李小芳
摘 要:近些年來,我國高校陸續(xù)開展了關(guān)于檔案信息化管理的改革,并取得了一定的成效。但由于改革時間較短,在實際的信息化建設(shè)中任然存在很多問題。本文首先分析了當前時期下高校檔案信息化管理存在問題,其次針對這些問題進行了深入思考,提出了幾點改善對策以供他人參考。
關(guān)鍵詞:高校;檔案;信息化;管理
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,各行各業(yè)已經(jīng)開展了關(guān)于信息化管理模式的改革。在檔案管理中,運用信息技術(shù)可有效提高單干管理效率及質(zhì)量,而進行檔案管理信息化建設(shè)又是國家信息化戰(zhàn)略提出的要求。面對這樣的趨勢,高校檔案管理進行信息化建設(shè)已成必然趨勢。
1 當前時期下高校檔案信息化管理存在的問題
1.1 檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施較為落后
檔案信息化管理需要一些基礎(chǔ)設(shè)施的支持,如計算機等,而現(xiàn)階段,很多高校并沒有加大檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度,使基礎(chǔ)設(shè)施較為落后,滿足不了現(xiàn)代檔案信息化管理的需要,具體體現(xiàn)在以下幾點:(1)很多信息化基礎(chǔ)設(shè)施并沒有配置,如用于進行檔案信息化管理的服務(wù)器等。同時,很多基礎(chǔ)設(shè)施都已經(jīng)使用了很多年,如計算機還是“大頭機”,打印機、復印機也相對落后。(2)很多高校并沒有實行網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理模式,如檔案管理用的計算機并沒有連入網(wǎng)絡(luò),很多辦公軟件還是單機版本。(3)有些高校檔案管理雖然在原先的基礎(chǔ)上連入了局域網(wǎng)絡(luò)或互聯(lián)網(wǎng),但各方面設(shè)置并沒有進行系統(tǒng)的完善,使其存在很多缺陷,無法用于現(xiàn)代化的檔案信息化管理中[1]。
1.2 高校檔案信息化管理缺乏規(guī)范性
高校檔案信息化管理缺乏規(guī)范性具體體現(xiàn)在以下幾個方面:(1)檔案信息化管理的規(guī)范并沒有進行統(tǒng)一,這就導致在實際工作過程中,工作人員沒有一個完整的標準作為行為的依據(jù)。同時,存在多檔案管理系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)無法兼容的現(xiàn)象,這就導致在數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換時,可能出現(xiàn)信息失真問題[2]。(2)在實際操作中,檔案信息化管理系統(tǒng)還應(yīng)該和高校其他類型的管理系統(tǒng)存在聯(lián)系,如教學管理系統(tǒng)、學生管理系統(tǒng)等,這些管理系統(tǒng)生成出來的數(shù)據(jù)最終會流入到檔案管理系統(tǒng)中。但由于這些管理系統(tǒng)又相對獨立,所生成出來的數(shù)據(jù)標準不一,無法有效的完成與檔案管理系統(tǒng)的對接。
1.3 檔案信息資源質(zhì)量不高
大多數(shù)高校檔案信息資源存在以下幾點現(xiàn)狀:(1)很多高校的檔案信息資源只是記錄了各類檔案的目錄,而并沒有檔案全文數(shù)據(jù)。(2)在高校進行檔案資源整理時,只考慮檔案的數(shù)量,沒有對檔案資源的有用性進行合理分析,這就導致高校檔案信息庫存在大量毫無作用的檔案,不僅占用了檔案數(shù)據(jù)庫的庫存,同時還增加了管理成本[3]。
1.4 信息化管理人才專業(yè)素質(zhì)不高
