文 / 郭銀珠

民生檔案聯(lián)動(dòng)共享發(fā)展的現(xiàn)狀、問(wèn)題與對(duì)策

文 / 郭銀珠

信息技術(shù)的飛速發(fā)展、政府職能由管理型向服務(wù)型的轉(zhuǎn)變以及人們檔案資源利用需求的增加，促進(jìn)了民生檔案聯(lián)動(dòng)共享的推廣。文章在分析民生檔案基本特征及服務(wù)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，對(duì)民生檔案聯(lián)動(dòng)共享的發(fā)展歷程、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)及面臨的問(wèn)題進(jìn)行探討，并從服務(wù)模式、管理監(jiān)督機(jī)制、運(yùn)行機(jī)制、協(xié)同合作等方面提出了民生檔案聯(lián)動(dòng)共享的創(chuàng)新發(fā)展策略。

民生檔案；聯(lián)動(dòng)共享；創(chuàng)新發(fā)展策略

一、民生檔案聯(lián)動(dòng)共享的時(shí)代背景

我國(guó)一直致力于向富強(qiáng)、民主、文明、和諧的民族復(fù)興時(shí)代邁進(jìn)，政府職能在民主化進(jìn)程中逐漸從管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，開(kāi)啟了“以人為本”的新型管理模式。這種以民生為本的行政管理模式，激發(fā)了政府及社會(huì)各界對(duì)民生問(wèn)題的重視。因此，建立健全我國(guó)的民生檔案共享機(jī)制成為滿足人們需求、方便百姓生活的最直接最有效的手段之一。近年來(lái)，國(guó)家檔案局逐步加大了民生檔案的信息研究、平臺(tái)開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)完善、服務(wù)創(chuàng)新等全方位、多層次的開(kāi)發(fā)投入，力求做到民生檔案取之于民、用之于民，并借助現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)民生檔案的社會(huì)共享。

新世紀(jì)以來(lái)，科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展促進(jìn)了信息化時(shí)代的到來(lái)，資源共享機(jī)制所帶來(lái)的生產(chǎn)生活便利成為社會(huì)發(fā)展的又一重要里程碑。近年來(lái)，經(jīng)濟(jì)社會(huì)進(jìn)入了高速發(fā)展的快車(chē)道，人們更加關(guān)注衣食住行等生活上的便利。鑒此，國(guó)家相繼出臺(tái)了一系列惠民、便民政策，民生檔案管理制度改革就是其中一項(xiàng)。原有民生檔案管理存在受地域限制、各自為政、部門(mén)分頭管理、手續(xù)繁多、耗時(shí)費(fèi)力、資源共享程度低等諸多弊端，實(shí)現(xiàn)民生檔案的聯(lián)動(dòng)共享成為新時(shí)期全國(guó)各地檔案管理與研究部門(mén)的工作重點(diǎn)[1]。

二、從上海地區(qū)看民生檔案聯(lián)動(dòng)共享的發(fā)展現(xiàn)狀

自20世紀(jì)末以來(lái)，網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)發(fā)展迅速，檔案管理工作也逐漸與信息化、網(wǎng)絡(luò)化接軌，一些檔案信息管理系統(tǒng)開(kāi)始產(chǎn)生并逐步發(fā)展起來(lái)。由于地域條件限制以及固有管理模式的束縛，這些關(guān)系到百姓利益的民生檔案還只是在各檔案館分散保存、各自為政，無(wú)法實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域資源共享[2]。為了實(shí)現(xiàn)民生檔案的聯(lián)動(dòng)共享，在2003年9月召開(kāi)的全國(guó)社區(qū)檔案工作會(huì)議上，國(guó)家檔案局決定，把上海市作為民生檔案聯(lián)動(dòng)共享的實(shí)驗(yàn)基地，積極探索檔案管理聯(lián)動(dòng)共享的有效方法和途徑。2004年10月，檔案管理部門(mén)選擇了上海市普陀區(qū)曹楊、長(zhǎng)風(fēng)街道的社區(qū)事務(wù)受理中心作為檔案聯(lián)動(dòng)共享試點(diǎn)單位。2007年，該試點(diǎn)取得初步成效，上海市有24家社區(qū)檔案服務(wù)協(xié)作組成員單位舉行了《社區(qū)檔案服務(wù)公約》的簽約儀式。同年12月，宜川社區(qū)檔案管理服務(wù)指導(dǎo)站率先揭牌成立，站內(nèi)設(shè)有檔案庫(kù)房、辦公及閱檔區(qū)，形成了一個(gè)集檔案管理、指導(dǎo)、服務(wù)等多元化功能于一體的現(xiàn)代化檔案機(jī)構(gòu)。更為重要的是，這家機(jī)構(gòu)率先創(chuàng)建了社區(qū)民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)新機(jī)制，初步實(shí)現(xiàn)了民生檔案資源的聯(lián)動(dòng)共享。2008年，最先進(jìn)行試驗(yàn)改革的上海市普陀區(qū)檔案局又進(jìn)一步開(kāi)拓思路，在實(shí)踐的基礎(chǔ)上提出了 “就地受理，全市協(xié)同，跨館出證”的大協(xié)作設(shè)想。這個(gè)設(shè)想在真正意義上把檔案資源的聯(lián)動(dòng)共享引入到現(xiàn)實(shí)層面。

