林麗葉，陳秋男

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加強會計檔案管理的對策研究

林麗葉1，陳秋男2

（1.漳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院經(jīng)濟管理系，福建漳州 363000；2.興業(yè)銀行漳州分行, 福建漳州 363000）

隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，人們對會計檔案管理更加重視，它在工作中發(fā)揮的作用也越來越大，對于它的管理要求也隨之不斷地提高，在會計業(yè)務(wù)中，檔案的管理十分重要，是不可或缺的一部分。但如今它存在很多的問題，在完善加強檔案管理方面，還有很多難題需要解決。比如提高單位領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案管理的重視，進行信息化管理系統(tǒng)的改造，按期銷毀會計檔案，健全會計檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善會計檔案管理制度，改善專業(yè)人員素質(zhì)等，需要采取多種方法來加強它的管理。

會計檔案；檔案管理；問題；對策

《會計檔案管理辦法》已經(jīng)財政部部務(wù)會議、國家檔案局局務(wù)會議修訂通過，并予以公布，自2016年1月1日起施行。

一、會計檔案管理概述

（一）會計檔案與會計檔案管理概念

1.會計檔案概念

會計檔案是指單位在經(jīng)濟管理活動中產(chǎn)生的會計憑證、會計賬簿和財務(wù)會計報告等記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值并作為歷史記錄保存起來的會計核算材料。它包含文字、圖表等各種形式的會計資料，也包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

2.會計檔案管理概念

會計檔案管理屬于檔案管理的一個重要部分，涉及單位會計憑證、會計賬簿和財務(wù)會計報表等資料，反映單位財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的一個比較全面性的統(tǒng)計資料?？梢哉f會計檔案包含著單位管理的大部分內(nèi)容的記錄，也是進行有效管理的重要憑證。而對于會計檔案的管理，最初是進行收集，然后到分類和整理從而形成系統(tǒng)資料，再到保管和使用維護，可以說是一條比較明晰的線路。當然由于這些工作都是環(huán)環(huán)相扣的，因而一個方面的問題可能影響到其他方面，因此必須保證每個環(huán)節(jié)不出任何差錯。

（二）會計檔案的重要性與會計檔案管理的意義

1.會計檔案的重要性

健全完善的會計檔案，在實際工作中不僅是記錄了本單位的發(fā)展歷程，還具有一定的歷史價值，不僅能指導(dǎo)單位的發(fā)展方向，還能反映單位的所有經(jīng)濟活動現(xiàn)狀，為以后科學(xué)的決策提供有價值的信息以及后續(xù)的發(fā)展提供依據(jù)和參考。

眾所周知，會計檔案不僅是會計活動的產(chǎn)物，同時也是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料與證據(jù)。所以，保管好會計檔案可以方便在必要的時候進行查閱和審計。

近年來，國家檔案局對機關(guān)和企事業(yè)文件材料的定期保管期限進行了調(diào)整，將會計憑證、會計賬簿等主要會計檔案的最低保管期限從15年延長至30年，其他輔助會計資料的最低保管期限也由3年5年延長至10年。會計檔案的重要性由此也可見一斑。

2.會計檔案管理的意義

進行會計檔案管理最重要的意義就在于內(nèi)部管理正規(guī)化的需要，隨著單位本身的擴展，人員和機構(gòu)也隨著增加，必然要求管理方式的變更。因而建立有效的財務(wù)管理，并且依靠會計檔案的管理做出具體的規(guī)范，也成了必然的選擇。

同樣地，會計檔案管理本身對于財務(wù)管理工作也至關(guān)重要，畢竟進行會計編制不可能憑空而來，單純靠臨時的編制也不成系統(tǒng)，必然需要一定的參考資料。因而進行會計檔案的有效管理，也同樣有利于預(yù)算編制的科學(xué)性和系統(tǒng)性，進一步加強了財務(wù)管理的作用[1]。

二、會計檔案管理存在的問題

會計檔案管理存在的問題主要有：

（一）單位主要負責人對會計檔案管理重視不夠

有的單位主要負責人對會計檔案的管理不夠重視，沒有充分認識到會計檔案承上啟下的重要作用，人為不重視的觀念是導(dǎo)致會計檔案管理混亂的首要原因。領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案管理的忽視容易造成會計檔案管理人員在管理會計檔案時疏忽大意，沒有做好相應(yīng)的管理和保密工作，使會計檔案的管理雪上加霜。