高校檔案信息化管理最終還是需要人來進行基礎(chǔ)操作,而在這一過程中,工作人員的素質(zhì)直接決定檔案管理的質(zhì)量及效率,很多高校沒有認識到這一點問題,沒有加大這方面的資源及精力投入力度,這就導致檔案信息化管理工作人員的素質(zhì)普遍不是很高。具體體現(xiàn)在以下幾點:(1)很多檔案管理人員還沒有掌握現(xiàn)代信息化檔案管理的相關(guān)技能,不能順利使用計算機進行各類檔案管理操作。(2)信息技術(shù)人員對檔案管理相關(guān)知識了解較少,不能有效的把信息技術(shù)運用到實際的檔案管理工作中[4]。
1.5 缺乏有效的安全保障措施
在檔案信息化管理系統(tǒng)下,存在很多安全風險。如因工作人員不正當?shù)牟僮鲗е碌臄?shù)據(jù)信息遺失、損壞等問題,如因黑客及不法分子攻擊導致的系統(tǒng)癱瘓或數(shù)據(jù)信息失竊等問題。而高校缺乏有效的安全保障措施取決于高校領(lǐng)導這方面意識的匱乏,認為檔案不具備直接經(jīng)濟效益,所以不會發(fā)生安全風險。很多高校檔案管理系統(tǒng)都沒有配置相應(yīng)的殺毒軟件等安全防范措施,甚至沒有對工作人員進行安全教育,從而使工作人員樣成了很多不良習慣,加大了安全風險發(fā)生的幾率[5]。
1.6 館藏檔案信息數(shù)字化發(fā)展步伐十分緩慢
目前,我國大多數(shù)高校開始了一項這樣的工作,即:將原本紙質(zhì)版的檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化的版本進行保存、館藏,這也是高校檔案信息化的一項基礎(chǔ)性工作。眾所周知,對日常科研以及教學、行政管理等文件直接生成電子版過程比較容易,然而若將高校數(shù)十年甚至是百余年的所有紙質(zhì)版的檔案資料轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化版本,并將其存于光盤或者硬盤之中,構(gòu)建全套的檔案全文數(shù)據(jù)庫,那么這就需要花費大量的時間與代價,這就相當于一個非常大的宏偉工程,需要大量的人、財、物等的支撐。當前時期下,各個高校在該方面的工作進展十分緩慢,且投入不足。
2 改善高校檔案信息化管理問題的對策
2.1 加強檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
高校想要做好檔案信息化管理,首先需要加強檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),具體可從以下幾點出發(fā):(1)加大資金投入力度,高校應(yīng)該在力所能及的范圍之內(nèi),不斷擴大基礎(chǔ)設(shè)施購買的經(jīng)費,并合理利用資金,不斷提高資金的利用效率,把每一筆資金都花在“刀尖”上[6]。(2)加強高校檔案信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)力度。可聘請外界專業(yè)的制作團隊,結(jié)合高校實際檔案管理需求,設(shè)計出功能齊全、操作簡便、安全性能高的信息花冠里系統(tǒng)。(3)在建設(shè)好硬件和軟件之后,高校還需要建立檔案信息化管理專用網(wǎng)站,通過網(wǎng)站來收集、整合各類數(shù)據(jù)。同時,還應(yīng)該加入檢索和咨詢功能,檔案使用人員只需要通過該網(wǎng)站就可以獲取所需要的檔案數(shù)據(jù),從而提高檔案利用效率。
2.2 建立統(tǒng)一的檔案信息化管理標準
建立統(tǒng)一的檔案信息化管理標準,可有效規(guī)范各項管理操作,提高管理效率和質(zhì)量。具體如下:(1)制定一套完善的電子檔案、文件、數(shù)據(jù)信息的生成標準,如數(shù)據(jù)編碼、信息轉(zhuǎn)換等。這樣就可以解決過去階段中,各類數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換無法兼容的現(xiàn)象。同時,格式統(tǒng)一的各類數(shù)據(jù)信息,可提高轉(zhuǎn)換效率,便于檔案信息化管理工作的開展。(2)做好檔案信息化管理系統(tǒng)和校園其他管理系統(tǒng)的對接工作。一方面,加強各管理系統(tǒng)之間的協(xié)調(diào),尤其是員工工作上的配合。另一方面,數(shù)據(jù)信息標準要進行同意,從而使各類數(shù)據(jù)信息在不同系統(tǒng)間有效傳遞[7]。
