高 峰

朝陽師范高等專科學(xué)校，遼寧 朝陽 122000

縣市級檔案室開展著錄工作的必要性和可行性研究*

高 峰**

朝陽師范高等?？茖W(xué)校，遼寧 朝陽 122000

《檔案著錄規(guī)則》、《中國檔案分類法》、和《中國檔案主題詞表》已于1985年、1987年、1988年頒布實施。三十年來，檔案著錄工作取得了很大的成績，檔案檢索工作向現(xiàn)代化信息化邁出了可喜的一步。但是，檔案著錄工作的進度與館藏檔案的數(shù)量相比相差甚遠。而且，檔案館還源源不斷地接收檔案進館，檔案的數(shù)量還在逐年增加。檔案館即使投入再多的人力、時間進行檔案著錄工作，也無法改變目前這種被動局面。本論文主要論述了檔案室進行檔案著錄工作的迫切性；檔案館開展檔案著錄工作的可行性；開展檔案室著錄工作要抓好幾個環(huán)節(jié)，以確保工作質(zhì)量。檔案室開展著錄工作是十分必要的，只要方法得當(dāng)、措施得力，是可行的。

縣市級黨校圖書館；著錄工作；必要性；可行性；研究

《檔案著錄規(guī)則》、《中國檔案分類法》、和《中國檔案主題詞表》已于1985年、1987年、1988年頒布實施。三十年來，檔案著錄工作取得了很大的成績，檔案檢索工作向現(xiàn)代化信息化邁出了可喜的一步。但是，檔案著錄工作的進度與館藏檔案的數(shù)量相比相差甚遠。而且，檔案館還源源不斷地接收檔案進館，檔案的數(shù)量還在逐年增加。檔案館即使投入再多的人力、時間進行檔案著錄工作，也無法改變目前這種被動局面。本文談幾點意見，僅供參考。

一、檔案室進行檔案著錄工作的迫切性

現(xiàn)在各級檔案館都管藏著大量歷史檔案和現(xiàn)行檔案?？h(市)檔案館藏檔案就更多，少則5-6萬卷，多則達十幾萬卷。每卷十幾份文件，其數(shù)之多可想而知。檔案著錄工作是按文件按著錄一張卡片計算，就是上100萬張。著錄工作是一項新的、復(fù)雜的、系統(tǒng)的、科學(xué)的工作，要求規(guī)范、準(zhǔn)確。一般情況下每人每天只能著錄20幾張卡片，一年也僅僅著錄5-6千張卡片，要想著錄現(xiàn)館藏檔案按5人計算得需要25-30年的時間才能完成。

而且，檔案館館藏檔案逐年增加，檔案館的工作人員編制卻是固定的、有限的?？h(市)檔案館一般編制不足20人，負(fù)責(zé)黨史、地方志等項工作，從事檔案工作的也就10人左右。地(市)檔案館編制人數(shù)也不多，從事檔案著錄工作的也只有2-3人，如僅靠各級檔案館進行檔案著錄，恐怕永遠也難以完成。應(yīng)積極主動開展進館前開展檔案著錄工作，也就是把著錄工作在檔案室完成。在檔案向檔案館移交時，同時移交檔案著錄卡片。否則，檔案館不予接收。

二、檔案館開展檔案著錄工作的可行性

(一)有完備的檔案著錄工具書?！稒n案著錄規(guī)則》、《中國檔案分類法》、和《中國檔案主題詞表》已頒布實施多年了，而且，各級檔案行政業(yè)務(wù)部門舉辦多次檔案著錄學(xué)習(xí)班和業(yè)務(wù)研討班，為基層單位培訓(xùn)了一批業(yè)務(wù)骨干。為機關(guān)、企、事業(yè)檔案室開展檔案著錄奠定了基礎(chǔ)。

(二)有一支檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)隊伍。各級檔案行政業(yè)務(wù)部門，都有一支精通業(yè)務(wù)的指導(dǎo)隊伍。在他們的指導(dǎo)下，各級檔案館從事檔案著錄工作多年，并取得了一定的成績，探索出一些規(guī)律和作法，對基層檔案室開展檔案著錄工作具有指導(dǎo)作用，將促進基層檔案著錄工作具有指導(dǎo)作用，將促進基層檔案室檔案著錄工作的健康發(fā)展。