（二）信息化管理程度較低

現(xiàn)階段會計檔案管理本身已經(jīng)有了很大的進步，相對而言完整性和系統(tǒng)性都有了一定的提高。但就技術(shù)水平來說，信息化程度還是并沒有明顯的跟上時代步伐。很多單位還是停留在過去的主要針對紙質(zhì)檔案的管理方式，而對于電子檔案重視程度不夠，也沒有投入過多的人力物力來進行管理模式的更新?lián)Q代，更缺少相關(guān)的信息化管理的方法。而在這樣的情況下，硬件條件的缺乏必然的導(dǎo)致會計檔案管理無法跟上時代，從而拖累到整個管理系統(tǒng)的進步。

（三）會計檔案的鑒定銷毀不及時

目前，各單位所存放的會計檔案大多數(shù)都已經(jīng)超過法律規(guī)定的存放年限，應(yīng)給予銷毀的會計檔案大量堆積，而沒有對會計檔案進行定期清理，這不僅造成了大量陳年會計檔案的累積，也不利于查閱，更占用了相當大的儲存空間。

（四）會計檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備薄弱

很多單位不具有防水、防火和防蟲等基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，且多數(shù)沒有按規(guī)定對會計檔案進行分門別類保管，隨意堆放。再加上會計檔案多且雜，會計檔案的存放地點大多沒有固定，可以隨意搬動。這就很容易造成會計檔案的缺失和遺漏，同時也不利于相關(guān)會計檔案的保密。

（五）檔案和會計部門對會計檔案的管理職權(quán)不清

當前，部分單位并沒有專門的檔案管理機構(gòu)，因而檔案由其編制部門直接管理；或者在有檔案部門的情況下會計部門在編制完檔案之后自行保存，而不是進行歸檔工作。在對于檔案進行操作的過程中，檔案管理人員往往參與程度也不夠，很多情況下都是會計部門自行決斷。這樣的情況也是必然的導(dǎo)致各個部門之間的權(quán)力劃分不明確，產(chǎn)生分工上的交叉和缺漏，甚至因缺乏相互牽制而導(dǎo)致舞弊發(fā)生。而類似的行為也是必然的會影響到進行會計檔案管理的效率與質(zhì)量，也會導(dǎo)致檔案管理的公正性受到損害。

（六）會計檔案管理人員素質(zhì)有待提高

執(zhí)行終歸是需要人來完成，而管理的落實也離不開人的執(zhí)行。因而對于會計檔案管理水平的提高而言，不僅需要有設(shè)備技術(shù)，要有管理制度，更需要有人的執(zhí)行。而這方面確實也并沒有做到最好的需要，會計檔案管理人員一般而言多數(shù)對于經(jīng)濟管理和檔案管理有所了解，然而思想革新跟不上，對于新技術(shù)新辦法缺少認識，對于會計檔案認識不全面、收集不全面、保護不全面的情況時有發(fā)生。因而實際上還是要加強對于人的管理，才能夠真正的把管理方法落實到位。

三、加強會計檔案管理的對策

針對會計檔案在管理中存在的主要問題，相應(yīng)地提出以下改善會計檔案管理工作的對策。

（一）提高單位主要負責人對會計檔案管理的重視

會計檔案的管理離不開單位主要負責人的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和加強管理，《會計檔案管理辦法》中也規(guī)定了單位領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，必須妥善保管會計檔案，要便于查閱、嚴防資料的泄露。因此，單位主要負責人必須認識依法管理會計檔案的重要性，依法加強會計檔案的管理工作，實現(xiàn)依法管理會計檔案的目標[2]。

（二）進行信息化管理系統(tǒng)的改造

硬件方面的改善相對而言要容易一些，主要是需要進行新設(shè)備的添加和信息管理模式的建立，進行資料收集和電子數(shù)據(jù)化管理，然后形成比較系統(tǒng)性的管理方式。當然由于信息技術(shù)的更新?lián)Q代非?？?，而其他部分實際上也是必然的在進行信息化的更新，因而盡可能的保證跟上時代也是信息化管理的必然要求。

而建立相關(guān)的信息化管理意識，加強人員的專業(yè)素質(zhì)也是必須跟上的工作，通過人和軟件方面的改善，才能夠真正的實現(xiàn)信息化管理的完整性。

（三）按期鑒定銷毀會計檔案

《會計檔案管理辦法》規(guī)定，單位應(yīng)當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。因此，各單位應(yīng)依法按期鑒定銷毀會計檔案，以便騰出儲存空間，節(jié)約檔案保管所需的人力和物力成本。

