姚路明

摘要：聘用制下的高校人事檔案管理工作存在一些失范現(xiàn)象，本文在對此進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上梳理了其成因并給出了相關(guān)完善對策。

關(guān)鍵詞：聘用制；高校；人事檔案；完善

現(xiàn)階段，很多高校采用聘用制的方式來招聘社會人才。已經(jīng)建立起了一套完整的聘用、解聘的制度。隨著社會的高速發(fā)展，高校之間的競爭也越來越激烈。隨之而來的就是頻繁的人事調(diào)動，人事調(diào)動自然少不了檔案的收集與整理。他們之間的隸屬關(guān)系，層次結(jié)構(gòu)無一不反映在檔案之中。有效的檔案管理勢必會為相關(guān)工作的開展帶來充分的保障。

1聘用制環(huán)境下高校人事檔案管理中存在的主要問題

1.1檔案材料的質(zhì)量不高

從全局來看，整個教職工的檔案資料質(zhì)量不是很高。具體表現(xiàn)在有些檔案的內(nèi)容不是很完整。一段時間以來，學(xué)校的檔案只是記錄和收集個人的社會經(jīng)驗，閱歷，政治面貌等單方面的東西。檔案資料相對來說比較陳舊，只是官方的記錄了一些不太重要的職位升遷經(jīng)歷，學(xué)歷狀況等。對于具體反映個人的能力特點，專業(yè)結(jié)構(gòu)以及具體的工作業(yè)績等少之又少。其次，檔案資料的真實性有待進(jìn)一步考證。由于檔案資料可能會涉及到教職工個人的職位變動，獎評待遇等個人的利益問題。所以可能會存在一些虛假，不真實的資料被放進(jìn)檔案，檔案的嚴(yán)肅性值得考慮。其次，有一些高校還一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，很多重要的檔案資料還是采用紙質(zhì)的方式來留檔，這在無形之中會加大工作的力度和強(qiáng)度。檔案管理不能只流于形式，要切實發(fā)揮出它的效用才是極好的。

1.2人事檔案的管理意識不足

一段時間以來，聘用制下的好多檔案管理人員對檔案抱有毫無用處的思想。他們認(rèn)為檔案只不過與一些無所謂的工資有關(guān)，沒有必要。也不用刻意地對檔案進(jìn)行細(xì)致的整理與分類。對于檔案為高校的教學(xué)以及科研等做出的貢獻(xiàn)認(rèn)識不夠充分。在具體意識方面，不僅僅檔案管理人員有這種思想，部分領(lǐng)導(dǎo)也對檔案缺乏一定的了解。對檔案的管理工作不夠重視，沒有對檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施投入一定的物力支持。另一方面，也包括對檔案管理人員的疏漏管理。而且，大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為沒有必要為了一個聘用人員去管理他的檔案。久而久之，就會導(dǎo)致整個檔案系統(tǒng)的檔案資料不能及時地得到更新，給日后的檔案調(diào)用帶來麻煩。

1.3信息化水平不高

現(xiàn)階段，大多數(shù)高校的檔案管理工作缺乏系統(tǒng)的信息化運(yùn)作，檔案的信息化研究不夠深入，專業(yè)人才比較缺乏。而且在制作傳統(tǒng)檔案的時候，書寫量比較大，查閱起來比較困難，同時倘若查閱的次數(shù)過多還可能會影響案卷的質(zhì)量。不可否認(rèn)，在現(xiàn)在或者未來，檔案的這種性質(zhì)依然有它的優(yōu)勢所在。然而隨著社會的進(jìn)步和發(fā)展，為了適應(yīng)高速發(fā)展的現(xiàn)代社會，檔案越來越多的被利用到日常生活中。

原來的純手工操作和紙質(zhì)檔案已然不能滿足當(dāng)下社會環(huán)境對檔案的要求，對人事檔案的迫切需求和重復(fù)檢查加重了檔案檢索的壓力。然而，通過對檔案的信息化處理，想必會對檔案的處理工作大大提高效率，這是檔案管理人員和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)值得進(jìn)一步考慮的問題。

1.4重新建檔現(xiàn)象比較嚴(yán)重

重新建檔即重新建立檔案，原本是在原檔案人員檔案丟失的情況下不得已采取的非常措施。該項措施的本意是為了方便進(jìn)行人事檔案管理，是對那些檔案丟失或者檔案無從考證的人進(jìn)行重新建立檔案。這些都是因檔案管理中存在的疏忽而不得已采取的補(bǔ)助措施。然而隨著社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，聘用制在高校一度盛行。許多高校等用人單位為了留住人才，就把相關(guān)的人事檔案給“扣留”起來，以此來“要挾”教職工等工作人員，這樣就會增加教職工尋找新工作或者享受國家待遇的難度。然而重新建檔這種現(xiàn)象往往會造成“一人多檔”、“有檔案無人”以及“檔案與檔案持有人不一致”等問題，這種建檔的方式在另一種程度上嚴(yán)重影響了檔案的管理原則。這種影響包括兩個方面，一方面對原單位來講，由于檔案主人舍棄了檔案，造成大量的檔案累計，這些檔案都需要花費(fèi)大量的時間和物力去整理，造成了大量的浪費(fèi)。而對于新的用人單位而講，由于缺乏之前的檔案資料，檔案管理人員不得不重新創(chuàng)建檔案。

