文/臺(tái)州科技職業(yè)學(xué)院 戴奕

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“互聯(lián)網(wǎng)+”下高校行政秘書(shū)信息工作的“三快”要求

文/臺(tái)州科技職業(yè)學(xué)院 戴奕

【摘要】“互聯(lián)網(wǎng) + ”的時(shí)代特征對(duì)高校行政秘書(shū)工作產(chǎn)生了深刻影響。本文以“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校信息工作量劇增為切入點(diǎn)，提出并闡述了快速反應(yīng)、快速應(yīng)對(duì)、快速求變這三個(gè)高校行政秘書(shū)信息工作的全新要求。

【關(guān)鍵詞】】互聯(lián)網(wǎng)+；信息；高校行政秘書(shū)

“互聯(lián)網(wǎng)+”是互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)融合發(fā)展的新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，最早是由于揚(yáng)在2012年11月的易觀第五屆移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)博覽會(huì)的發(fā)言中提出，隨后國(guó)務(wù)院總理李克強(qiáng)在2015年政府工作報(bào)告中提出了制定“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃，推動(dòng)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等與現(xiàn)代制造業(yè)結(jié)合，促進(jìn)電子商務(wù)、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)金融（ITFIN）健康發(fā)展，引導(dǎo)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)拓展國(guó)際市場(chǎng)。不可否認(rèn)的，“互聯(lián)網(wǎng)+”是當(dāng)前信息化發(fā)展的核心特征之一，當(dāng)其與高等教育產(chǎn)生聯(lián)系時(shí)，深刻地影響了當(dāng)前高校行政工作，具體到高校行政秘書(shū)的信息工作當(dāng)中，則要求行政秘書(shū)能主動(dòng)接受，主動(dòng)改變，筆者認(rèn)為具體可用“三快”來(lái)予以概括，即快速反應(yīng)、快速應(yīng)對(duì)、快速求變。

一、快速反應(yīng)

傳統(tǒng)的高校行政秘書(shū)工作基本圍繞著講話稿、文件、記錄等書(shū)面信息工作展開(kāi)，但“當(dāng)網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)使得信息源由傳統(tǒng)的印刷型向網(wǎng)絡(luò)型過(guò)渡”，網(wǎng)絡(luò)報(bào)紙期刊、電子圖書(shū)等逐漸成為行政秘書(shū)接受外界信息的途徑之一。而在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)+這一空前開(kāi)放的信息社會(huì)中，其內(nèi)容不再是簡(jiǎn)單的辦公自動(dòng)化或網(wǎng)絡(luò)管理所能涵蓋的。信息噴井式的爆炸增長(zhǎng)，首先決定了高校行政秘書(shū)活動(dòng)的視野和范圍已經(jīng)不再也無(wú)法局限在領(lǐng)導(dǎo)和組織內(nèi)部了，大量信息在校辦公室中匯集轉(zhuǎn)移決定了高校行政秘書(shū)不僅要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，更多的要服務(wù)于全校師生；不僅要為行政工作服務(wù)，更多的要服務(wù)于全校教學(xué)工作，甚至是區(qū)域發(fā)展；不僅要為校內(nèi)職能部門(mén)、二級(jí)學(xué)院服務(wù)、也要為一切校外與高校發(fā)生聯(lián)系的單位或個(gè)人服務(wù)，這些屬于信息接受范圍的擴(kuò)大。其次，傳遞媒介也在不斷擴(kuò)大。紙質(zhì)紅頭文件傳遞已經(jīng)是少數(shù)，大多數(shù)情況下，信息的上傳下達(dá)已由之前的通過(guò)電話、傳真等形式擴(kuò)大到通過(guò)QQ、電子郵件、短信，而隨著手機(jī)微信、在線視頻的崛起，傳遞媒介進(jìn)一步擴(kuò)大，高校行政秘書(shū)所需要掌握的信息工具更多，這屬于信息傳遞途徑的多樣化。

繁蕪多變、來(lái)源復(fù)雜的互聯(lián)網(wǎng)信息決定了高校行政秘書(shū)的工作必須及時(shí)更新對(duì)自身的角色要求認(rèn)識(shí)，積極提升對(duì)信息的認(rèn)知水平，對(duì)每一條從任一途徑收集接受到信息，作為高校的行政秘書(shū)都要有著積極敏銳的感受和洞察，以便進(jìn)一步做出快速妥善安排和處理。高校行政秘書(shū)要從過(guò)去傳統(tǒng)被動(dòng)的信息接受或傳遞者轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)的信息快速接受和反饋者，甚至成為信息的提供者，加強(qiáng)同時(shí)處理多條信息的能力，從而在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景中有條不紊地做好各項(xiàng)學(xué)校服務(wù)。