（四）健全會計檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備建設(shè)

會計檔案管理離不開健全的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備建設(shè)，會計檔案管理所需的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備主要有檔案室、檔案櫥或檔案柜、檔案裝訂機、消防設(shè)備、防盜門、報警器、攝像頭、光盤、U盤等，健全會計檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備建設(shè)，有利于會計檔案的保管、儲存、防火、防盜、防潮、防蟲，確保會計檔案管理質(zhì)量，提高會計檔案管理水平。

（五）明確部門職權(quán)，完善管理制度

對于部門權(quán)力的交叉和缺漏的部分，一定要進行明確的規(guī)范，從而避免出現(xiàn)爭搶或者不管的現(xiàn)象。而對于部門之間的配合協(xié)作狀況，也必然的需要進行更加細化的規(guī)定，從而保證能夠有效地執(zhí)行下去。對于會計檔案管理工作不可能完全由一個部門來完成，因而一定程度的合作是非常有必要的，這方面的規(guī)范，是必然需要做好的。

管理制度最重要的方面也是如此，在引進和發(fā)展新技術(shù)的同時，也必須及時的更新管理制度，做好會計檔案各項銜接的工作，正是檔案管理的重中之重。也只有比較妥善的處置好會計檔案管理合作的問題，才能夠更好地保證效率。

（六）加強內(nèi)部審計的監(jiān)督

對于會計檔案長期由編制部門保管的單位，應(yīng)加強內(nèi)部審計監(jiān)督，以防止會計人員在沒有其他部門或人員的相互牽制下進行舞弊的可能，定期或不定期地對會計檔案進行檢查、審閱，以起到震懾作用，杜絕舞弊發(fā)生，加強內(nèi)部審計在風險管理中的作用。

（七）注重專業(yè)培訓(xùn)，改善人員素質(zhì)

人力資源的改善始終是單位管理的重點。隨著新的檔案管理技術(shù)和方法的出現(xiàn)，必然的要求職工要進一步加強自身的專業(yè)素養(yǎng)，保證及時的適應(yīng)新的模式。因而需要加強培訓(xùn)工作來完善職工的專業(yè)水平，另一方面也要適當引進相關(guān)具有經(jīng)驗的專業(yè)人士，從而保證人力資源的作用能夠正常發(fā)揮[3]。

綜上所述，隨著社會的進步，信息化，現(xiàn)代化已完全融入了我們的生活，與時俱進跟上時代的腳步是每一個單位發(fā)展必須要做的，這一切需要多方面的改變和努力，強化會計檔案管理是其中必不可少的一部分，我們要從多方面去努力，不斷加強完善會計檔案管理工作，促進單位的發(fā)展，推動社會的進步。

[1] 張娜. 新時期事業(yè)單位會計檔案管理中存在的問題及對策[J]. 中國經(jīng)貿(mào),2015(12):264-264.

[2] 劉云峰. 淺析會計檔案管理中存在的問題及對策[J]. 辦公室業(yè)務(wù),2015(07):71.

[3] 王偉娜. 會計檔案管理的強化路徑及現(xiàn)實意義闡述[J]. 辦公室業(yè)務(wù),2016(08):124-124.

（責任編輯：黃文麗）

Countermeasures to Strengthen the Management of Accounting Files

LIN Li-ye1, CHEN Qiu-nan2

（1.Zhangzhou Institute of Technology, Zhangzhou, Fujian, 363000, China；2.Industrial Bank Co., LTD, Zhangzhou Branch, Zhangzhou, Fujian 363000, China）

With the development of economy and the progress of the society, people pay more attention to the management of accounting files. As it becomes more and more important in work, the requirements of accounting files management are constantly promoting. Management of accounting files plays an integral role in accountancy service, but there still exists many problems. In terms of strengthening file managements, a lot of difficulties need to be solved. Nevertheless, there are several countermeasures to strengthen its management. For example, unit leaders must attach more importance to the management of accounting files; transform the accounting records information management system; complete destruction of accounting files on schedule; construct infrastructure of accounting files management; introduce institutional improvements in accounting file managements; improve professional quality of employees, etc.

accounting files; management of files; problems; countermeasures

1673-1417（2017）03-0022-04

10.13908/j.cnki.issn1673-1417.2017.03.0004

G275.9

A

2017－06－14

林麗葉（1965—），女，福建龍海人，本科，副教授，研究方向：會計。

陳秋男（1992—），女，福建龍海人，本科，助理會計師，研究方向：會計。