(三)有一支較高素質(zhì)的檔案干部隊伍?，F(xiàn)從事檔案的工作人員，他們都有較高的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。其中，黨團員占絕大多數(shù)；大專以上文化程度約占80%，中專約占15%。這些人從事檔案管理多年，參加過國家和省、市檔案業(yè)務(wù)部門舉辦的各種學(xué)習(xí)班，有些人還有中級專業(yè)技術(shù)職稱，他們對檔案業(yè)務(wù)熟悉，基本掌握本專業(yè)的理論和知識，只要經(jīng)過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時指導(dǎo)，就能從事檔案著錄工作。

(四)開展檔案著錄工作不會影響其他工作?；鶎訖n案員一般兼職多，一人兼多項工作，擔(dān)心開展檔案著錄工作，會影響其它工作的完成?；鶎訂挝幻磕晷纬傻臋n案數(shù)量有限，永久、長期的則更少，多數(shù)是短期的。通過搞檔案著錄，檔案員進一步了解檔案的內(nèi)容，對提供利用工作會有一定的促進。

三、開展檔案室著錄工作要抓好以下幾個環(huán)節(jié)，以確保工作質(zhì)量

(一)開展檔案著錄工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案著錄是一項新的、復(fù)雜的、具有一定難度的工作，而且要求標(biāo)準(zhǔn)高。為了確保檔案著錄工作的質(zhì)量，必須要經(jīng)過檔案著錄業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并聘請有豐富專業(yè)理論和實踐經(jīng)驗的老師進行授課，講述《檔案著錄規(guī)則》、《中國檔案分類法》、和《中國檔案主題詞表》等。在掌握檔案著錄理論基礎(chǔ)上，進行實踐，并反復(fù)練習(xí)，以達到能獨立從事檔案著錄的目的。有條件的還可集中幾天到檔案館著錄實習(xí)幾天，以鞏固所學(xué)的知識。

(二)加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督檢查。為了使檔案著錄工作開展的更好，達到《檔案著錄規(guī)則》的要求，檔案行政業(yè)務(wù)部門要統(tǒng)一印制檔案著錄卡片，公布檔案館的代號、全宗號、目錄號、銜接檔案號等，以便統(tǒng)一規(guī)范。同時，加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督檢查，履行檔案行政業(yè)務(wù)部門的職責(zé)。發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，發(fā)現(xiàn)典型，及時推廣，達到確保質(zhì)量，統(tǒng)一規(guī)范的要求。

(三)把檔案著錄工作納入年度工作目標(biāo)。為了完成年度檔案著錄工作，各單位應(yīng)把檔案著錄工作納入檔案員年度考核目標(biāo)。上級業(yè)務(wù)部門進行年度檢查考核，考核情況要與單位年終獎、晉級、評優(yōu)掛鉤。

(四)把好接收進館關(guān)。各檔案室(進館單位)都定期向檔案館移交檔案，檔案館在接收檔案進館時，不但檢查案卷質(zhì)量，也要檢查是否有完整系統(tǒng)的檢查工具(含著錄卡片)，對達不到質(zhì)量要求的，不能接收入館，以保證檢查和提供利用的準(zhǔn)確性。

(五)加強執(zhí)法監(jiān)督檢查。各級檔案行政部門，要認(rèn)真貫徹落實《檔案法》和《行政處罰法》，要嚴(yán)格履行《檔案法》和《行政處罰法》，要嚴(yán)格履行《檔案法》所賦予的檔案行政部門的職能和權(quán)限，對違背《檔案法》和各項規(guī)章制度的現(xiàn)象，要按照《檔案法》和《行政處罰法》進行糾正和嚴(yán)肅處理，以保障法規(guī)的貫徹落實。

綜上所述，檔案室開展著錄工作是十分必要的，只要方法得當(dāng)、措施得力，是可行的。否則，檔案館就會處于被動狀態(tài)，就會欠賬越來越多，影響檔案信息的開發(fā)和利用，影響檔案管理現(xiàn)代化的進程。

*遼寧省教育科學(xué)“十三五”規(guī)劃2016年度高校畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)研究專項課題“大學(xué)生就業(yè)現(xiàn)狀及對策建議研究”(課題編號：JG16ZXJYB041)的階段性研究成果；遼寧省高等教育學(xué)會“十三”規(guī)劃高教課題“談轉(zhuǎn)型期高職院校圖書館文獻資源配置與學(xué)科專業(yè)建設(shè)研究”階段成果(課題編號：GHYB160252)；遼西北職教聯(lián)盟2016年職業(yè)教育集團化辦學(xué)專項研究課題“境外職業(yè)教育集團化的辦學(xué)經(jīng)驗及啟示”(課題編號：LM201608)的階段性研究成果。

**作者簡介：高峰(1971-)，女，本科，圖書館館員，研究方向：圖書情報。

G258.5；D

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