文/許行珺

完全學分制下高校畢業(yè)生成績單組卷方法談

文/許行珺

高校實行完全學分制，同時入校的大學生可能不同期畢業(yè)。在彈性學制下，如何將畢業(yè)生成績單組卷引發(fā)了高校檔案工作者的思考。有檔案界同仁提出以學號為支點的組卷方法。根據(jù)成績單組卷實踐，作者給出了適合本校的解決方案

目前，我國大多數(shù)高校實行的是學年學分制。學年學分制（下文簡稱學年制）是以“年”為時間單位，統(tǒng)一規(guī)劃學生的修業(yè)年限和學習課程，賦予不同課程一定的學分，計算學業(yè)成績的一種教學管理制度。完全學分制（下文簡稱學分制）指的是一種把學生修得的總學分作為衡量是否達到畢業(yè)標準的教學管理制度。與學年制相比，學分制下學生自由度更大，可以自己選擇課程和任課老師、安排自己學業(yè)規(guī)劃、決定自己畢業(yè)時間。當然，學生選課也有一定的規(guī)定，必須根據(jù)本科培養(yǎng)方案的培養(yǎng)目標和畢業(yè)要求，完成規(guī)定的必修課和相應的選修課，修夠畢業(yè)要求學分總數(shù)，通過畢業(yè)答辯方可畢業(yè)。學分制給予學生規(guī)劃自己修業(yè)進程的權(quán)利，成為高校招生的一個亮點。

一 完全學分制的實行

我校的學分制改革始于2004年。當年，陜西省教育廳正式下發(fā)《關(guān)于同意西安理工大學參與完全學分制改革試點的函》和《關(guān)于同意在西安理工大學進行學分制收費改革試點的通知》。同年秋季我校正式實施學分制改革。學分制給我校帶來巨大的機遇和挑戰(zhàn)，學校的教學管理的迎來各種新的問題。在解決問題的過程中，學分制改革在我校順利完成。

二 畢業(yè)生成績單組卷探討

高校學生的成績檔案，是高校教學和教育效果的記錄。它記錄了學生在校學習期間各門功課的考試成績，反映了學生學習的真實狀況。在學生畢業(yè)后繼續(xù)深造、就業(yè)和申請移民等方面有重要作用。高校畢業(yè)生成績檔案數(shù)量多，利用效率高，是教學檔案管理重要的一部分。實行學分制，同年入學的學生可能因為各自學業(yè)規(guī)劃不同，畢業(yè)時間前后不同。鑒于此，學分制下高校畢業(yè)生成績組卷引發(fā)了高校檔案工作者的思考。其中，朱惠玨在《淺談高校學生成績檔案組卷方法》（《浙江檔案》2001年1期）提出按學號組卷一說，令人耳目一新。

學號組卷法的依據(jù)是：學號具有唯一性，學生姓名可能會重名，學校院系、專業(yè)可能會有變化，學號與學生個體的一一對應關(guān)系永遠不變。學號組卷法提出這種組卷的優(yōu)點：受教育改革影響少，有較強的獨立性和可操作性，能保證成績組卷工作的穩(wěn)定性和規(guī)范性；按入學年組卷，杜絕了名義上以入學年，實際上以畢業(yè)年組織檔案；保持了卷與卷之間的有機聯(lián)系，便于快速查檔。

根據(jù)我校畢業(yè)生的實際情況，我們覺得“學號組卷”說值得商榷。首先，學號組卷法在極端情況下成卷時間跨度大。從三年至六年跨四個年度每個畢業(yè)期都有可能有畢業(yè)生需要插卷，其中還可能出現(xiàn)學生退學、轉(zhuǎn)學甚至學生死亡的情況。有的學生先辦理休學，自己出國讀書，到休學最后期限再辦理退學手續(xù)。休學、退學生成績單教務處是單獨管理的，我們也是將退學生成績單獨組卷。他們的性質(zhì)和畢業(yè)生不同，按學號插到一處不合理。學號組卷法延長了組卷的成卷時間，這樣組卷的穩(wěn)定性打了折扣。成卷時間變長，負責成績檔案的工作崗位一旦出現(xiàn)人事變動，在工作交接上可能會產(chǎn)生疏漏，影響組卷質(zhì)量，影響組卷完整性。一卷檔案的成卷時間不宜過長，并且最好由一位檔案管理人員負責完成。第二，根據(jù)我校的學號編碼規(guī)則，包含了入學年度、入學專業(yè)、專業(yè)內(nèi)順序號等信息。在一個專業(yè)內(nèi)學號是連續(xù)的，不同專業(yè)之間學號是跳躍。學號組卷法所說的卷與卷之間的內(nèi)部聯(lián)系不存在。第三，根據(jù)我們提供查詢利用的實踐，相當多利用者無法提供學號信息，需要檔案管理人員再次查詢。

三 畢業(yè)生成績單組卷實踐

我校從學年制延續(xù)下來的畢業(yè)年度－班級組卷方法在學分制下仍舊可行。實行學分制后，我校一個年度畢業(yè)的學生分為兩期，分別為元月份和七月份。筆者對2010年至2016年期間畢業(yè)生的情況做過統(tǒng)計。元月份畢業(yè)的學生人數(shù)平均120人，其中是提前半年畢業(yè)的學生人數(shù)平均24人，滯后半年或一年半甚至兩年半的學生人數(shù)平均96人，提前一年畢業(yè)的學生人數(shù)平均1人。近年來，我校每年本科畢業(yè)生達4000多人，學分制后真正提前畢業(yè)的學生相對不多，原來的組卷方法可以延續(xù)。

元月份的這一期，在實踐中我們曾單獨組卷。但是，在查閱利用上發(fā)現(xiàn)有不便之處。畢業(yè)生利用成績主要有找工作、補充檔案和出國留學等方面的需求。有的畢業(yè)生身在外地，有的急用又分不開身，需要委托親友來館辦理。而受托人對委托人的具體信息不了解，畢業(yè)具體是元月份還是七月份不清楚?？紤]到同一年度元月份畢業(yè)學生人數(shù)相對較少，近兩年來就將元月份畢業(yè)生成績單插入七月份相應畢業(yè)班級組卷。雖然組卷成卷時間延長了半年多，但是這樣按年度-班級組卷較為整端，利用者只要報出畢業(yè)年度、畢業(yè)班級及姓名就可很快查出。

四 組卷的思考

實踐是檢驗真理的唯一標準，任何一種方法是否可行需要接受實踐的檢驗。我校學分制實行十多年來，已經(jīng)有9屆本科畢業(yè)生，畢業(yè)生成績單按照年度-班級組卷，組卷方法穩(wěn)定。檔案利用上，也方便可行。

學分制下應用學號組卷的最大弱點在于成卷時間的不確定性，這樣不但給組卷工作帶來不穩(wěn)定性，而且給后續(xù)的檔案數(shù)字化工作帶來不便。

高校畢業(yè)生成績單利用率較高，尤其是在畢業(yè)后的2～3年內(nèi)。畢業(yè)生成績單是數(shù)字化工作的首選檔案。成績單尚未成卷，數(shù)字化工作是否進行？不進行，無法享受到數(shù)字化檔案給利用帶來的便捷；進行，數(shù)字化工作也要隨著插卷不斷添加。所以組卷成卷時間的不確定，對數(shù)字化檔案工作是不利的。

另外，如果某種組卷方法不是利遠遠大于弊，保持組卷方法的穩(wěn)定性也是需要考慮的。

以上就是我在實踐中的一些思考，希望能夠拋磚引玉，與高校檔案同仁一起探討。

（作者單位：西安理工大學檔案館）