹配業(yè)務實施與管控的要求；針對不同的臺賬模式，明確運行的周期與記錄方式等要求，設定保存期限，并建立相應共享機制；通過對內(nèi)容與節(jié)點、臺賬形式、通道等的整合，實現(xiàn)臺賬管理精益化；最后，落實資源保障，強化監(jiān)督實施。

（二）以辦公室綜合業(yè)務提升為導向，梳理臺賬管理要求

辦公室業(yè)務工作紛繁復雜，通過加強臺賬管理，能夠落實各項業(yè)務實施痕跡，并通過臺賬記錄的應用，一方面可以直接應用到業(yè)務實施，提升工作效率，另一方面也可以通過分析相應記錄，完善各項工作機制，實現(xiàn)辦公室各項業(yè)務規(guī)章制度、標準規(guī)程的優(yōu)化改善。

辦公室臺賬管理以提升辦公室綜合業(yè)務為核心，依據(jù)辦公室的綜合業(yè)務范圍，梳理國網(wǎng)及上級公司臺賬管理要求。以辦公室業(yè)務綜合流程為基礎，以辦公室綜合業(yè)務管理提升為導向，明確流程控制節(jié)點及節(jié)點臺賬管理要求。

（三）以管理要求為目標，創(chuàng)新臺賬管理模式

以業(yè)務負責人為主體，依據(jù)辦公室內(nèi)部管理需求，設計包括原始憑證、督查表、統(tǒng)計表、清單、備忘錄、計劃、總結(jié)7類臺賬。并根據(jù)不同臺賬的要求，設計臺賬記錄的內(nèi)容及標準，重點明確：

1.完善臺賬內(nèi)容。以信訪工作為例，結(jié)合信訪日常工作特點，針對每次來信、來電和來訪及時登記，并形成信訪信息統(tǒng)計表，確保所有信訪件信息齊備；針對時間歷程較長的復雜信訪件，建立專檔，記錄形成處置過程備忘錄。并結(jié)合上級公司要求，及時完成交辦件的處置和辦結(jié)報告，并于每月完成信訪穩(wěn)定工作月報及不穩(wěn)定因素排查表、季度分析報告，全方位加強對于信訪件的預警、分析、總結(jié)和妥善處置。

2.創(chuàng)新臺賬管理方式。針對不同的臺賬內(nèi)容，創(chuàng)新臺賬管理模式，從而精細、便捷落地臺賬內(nèi)容。以信訪與公務接待業(yè)務為例。

在信訪業(yè)務建立“一案一檔一表一賬”的動態(tài)“流水賬”，確保事事有賬可循，有檔可查。以“一表”對信訪的每一案實現(xiàn)“全”記錄；以“一檔”對重要案件實現(xiàn)“?！庇涗?；以“一賬”對跨度較長案件實現(xiàn)“完整”記錄。

在公務接待業(yè)務方面，建立“3+X”的模塊組合式臺賬管理法，確保公務接待流程標準規(guī)范，提升公務接待管理水平、提高綜合服務工作效率?！?+X”的模塊組合式臺賬管理辦法中的“3”便是任務單、接待方案、職責分配表，“X”就是接待資源數(shù)據(jù)庫。

（四）以臺賬模式為基礎，明確運行機制

1.確定臺賬記錄周期與方式。對于不同的臺賬記錄，按照需求設定記錄周期。在記錄方式上，以電子化為主，對于條件限制或性質(zhì)本身要求，如會議批示、合同流轉(zhuǎn)單及用印申請單等必須建立紙質(zhì)臺賬。

2.設定臺賬記錄的保存期限。根據(jù)《上海市電力公司文件材料歸檔范圍及保管期限表》要求，嚴格各類臺賬資料的保管期限。

3.建立共享平臺，實現(xiàn)臺賬資源分級共享。公司按照各類臺賬的共享權(quán)限分層分級，分為公司范圍內(nèi)共享、相關部門共享、部門內(nèi)部共享、專業(yè)條線間共享和專業(yè)內(nèi)部共享。

（五）以精益化為目標，實施精益整合

1.臺賬內(nèi)容與節(jié)點整合。對于國網(wǎng)及上級有明確要求的，以上級要求為準；以辦公室綜合業(yè)務流程為基礎，梳理業(yè)務節(jié)點，控制業(yè)務流程的關鍵節(jié)點，去除不必要的臺賬。

2.臺賬形式整合。簡化臺賬表單形式，將多個節(jié)點的臺賬整合到一張表中，如制度廢止會簽單，一張標準覆蓋業(yè)務開始到結(jié)束端到端的臺賬。

3.通道整合。建立資料臺賬與檔案、協(xié)同辦公的接口，實現(xiàn)通道整合，為快速獲取數(shù)據(jù)及建立共享機制奠定基礎。

（六）落地臺賬管理模式，優(yōu)化資源配置

全員參與、定職定責，整合各業(yè)務條線臺賬記錄，形成精益化臺賬管理體系。依據(jù)梳理出的臺賬，辦公室召開專門會議，對現(xiàn)有臺賬進行整合。以業(yè)務負責人為業(yè)務臺賬的管理者，對于有交叉的模塊進行切分，明確臺賬管理的負責人。

（七）強化監(jiān)督，促進臺賬管理有效實施

1.實行動態(tài)管理，強化過程監(jiān)管。辦公室工作臺賬采取自查與監(jiān)督結(jié)合的方式，做到周自查、月交流、年總結(jié)。每周，對應標準各崗位對本崗位的臺賬工作進行自查，記錄并改善發(fā)現(xiàn)的問題；每月，辦公室副主任對各崗位的臺賬工作進行檢查，并在月度辦公室會議進行交流、分析；年度，各崗位對自身臺賬管理工作進行總結(jié)。

2.與個人績效考核直接掛鉤，激發(fā)人員積極性。將辦公室各專職績效管理情況納入全員績效管理綜合評價中，確保每個專職都有相應臺賬管理要求，由各業(yè)務分管副主任根據(jù)季度內(nèi)各專職臺賬管理情況進行綜合評定；由辦公室主任根據(jù)各專業(yè)臺賬管理成效及監(jiān)督檢查力度對副主任進行績效綜合評價。對于在臺賬管理工作中有突出表現(xiàn)（有創(chuàng)新做法，并獲得一致認可、推廣的）的人員給予額外的績效加分，并直接將加分納入人員的年度績效考評中。

三、結(jié)語

實施基于辦公室綜合業(yè)務提升需求的臺賬管理體系，有利于辦公室各崗位建立自己的工作賬本，對每天的工作內(nèi)容加以記錄，對工作的完成情況進行說明，從而使得業(yè)務人員明確自己的崗位職責，理順日常工作程序，提高工作效率，最終提升辦公室的綜合業(yè)務能力?；谵k公室綜合業(yè)務提升需求的臺賬管理體系的建立，對其他公司提升辦公室業(yè)務管理水平具有借鑒意義。

（作者單位為國網(wǎng)上海市電力公司檢修公司）