張 妍

神華國能(神東電力)集團公司技術(shù)研究院，陜西 西安 710065

關(guān)于做好國有企業(yè)基層單位檔案管理工作的思考

張 妍*

神華國能(神東電力)集團公司技術(shù)研究院，陜西 西安 710065

文章論述了檔案管理工作在國有企業(yè)工作中的重要作用，對現(xiàn)階段國有企業(yè)基層單位檔案管理工作中存在的問題進行了剖析，思考解決問題的辦法，有針對性地提出了幾點具體措施，以便于國有企業(yè)基礎(chǔ)檔案管理工作的更好開展。

國有企業(yè)；檔案管理；問題；措施

檔案就是指組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，是國有企業(yè)活動中保存有價值的信息資料的主要途徑。檔案管理工作是國有企業(yè)管理工作的一部分，是國有企業(yè)管理整合、砥礪奮進、不斷發(fā)展壯大的關(guān)鍵。隨著國有企業(yè)的不斷發(fā)展，對國有企業(yè)檔案管理工作提出新的要求，檔案工作者要認識到時代的發(fā)展和形式的變化，不斷轉(zhuǎn)換思維、認真思考，積極為國有企業(yè)基層檔案工作發(fā)展貢獻力量。

一、做好國有企業(yè)基層檔案管理工作的重要意義

(一)檔案是國有企業(yè)基層單位經(jīng)驗發(fā)展的歷史資料

企業(yè)檔案是特指企業(yè)在日常工作中從事企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、經(jīng)濟核算及科學(xué)技術(shù)研究等活動中直接形成的具有保存價值的真實記錄。企業(yè)檔案是一種真憑實證，作為第一手參考資料，記錄著國有企業(yè)基層單位過去的工作情況和歷史狀況，主要包括文字材料、圖樣圖表、照片、錄像、錄音帶等各種形式的文件材料，具有客觀真實性，杜絕了編造虛構(gòu)的參考資料的無用性。比如檔案室保留的上級的批示文件或者紅頭文件、基建期工程檔案、各類合同、某些人員的真實手稿等等，都能為國有企業(yè)基層單位工作的開展提供必要的資料、素材查詢依據(jù)。

(二)檔案管理工作是國有企業(yè)基層單位管理工作的重要組成部分

國有企業(yè)基層單位檔案管理工作是對基層單位各項工作和員工行為活動的真實記錄，是基層單位企業(yè)管理的一部分。國有企業(yè)基層單位任何規(guī)章制度的出臺，都是通過充分發(fā)揮檔案的作用，在原有管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，經(jīng)過充分的研究討論，得出的科學(xué)決策，有利于提高工作效率和管理水平。同時，還能依據(jù)檔案信息對基層單位領(lǐng)導(dǎo)和各個員工行為規(guī)范、項目運營、生產(chǎn)管理、以及一些工作流程進行科學(xué)有效的監(jiān)督監(jiān)管，通過對歷史數(shù)據(jù)的比對，吸取經(jīng)驗和教訓(xùn)，不斷自我完善，持續(xù)提高國有企業(yè)基層單位的管理水平，不斷提升基層單位盈利水平。國有企業(yè)基層單位的檔案管理工作當(dāng)前已不再僅限于完善檔案自身管理，而是立足提升檔案管理水平，從而提升基層單位整體運作水平。

(三)檔案管理工作是國有企業(yè)基層單位企業(yè)文化建設(shè)的內(nèi)在基礎(chǔ)

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的真實記錄和見證，是全面記錄企業(yè)創(chuàng)建決策，反映企業(yè)成長歷史，承載企業(yè)智力成果，積淀企業(yè)價值與文化的歷史資料庫，是企業(yè)軟實力的重要載體和源泉。國有企業(yè)基層單位檔案管理工作是企業(yè)文化建設(shè)的內(nèi)在基層，做好檔案管理工作，通過一張張照片一段段影像一份份文件一件件實物，通過大量的史實資料，可以讓廣大員工了解到企業(yè)的成長歷程、企業(yè)的核心價值觀、文化氛圍等，增強企業(yè)的歸屬感、凝聚力和向心力；讓客戶更感性的了解到企業(yè)日益劇增的規(guī)模優(yōu)勢、資金優(yōu)勢、設(shè)備優(yōu)勢等硬實力和更好、更快、更強發(fā)展的企業(yè)文化價值，企業(yè)軟實力，從而不斷提高企業(yè)的綜合競爭力。

二、國有企業(yè)基層單位檔案管理工作中存在的問題

(一)檔案管理工作不受重視

部分國有企業(yè)基層單位對檔案管理工作的重視度不夠，認為檔案管理就是企業(yè)日?，嵤碌某瓕懹涗浐拖嚓P(guān)事務(wù)的保衛(wèi)工作，在日常管理工作中只關(guān)注安全生產(chǎn)、經(jīng)營創(chuàng)效，不關(guān)心檔案管理工作。部分領(lǐng)導(dǎo)干部甚至認為檔案管理工作只是簡單的文件保管，只要資料不遺失、不外露，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。在這種錯誤的思想指導(dǎo)下，就出現(xiàn)了“領(lǐng)導(dǎo)不重視，我們基層管理人員就更不重視”的情況，各級管理人員對于檔案管理工作并沒有一個明確的概念，也沒有配備專門的管理人員，更沒有有效的資源配置，檔案日常管理工作中出現(xiàn)了較多的疏漏，使檔案管理工作不能有力開展。

