文/陳注文

電子科技檔案建設(shè)與管理機(jī)制研究

文/陳注文

電子科技檔案建設(shè)，就是以科技檔案為核心，以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)為手段，以現(xiàn)代管理學(xué)為理念，對(duì)傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并收集現(xiàn)有的數(shù)字形態(tài)的電子檔案，最終形成綜合性的檔案信息資源體系，以服務(wù)于本單位、全行業(yè)的一種新型工作模式。電子科技檔案作為電子檔案的一個(gè)子集，其管理模式也與電子檔案類似。不過(guò)，由于科技工作中廣泛應(yīng)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)，產(chǎn)生了大量的電子技術(shù)文件，如計(jì)算機(jī)編制的技術(shù)方案、程序、繪制的電子版圖紙、計(jì)算機(jī)處理的數(shù)據(jù)和圖表、實(shí)驗(yàn)結(jié)果以及鑒定報(bào)告等技術(shù)材料，其建設(shè)與管理工作又有所不同。

國(guó)外針對(duì)電子檔案的管理，主要采用兩種模式：檔案館的集中管理模式和檔案存放機(jī)構(gòu)的自行分散式管理模式。如美國(guó)和澳大利亞等國(guó)采取了檔案館的集中管理模式，而日本的大多數(shù)機(jī)構(gòu)則選擇了機(jī)構(gòu)自行分散管理模式，電子檔案都放在形成部門。相關(guān)研究指出，我國(guó)實(shí)際電子檔案管理應(yīng)用中，在檔案信息載體方面，實(shí)行雙套制管理模式。在機(jī)構(gòu)分散式管理模式中，主要以紙質(zhì)載體檔案為主，電子檔案為輔；檔案館集中管理模式中，主要以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔。目前，電子科技檔案建設(shè)管理工作屬于機(jī)構(gòu)分散式管理模式，具體的建設(shè)與管理工作處于起步探索階段，而相關(guān)研究尚處于空白階段，需要開展理論與實(shí)操相結(jié)合的建設(shè)與管理機(jī)制研究。

1　電子科技檔案特點(diǎn)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)科技檔案是手工填寫或編制的。而電子科技檔案是以計(jì)算機(jī)代替手工操作形成的，包括設(shè)計(jì)的圖紙、編寫的技術(shù)文件、編制的項(xiàng)目驗(yàn)收文件、打印的其他科技項(xiàng)目電子文件材料、存貯數(shù)據(jù)和程序的存貯介質(zhì)、系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種科技文檔及其他科技項(xiàng)目信息資料等，電子科技檔案有如下特點(diǎn)：

（1）電子科技檔案的間接閱讀性。

電子科技檔案信息的間接閱讀性是指其信息不能通過(guò)人工用肉眼直接讀取。電子科技檔案是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中產(chǎn)生和使用的，其信息形態(tài)是數(shù)字化的，輸入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的任何科技項(xiàng)目信息都將被轉(zhuǎn)換成二進(jìn)制代碼，即用0和1的排列組合來(lái)表示和存貯、運(yùn)算管理，用0和1代碼記錄的科技項(xiàng)目信息。即使是高級(jí)計(jì)算機(jī)人員也無(wú)法全部直接識(shí)讀，人們對(duì)電子科技檔案的識(shí)讀管理只能借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。平時(shí)我們?cè)谟?jì)算機(jī)屏幕或打印到紙上看到的由文字、字母、數(shù)據(jù)和圖形等構(gòu)成的電子化的科技項(xiàng)目電子文件，是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)通過(guò)代碼轉(zhuǎn)換，將0和l的組合轉(zhuǎn)換顯示為人們能夠直接識(shí)讀的文字、數(shù)據(jù)、字母、圖形等科技項(xiàng)目信息形態(tài)，其實(shí)只不過(guò)是電子化后的科技項(xiàng)目文件某種輸出形式而已。因此電子科技檔案同可直接識(shí)讀的紙質(zhì)科技電子科技檔案文件相比，間接閱讀性是電子科技檔案的突出特點(diǎn)。

（2）計(jì)算機(jī)技術(shù)為電子科技檔案提供技術(shù)支撐。

電子科技檔案的信息文件從生成、運(yùn)算、傳輸?shù)酱尜A都是通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的，這就決定了電子科技檔案對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備和技術(shù)的依賴性。沒(méi)有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，電子科技檔案不僅沒(méi)法被識(shí)讀，更不用說(shuō)被處理、運(yùn)算、傳輸和利用。電子科技檔案的這個(gè)特性也決定了對(duì)其管理、保管和使用的獨(dú)特性，即在保管電子科技檔案的同時(shí)，還要保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的可靠與安全運(yùn)行。

