□ 張雪濤

淺談企事業(yè)單位保密工作檔案的構(gòu)建、管理和利用

□ 張雪濤

即將于2017年7月起施行的新保密資格標準要求：“單位應(yīng)當(dāng)建立保密工作檔案，由保密工作機構(gòu)和業(yè)務(wù)部門按照職責(zé)分工分別建立；檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整真實，反映單位保密工作開展實際情況……”可見，企事業(yè)單位的保密工作檔案應(yīng)當(dāng)與實際工作情況緊密結(jié)合，檔案的基本要求除了完整性、真實性以外，其體系化構(gòu)建、科學(xué)管理、有效利用也十分重要。

自上而下分級構(gòu)建保密工作檔案

按照類別，保密工作檔案可分為“保密責(zé)任”“保密組織機構(gòu)”“保密制度”“保密管理”“監(jiān)督與保障”五大類，每一類別下分設(shè)具體項，每一項下再結(jié)合具體情況依次往下分設(shè)小項和卷。通常情況下，按照企事業(yè)單位的組織機構(gòu)層級劃分，由取得保密資格認證等級的單位為一級主體建立總體保密工作檔案，下屬單位建立二級保密工作檔案，具體部門則建立三級保密工作檔案，涉密人員則建立個人保密工作檔案。每一級保密工作檔案應(yīng)當(dāng)有所區(qū)別、各有側(cè)重：一級保密工作檔案應(yīng)當(dāng)具備總體性、完整性和全面性，涵蓋本單位保密工作的整體層面，檔案管理應(yīng)當(dāng)齊全、規(guī)范、有序，由專人負責(zé)管理。二級、三級保密工作檔案應(yīng)突出與實際業(yè)務(wù)工作相結(jié)合的特性，例如，在制度建設(shè)檔案方面，由一級制度中的“辦法”細化到具體的“細則”，更具可操作性和管理特色。在載體、人員、會議管理等其他方面的記載、記錄應(yīng)更加詳實、充分和具體。個人保密工作檔案通常由與個人保密工作相關(guān)的資料構(gòu)成，由個人存入保密資料專用盒妥善保管。

歸口管理分工構(gòu)建保密工作檔案

保密工作檔案的分工構(gòu)建是指保密檔案由保密工作機構(gòu)和業(yè)務(wù)部門按照職責(zé)分工分別建立。保密工作機構(gòu)根據(jù)職責(zé)范圍，負責(zé)建立規(guī)章制度、組織機構(gòu)、監(jiān)督管理、條件保障等保密檔案。同時，保密檔案素材的實際來源產(chǎn)生于各相關(guān)業(yè)務(wù)部門，僅由保密工作機構(gòu)負責(zé)建立檔案既不符合實際又不利于保密管理應(yīng)融入業(yè)務(wù)朝常態(tài)化發(fā)展的管理要求，因此需要貫徹“業(yè)務(wù)誰主管、保密誰負責(zé)”的原則。只有各業(yè)務(wù)部門與保密工作機構(gòu)密切配合、通力合作，才能建立健全本單位保密工作檔案，才能真正將保密工作融入日常業(yè)務(wù)。

“數(shù)字化”構(gòu)建保密工作檔案

保密工作檔案的立體化構(gòu)建離不開信息化建設(shè)，“數(shù)字化”保密工作檔案能夠彌補傳統(tǒng)的紙質(zhì)保密檔案收集效率低、數(shù)據(jù)分散、信息滯后、形態(tài)固化不方便利用的缺點，將分散的各類保密管理數(shù)據(jù)信息由“點”串成“線”、由“線”匯成“網(wǎng)”，再由“網(wǎng)”相互聚合生成完整的保密工作檔案數(shù)據(jù)庫，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)保密工作檔案“動態(tài)化”、“活”起來，為企事業(yè)單位提供更有效率、更精準化的利用。

“數(shù)字化”保密工作檔案的基本數(shù)據(jù)來源于企事業(yè)單位的具體實際業(yè)務(wù)。無論是與人員相關(guān)的資格審查、崗位定密、密級調(diào)整、保密培訓(xùn)、因公因私出國（境），還是各類載體的產(chǎn)生、復(fù)印、傳遞、歸檔、銷毀以及設(shè)備的出入庫、使用、報廢，或是論文發(fā)表、宣傳報道等各類保密事項，均可通過信息化管理平臺發(fā)起申請流程，經(jīng)審批辦結(jié)的流程信息自動歸入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫；數(shù)據(jù)庫內(nèi)收集的信息則按相關(guān)管理要求，依照程序設(shè)定，自動進行數(shù)據(jù)的整理、分析、匯總，最終形成動態(tài)的數(shù)字化檔案。

通過信息化技術(shù)，載體的輸出、使用、銷毀等各個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，形成閉環(huán)管理，在其生命周期內(nèi)不斷生成新數(shù)據(jù)，這些動態(tài)的數(shù)據(jù)共同構(gòu)建起載體的數(shù)字化檔案。管理者根據(jù)需求既可從數(shù)據(jù)庫中直接提取特定數(shù)據(jù)信息，又能通過程序設(shè)定得到經(jīng)系統(tǒng)分析匯總后的數(shù)據(jù)信息，如全單位或各部門的載體數(shù)量、各類密級載體留存比例、某一段時期內(nèi)的光盤銷毀量等，實時掌握本單位載體總體概況和具體情況，為保密管理決策提供依據(jù)。