(二)檔案管理工作制度體系不夠健全

我國的法律中沒有對各個企業(yè)的檔案管理工作作出明確的和相關(guān)的檔案管理規(guī)定，雖然大部分國有企業(yè)總部都有企業(yè)的檔案管理工作制度和要求，但到了基層單位相關(guān)的制度要求并不能落實到位，既沒人負責(zé)落實到位，也沒人負責(zé)督促完成，相關(guān)檔案管理工作比較混亂和隨意。部分單位不僅相關(guān)材料組卷不符合歸檔要求，還出現(xiàn)混亂組卷的情況；個別單位既沒有開展過檔案鑒定工作，也沒有進行過檔案銷毀和歸檔工作，只是將所有有字的文件堆放在柜子里，就算是歸檔了。同時部分檔案管理工作人員的責(zé)任心松散，對檔案管理工作流程的遵守不夠嚴格，外人很容易就查看或者借閱企業(yè)內(nèi)部檔案，極易造成企業(yè)檔案信息的流失，嚴重者甚至?xí)o企業(yè)造成一定的經(jīng)濟損失。

(三)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施較差

部分國有企業(yè)基層單位因為對檔案管理工作不夠重視，所以在檔案管理工作的資金投入也較少，檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施較差致使部分單位的檔案室還不僅達不到檔案管理的要求，與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距。大部分基層單位都沒有專門的檔案室，基本都是和辦公室混在一起，少數(shù)單位的檔案室甚至變成了雜物室，檔案柜也七大八小不統(tǒng)一，既不利于辦公開展又不利于檔案管理。個別單位檔案室設(shè)防意識不強，沒有防火、防盜等設(shè)施，極易使檔案受到損害。另外，由于保存檔案所用的電腦太舊，配置太低，軟硬件都不先進，很容易造成電子檔案的丟失或者被竊，或者導(dǎo)致在存儲空間內(nèi)找不到相應(yīng)的電子檔案。

(四)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

目前，國有企業(yè)基層單位中大部分都是兼職檔案員，并沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，不具備專業(yè)檔案管理技能，而檔案管理人員自身素質(zhì)的好壞又直接影響著檔案管理水平高低以及檔案利用質(zhì)量，所以在檔案管理工作中檔案收集意識淡薄，文檔重要性認識不清，整理、歸檔過程中分類、保管期限、保密等級等問題劃分不夠準確，歸檔資料不夠真實和準確。特別是大部分檔案管理人員往往身兼數(shù)職，對檔案管理工作疲于應(yīng)付，只是將日常文件放入檔案盒，并不能及時整理歸檔，檔案管理工作并不到位，管理工作的質(zhì)量不高，嚴重影響了檔案的科學(xué)化管理水平。

此外，部門單位領(lǐng)導(dǎo)認為檔案管理工作誰都可以勝任、工作量也不大，所以對檔案管理人員的了解、關(guān)心和支持都不夠，特別是薪酬待遇也較低，大大降低了檔案管理人員對本職崗位的工作熱情，給檔案管理工作的發(fā)展造成了許多制約因素。

(五)檔案的開發(fā)利用不夠深入

企業(yè)進行檔案管理工作的目的并不僅僅只是對以往發(fā)展的過程進行一種記錄，事實上，企業(yè)檔案的存在關(guān)系著企業(yè)文化的建立、企業(yè)品牌形象的創(chuàng)建、企業(yè)人事變動、企業(yè)財產(chǎn)流入和支出情況等一系列有形或者無形的企業(yè)經(jīng)濟效益。檔案管理的八個環(huán)節(jié)包括收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用、統(tǒng)計。其中，收集、鑒定、整理、保管、檢索、統(tǒng)計等項工作是檔案基礎(chǔ)工作，編研與利用是開發(fā)利用工作。當(dāng)前多數(shù)國有企業(yè)基層單位對檔案的開發(fā)利用還僅僅只是停留在檔案基礎(chǔ)工作層面，沒有對企業(yè)檔案的內(nèi)容進行深度的總結(jié)和提取，欠缺關(guān)于檔案內(nèi)容利用的敏感性，檔案開發(fā)利用的主動性和預(yù)見性較差。

三、做好國有企業(yè)基層單位檔案管理工作的思考

(一)提高認識、加強領(lǐng)導(dǎo)

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，國有企業(yè)基層單位主要領(lǐng)導(dǎo)要提高認識，充分認識到檔案工作的必要性和重要性，在管理工作中，要切實履行相關(guān)的管理制度，把檔案管理工作上升到相應(yīng)的管理地位。一是要建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和工作職責(zé)，選派具備檔案管理資格的人員上崗從業(yè)。二是要把將檔案管理工作計劃列入單位全年運營綱要中，將檔案管理工作納入績效考核體系，領(lǐng)導(dǎo)要定期聽取檔案工作情況匯報，及時解決檔案管理工作中存在的問題、遇到的困難，約束和引導(dǎo)檔案管理工作的全面開展。三是要為檔案管理人員的事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造一個良好的內(nèi)部環(huán)境，打通職業(yè)晉升通道，解決好個人的實際問題，使他們能安心做本職工作，從而促進檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。