2.3 優(yōu)化檔案資源管理,提高檔案資源質(zhì)量
目前,我國很多高校檔案資源數(shù)據(jù)庫只是單單的目錄庫,針對這一現(xiàn)象,高??稍谀夸泿斓幕A(chǔ)上增加檔案資源全文數(shù)據(jù)庫。而優(yōu)化檔案資源管理的對策如下:(1)做好電子文件的收集工作。一方面,高校其他各類管理系統(tǒng)中生成出來的數(shù)據(jù)及時進行整合,使其規(guī)范化后再納入檔案數(shù)據(jù)庫中。另一方面,非管理系統(tǒng)文件的收集可在紙質(zhì)文件的基礎(chǔ)上,提出收集電子文件的需求,即各管理部門在上交紙質(zhì)文件的同時,還需要上傳電子稿。這種機制下,可有效減輕檔案資源整合的負擔。最后,還需要重視對非文字資料的收集,如圖片、聲音等,這類非文字文件可單獨建立一個特殊數(shù)據(jù)庫進行歸檔,以便今后需要時快速取出。(2)對檔案數(shù)據(jù)進行數(shù)字化加工,如一些社會價值高的檔案。同時,還需要對高校檔案數(shù)據(jù)庫進行清理工作,一些沒有實質(zhì)用處的可及時清理,避免這類文件占用數(shù)據(jù)庫庫存,同時也減少管理成本。數(shù)字化加工工作可以打包給外界先進的數(shù)字化制作團隊,這一做法可緩解高校檔案信息化管理工作人員的工作負擔,同時也提高數(shù)字化加工的質(zhì)量[8]。(3)高校還可以把一些尚未被納入到檔案信息庫且對高校管理有用的數(shù)據(jù)進行規(guī)整,并納入到數(shù)據(jù)庫中,以備將來的不時之需。如教師方面的業(yè)績數(shù)據(jù),高??蒲谐晒麛?shù)據(jù),學生考試成績數(shù)據(jù)等。
2.4 加強人才隊伍建設(shè)
加強人才隊伍建設(shè)也是高校做好檔案信息化管理的關(guān)鍵所在,只有一直專業(yè)素質(zhì)過硬、作風優(yōu)良的管理團隊,才能促進高校檔案管理水平的提高。高校領(lǐng)導應(yīng)該改善傳統(tǒng)觀念,不斷提高對高素質(zhì)人才的重要性認識,并不斷加大人才隊伍培養(yǎng)的精力、資源投入力度。首先,建立崗位責任制度,明確在檔案信息化管理中各工作人員的職責,并以職責來約束工作人員的行為。改善用人機制,實行“能者上、庸者下”的崗位任免機制,摒棄過去“講資歷、論輩分”的思想。其次,建立長期的、系統(tǒng)的培訓機制,定期開展信息化知識、技能的培訓工作,培訓內(nèi)容要從現(xiàn)代先進的檔案信息化理論、技能中篩選。同時,還需要幫助管理人員樹立終身學習思想,倡導員工加入到繼續(xù)教育,通過不斷的學習來提高自身專業(yè)素質(zhì)。再次,建立激勵制度和獎懲機制,每月對員工績效進行考核,并科學評價考核結(jié)果,分析出員工上一階段的工作情況,并以此作為依據(jù)實施獎懲措施,從而提高員工工作的積極性,最后,加大對外界先進人才的引入,尤其是現(xiàn)代檔案信息化管理需要的復合型人才。提高高校檔案管理崗位的薪資待遇,優(yōu)化工作環(huán)境,從而吸引人才并留住人才[9]。
2.5 做好安全風險防范工作
做好安全風險防范工作可從以下幾點出發(fā):(1)建立保密制度,即檔案管理人員不得在任何時間以任何形勢來泄露高校檔案信息,從而避免一些管理人員為了利益而泄露高校機密的行為發(fā)生。(2)健全檔案管理人員行為規(guī)范,并樹立安全意識,改正工作人員不良的操作習慣。(3)做好高校檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護措施,引入先進的系統(tǒng)安全保護軟件,定期開展殺毒工作,避免病毒潛伏在管理系統(tǒng)中。(4)對檔案數(shù)據(jù)庫進行定期備份,從而避免數(shù)據(jù)丟失無法找回。(5)信息系統(tǒng)管理人員要結(jié)合實際工作需要,來設(shè)定各崗位和檔案使用人員的訪問權(quán)限,對于系統(tǒng)核心及最重要的文件,應(yīng)該是除管理員以外不允許任何人訪問的。(6)對檔案管理過程進行實時監(jiān)控,建立風險預(yù)警系統(tǒng),在發(fā)生危險操作時,及時提醒員工或管理人員,使其在第一時間制止風險,防止風險擴散[10]。