載體的數(shù)字化檔案僅僅是整體保密工作數(shù)字檔案中的一個組成部分，除載體外，人員的、設(shè)備的、各類保密活動的數(shù)字化檔案如同相互褡褳的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，共同構(gòu)建起全方位的立體化保密工作檔案。

科學(xué)管理保密工作檔案

作為能真實反映、記錄企事業(yè)單位保密管理工作開展情況的專項檔案，保密工作檔案的管理原則和管理要求是“確保檔案材料的完整性、真實性、安全性和連續(xù)性，便于各項保密工作的順利開展”。企事業(yè)單位應(yīng)對保密工作檔案實施科學(xué)、規(guī)范的管理：

1.保密工作檔案必須獨立存放于專用保密柜，并指定專人管理、專人負責(zé)；

2.應(yīng)建立保密工作檔案的管理登記臺賬和查詢目錄，收集的各項材料應(yīng)及時歸檔、定期整理、年底裝訂；

3.結(jié)合企事業(yè)單位具體情況，對保密工作檔案實行相對集中的統(tǒng)一管理，由一級單位管理本單位總體保密工作檔案，下屬二、三級部門管理本部門保密工作檔案，個人管理本人保密工作檔案；單位保密管理部門負責(zé)本單位全面保密工作檔案，人事部門、信息部門、黨辦、科技辦分管本單位人員、信息、宣傳、外協(xié)等歸口管理部分的保密工作檔案。

4.保密工作歸檔的材料必須真實、詳細、合規(guī)，具備見證性和有效性。例如保密組織機構(gòu)、職責(zé)分工和制度類的檔案必須是單位正式公文；保密監(jiān)督檢查和教育培訓(xùn)應(yīng)使用專用檢查記錄表、培訓(xùn)記錄表，由檢查人/被檢人、培訓(xùn)人/參培人分別簽字確認；保密整改單應(yīng)自上而下細化問題項，并有具體的整改措施、歸口責(zé)任部門、時間節(jié)點和對應(yīng)的落實完成整改的情況反饋；各類保密活動審批事項檔案應(yīng)自下而上層層審批，不可缺失任一環(huán)節(jié)；凡標識有密級的文件應(yīng)有定密責(zé)任人簽名和具體的定密依據(jù)；除以正式公文、領(lǐng)導(dǎo)批示、會議紀要形式展現(xiàn)保密工作開展情況外，凡在實際工作中解決問題或依程序議定的事項應(yīng)形成備忘錄納入檔案……

有效利用保密工作檔案

建立檔案的最終目的是為了利用，企事業(yè)單位的保密工作檔案不應(yīng)僅為滿足保密資格認證標準要求而建，為取證而設(shè)，它應(yīng)當(dāng)成為本單位保密管理工作開展的基石，為本單位保密工作的開展提供實際有效的利用。

紙質(zhì)保密檔案為保密管理工作開展提供有效依據(jù)和支持性證據(jù)

各項保密規(guī)章制度使保密管理工作有章可循、有法可依，為本單位保密工作的順利開展提供有力保障；保密承諾書、保密協(xié)議書、保密責(zé)任書具備相應(yīng)的法律效力，簽署人一旦違反須承擔(dān)相應(yīng)的黨紀、政紀責(zé)任和法律后果；資格審查等相關(guān)人員檔案為企事業(yè)單位管理和利用人才提供必要依據(jù)；項目密級、密項清單則為項目管理提供充分具體的定密依據(jù)；保密工作計劃和總結(jié)、保密檢查和整改記錄、會議紀要、備忘錄等均為本單位保密工作具體開展情況的真實反映，為保密管理水平的持續(xù)提升積累出豐富的管理經(jīng)驗，為下一階段保密工作的開展打下堅實基礎(chǔ)。

數(shù)字化保密工作檔案實現(xiàn)保密管理的實時動態(tài)監(jiān)管，促進保密常態(tài)化管理

在保密工作檔案中，臺賬無疑十分重要，人員、載體、信息設(shè)備與存儲設(shè)備等各類保密工作臺賬為企事業(yè)單位的日常保密管理工作提供了直觀數(shù)據(jù)和決策依據(jù)。“賬物相符”既是對各類保密工作臺賬的基本要求，也是臺賬管理中的難點。數(shù)字化保密工作臺賬能及時反饋各種最新變化，使其實現(xiàn)動態(tài)化管理，讓企事業(yè)單位在第一時間全面掌握本單位的最新情況，并能第一時間發(fā)現(xiàn)問題進而解決問題，提高保密管理工作效率，達到實時監(jiān)管的目的。由于各類數(shù)字化保密臺賬與業(yè)務(wù)開展過程緊密結(jié)合，能從各個環(huán)節(jié)深入融入業(yè)務(wù)工作，企事業(yè)單位應(yīng)用數(shù)字化臺賬開展實時動態(tài)監(jiān)管，自然而然也就推動和實現(xiàn)了保密工作的常態(tài)化管理。 (中國核動力研究設(shè)計院)