(二)健全制度、完善機制

國有企業(yè)基層單位要把檔案管理工作當(dāng)成一項長期的、重要的基礎(chǔ)工作來抓，要根據(jù)《企業(yè)檔案管理標準》的要求和上級單位的相關(guān)檔案制度規(guī)定，結(jié)合本單位工作實際建立健全檔案管理相關(guān)制度，對檔案管理的各項工作流程進行有效規(guī)范和嚴格控制。對檔案的形成、收集、整理、歸檔、裝訂、銷毀等各個工作環(huán)節(jié)都有明確的要求和規(guī)定，并上墻公示，形成一套科學(xué)、規(guī)范、合理、可行的檔案管理制度體系，建立和完善標準化操作程序和相關(guān)的配套制度，確保檔案管理工作與中心工作協(xié)調(diào)發(fā)展，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供助力。

(三)加大投入、科技引領(lǐng)

國有企業(yè)基層單位要加強檔案管理工作，就必須要加大對檔案管理工作的資金投入，特別是隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，隨著互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)的廣泛應(yīng)用，更應(yīng)加快軟硬件設(shè)施的建設(shè)，要以高標準嚴要求規(guī)劃和建設(shè)本單位的檔案設(shè)施和工作場所。首先要配備標準合格的檔案室，建立與普通辦公室有區(qū)別的獨立檔案室，按照“七防”工作要求，為檔案室配置空調(diào)、防盜窗、滅火器、溫濕度計、擋光窗簾、干燥劑、驅(qū)蟲劑等設(shè)備，并做好相關(guān)安防措施，避免火險、水災(zāi)等意外的出現(xiàn)，有效改善檔案保管環(huán)境。其次要購置、配備檔案管理所需要的硬件設(shè)施，如密集架、檔案柜、電腦、掃描儀等必要硬件設(shè)施，實現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化。三是借助單位局域網(wǎng)絡(luò)，加大檔案系統(tǒng)管理軟件的投資應(yīng)用，通過相關(guān)儀器對檔案進行掃描錄入，實現(xiàn)檔案資料的無紙化管理，不斷提高檔案管理工作效率。同時積極開發(fā)網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案的利用率。

(四)擴大宣傳、加強培訓(xùn)

首先要利用各種有效載體對檔案管理工作進行積極宣傳教育，不斷擴大檔案管理工作的影響力，使廣大干部職工切實認識檔案工作的重要性，將檔案管理工作機制落實到位。其次是要加強檔案管理人員的培訓(xùn)力度，針對兼職檔案人員較多的情況，有針對性地開展檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，重點培養(yǎng)一批既懂專業(yè)知識，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的高層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化高層次管理人才，努力提高檔案管理人員的素質(zhì)。同時要在企業(yè)單位內(nèi)部組織全體人員的檔案知識培訓(xùn)，按照不同部門不同的檔案知識需求，按需施教，注重操作實效，使懂檔案、會使用檔案的員工多起來，使檔案管理工作人員能盡快掌握檔案立卷歸檔工作流程和檔案錄入、檔案利用規(guī)范，不斷促進國有企業(yè)基層單位檔案工作效率的提高。

(五)注重積累、加強管理

國有企業(yè)檔案管理人員要做好檔案資料收集管理工作，特別是要做好日常檔案的收集、整理工作，了解、跟蹤單位各部門檔案收集、立卷歸檔及工作動態(tài)規(guī)律，及時提醒、督促相關(guān)部門，及時將部門形成的檔案立卷歸檔，按期交回檔案管理部門進行統(tǒng)一管理，確保檔案種類、內(nèi)容真實完整。國有企業(yè)檔案管理人員要進一步解放思想，與時俱進，面對新時代檔案工作的新要求與新挑戰(zhàn)，不斷開拓創(chuàng)新，積極進取，不斷促進檔案工作有新發(fā)展、新創(chuàng)造，不斷提高檔案利用率，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為中心工作服務(wù)、為基層群眾服務(wù)，為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案是企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要基礎(chǔ)和有力保障，是企業(yè)管理中的重要組成部分，目前國有企業(yè)基層單位的檔案管理工作還存在一些不足，影響了國有企業(yè)基層單位檔案管理水平的提升，我們要著力解決它，切實提高企業(yè)檔案工作的專業(yè)化水平，健全企業(yè)檔案工作，提高企業(yè)檔案工作的整體水平，讓檔案管理在新的歷史條件下發(fā)揮更大的作用，更好地為企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

張妍(1983-)，女，漢族，陜西神木人，研究生，神華國能(神東電力)集團公司技術(shù)研究院綜合管理部，政工師，研究方向：黨建。

G

A

1006-0049-(2017)24-0078-02