四川旅游學(xué)院 陳 穎

關(guān)于會計電算化下記賬憑證設(shè)置問題的思考
——以用友U8財務(wù)軟件為例

四川旅游學(xué)院 陳 穎

當(dāng)前，我國會計電算化軟件的應(yīng)用已經(jīng)普及，其功能也日益完善。但企業(yè)的會計電算化實踐結(jié)果，反映出軟件中記賬憑證的設(shè)置存在照搬傳統(tǒng)，與電算化下的會計核算方式和會計電算化發(fā)展趨勢不相適應(yīng)的問題。本文通過對該問題進(jìn)行思考和分析，從設(shè)置內(nèi)容、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化、軟件完善途徑等方面提出應(yīng)對建議。

會計電算化 記賬憑證 設(shè)置

1 記賬憑證簡述

1.1 記賬憑證概念及分類

記賬憑證是會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證或匯總原始憑證，用來確定經(jīng)濟業(yè)務(wù)應(yīng)借、應(yīng)貸的會計科目和金額而填制的，作為登記賬簿直接依據(jù)的會計憑證。在登記賬簿之前，應(yīng)按實際發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容編制會計憑證，然后據(jù)以登記賬簿。

記賬憑證按其適用的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，分為專用記賬憑證和通用記賬憑證兩類，各類別的概念、填制方法及其在財務(wù)軟件中的設(shè)置方式如下。

(1)專用記賬憑證是用來專門記錄某一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的記賬憑證，在財務(wù)軟件中填制時選擇“憑證分類——專用憑證”。專用憑證按其所記錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否與現(xiàn)金和銀行存款的收付有關(guān)，又分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證三種。收款憑證是用來記錄現(xiàn)金和銀行存款等貨幣資金收款業(yè)務(wù)的憑證，填制方法是確定借方科目為庫存現(xiàn)金或銀行存款，貸方按業(yè)務(wù)發(fā)生內(nèi)容填制對應(yīng)科目和金額等內(nèi)容，財務(wù)軟件中設(shè)置條件為“借方必有1001、1002”；付款憑證是用來記錄現(xiàn)金和銀行存款等貨幣資金付款業(yè)務(wù)的憑證，填制方法是確定貸方為庫存現(xiàn)金或銀行存款，借方按業(yè)務(wù)發(fā)生內(nèi)容填制對應(yīng)科目和金額等內(nèi)容，財務(wù)軟件中設(shè)置條件為“貸方必有1001、1002”；轉(zhuǎn)賬憑證是用來記錄與現(xiàn)金、銀行存款等貨幣資金收付款業(yè)務(wù)無關(guān)的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的憑證，填制方法為根據(jù)有關(guān)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的原始憑證填制應(yīng)借應(yīng)貸科目及金額等內(nèi)容，財務(wù)軟件中設(shè)置條件為“借貸方必?zé)o1001、 1002”。

(2)通用記賬憑證的格式，不再分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證，所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)統(tǒng)一以一種格式記錄，沒有借貸方限制要求，直接根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原始憑證填制應(yīng)借應(yīng)貸科目及金額等內(nèi)容，在財務(wù)軟件中填制時選擇“憑證分類——通用憑證”即可。

1.2 各類記賬憑證適用性之傳統(tǒng)觀

記賬憑證的專用和通用類別，是在手工記賬方式下，適應(yīng)不同規(guī)模企業(yè)的核算量和管理需要所形成的傳統(tǒng)憑證模式。其傳統(tǒng)意義下的適用性如下。

專用記賬憑證將收付轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)分類記錄，其優(yōu)點是憑證可按月分類匯總，能減輕工作量；記錄的業(yè)務(wù)分類清晰，很容易查找相關(guān)類別業(yè)務(wù)內(nèi)容及原始憑證。其缺點是憑證分類工作較為繁雜和易錯。專用記賬憑證適用于業(yè)務(wù)量較大，并需要方便清晰查詢收付轉(zhuǎn)各類業(yè)務(wù)詳細(xì)情況和相關(guān)憑證的企業(yè)。

通用記賬憑證以統(tǒng)一格式記錄所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)，不能分類匯總業(yè)務(wù)，工作量相對較大，適用于業(yè)務(wù)量較小、業(yè)務(wù)內(nèi)容簡單的企業(yè)。

2 會計電算化下記賬憑證設(shè)置的現(xiàn)狀

目前，國內(nèi)各財務(wù)軟件中記賬憑證基本仍采用傳統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)憑證內(nèi)容設(shè)置，用友U8、金蝶、金算盤、新中大、浪潮通軟、上海博科等主流財務(wù)軟件，均設(shè)有通用記賬憑證和收付轉(zhuǎn)專用記賬憑證模塊，在會計電算化教材、教學(xué)和實務(wù)運用中，也仍然采用傳統(tǒng)手工憑證方式下的憑證類別，通用記賬憑證和專用記賬憑證并存。

