文/張喬蘭

照片檔案管理中存在的問題和對策建議

文/張喬蘭

在實際工作中，許多單位對照片檔案重視不夠，不同程度存在著不重視收集整理或不主動上交的情況，甚至有些單位沒有確定專門的照片檔案管理人員，遇到活動都是臨時指定人員拍攝，一旦崗位變動，照片就隨之流失。有的拍攝人員不精心保管照片，放任自流。還有的因電腦病毒等原因，導致照片檔案丟失，嚴重影響了照片檔案的長久保護和開發(fā)利用，給照片檔案工作造成很大損失，對于這些情況，檔案管理部門缺乏有效的制約和監(jiān)管措施

照片檔案作為一種特殊載體形式的檔案，它真實地記錄一個地區(qū)發(fā)展中的重要事件和歷史面貌，尤其在修史編志和出版畫冊、對外宣傳、提升單位和地區(qū)形象等方面有著獨特的作用和效果。隨著數(shù)碼相機的普及，照片檔案以其形象、生動、直觀的特點以及具有較高的使用價值和查考價值越來越受到人們的重視。特別是它一旦過去了，就無法補救和重來，使照片成為更加珍貴、不可替代的記錄歷史的載體。照片檔案如此重要，但在照片檔案管理中存在一些不容忽視的問題，亟待解決。

一、照片檔案管理中存在的問題

1、各承辦單位對照片檔案工作重視不夠，移交照片檔案的主動性不強，照片檔案收集制度缺乏必要的約束力。照片檔案管理制度規(guī)定，各承辦單位在完成拍攝后，應認真對照片資料進行規(guī)范整理，然后及時交給檔案部門集中統(tǒng)一管理，便于將來利用查閱。但在實際工作中，有許多單位對此重視不夠，不同程度存在著不重視收集整理或不主動上交的情況，甚至有些單位沒有確定專門的照片檔案管理人員，遇到活動都是臨時指定人員拍攝，一旦崗位變動，照片就隨之流失。有的拍攝人員不精心保管照片，放任自流。還有的因電腦病毒等原因，導致照片檔案丟失，嚴重影響了照片檔案的長久保護和開發(fā)利用，給照片檔案工作造成很大損失，對于這些，檔案管理部門缺乏有效的制約和監(jiān)管措施。

2、照片檔案整理不規(guī)范，有照片沒說明或拍攝質量不盡人意及圖文不符的現(xiàn)象依然存在。按照《照片檔案管理規(guī)范》，移交歸檔的照片應該保證照片的質量和構圖效果，照片必須有文字說明等要素，但在實際工作中，檔案部門收到的照片，相當一部分未按規(guī)定進行挑選、整理、編寫說明等相關工作，導致歸檔照片檔案僅有照片，沒有說明或說明不完整，張冠李戴或標注錯誤的問題見慣不怪，有的照片拍攝角度和構圖效果不能滿足照片使用的質量要求，破壞了照片檔案的完整性與準確性，也使照片檔案的利用價值大為降低。

3、照片檔案保管條件有待改善。按照《照片檔案管理辦法》規(guī)定，電子照片檔案應采取硬盤保存的方式存放，并作硬盤備份。在實際工作中，由于照片檔案從收集環(huán)節(jié)就存在問題，一些紙質照片檔案，隨著年代久遠，照片已經(jīng)發(fā)黃、褪色，失去保存價值；近年來流行的數(shù)碼照片，大都沒有沖印成紙質照片，也沒有人對拍攝的照片進行精心挑選整理，而是把整個照片文件夾直接存放在平時使用的電腦中，如電腦存放內容太多影響運行速度或者出現(xiàn)故障、遭病毒侵襲，辛苦保管的照片將存在數(shù)據(jù)丟失的風險。

4、版權保護和購買服務的意識不強。許多檔案管理部門經(jīng)費有限，或沒有安排購買照片檔案等方面開支的經(jīng)費，對有些民間攝影愛好者拍到的好照片特別是有歷史意義的老照片無法收集上來。檔案部門沒有付費意識或付費標準太低，拍攝者不愿主動或拒絕提供，隨著這些人的去世，一些好照片極容易消失，導致照片檔案不齊全不完整，嚴重影響照片檔案的長久保護和開發(fā)利用。加之，有些使用者不按規(guī)定給拍攝者署名，也引起了一些不必要的糾紛。

二、加強照片檔案管理工作的建議

1、要加強宣傳工作，提高檔案意識。加強對照片檔案工作重要性的宣傳，使相關人員真正懂得照片檔案的目的、要求和方法，不斷提高他們參與檔案管理工作的主動性、積極性和自覺性，把自己手中珍貴的照片資源提供給檔案館，永遠保存下來，傳承下去，實行集中統(tǒng)一管理，為日后積累史料。

2、舉辦業(yè)務培訓，提高人員素質。一是提高攝影人員素質。負責攝影的人員，不僅要具有較高的攝影技術，還要具有較強的責任心，在每次完成拍攝后，要嚴格按照照片檔案歸檔與管理的要求進行整理，及時辦理移交，可在很大程度上保證照片檔案的完整和齊全。二是要提高檔案管理人員的素質。檔案管理人員擔負著收集、整理、保管和為人們提供利用的使命，檔案工作要求檔案管理人員政治過硬、素質優(yōu)良，特別是責任心要強。只要這兩類人員盡心盡力的履行職責，并且相互配合，照片檔案管理就會步入正軌。三是舉辦攝影人員和檔案管理人員有關專業(yè)知識和技能培訓，從而實現(xiàn)照片檔案的科學管理。

3、強化工作考核，督促責任落實。對產(chǎn)生的照片材料從收集、整理到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴格的制度，防止流失，杜絕歸為己有，成為私人財產(chǎn)，對照片檔案的日常保管、借閱和利用做出明確規(guī)定，確保照片安全。要將照片檔案管理情況納入單位年度目標考核，各承辦單位要把照片檔案管理作為工作人員的崗位職責，并與當月業(yè)務量化考核及獎懲掛鉤，強化制度的執(zhí)行力，使之逐步變成自覺的行動，確保照片檔案完整歸檔、完好保存。

4、采取多種渠道，廣泛收集照片。一般來說，檔案管理部門不是政府序列中的強勢部門，僅靠歸檔部門人員自覺主動地上交照片檔案還有一定難度，檔案部門還應通過多種方式進行照片檔案的收集?？蔀g覽報紙、電視等新聞媒體，及時掌握相關重大活動信息，與有關部門人員聯(lián)系，及時落實照片檔案的收集歸檔。與民間攝影愛好者廣泛建立聯(lián)系，采取付費的方式收集攝影愛好者手中有存檔價值的好照片。與新聞媒體建立聯(lián)系，定期對新聞單位有關活動照片進行硬盤拷貝，以保證重要照片能夠完整地收集。與活動主辦單位建立聯(lián)系，等活動結束后，及時督促或親自上門將活動照片拷貝到檔案管理部門，以保證照片檔案的完整歸檔。

5、參與相關活動，主動采集照片。目前，一些檔案館都沒有專職的拍攝人員，即使有，其作用發(fā)揮也非常有限。等到用照片時，大都是向有關主辦單位或新聞媒體索要，比較被動。應該爭取領導對檔案工作的支持，遇有大型會議、重要活動及各種社會活動，在要求新聞記者參加的同時，也邀請檔案部門派人參加，一方面可得到第一手的照片檔案資料，另一方面也可提高檔案工作的社會知名度。

（作者單位：楊凌示范區(qū)檔案館）