經(jīng)過(guò)多年的試驗(yàn)和反復(fù)論證，上海市檔案局在2010年正式提出遠(yuǎn)程服務(wù)機(jī)制共建的總體方案，民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)建設(shè)正式啟動(dòng)。上海市率先實(shí)現(xiàn)了聯(lián)網(wǎng)查詢、全區(qū)通辦的新型管理模式，構(gòu)想變成了現(xiàn)實(shí)。同年9月，上海市檔案局和各區(qū)縣檔案局簽訂《上海市國(guó)家綜合檔案館遠(yuǎn)程服務(wù)承諾書(shū)》。這標(biāo)志著“就地查詢、跨館出證、館社聯(lián)動(dòng)、全市通辦”機(jī)制的正式啟動(dòng)。2011年4月，上海市檔案局啟動(dòng)“一站式檢索系統(tǒng)”。至此，上海市實(shí)現(xiàn)了較為完整的地區(qū)民生檔案聯(lián)動(dòng)共享機(jī)制。

2013年，在地區(qū)實(shí)踐的基礎(chǔ)上，上海市浦東新區(qū)檔案館與浙江省寧波市檔案館簽署民生檔案跨省異地利用服務(wù)協(xié)議。這標(biāo)志著我國(guó)民生檔案開(kāi)始實(shí)現(xiàn)跨省異地查詢。這項(xiàng)實(shí)踐的開(kāi)展為全國(guó)范圍內(nèi)的普遍推廣奠定了基礎(chǔ)。2015年，上海市各區(qū)縣民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)開(kāi)始常態(tài)化，民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)成為全市各個(gè)社區(qū)服務(wù)中心的常規(guī)服務(wù)項(xiàng)目。這標(biāo)志著跨縣區(qū)、跨省級(jí)的遠(yuǎn)程服務(wù)模式正式開(kāi)啟。

總體來(lái)看，近年來(lái)上海市的民生檔案聯(lián)動(dòng)共享機(jī)制逐漸成熟，各地區(qū)的民生檔案資源共享機(jī)制開(kāi)始發(fā)揮服務(wù)民生的社會(huì)職能。但我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到，我國(guó)民生檔案實(shí)現(xiàn)信息共享的整體化、規(guī)?；?，需要經(jīng)過(guò)相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)期，需要檔案管理者努力創(chuàng)建高效、穩(wěn)固、讓群眾滿意的民生檔案共享平臺(tái)，開(kāi)啟民生檔案聯(lián)動(dòng)共享的新紀(jì)元。

三、民生檔案聯(lián)動(dòng)共享面臨的突出問(wèn)題

（一）民生檔案的資源跨館、跨地區(qū)共享尚待突破

經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的設(shè)點(diǎn)試驗(yàn)，民生檔案系統(tǒng)在遠(yuǎn)程資源共享上有了一定的發(fā)展，聯(lián)動(dòng)共享服務(wù)平臺(tái)也在各方的努力下初步建立起來(lái)。當(dāng)前最為迫切的任務(wù)是運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，建立一套完善的民生檔案管理系統(tǒng)。民生檔案管理系統(tǒng)是服務(wù)平臺(tái)建設(shè)的立足點(diǎn)，相關(guān)部門(mén)和普通大眾需要借助這一管理系統(tǒng)來(lái)查詢和辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。當(dāng)前，我國(guó)部分區(qū)縣檔案館已經(jīng)逐步建立了遠(yuǎn)程利用服務(wù)平臺(tái)。平臺(tái)的建立能夠滿足居民的一些基本檔案服務(wù)訴求，使平臺(tái)所屬縣區(qū)的居民可以實(shí)現(xiàn)就近查詢本地民生檔案[3]，但實(shí)現(xiàn)跨館查詢?nèi)杂欣щy，手續(xù)相當(dāng)繁瑣。它需要檔案所在的異地檔案館通過(guò)電話傳真的方式將檔案文本或證明傳給本地檔案館，由本地檔案館加蓋專(zhuān)用章，完成最終出證工作。在此過(guò)程中，如果有一方不能很好地配合，工作就無(wú)法完成；即使檔案館積極配合，也需要耗費(fèi)大量的人力、物力資源?？梢?jiàn)，民生檔案資源真正意義上的全覆蓋式共享的實(shí)現(xiàn)還需要管理部門(mén)和相關(guān)研究人員的共同努力。

