趙洪偉

鑒于檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用面臨的種種困難，我們不能怨天尤人，更不能坐以待斃，而要正視現(xiàn)實(shí)，積極進(jìn)取，采取有力措施，徹底加以解決。

（一）更新思想觀念，確立檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的地位。檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用是檔案工作的最終目的，是檔案工作其它環(huán)節(jié)的落腳點(diǎn)。首先，從事檔案工作的干部職工，要解放思想，更新觀念，勇于改革，善于創(chuàng)新，明確檔案信息開(kāi)發(fā)利用的好壞是衡量檔案工作優(yōu)劣的尺度和標(biāo)志。要破除“重管輕用”的觀點(diǎn)，每位檔案工作者都必須熱愛(ài)自己的工作，克服“無(wú)所作為”、“不求進(jìn)取”等消極落后的思想認(rèn)識(shí)，愛(ài)崗敬業(yè)，銳意進(jìn)取，這是做好檔案信息開(kāi)發(fā)利用的前提和條件。其次，各級(jí)黨委和政府分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要重視對(duì)檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作的領(lǐng)導(dǎo)，在人、財(cái)、物等方面向檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作傾斜，使檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作能在高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上開(kāi)展，真正在當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)事業(yè)發(fā)展中起到引導(dǎo)和服務(wù)作用。同時(shí)，檔案部門(mén)也應(yīng)樹(shù)立超前意識(shí)，立足于出成果，出精品。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，努力提高檔案管理水平。一要抓館庫(kù)建設(shè)。檔案館基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和配置，是檔案安全保管和有效利用的物質(zhì)基礎(chǔ)。因此，檔案部門(mén)要積極主動(dòng)地向當(dāng)?shù)攸h委、政府匯報(bào)，爭(zhēng)取得到相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)的支持，加大對(duì)檔案館相關(guān)設(shè)施設(shè)備建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，努力把檔案館建成保管黨和國(guó)家重要檔案的基地、愛(ài)國(guó)主義教育基地、已公開(kāi)現(xiàn)行文件集中向社會(huì)提供利用中心、檔案信息服務(wù)中心和設(shè)計(jì)科學(xué)、功能齊全、具有先進(jìn)文化標(biāo)志性特征的現(xiàn)代化檔案館，以及具有文化品位、民族特色、現(xiàn)代氣息，能夠充分發(fā)揮檔案館各項(xiàng)功能的標(biāo)志性建筑。二要抓業(yè)務(wù)建設(shè)。各級(jí)檔案部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌規(guī)劃和監(jiān)督管理，制訂檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的計(jì)劃，爭(zhēng)取將其納入各級(jí)地方政府信息化規(guī)劃之中。重視對(duì)重大問(wèn)題的科學(xué)研究，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)章和技術(shù)規(guī)范，按照國(guó)家檔案局制定的各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展檔案數(shù)字化、電子文件歸檔、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和檔案網(wǎng)站管理等工作，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長(zhǎng)期可讀、便于共享，把檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作納入科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展軌道。正確處理新形勢(shì)下檔案公開(kāi)與保密的關(guān)系，建立檔案信息安全的規(guī)章制度，采取有效措施和技術(shù)手段，保證數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行安全、可靠。健全檔案數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，注意保護(hù)檔案信息和信息產(chǎn)品的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，保護(hù)國(guó)家利益，保護(hù)個(gè)人隱私。進(jìn)一步推進(jìn)檔案資源建設(shè)，提高對(duì)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)重要性和緊迫性的認(rèn)識(shí)，不斷豐富館藏，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，更好地為黨和政府的中心工作服務(wù)，為人民群眾服務(wù)。

（三）建立檔案信息資源利用制度，健全檔案信息資源服務(wù)體系。為提高檔案信息資源利用率，應(yīng)適時(shí)建立檔案信息利用制度。首先，必須突破“自我服務(wù)”的傳統(tǒng)編研方式。根據(jù)本地經(jīng)濟(jì)建設(shè)、技術(shù)進(jìn)步、科研生產(chǎn)以及各項(xiàng)社會(huì)事業(yè)的需要，開(kāi)展檔案編研工作，有計(jì)劃的編研一些適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的信息資料，不能只顧資料積累、文化財(cái)富堆積，要把編研工作重點(diǎn)放在“精、管、用”的基礎(chǔ)之上。其次，必須建立檔案信息利用預(yù)測(cè)制度。通過(guò)對(duì)檔案信息利用可行性的分析預(yù)測(cè)，了解社會(huì)各行業(yè)對(duì)檔案信息的需求動(dòng)向和發(fā)展趨勢(shì)，掌握他們需求的重點(diǎn)，建立需求信息預(yù)測(cè)點(diǎn)和預(yù)測(cè)網(wǎng)絡(luò)，有針對(duì)性地進(jìn)行收集、匯總、分析和信息輸出。同時(shí)，也應(yīng)經(jīng)常對(duì)檔案信息利用率進(jìn)行分析，通過(guò)信息反饋，明確每個(gè)階段的利用重點(diǎn)。再次，必須建立信息銷售制度。要主動(dòng)出擊、服務(wù)上門(mén)，推銷檔案信息，推廣編研成果，與廣大利用者加強(qiáng)聯(lián)系。在推銷信息方面，可以采取“拉、推、溝通”等方法，使檔案信息利用工作既有成效，又規(guī)范科學(xué)。