3 對會計電算化下記賬憑證設(shè)置的思考

3.1 會計電算化下記賬憑證類別應(yīng)用與記賬憑證傳統(tǒng)適用性的背離現(xiàn)狀

當(dāng)前，全球早已進(jìn)入信息化時代，國內(nèi)會計電算化從1999年基本普及到現(xiàn)在，也經(jīng)歷了十多年的快速發(fā)展。在大中型企業(yè)中，會計電算化已基本取代了傳統(tǒng)的人工會計，發(fā)揮會計數(shù)據(jù)收集、核算和分析的功能，提高了企業(yè)的財務(wù)管理水平，為企業(yè)提供更有效的決策支持。在這樣的背景下，企業(yè)經(jīng)過多年的會計電算化實踐，在財務(wù)軟件運用中對記賬憑證類別的選擇出現(xiàn)了明顯的趨向：棄用專用記賬憑證，采用通用記賬憑證。

在會計業(yè)內(nèi)關(guān)注度較大的“中國會計視野論壇”網(wǎng)站上，有人做了一項關(guān)于各單位使用憑證類別的調(diào)查，投票結(jié)果(圖1)顯示，91家單位中，采用通用記賬憑證的有71家，占比77.17%，遠(yuǎn)超收付轉(zhuǎn)專用記賬憑證。并且，據(jù)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)回復(fù)、評論反映的情況，在采用收付轉(zhuǎn)專用憑證的企業(yè)中，還有相當(dāng)一部分是由于企業(yè)的固有傳統(tǒng)核算方式沿襲而習(xí)慣性采用專用憑證，而并非該種類憑證對企業(yè)會計核算具有多大好處。另外，筆者對目前各財會網(wǎng)站及百度問答等網(wǎng)絡(luò)資料的收集和分析結(jié)果，以及對一些企業(yè)的調(diào)查結(jié)果，均反映出上述趨勢。

圖1 各單位使用憑證類別的調(diào)查

3.2 背離狀況產(chǎn)生的原因

企業(yè)在會計電算化運用中與傳統(tǒng)適應(yīng)性相背離的記賬憑證類別選擇趨向，是會計電算化發(fā)展過程中的必然結(jié)果，是財務(wù)軟件核算和管理功能日趨完善的直接反映?，F(xiàn)行各大財務(wù)軟件在業(yè)務(wù)核算、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)分析等方面的高度自動化和操作的便捷性已經(jīng)取代了專用記賬憑證的減負(fù)優(yōu)勢，并且更加凸顯出專用記賬憑證分類工作繁雜易錯的劣勢，而通用記賬憑證工作量相對較大的劣勢卻不存在了。另外，會計信息化正在加快發(fā)展，會計核算正在向高度自動化轉(zhuǎn)型，大數(shù)據(jù)技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用使業(yè)務(wù)系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的自動錄入和匯集并對接傳輸入財務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)的自動核算和分析等目標(biāo)正在實現(xiàn)中。而此目標(biāo)的實現(xiàn)，需要清除將非結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)錄入并自動編制為會計分錄過程中的分類障礙，所以更要求憑證設(shè)置模塊的規(guī)范通用性。因此，舍專用記賬憑證而擇通用記賬憑證自然成為大勢所趨。下面，以用友U8為例，佐證上述分析。

在高校會計電算化教學(xué)常采用的用友U8財務(wù)管理軟件中，對記賬憑證和賬簿的查詢界面設(shè)置如圖2、圖3、圖4所示。

圖2

圖3

圖4

圖2 是在“憑證查詢”功能中選擇“輔助條件”后的界面，我們可以看到，憑證的查詢條件設(shè)計非常詳細(xì)具體，撇開仍按傳統(tǒng)習(xí)慣設(shè)置的“憑證類別”不談，我們可以通過記賬“憑證時間”、“記賬狀態(tài)”、“摘要”、“科目”、“借貸方向”、“金額”、“結(jié)算方式”甚至業(yè)務(wù)對象等條件對對應(yīng)類別憑證做快捷詳細(xì)的查詢，并能在輸出的憑證列表中點擊單張憑證，查看需要詳查的憑證內(nèi)容。圖3和圖4分別是明細(xì)賬和序時賬的查詢界面，同樣，通過“科目”、“時間”、“借貸方向”等條件的選擇，我們可以輕松獲取關(guān)于收付轉(zhuǎn)類別以及軟件設(shè)置中所有自定義類別的賬目的總括和明細(xì)情況，也可在輸出的賬簿頁面上查詢需要詳查的某一筆憑證。由此可知，財務(wù)軟件在不進(jìn)行憑證錄入過程的分類的情況下，仍可靈活便捷地滿足多種方式和要求的賬目和憑證查詢，功能已遠(yuǎn)超傳統(tǒng)手工賬務(wù)處理中的專用記賬憑證；而且，直接采用通用記賬憑證，還能免除憑證分類的工作量、減少出錯的可能性，可見收付轉(zhuǎn)專用憑證的存在已陷入可有可無的尷尬境地。