二、快速應(yīng)對(duì)

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校發(fā)展的區(qū)域環(huán)境瞬息變化，新的上級(jí)文件要求，政策意見(jiàn)層出不窮。對(duì)有效信息快速地做出應(yīng)對(duì)，已經(jīng)成為衡量高校行政秘書(shū)工作能力的新標(biāo)準(zhǔn)和要求。

雖然現(xiàn)在高校行政秘書(shū)的現(xiàn)階段呈現(xiàn)一種多層次、全方位、立體式的服務(wù)，但無(wú)論在什么背景下，秘書(shū)直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手這一基本性質(zhì)不會(huì)發(fā)生改變，而校領(lǐng)導(dǎo)決策的主要依據(jù)是有效信息，而這部分的信息基本都由行政秘書(shū)提供，因此，行政秘書(shū)面對(duì)大量信息時(shí)，其“龐雜性要求秘書(shū)具有清晰的思路和較強(qiáng)的甄別能力”，從繁多的信息中洞察有效信息，并主動(dòng)挖掘、搜集相關(guān)信息提供給校領(lǐng)導(dǎo)以供決策正是當(dāng)下秘書(shū)參謀職能的充分發(fā)揮，如2015年11月，習(xí)近平總書(shū)記提出了“供給側(cè)改革”，作為高校的行政秘書(shū)應(yīng)第一時(shí)間捕捉到這一關(guān)鍵信息并研究其與高等教育的聯(lián)系點(diǎn)，為校領(lǐng)導(dǎo)提供教育層面的供給側(cè)改革方案或設(shè)想，使高校的運(yùn)轉(zhuǎn)能第一時(shí)間接軌國(guó)家政策。這種在信息量陡增的“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代快速為領(lǐng)導(dǎo)提供有效深入的信息尤為關(guān)鍵。

三、快速求變

傳統(tǒng)的高校行政秘書(shū)的工作框架基本在高校內(nèi)部呈現(xiàn)“辦文—辦會(huì)—辦事”的三角結(jié)構(gòu)，當(dāng)“互聯(lián)網(wǎng)+”介入到高校行政秘書(shū)的工作中時(shí)，這種原有的穩(wěn)定的結(jié)構(gòu)被打破。在處理文、會(huì)、事三者已經(jīng)成為秘書(shū)基本但最主要的工作職能。相反，高校行政信息工作變得活躍且重要，行政秘書(shū)圍繞信息展開(kāi)工作并不斷快速地創(chuàng)新工作理念和工作方法手段。

故步自封的工作風(fēng)格已不適應(yīng)當(dāng)下的高校工作，互聯(lián)網(wǎng)倒逼高校的發(fā)展必須要有超前意識(shí)，先于市場(chǎng)需求的運(yùn)作才能使得高校得以發(fā)展，這就決定了行政秘書(shū)在工作中最重要的素質(zhì)是具有超前意識(shí)，提前為校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供預(yù)測(cè)信息，從而在專業(yè)設(shè)置等方面做出提前調(diào)整。其次“互聯(lián)網(wǎng)+”深刻影響了高校行政秘書(shū)的工作方式方法，其中最突出的就是要求其面對(duì)大量的信息工作快速建立動(dòng)態(tài)的信息處理聯(lián)動(dòng)機(jī)制。行政秘書(shū)單憑個(gè)人能力已完全無(wú)法應(yīng)對(duì)龐大的網(wǎng)絡(luò)信息資源，原來(lái)的秘書(shū)群體要求在短時(shí)間內(nèi)向秘書(shū)團(tuán)隊(duì)完成轉(zhuǎn)換，高校行政秘書(shū)不僅要加強(qiáng)與校內(nèi)二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書(shū)的聯(lián)系，甚至要將范圍擴(kuò)大到其他學(xué)校的秘書(shū)，已便快速建立起一個(gè)廣角度的信息收集網(wǎng)，從而使得“互聯(lián)網(wǎng)+”下秘書(shū)團(tuán)隊(duì)的“耳目”功能得到最大化地發(fā)揮。

【參考文獻(xiàn)】

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