檔案部門(mén)要加強(qiáng)檔案接收和征集工作，擴(kuò)大檔案的接收范圍和征集門(mén)類，力爭(zhēng)建成檔案數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量?jī)?yōu)化并富有特色的檔案信息資源服務(wù)體系。從檔案室來(lái)說(shuō)，要改變單位檔案信息資源的分散管理體制，設(shè)立綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理本單位的全部檔案。從檔案館來(lái)看，要堅(jiān)持館藏檔案數(shù)量與質(zhì)量并重的原則，一方面要合理擴(kuò)大接收范圍，另一方面要對(duì)接收檔案的質(zhì)量進(jìn)行控制。要完善檔案補(bǔ)充機(jī)制，廣泛開(kāi)展檔案資源征集工作，想方設(shè)法收集散存在社會(huì)和個(gè)人手中的歷史檔案資料。努力改變館藏結(jié)構(gòu)中文書(shū)檔案占主體的單一局面，加大對(duì)保存在各單位的專門(mén)檔案的接收力度。注意加強(qiáng)與專業(yè)檔案館、圖書(shū)館、博物館的聯(lián)系，掌握館藏情況，協(xié)商征集接收其案卷目錄、檔案縮微品等，實(shí)現(xiàn)館際交流，資源共享。

（四）完善服務(wù)機(jī)制，多層次多渠道開(kāi)發(fā)檔案信息資源。首先，各級(jí)檔案館要根據(jù)“檔案信息開(kāi)發(fā)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益”的主題大力開(kāi)展宣傳活動(dòng)，特別要根據(jù)當(dāng)?shù)氐闹行墓ぷ?，采取編印館藏、文件目錄、專題、實(shí)例、舉辦展覽等多種形式，公布檔案內(nèi)容，多渠道宣傳檔案在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的作用。同時(shí)，注重宣傳利用檔案信息取得效益的實(shí)例，為檔案信息的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。其次，在堅(jiān)持傳統(tǒng)服務(wù)的基礎(chǔ)上，大膽改革提供利用方式。在日常工作中，繼續(xù)做好接待查檔工作，但要打破常規(guī)接待查檔的方法，設(shè)立環(huán)境較好的閱檔室，配備復(fù)印機(jī)、閱讀器，熱情接待查檔人員，提高查全率和查準(zhǔn)率，更重要的還要根據(jù)現(xiàn)代化建設(shè)的需要，調(diào)整服務(wù)重點(diǎn)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，采取主動(dòng)服務(wù)、超前服務(wù)、上門(mén)服務(wù)、定點(diǎn)服務(wù)等形式，及時(shí)向利用者提供檔案信息，實(shí)行全方位社會(huì)服務(wù)。第三，加快經(jīng)濟(jì)、科技、文化以及歷史檔案的開(kāi)放進(jìn)程，便于社會(huì)、團(tuán)體及時(shí)利用。各級(jí)檔案館應(yīng)加快推進(jìn)檔案開(kāi)放進(jìn)程，對(duì)到期的檔案資料提高鑒定速度，對(duì)經(jīng)濟(jì)、科技、文化檔案可根據(jù)《檔案法》及有關(guān)條例的規(guī)定隨時(shí)向社會(huì)開(kāi)放，這是開(kāi)發(fā)利用檔案信息的重要渠道。第四，加快檔案資料編研工作步伐。要改變傳統(tǒng)的以文件匯編為重點(diǎn)的編研方式，圍繞當(dāng)?shù)毓ぷ髦行模?注重經(jīng)濟(jì)、科技、文化等專題資料的編研，使其成為檔案信息開(kāi)發(fā)的主要方面。通過(guò)編研工作，把館藏檔案中具有地方特色、并且富于利用價(jià)值的檔案資料按專題集中編排起來(lái)，裝訂成冊(cè)，供領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)參考利用。

（五）加強(qiáng)高新信息技術(shù)研究，努力造就新型檔案專業(yè)人才。這里，應(yīng)著重做好以下工作：（1）重視現(xiàn)代信息技術(shù)的規(guī)范化，大力扶植相關(guān)理論的研究，如檔案信息開(kāi)發(fā)、檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等。（2）積極推進(jìn)檔案部門(mén)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的建設(shè)。目前，檔案部門(mén)人員少而館藏量大，使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索、編目、統(tǒng)計(jì)，可以大大提高工作效率和檔案信息開(kāi)發(fā)效益。計(jì)算機(jī)的使用，也為檔案信息資源聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)資源共享創(chuàng)造了條件。（3）努力提高檔案信息開(kāi)發(fā)人員的素質(zhì)。當(dāng)前社會(huì)上迫切需要一批既懂得技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的高層次信息人員，加強(qiáng)對(duì)在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，使其更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬知識(shí)層面，提高業(yè)務(wù)技能，盡快掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、微縮技術(shù)等新知識(shí)、新方法。還要大力引進(jìn)或選調(diào)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，對(duì)他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。

（六）搞好檔案宣傳工作，為檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造良好的社會(huì)環(huán)境。檔案部門(mén)在宣傳《檔案法》等法律、法規(guī)的同時(shí)，還應(yīng)采取靈活多樣的形式，廣泛開(kāi)展檔案信息系列宣傳活動(dòng)。首先，要開(kāi)展有關(guān)檔案價(jià)值、作用及利用效果的宣傳，使人們知道什么是檔案，檔案有何用處，從而激發(fā)人們利用檔案的熱情，引導(dǎo)更多的人利用檔案。其次，要開(kāi)展有關(guān)檔案利用程序的宣傳，讓社會(huì)知道如何利用檔案，利用檔案的益處，從而引導(dǎo)人們用好、用活檔案。再次，要開(kāi)展檔案開(kāi)放目錄的宣傳，使人們了解館藏檔案信息的具體內(nèi)容，從而引導(dǎo)人們有針對(duì)性的利用檔案。