2.6 加強硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)
檔案信息化首先要從相關(guān)硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)做起。物質(zhì)條件是高校檔案信息化的基礎(chǔ)和前提。高校檔案館為了早日實現(xiàn)管理信息化,首先要加強相關(guān)硬件建設(shè),從實際出發(fā),在充分利用現(xiàn)有設(shè)備的基礎(chǔ)上,適當購置適合的先進設(shè)備。購置時要充分發(fā)揮專家的作用,聽取專家的意見。既保證設(shè)備的先進性,又避免不必要的浪費[11-12]。
3 總結(jié)
當前形勢下,我國高校檔案信息化建設(shè)中任然存在很多問題,這些問題不僅影響了檔案管理的效率及質(zhì)量,還降低了各類數(shù)據(jù)資源的利用效率。只有不斷加強檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),建立統(tǒng)一的檔案管理各類標準,并優(yōu)化檔案資源管理提高檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量,同時還要加強人才隊伍建設(shè),做好安全風險防范工作,才能有效解決現(xiàn)階段高校檔案信息化管理存在的問題,并提高高校檔案管理水平。
參考文獻
[1]劉燕.高校檔案信息化管理探討[J].現(xiàn)代情報,2012,32(6):162-164.
[2]李衛(wèi)忠.高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對策研究[J].內(nèi)蒙古財經(jīng)學院學報(綜合版),2012,10(1):112-115.
[3]姜鯤.創(chuàng)新與優(yōu)化高校檔案信息化管理的價值分析與路徑探究[J].考試周刊,2012,(38):161-162.
[4]王曉琴.論高校檔案信息化管理[J].山西煤炭管理干部學院學報,2012,25(2):209-210.
[5]解詠晉.教育信息化時代下高校檔案信息化管理建設(shè)研究[J].知識經(jīng)濟,2016,(4):154-155.
[6]王莉娜,蘇穎超,張海峰等.高校檔案信息化管理的探索[J].榆林學院學報,2016,26(4):115-117.
[7]楊麗.高校檔案信息化管理有效策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2016,(3):54-54.
[8]趙思.試論網(wǎng)絡(luò)時代的高校檔案信息化管理[J].黑龍江史志,2015,(5):134.
[9]昌晶,何鄭濤,鄧繼均等.關(guān)于高校檔案信息化管理的探討[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟,2011,21(14):117-118.
[10]黃凱.高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對策分析[J].中國管理信息化,2014,(12):43-44.
[11] 蔡躍江.楊丹高校人力資源檔案管理的作用績效、動力來源與建設(shè)策略[J].檔案學研究,2012,(2).
[12] 高譚.關(guān)于高校人事檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].中國教育信息化,2007,(7).