[摘要]當(dāng)今社會，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)的辦公系統(tǒng)得到了許多方面的發(fā)展。由最初的紙筆記錄，變成了現(xiàn)在的多功能辦公軟件，而且這些軟件的應(yīng)用范圍越來越廣泛，便利了人們的生產(chǎn)生活。辦公軟件的快速發(fā)展，離不開處理辦公作業(yè)的高效性，比起傳統(tǒng)的辦公方法，它更加便捷，且信息的存儲量較大，而且可以實(shí)現(xiàn)安全的信息查詢以及快速的信息交流。全面而有效地對辦公系統(tǒng)進(jìn)行了深化改革，使辦公系統(tǒng)變得合理、科學(xué)化。文章對計算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用進(jìn)行了探討和研究，希望能為計算機(jī)辦公軟件應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展提供一定的參考之處。

[關(guān)鍵詞]計算機(jī)；辦公軟件；軟件應(yīng)用

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.31.261

新時代下的企業(yè)辦公系統(tǒng)必然有著新時代的氣息，現(xiàn)今的辦公系統(tǒng)已經(jīng)不再是人為的手工作業(yè)，反而主要通過計算機(jī)的各種軟件及程序進(jìn)行處理。隨著計算機(jī)領(lǐng)域在辦公方面的不斷拓展和深入，計算機(jī)的辦公軟件操作變得越來越簡單，其適合的領(lǐng)域更是擴(kuò)展到了社會的許多層次，如企業(yè)辦公、政府辦公以及前臺信息處理等，在這樣的辦公環(huán)境下，不僅有效地提高了辦公的效率，同時也避免了很多的錯誤信息的產(chǎn)生。但是計算機(jī)的軟件操作程序?yàn)槿藶殇浫?，使用也主要?jīng)由人手編寫，所以很容易出現(xiàn)辦公當(dāng)中的失誤，同時，辦公軟件的使用及其本身也存在一定的缺陷，導(dǎo)致很多時候不能夠?yàn)槠髽I(yè)或其他單位帶來高效的利益。因此，必須對計算機(jī)軟件的應(yīng)用不斷地進(jìn)行完善和改造，使它們更好地被人們所使用，同時被大眾所認(rèn)可，為企業(yè)等單位帶來高效便捷的服務(wù)。

1計算機(jī)辦公軟件應(yīng)用的優(yōu)勢及不足之處

現(xiàn)代的計算機(jī)辦公系統(tǒng)，大眾的第一印象就是使用起來簡單便捷、容易操作，而且傳輸穩(wěn)定，存檔十分簡單，便于日常操作打印。除了以上這些明顯的優(yōu)勢以外，計算機(jī)辦公軟件還具有許多獨(dú)特的設(shè)計，如在信息的傳遞交流功能上，它可以實(shí)現(xiàn)快速的文件傳輸，把重要的信息隨時發(fā)給對方或及時存儲在計算機(jī)當(dāng)中。而且，計算機(jī)所儲存的信息資料具有持久性的記憶，它不會像日常的文檔很容易出現(xiàn)丟失的狀況，安全系數(shù)十分高，查閱起來也十分便捷方便。同時，計算機(jī)的辦公軟件具有不受空間和時間限制的特點(diǎn)，可以方便企業(yè)隨時與客戶進(jìn)行信息上的傳遞溝通，而且辦公地點(diǎn)可以進(jìn)行更換，沒有且不需要固定的場所，方便了人們在日常生活中對文件的處理。計算機(jī)辦公軟件的類型也是多種多樣的，包括繪圖制表類的，如Excel軟件；文檔類的，如Word軟件；圖文操作類的，如PDF等。在使用這些辦公軟件時，工作人員無論在任何時間地方，都可以隨時將自己獲取的資料和信息通過這些軟件迅速地制表成文，保存在計算機(jī)資料中。而且可以隨時地進(jìn)行查閱，節(jié)約了工作時間，改善并提高了辦公系統(tǒng)的工作效率。最后，計算機(jī)辦公軟件還包含上網(wǎng)檢索的功能，工作人員可以對不確定的資料隨時進(jìn)行網(wǎng)上咨詢和查找，迅速找到自己想要的信息。而且不需要檢索特定的文字，對于不確定的信息輸入關(guān)鍵字進(jìn)行查詢即可。近年來，計算機(jī)的各類辦公軟件處于不斷的更新?lián)Q代當(dāng)中，越來越多強(qiáng)大功能的軟件處于制作當(dāng)中，也就意味著計算機(jī)信息化的辦公會越來越簡便，越來越科學(xué)化。