1.5工作人員缺乏專業(yè)的檔案管理素質(zhì)

由于高校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案的關(guān)注力度和支持力度不是很大，所以一般情況下很少安排專職人員來進(jìn)行檔案的管理工作，大多數(shù)都是安排其他老師以兼職的身份來進(jìn)行操作。然而由于對兼職檔案管理員缺乏系統(tǒng)的知識培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)，同時，檔案管理員又不能保證有足夠的時間和精力去進(jìn)一步管理檔案工作，這樣就會導(dǎo)致整個的檔案管理水平相對較低。然而隨著社會的快速發(fā)展，傳統(tǒng)模式的的檔案管理已然滿足不了現(xiàn)在的社會要求。學(xué)校中既了解傳統(tǒng)檔案工作業(yè)務(wù)，又對檔案信息化技術(shù)頗有研究的工作人員是少之又少，需要全面提高整個檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

2聘用制度條件下高校人事檔案管理的進(jìn)一步完善

對聘用制下高校的人事檔案管理工作有了充分的了解之后，針對人事檔案管理中存在的諸如此類的問題，本文提出了相應(yīng)的完善方法，具體如下：

2.1建立完善人事檔案管理體制規(guī)范

隨著各大高校間人才競爭的加劇，人口的流動也越來越快。高校間各部門之間的人事聯(lián)系也越來越密切。任何事物都要有一個規(guī)范，作為檔案管理也是一樣。不同高校管理的方式和制度也是不一樣的。無論怎樣，對于檔案的收集，整理，管理，操作等都要有一個合理的操作章程，這對于檔案管理是十分必要的。切實做到有法可依，檔案的真實性要有法律保障。對于違法篡改相關(guān)的檔案都要受到法律的嚴(yán)肅處理，同時使用人事檔案材料的人要走一定的章程。在使用檔案資料的過程中，造成檔案資料缺失的要追究相關(guān)當(dāng)事人的責(zé)任。而且，要確保歸檔的材料能確實反映相關(guān)當(dāng)事人的真實客觀性。全面地反映每一位教職員工的品德，素質(zhì)，業(yè)績，才能等。為高校有效的人事調(diào)動和科研開發(fā)提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持，確保檔案管理工作向制度化和規(guī)范化方向發(fā)展，切實實現(xiàn)高校人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，做到對高校檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理和控制。

2.2提高聘用制下管理人員對檔案重要性的認(rèn)識

在高速發(fā)展的現(xiàn)代信息社會，倘若再以傳統(tǒng)的方式去面對檔案管理工作顯然是不行的。新時期的聘用制下檔案管理工作應(yīng)該建立健全全新的檔案管理制度，在這種新的規(guī)范下去管理檔案。檔案對于一個人的成長和發(fā)展是非常重要的，所以，檔案管理人員應(yīng)該盡快的轉(zhuǎn)換自己原始的檔案意識，提高自己對檔案的認(rèn)識，要充分了解檔案的重要性。爭取為高校的人事選拔，制度改革，評獎評優(yōu)等提供著實有效的檔案信息。這也會在另一種程度上擴(kuò)大高校檔案的影響力和范圍。再者，對高校的管理層而言，要加強(qiáng)對教職工關(guān)于檔案管理工作的人事宣傳，讓教職工充分了解檔案對于他們自身發(fā)展的意義。這樣也會大大提高檔案管理工作人員的工作效率和質(zhì)量，對檔案的收集和整理務(wù)必會帶來極大的促進(jìn)作用。而且，學(xué)校高層的極大關(guān)注和宣傳勢必會帶動各級領(lǐng)導(dǎo)和教職工的積極參與。高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案投入的極大物力、人力想必也會對檔案工作的順利開展提供著實有力物質(zhì)保障。周而復(fù)始，檔案管理工作將會是一個極好的發(fā)展局面。

2.3加強(qiáng)聘用制下管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)

檔案管理是一個技術(shù)工作，需要管理人員具有一定的檔案管理知識。在日常的工作之中，要加強(qiáng)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)。在引進(jìn)人才的同時要聘請校外專業(yè)的人士來學(xué)校做報告。同時，也要加強(qiáng)檔案管理人員的檔案保護(hù)意識，積極地投入到檔案的管理工作中，同時還要充分利用部分檔案管理人員的技能，為檔案管理工作服務(wù)。采取培訓(xùn)和去外地考察學(xué)習(xí)的方式，提高他們的業(yè)務(wù)能力和知識水平，使高校檔案管理工作向信息化，高效化，專業(yè)化方向發(fā)展。