（3）電子科技檔案復(fù)制傳輸?shù)目煽啃浴?/p>

電子科技檔案從一個(gè)載體復(fù)制到另一個(gè)載體，或從一臺(tái)計(jì)算機(jī)傳遞到另一臺(tái)計(jì)算機(jī)，實(shí)際上是在計(jì)算機(jī)內(nèi)部進(jìn)行數(shù)字信號(hào)的傳輸處理。這種處理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)科技項(xiàng)目文件的復(fù)制或縮微膠片的拷貝有著根本的區(qū)別。后者屬于模擬量的處理，不可避免地出現(xiàn)清晰度下降、變形、信息失真或丟失等問(wèn)題。而電子科技檔案的復(fù)制傳輸．由于是數(shù)字化的信息處理，所以完全不存在清晰度下降、變形、信息失真或丟失的現(xiàn)象，其復(fù)制件、傳輸?shù)狡渌?jì)算機(jī)上的副本同原件完全一致，沒(méi)有任何差別。

（4）電子科技檔案信息內(nèi)容可重寫性。

計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器如磁帶、磁盤、可擦寫光盤等存儲(chǔ)載體的可重寫性，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器的隨機(jī)讀寫功能，以及科技項(xiàng)目電子文件與載體的分離性使得電子化后的電子科技檔案文件信息內(nèi)容增、刪、改十分方便，且不留痕跡。這就為日后電子科技檔案真實(shí)性、原始性鑒定和電子化文件的保密管理增加了難度。

（5）電子科技檔案載體的不可靠性。

目前，電子化科技項(xiàng)目文件大多存儲(chǔ)在硬磁盤、磁帶、光盤等幾種主要介質(zhì)上。這些磁性介質(zhì)與傳統(tǒng)的紙張相比，可靠性較差，在常溫常濕環(huán)境里容易發(fā)生結(jié)構(gòu)變化，而且對(duì)磁場(chǎng)和有害氣體、灰塵等也相當(dāng)敏感。載體結(jié)構(gòu)稍有變化，存儲(chǔ)在其中的電子科技檔案文件信息便會(huì)丟失或無(wú)法讀出。因此電子科技檔案載體的不可靠性對(duì)電子科技檔案文件保管提出了更高的要求。

2　電子科技檔案建設(shè)與管理機(jī)制

電子科技檔案建設(shè)工程具有技術(shù)密集、時(shí)間長(zhǎng)、建設(shè)工作復(fù)雜等特點(diǎn)，為確保建設(shè)工作質(zhì)量和檔案資料的完整、真實(shí)、系統(tǒng)、規(guī)范，建設(shè)單位要依法治檔，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》及國(guó)家有關(guān)部門對(duì)檔案工程項(xiàng)目的規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)工作三同步制度，對(duì)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理；對(duì)電子科技檔案管理工作要實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級(jí)管理、集分結(jié)合的檔案管理體系。

2.1建立電子科技檔案管理責(zé)任體系

（1）將電子科技檔案管理工作納入各參建單位質(zhì)量行政領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制。 各參建單位要依照《檔案法》和《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量管理的通知》要求，建立和落實(shí)建設(shè)電子科技檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，按照項(xiàng)目所屬關(guān)系，將檔案工作納入工程質(zhì)量行政領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制和參建單位工程質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制，把建設(shè)電子科技檔案工作確實(shí)抓緊抓好。

（2）將電子科技檔案管理工作納入項(xiàng)目責(zé)任單位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和年終績(jī)效考核內(nèi)容之中，是對(duì)建設(shè)單位內(nèi)部檔案工作的約束和控制手段。建設(shè)單位每年將檔案管理目標(biāo)、年度歸檔計(jì)劃、整編要求、利用成果、系統(tǒng)運(yùn)用情況等細(xì)化成系數(shù)，列入到項(xiàng)目責(zé)任單位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制年終績(jī)效考評(píng)的內(nèi)容，根據(jù)考核結(jié)果兌現(xiàn)獎(jiǎng)懲。

（3）將電子科技檔案管理工作納入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)人員職責(zé)范圍之中。工程電子科技檔案是工程質(zhì)量管理的有機(jī)組成部分，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員在工程建設(shè)管理期間，同時(shí)更要注重對(duì)工程檔案的同步管理，將檔案工作納入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和工程技術(shù)人員年終目標(biāo)考核之中，嚴(yán)把督導(dǎo)關(guān)，應(yīng)用職能手段提前控制。

（4）利用市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)手段確保工程檔案的質(zhì)量。建設(shè)單位在工程項(xiàng)目與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位簽定合同時(shí)，合同條款必須明確歸檔要求及質(zhì)量，電子科技檔案驗(yàn)收不合格，檔案部門不審簽、財(cái)務(wù)部門不予結(jié)算，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段超前控制。

2.2建設(shè)電子科技檔案采集與管理平臺(tái)

（1）電子科技檔案信息采集平臺(tái)建設(shè)。

數(shù)字化電子科技檔案信息采集平臺(tái)建設(shè)分四步進(jìn)行：

第一步，對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類，建立科學(xué)合理的檔案目錄。建立的檔案目錄應(yīng)包括檔案所有的信息內(nèi)容，不僅要對(duì)檔案精細(xì)、科學(xué)地分類，同時(shí)要能夠反映出紙質(zhì)檔案存放的地址以及每一部分內(nèi)容所在的書冊(cè)和所在的頁(yè)碼范圍。