盡管計算機(jī)辦公軟件有著許多的優(yōu)勢，但是由于它的種類繁雜、系統(tǒng)穩(wěn)定性較差以及網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)較差等因素導(dǎo)致出現(xiàn)了不少的信息問題，也就造成了整個辦公過程中的失誤，使得辦公流程難以穩(wěn)定的實(shí)現(xiàn)。這些年，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)常常出現(xiàn)因木馬病毒感染或非法軟件的惡意篡改導(dǎo)致文件缺失或損毀的問題，在計算機(jī)軟件的辦公當(dāng)中，所保存的文檔資料為最終的成功，一經(jīng)篡改或蓄意編改就會導(dǎo)致文件丟失及系統(tǒng)信息錯誤的情況出現(xiàn)，而且不易恢復(fù)。面對這樣的問題，現(xiàn)代的辦公軟件的防護(hù)系統(tǒng)性能還不是那么完善，無法確保文檔的整體性和安全性。除此之外，計算機(jī)辦公軟件的種類過于冗雜，不利于人們進(jìn)行正確的選擇和編制。由于人們的計算機(jī)水平和能力有限，對許多辦公軟件的操作缺乏一定程度的認(rèn)知，也就導(dǎo)致了許多時候難以對特定的信息文件進(jìn)行加工處理，以及無法完成對特定客戶的實(shí)際需要，并且計算機(jī)辦公軟件的許多應(yīng)用需要花費(fèi)較高的開通和使用費(fèi)用，嚴(yán)重地阻礙了計算機(jī)辦公軟件的推廣。

2如何完善計算機(jī)辦公軟件應(yīng)用

2.1政府辦公當(dāng)中的具體運(yùn)用

計算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用，首先體現(xiàn)政府的辦公當(dāng)中。在現(xiàn)如今的中國，政府的辦公就代表著政府的形象，正如其最基本的服務(wù)宗旨是為人員服務(wù)一樣，政府辦公的效率決定了政府在人民群眾當(dāng)中形象，只有高效的辦公效率與優(yōu)良的服務(wù)態(tài)度才能得到群眾的認(rèn)可，而政府的計算機(jī)辦公水平很大程度與辦公軟件的發(fā)展有著緊密的聯(lián)系。因此，政府部門要想在信息化的時代下不斷提升辦公水平及效率，必須要結(jié)合計算機(jī)的辦公軟件的應(yīng)用，采用科學(xué)化的辦公方法，實(shí)現(xiàn)對具體信息資料的有效整理存檔。政府的辦公工作也屬于群眾的知情權(quán)里的內(nèi)容，因此，政府應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的信息資料網(wǎng)站，對日常的辦公內(nèi)容及群眾所想了解的內(nèi)容發(fā)布到網(wǎng)站上，從而使人民群眾能夠隨時監(jiān)督政府部門的工作信息，了解日常國家政策的改動及發(fā)展。同時可以實(shí)現(xiàn)與政府部門的直接交流溝通，政府可以對群眾的留言和建議進(jìn)行收集歸納，進(jìn)行選取采納之后進(jìn)行相應(yīng)方面的整改，實(shí)現(xiàn)全方位的為人民服務(wù)。除此之外，政府部門可以對人民群眾提出的建議或反映的狀況通過辦公軟件進(jìn)行記錄歸檔，便于推動以后政府工作的發(fā)展。