（二）民生檔案的資源共享管理系統(tǒng)存在缺陷

首先，民生檔案資源目錄檢索系統(tǒng)給出的目錄還不夠詳實(shí)。檔案管理資源信息量龐大，為了在龐大的資源中找出所需的資料，首要前提是開(kāi)展目錄檢索。目前，我國(guó)檔案管理系統(tǒng)錄入的信息還存在很多不夠統(tǒng)一、不夠完整的地方，數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)還過(guò)于單薄，可供查閱的目錄檢索項(xiàng)非常少，遠(yuǎn)不能滿足人們的需求；在查詢速度和準(zhǔn)確率上也很難保證。例如，在查詢?nèi)藛T檔案信息時(shí)，針對(duì)一些同名同姓的相關(guān)信息要有一套完整的區(qū)分檢索系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)支持以身份證號(hào)或者登記日期等相關(guān)信息為依據(jù)的區(qū)分與識(shí)別，確保當(dāng)事人的利益不被損害。這需要有一套精準(zhǔn)而完整的目錄檢索系統(tǒng)來(lái)支撐[4]。

其次，我國(guó)檔案管理系統(tǒng)起步晚、起點(diǎn)低，一直在摸索中前進(jìn)，可供利用的檔案資源嚴(yán)重不足，在很多方面都難以滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的需求。由于受區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展不均衡的限制，各地區(qū)的民生檔案無(wú)論是在前期資源整理上還是在后期目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)上，都存在不少差距。這些差異及不同步問(wèn)題制約著跨區(qū)域合作進(jìn)程的推進(jìn)。

（三）檔案數(shù)據(jù)更新很難做到實(shí)時(shí)同步

舊有的檔案儲(chǔ)存模式是通過(guò)硬盤(pán)拷貝方式進(jìn)行的。相關(guān)人員在整理、拷貝資源數(shù)據(jù)后，送到其他縣區(qū)的檔案館，每一個(gè)社區(qū)服務(wù)中心都以此數(shù)據(jù)信息為依據(jù)，在服務(wù)平臺(tái)上進(jìn)行相關(guān)操作與服務(wù)。這種看似同步的方法實(shí)際上有一個(gè)很大的弊端：當(dāng)一個(gè)地方的某些信息資源進(jìn)行了改動(dòng)或者更新，其他地區(qū)不能及時(shí)響應(yīng)。如果采用這種傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳遞方式進(jìn)行調(diào)整和更改，不僅會(huì)出現(xiàn)響應(yīng)不及時(shí)的問(wèn)題，而且非常容易出錯(cuò)。數(shù)據(jù)不同步問(wèn)題在一定程度上限制了民生檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)的進(jìn)一步發(fā)展[5]。

四、民生檔案聯(lián)動(dòng)共享的發(fā)展策略

在當(dāng)前形勢(shì)下，為了真正實(shí)現(xiàn)民生檔案實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)共享，檔案館需要改變舊有模式，走創(chuàng)新發(fā)展之路。

（一）融合民生檔案服務(wù)與政務(wù)平臺(tái)

民生檔案服務(wù)需要與政務(wù)平臺(tái)相融合。這要求檔案管理人員不再局限于檔案館，而要主動(dòng)了解并融合民政、醫(yī)療、社區(qū)等具體部門(mén)的服務(wù)平臺(tái)，將民生檔案查詢項(xiàng)目應(yīng)用到具體社會(huì)服務(wù)平臺(tái)。檔案館通過(guò)與基層社區(qū)等政務(wù)平臺(tái)的整合，可以更確切地了解檔案服務(wù)的缺失。檔案館可以通過(guò)收集各基層政務(wù)平臺(tái)的反饋信息，識(shí)別民生檔案的社會(huì)利用需求，對(duì)民生檔案中涉及社保、醫(yī)保、民政、計(jì)生、工會(huì)等關(guān)乎民眾切身利益的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行改進(jìn)和完善。