為了電子科技檔案的真實(shí)、完整、可靠與可用，電子科技檔案系統(tǒng)應(yīng)按照《可交換圖像文件格式》標(biāo)準(zhǔn)要求，自動(dòng)在數(shù)字圖像頭文件中寫入4個(gè)元數(shù)據(jù)值，并確保寫入信息不丟失。4個(gè)元數(shù)據(jù)寫入要求如表1所示。

第三步，將形成的各類電子化檔案進(jìn)行匯總、檢查審核，紙質(zhì)檔案歸檔。對(duì)第二步完成的各類電子化檔案匯總成冊(cè)，在匯總的過(guò)程中進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查審核工作，確保電子檔案信息的準(zhǔn)確性，同時(shí)完成紙質(zhì)檔案的歸檔工作。

表1　數(shù)字圖像元數(shù)據(jù)格式

第四步，對(duì)電子化檔案建立科學(xué)的檢索方法。在完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子化后，將其中的內(nèi)容與目錄科學(xué)地聯(lián)系在一起，建立科學(xué)、高效的檢索方法。

（2）電子科技檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)。

該平臺(tái)主要功能包括電子檔案接收、檔案資料編目、在線檢索利用、庫(kù)房動(dòng)態(tài)管理、檔案資料征集、檔案信息編研、數(shù)據(jù)報(bào)表打印、檔案數(shù)字化、系統(tǒng)維護(hù)等功能。

（3）電子科技檔案應(yīng)用平臺(tái)建設(shè)。

以往人們查閱歷史檔案信息需要親臨檔案館，通過(guò)閱覽摘錄、復(fù)制或者拍照等形式來(lái)獲取所需信息，如果實(shí)現(xiàn)電子科技檔案之后，檔案資源以數(shù)字化形式存在，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為檔案信息的快速獲取提供便利條件。數(shù)字化檔案信息在傳遞過(guò)程中可以同時(shí)進(jìn)行多項(xiàng)傳遞，形成傳遞網(wǎng)絡(luò)，而且可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方便地進(jìn)行遠(yuǎn)程協(xié)助，利用者能夠突破時(shí)空的界限，能夠在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)以任何方式檢索和利用所需的信息。

服務(wù)對(duì)象擴(kuò)大化和服務(wù)方式多樣化使得電子科技檔案館與其他檔案信息機(jī)構(gòu)及用戶之間的聯(lián)系更加普遍和廣泛，其用戶范圍也突破局域網(wǎng)限制。用戶范圍擴(kuò)大化也帶來(lái)用戶需求的擴(kuò)大化，從而用戶需求信息類型也更加多樣化、內(nèi)容更加廣泛化。

式中:I0為紅外光源入射光強(qiáng),I為有氣體吸收時(shí)出射光強(qiáng),k(λ)為CO2氣體吸收系數(shù),l為紅外光光程,C為CO2氣體的體積比濃度,單位為×10-6。

2.3建立子科技檔案資源的開發(fā)、利用體系

（1）閱覽服務(wù)。

檔案部門設(shè)置現(xiàn)行文件閱覽室和檔案資料閱覽室，向各單位、部門提供現(xiàn)行文件服務(wù)。閱覽服務(wù)具有簡(jiǎn)便、快捷、質(zhì)量、直接的特點(diǎn)，是最基本、最普遍、最簡(jiǎn)便的現(xiàn)行文件和檔案資料服務(wù)形式。

（2）網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

建立文檔信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦文、流轉(zhuǎn)、借閱等功能。網(wǎng)絡(luò)服務(wù)具有傳播速度快、利用方便、不受地域限制、內(nèi)容更新快的特點(diǎn)，是一種現(xiàn)代化的服務(wù)方式。

（3）編研服務(wù)。

為了更好地為各項(xiàng)管理工作服務(wù)，檔案部門利用信息資源按專業(yè)、時(shí)間、行文單位進(jìn)行編研，滿足利用需求。編研服務(wù)是一種較高層次的現(xiàn)行文件、檔案資料服務(wù)方式，具有周期長(zhǎng)、主動(dòng)性、系統(tǒng)性、時(shí)效性、史料性強(qiáng)，技術(shù)含量高等特點(diǎn)。

（4）咨詢服務(wù)。

文書、檔案人員根據(jù)利用者的要求，以現(xiàn)行文件和檔案資料為依據(jù)，通過(guò)綜合分析、以解答問(wèn)題的形式，為利用者服務(wù)。

3　結(jié)語(yǔ)

根據(jù)電子科技檔案的形成特點(diǎn)，采取相應(yīng)的措施．切實(shí)加強(qiáng)電子科技檔案管理工作，這是新時(shí)期科技項(xiàng)目研究或?qū)嵤╊I(lǐng)域技術(shù)人員與檔案人員需要共同研究和探討的重要課題。本文探討了電子科技檔案建設(shè)與管理機(jī)制，希望能為電子科技檔案建設(shè)工作起到一定參考與幫助作用。

陳注文（1964-），男，經(jīng)濟(jì)師，大專，任職于廣東省科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所，從事科技管理研究工作。