4 對會計電算化下記賬憑證設(shè)置的建議

4.1 關(guān)于設(shè)置內(nèi)容的建議

根據(jù)上述分析，筆者認(rèn)為，在會計電算化普及并深入開展的現(xiàn)狀下，在財務(wù)軟件憑證模塊的開發(fā)設(shè)計中，應(yīng)當(dāng)取消專用記賬憑證，統(tǒng)一設(shè)置通用記賬憑證，以減少憑證錄入工作量及降低錄入的錯漏可能性，并減少因憑證分類而產(chǎn)生的模塊設(shè)計、開發(fā)成本耗費和分類憑證模板設(shè)計、打印的相關(guān)成本耗費。

從與國際接軌角度來看，筆者認(rèn)為，ACCPAC、SAY、Oracle等國外知名財務(wù)軟件以業(yè)務(wù)模塊來定義憑證類別(如：客戶、供應(yīng)商、生產(chǎn)、員工、總賬等)的方式，并不能清晰地反映業(yè)務(wù)的借貸方關(guān)系，也不符合我國會計核算的習(xí)慣。而且其基于追溯查找和集合功能的憑證類別劃分目的，此功能在國內(nèi)軟件憑證和賬簿設(shè)置中已基本實現(xiàn)。但這些國外軟件憑證類別設(shè)置方式在內(nèi)部控制和成本節(jié)約上成效顯著，國內(nèi)軟件開發(fā)時可以適當(dāng)借鑒，促進(jìn)軟件管理功能的完善。

4.2 關(guān)于數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化的建議

在會計信息化進(jìn)程中，財務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)智能對接，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動采集、錄入和財務(wù)信息的及時呈現(xiàn)，是會計電算化系統(tǒng)更新，研發(fā)的重要目標(biāo)之一。未來，業(yè)務(wù)口數(shù)據(jù)將經(jīng)由業(yè)務(wù)人員或儀器采集和生成，傳遞到財務(wù)系統(tǒng)，由系統(tǒng)進(jìn)行識別和分析，再自動生成記賬憑證。由于財務(wù)信息處理的連貫性，作為后續(xù)各環(huán)節(jié)工作初始基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，其向記賬憑證轉(zhuǎn)化的準(zhǔn)確性將極大影響財務(wù)信息和財務(wù)分析結(jié)果的真實性和正確性，因此，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)向記賬憑證的轉(zhuǎn)化過程是會計電算化系統(tǒng)中最關(guān)鍵的一環(huán)。而當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代下，轉(zhuǎn)化困難性更大的是大量非結(jié)構(gòu)化信息(如傳真件、圖片、外來紙質(zhì)憑證等)的增加，對數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化技術(shù)提出更高要求。在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化準(zhǔn)確度的提高上，建議可以借鑒目前機器翻譯做的最好的google翻譯系統(tǒng)的翻譯精度完善方法。google從各種語言的公司網(wǎng)站、聯(lián)合國和歐盟等國際組織發(fā)布的官方文件和報告的譯本、書籍翻譯以及一切可能的渠道收集到盡可能多的對譯文檔，其中甚至包括錯誤翻譯，建立起一個龐大的數(shù)據(jù)庫——“訓(xùn)練集”，對機器進(jìn)行反復(fù)訓(xùn)練，通過對海量翻譯數(shù)據(jù)的無數(shù)次測算，正確地推算出英語詞匯搭配在一起的可能性，有效地提高翻譯質(zhì)量。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)向記賬憑證的轉(zhuǎn)化，也可比照建立“數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化案例庫”，通過機器的比較、篩選、糾錯的自學(xué)習(xí)過程，提高轉(zhuǎn)化準(zhǔn)確性。另外，在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)特別是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的采集上，應(yīng)做好精密數(shù)據(jù)采集儀器的配套。

4.3 關(guān)于軟件完善途徑的建議

鑒于目前國內(nèi)會計電算化系統(tǒng)應(yīng)用中的諸多問題，建議軟件開發(fā)企業(yè)在系統(tǒng)升級研發(fā)過程中，不要閉門造車，而要跳出IT思路和理念，多與企事業(yè)單位財務(wù)部門、學(xué)校會計電算化教學(xué)系部等機構(gòu)中的軟件使用者溝通合作，多了解財務(wù)運行流程、財務(wù)核算細(xì)節(jié)和賬務(wù)處理習(xí)慣，并密切關(guān)注國際財務(wù)軟件的發(fā)展趨勢，對各知名軟件做深入了解，通過實踐和借鑒，切實提高軟件適用性和管理科學(xué)性。

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