甄 玲，雷 蕾，李 璐，劉吉羊

（湖北省孝感市中心醫(yī)院，湖北 孝感 432000）

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辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理研究

甄 玲，雷 蕾，李 璐，劉吉羊

（湖北省孝感市中心醫(yī)院，湖北 孝感 432000）

［摘 要］隨著辦公自動化的不斷普及，醫(yī)院檔案管理也向信息化、現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變。如何在辦公自動化環(huán)境下進(jìn)行醫(yī)院檔案管理，是每一個醫(yī)院所需要思考的問題。本文以辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的重要性為切入點(diǎn)，針對醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，從而為辦公自動化環(huán)境下進(jìn)行醫(yī)院檔案管理提出可行的建議。

［關(guān)鍵詞］辦公自動化；檔案管理；安全規(guī)范；職業(yè)素養(yǎng)；改善措施

目前醫(yī)院檔案管理工作中還存在很多問題，如何在辦公自動化環(huán)境之下進(jìn)行醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院順利運(yùn)營必須攻克的難題。以目前的情況來看，現(xiàn)在的辦公自動化還未完善，存在著一些漏洞。我們要針對醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行針對性的改革，改變原有的檔案管理手段，以現(xiàn)代化的電子管理方式促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的自動化。

1　目前醫(yī)院檔案管理存在的問題

目前醫(yī)院檔案管理工作并不完善，從管理人員來看，大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理工作并未配備專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理。在檔案信息的收集、整理和錄入資料過程中，仍依靠大量的人力來進(jìn)行操作。再檔案中，紙質(zhì)性的檔案占有極大的比例，而且量比較大，需要對其進(jìn)行定時定期的整理、分類和保存。

同時，醫(yī)院在檔案管理意識上的薄弱，領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員還未樹立正確的檔案管理觀念。觀念的薄弱直接影響到檔案管理的規(guī)范程度，正是因?yàn)槿鄙賹τ跈n案管理工作的規(guī)范性、權(quán)威性和保密性的認(rèn)識，往往導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理中會經(jīng)常性地出現(xiàn)丟失、毀壞和隨意外調(diào)等現(xiàn)象。醫(yī)院檔案管理的問題還表現(xiàn)在效率低下、權(quán)威性低等幾大特性。

上述問題使醫(yī)院的檔案管理工作不能真正地適應(yīng)辦公自動化環(huán)境的要求，阻礙了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步，不能按照相應(yīng)的規(guī)范對醫(yī)院的檔案進(jìn)行規(guī)范操作。

2　辦公自動化環(huán)境下進(jìn)行檔案管理的重要性

辦公自動化就是利用電子網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段作為輔助，幫助各事業(yè)單位及政府機(jī)關(guān)進(jìn)行相應(yīng)的檔案資料的管理。原有的檔案管理模式已經(jīng)不能適用時代發(fā)展，辦公自動化等手段的出現(xiàn)就是改革傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理的重要舉措，該種手段促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展，改變了傳統(tǒng)的管理模式，節(jié)省了大量的人力、物力和財力，使管理人員不必再花費(fèi)大量的時間去對相關(guān)的檔案資料進(jìn)行分類、整理。同時，也減少了出錯的概率，提高了管理效率。對推進(jìn)醫(yī)院運(yùn)營的數(shù)字化、現(xiàn)代化和電子化改革都起到了良好的促進(jìn)作用，為醫(yī)院進(jìn)行相應(yīng)的管理體制改革、改善管理方式、提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和人文素養(yǎng)都是有重要意義的。

3　辦公自動化環(huán)境下進(jìn)行檔案管理的建議

3.1完善醫(yī)院檔案管理的人員配備

醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時，往往會選用相關(guān)人員兼任、輪流值班的方式。這種方式并不能真正地將醫(yī)院檔案管理落到實(shí)處。為適應(yīng)辦公自動化的要求，醫(yī)院要完善檔案管理工作的人員配備，提高醫(yī)院檔案管理人員的管理水平，提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與人文素養(yǎng)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。辦公自動化手段對于檔案管理工作來說還是一個較為陌生的領(lǐng)域，要配備能夠熟練掌握辦公自動化手段的高水平的檔案管理人員，并對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使管理人員能夠具備相應(yīng)的技術(shù)知識，熟練的掌握相應(yīng)的技巧，便于在辦公自動化環(huán)境下對相關(guān)檔案更好地進(jìn)行管理。3.2規(guī)范檔案管理流程，提高檔案管理的安全性

在適應(yīng)并實(shí)現(xiàn)辦公自動化的同時，要重視對檔案的安全保護(hù)。在進(jìn)行檔案管理過程中，要制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)范及條例，規(guī)范整個檔案的管理流程，運(yùn)用計(jì)算機(jī)手段確實(shí)可以幫助管理人員提高工作效率，保證檔案管理的實(shí)用性與科學(xué)性，但是也有潛在的安全風(fēng)險，所以我們要格外注重檔案管理流程的規(guī)范性，注重檔案管理的安全性，在利用辦公自動化管理手段的同時確保檔案信息不能外泄，實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)電子平臺上對檔案管理工作監(jiān)管的有效性。

3.3樹立相應(yīng)的檔案管理意識

醫(yī)院檔案管理意識薄弱是影響檔案管理工作的最大問題。醫(yī)院未能真正重視起對檔案信息的管理，會導(dǎo)致人員配備不齊全、檔案管理流程不規(guī)范等現(xiàn)象的發(fā)生，所以，當(dāng)務(wù)之急就是要使醫(yī)院的檔案管理人員及領(lǐng)導(dǎo)樹立起在辦公自動化條件下醫(yī)院檔案管理的意識。理解辦公自動化對于醫(yī)院檔案管理的重要意義。同時，醫(yī)院也要對此進(jìn)行大力宣傳，將檔案管理意識植根于每個人的思想中，因?yàn)橹挥袠淞⒘讼鄳?yīng)的檔案管理意識，才能更好地利用辦公自動化管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院的檔案管理。

4　結(jié) 語

在現(xiàn)存的醫(yī)院檔案管理過程中，確實(shí)還存在檔案管理意識薄弱、管理流程缺少專業(yè)性與規(guī)范性和相關(guān)管理人員配備不完善、職業(yè)素養(yǎng)及專業(yè)素養(yǎng)較低等問題，對于檔案管理工作來說，改變固有的醫(yī)院檔案管理制度勢在必行。我們要利用辦公自動化管理系統(tǒng)等先進(jìn)手段，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作向信息化、電子化、數(shù)字化和現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變，使整個醫(yī)院重視起相應(yīng)的辦公自動化檔案管理觀念，完善管理人員配備。通過對醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行整改，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

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［收稿日期］2015-12-20

［中圖分類號］R197.32

［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A

［文章編號］1673-0194(2016)02-0187-01

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.02.145