2.2教育科研辦公軟件的應(yīng)用

對于教育者而言，在日常的教學(xué)活動當(dāng)中，最離不開的就是各種計算機(jī)的辦公軟件，比如使用PPT軟件進(jìn)行課件的準(zhǔn)備，運(yùn)用Word設(shè)計教學(xué)的教案內(nèi)容。在教學(xué)當(dāng)中，各種辦公軟件越來越充當(dāng)著主要的教學(xué)輔助角色，它們的應(yīng)用可以促進(jìn)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣，提高教師的教學(xué)質(zhì)量。在教學(xué)過程當(dāng)中，教師可以借助PPT文檔對教材上的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致豐富的講解，并且可以在其中插入音像或視頻文件，使教學(xué)內(nèi)容變得生動，集中學(xué)生的注意力。同時，學(xué)生可以利用辦公軟件對教師的文檔進(jìn)行復(fù)制，轉(zhuǎn)移到自己的文檔當(dāng)中，便于以后的復(fù)習(xí)以及課外的學(xué)習(xí)。在制定學(xué)生的成績以及制定日常班級里學(xué)生的生活表現(xiàn)表格時，教師可以利用Excel軟件進(jìn)行編制，不僅可以提高工作效率，而且便于學(xué)生及他人的閱覽，同時制成的表格具有明了清晰以及準(zhǔn)確的特點(diǎn)，減少了教師自身的工作量，方便了教學(xué)工作當(dāng)中的操作，促進(jìn)了教學(xué)方面的發(fā)展。

2.3商務(wù)辦公當(dāng)中的辦公軟件應(yīng)用

企業(yè)的日常辦公當(dāng)中，辦公的效率和質(zhì)量對企業(yè)的發(fā)展有著很大的影響。傳統(tǒng)的辦公模式過于死板，需要人員的相互配合以及程序的按步進(jìn)行，無法簡易地實(shí)現(xiàn)辦公程序之間的銜接。而計算機(jī)辦公軟的應(yīng)用，首先可以促進(jìn)企業(yè)的辦公效率，促生新的辦公方法，推動企業(yè)辦公機(jī)制的改革。其次，在對各類客戶的信息的分類匯總上，通過辦公軟件可以使信息存檔變得合理有序，查閱起來十分簡單方便。同時商家在網(wǎng)上對自身的產(chǎn)品進(jìn)行推廣上，可以使用辦公軟件對企業(yè)商品的圖片進(jìn)行美化，使產(chǎn)品變的新穎生動。在傳統(tǒng)的商務(wù)工作當(dāng)中，也需要運(yùn)用計算機(jī)辦公軟件完成對合同的擬定、資料的編制，促使辦公軟件成為重要的商務(wù)工作輔助工具。

3結(jié)論

緊跟著時代的發(fā)展，計算機(jī)領(lǐng)域不斷進(jìn)行著新的創(chuàng)新和實(shí)踐，而它的辦公軟件也越來越具有實(shí)用性。計算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用，在人們的生活當(dāng)中已經(jīng)成為必不可少的工作內(nèi)容，而且通過這些辦公軟件，可以改變?nèi)藗內(nèi)粘５纳a(chǎn)生活，服務(wù)于人們的各項工作，并提升工作效率和質(zhì)量。但是現(xiàn)如今的計算機(jī)辦公軟件在很大程度上還存在著各種不足，需要計算機(jī)領(lǐng)域獲得新的技術(shù)層次上的發(fā)展。因此，計算機(jī)領(lǐng)域的工作者要對計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行不斷的創(chuàng)新和改革，編制出更佳的辦公軟件，使其更適合現(xiàn)代的辦公流程。

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[作者簡介]陳麗群（1971—），女，青海湟源人，本科，高校講師。研究方向：計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)或辦公軟件應(yīng)用。