（二）協(xié)調(diào)“館社聯(lián)動(dòng)”的人員分工

民生檔案管理人員和社區(qū)服務(wù)人員雖然有各自不同的職責(zé)分工，但兩者的工作在一定程度上具有相通性。檔案館要根據(jù)需要派遣工作能力強(qiáng)、溝通協(xié)調(diào)能力強(qiáng)的工作人員到社區(qū)服務(wù)一線參與社區(qū)具體的民生服務(wù)，從而獲得一線業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)；通過(guò)參與社區(qū)服務(wù)工作并兼任民生檔案管理工作，更好地把握今后的工作方向。檔案管理人員要定期接受檔案管理部門(mén)的相關(guān)培訓(xùn)，以便更好地使用民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)來(lái)處理居民的不同業(yè)務(wù)需求。為提高工作效率，提升工作人員的積極性，檔案管理部門(mén)還可以根據(jù)業(yè)務(wù)受理量進(jìn)行績(jī)效考核，選出優(yōu)秀的社區(qū)服務(wù)中心及人員進(jìn)行表彰和經(jīng)驗(yàn)推廣，促進(jìn)彼此的交流與學(xué)習(xí)。

（三）明確民生檔案利用審批權(quán)的歸屬

在民生檔案的聯(lián)動(dòng)共享服務(wù)中，檔案利用的審批權(quán)歸屬問(wèn)題一定要明確。由于地域不同，民生檔案在一些地區(qū)是由政府的某個(gè)部門(mén)如民政部來(lái)管轄的。這類(lèi)地區(qū)的民政部門(mén)就具有民生檔案的審批權(quán)。一些地方的檔案審批權(quán)屬于保管檔案的部門(mén)，還有一些地方是其他部門(mén)或者政府直接管轄的。這樣，當(dāng)不同部門(mén)發(fā)生歸屬權(quán)爭(zhēng)議的時(shí)候，就容易產(chǎn)生責(zé)任不明的問(wèn)題。這需要在明確民生檔案利用審批權(quán)的基礎(chǔ)上，確立相關(guān)爭(zhēng)議的協(xié)調(diào)機(jī)制。

（四）市場(chǎng)化運(yùn)作，推行效益與服務(wù)并行機(jī)制

檔案資源的市場(chǎng)化是順應(yīng)新時(shí)期民生需求而衍生的一種新型檔案發(fā)展方向。它就是挖掘檔案資源的市場(chǎng)價(jià)值，并在市場(chǎng)化的運(yùn)作過(guò)程中尋找社會(huì)大眾的需求點(diǎn)。檔案管理部門(mén)也可以從中了解大眾的切實(shí)需求以促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的進(jìn)一步提升。我們可以在民生檔案服務(wù)平臺(tái)的創(chuàng)建和開(kāi)發(fā)過(guò)程中引入經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審查的市場(chǎng)機(jī)制，建立市場(chǎng)化運(yùn)作的服務(wù)平臺(tái)。民生檔案服務(wù)是國(guó)家的一項(xiàng)重要惠民工程，平臺(tái)本身的公益性質(zhì)決定了即使是在市場(chǎng)化的運(yùn)作下它也不能完全依托市場(chǎng)機(jī)制。因此，相關(guān)部門(mén)在將民生檔案資源引入市場(chǎng)的同時(shí)，必須以國(guó)家的檔案法規(guī)為準(zhǔn)繩，確保這種市場(chǎng)化行為在國(guó)家宏觀調(diào)控范圍內(nèi)運(yùn)作。

[1]張林華,潘玉琪.我國(guó)民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的實(shí)踐發(fā)展研究[J].檔案學(xué)通訊,2016(6).

[2]田凱,汪兵.關(guān)于民生檔案提供利用情況的探討[J].山西檔案,2016(2).

[3]宋懿,安小米.信息惠民視角下的民生檔案整合與服務(wù)研究[J].檔案學(xué)研究,2016(1).

[4]張連星.對(duì)民生檔案信息資源共享與遠(yuǎn)程利用工作的思考[J].北京檔案,2015(8).

[5]藍(lán)巧燕.基于幸福指數(shù)記錄的民生幸福檔案芻議[J].山西檔案,2015(1).

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1005-9652（2017）04-0081-03

（責(zé)任編輯：虞志堅(jiān)）

郭銀珠（1977-），女，河南新蔡人，駐馬店市中醫(yī)院館員，研究方向：人力資源管理。