何玉敏

(新疆博爾塔拉蒙古自治州住房公積金管理中心，新疆 博樂　833400)

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談談住房公積金貸款檔案管理工作

何玉敏

(新疆博爾塔拉蒙古自治州住房公積金管理中心，新疆 博樂833400)

摘要：住房公積金貸款檔案主要是指各級住房公積金管理機構在公積金貸款工作中形成和歸集的各種文件材料和權證，是各方當事人在借貸過程中履行各自權利和義務的真實記錄，也是住房公積金管理部門債權存在的原始證明。隨著住房公積金業(yè)務的不斷發(fā)展，貸款不斷增加，其風險亦日益凸顯。由于住房公積金貸款階段，目前還沒有一個全國性的管理制度和管理辦法，筆者結合我市住房公積金管理中心的實際，對住房公積金貸款檔案的管理進行初步探討，以便更好地促進這項工作的發(fā)展。

關鍵詞：住房公積金；檔案管理；公積金貸款

目前，我國公積金管理機構大多推行終身制貸款，而實現(xiàn)這一機制的載體就是貸款檔案。由于還款時間長短不一和人員變遷等因素影響，增加了貸款檔案跟蹤管理的復雜性，同時也進一步凸顯了完善貸款檔案管理制度的必要性和重要性，否則，貸后管理就是一紙空談。

住房公積金個人住房貸款檔案是住房公積金管理中心利用住房公積金發(fā)放個人住房抵押貸款，在辦理和管理貸款業(yè)務過程中形成的具有保存價值的專業(yè)材料。但在實際工作中，貸款檔案管理工作往往會被疏忽，存在一定的風險隱患。信貸資金雖然成千上億，但它是一種“符號資產(chǎn)”，它的存在和歸屬無法像“實體資產(chǎn)”那樣明確，必須靠各種合同、文字資料、數(shù)據(jù)表格、帳戶等為載體予以證明。貸款檔案的缺失，就意味著信貸資金有可能不被法律保護。因此，如何加強貸款檔案的管理，確保資金安全，維護繳存人權益，同住房公積金業(yè)務工作同等重要。

一、住房公積金貸款檔案的特點

(一)長期性。公積金貸款檔案是需要長期保存的文件，檔案內(nèi)容需要不斷完善、修改、補充，直到貸款還清為止，體現(xiàn)了檔案管理的長期性。

(二)復雜性。公積金貸款檔案是在不斷完善各種手續(xù)的過程中逐漸完成的，其中涉及到的部門眾多，材料復雜多樣，來自不同業(yè)務部門的各類憑證、票據(jù)以及不同行業(yè)的資料，很難做到外觀上和格式上的完全統(tǒng)一。

(三)動態(tài)性。公積金貸款檔案會根據(jù)個人需求和請求的改變而改變，到還清貸款時檔案不可能一成不變，這就要求檔案管理者眼勤手勤，對每一卷檔案都要實行動態(tài)化管理。

二、公積金貸款檔案管理中存在的問題

(一)對檔案的重視不夠。在我國，很多人都會有這樣一種認識：檔案嘛，只要不丟失、不泄密就足夠了，當有關部門來查閱的時候，能夠找得到就行了。這種觀念在很多檔案管理員甚至領導心中根深蒂固貽害無窮，是檔案規(guī)范化管理理念的大敵。

(二)檔案的不完整和不準確。在收集、整理、審核檔案的過程中，資料不完整的情況時常出現(xiàn)。有些職工認為個別項目不必填寫，自作主張地不填或者隨便填；有些職工則在填寫內(nèi)容發(fā)生變化后不能主動申報修改，造成了檔案信息的不完整和不準確。

(三)管理人員力量薄弱。很多大型的檔案室管理人員明顯不夠，人手不足，加之不少檔案管理人員沒有受過專業(yè)培訓，常常造成檔案不能及時歸檔和完善，直接影響到檔案的管理水平。

(四)查閱制度不嚴格。國家對檔案的查閱制度有著嚴格的規(guī)定，但是據(jù)筆者調(diào)查了解，在實際工作中有不少公積金管理中心的貸款檔案管理員不能嚴格按照規(guī)范程序調(diào)閱檔案，這樣極易造成檔案丟失和貸款人信息泄露。

三、公積金貸款檔案意識淡薄，管理不規(guī)范，主要表現(xiàn)在以下幾方面的問題

(一)貸款檔案產(chǎn)生方面。存在著對資料審核把關不嚴、記載不清，借據(jù)要素不齊全，缺章少印的問題。

(二)貸款檔案收集方面。存在著沒有建立貸款檔案工作制度，沒有落實信貸員、檔案員的職責，貸款檔案的收集不系統(tǒng)，不配套，不齊全。

(三)貸款檔案的整理方面。貸款檔案沒有進行微機系統(tǒng)管理，貸款業(yè)務系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不能倒入檔案系統(tǒng)。

四、針對目前貸款檔案管理存在的問題，就如何加強貸款檔案管理提出如下建議

(一)加強領導，建立貸款檔案工作組織體系。公積金管理中心應將貸款檔案工作納入貸款分管負責人責任制；將貸款檔案的收集管理納入貸款工作計劃，建立檔案工作網(wǎng)絡，配備專兼職貸款檔案人員，落實貸款檔案工作的組織保證體系。

(二)建立完善貸款檔案管理規(guī)章制度、標準、規(guī)范。

(三)堅持檔案工作與貸款工作同步進行。堅持同步管理就是要求貸款檔案的收集、整理、歸檔與貸款的立項、發(fā)放、回收同步進行。特別要做好貸款檔案資料收集工作，它是貸款檔案的基礎，也是一項系統(tǒng)工程。必須從源頭開始，嚴格按照貸款管理的有關規(guī)定，在貸款檔案收集的范圍內(nèi)，做到有的放失，各相關部門應及時收集貸款借款人資料和貸后管理的資料，并認真檢查有關資料的責任人簽字、蓋章手續(xù)是否完備，履行資料交接手續(xù)，確保貸款檔案資料的完整性、準確性。

(四)堅持集中統(tǒng)一保管和使用。公積金中心應設專用檔案庫對貸款檔案進行集中統(tǒng)一保管。配備懂業(yè)務的專職檔案保管員。特別重要的憑證(抵押他項權證)和業(yè)務材料應放置在特別裝具或保險柜內(nèi)，以確保其完整及安全。貸款業(yè)務尚未終結的檔案和核銷后的檔案分類、分區(qū)排列和存放。

五、進一步完善公積金貸款檔案管理

面對迅猛發(fā)展的商品房交易和不斷暴增的公積金貸款業(yè)務，如何完善公積金貸款檔案管理是擺在我們面前的一個重大課題，這就要求我們在實際工作中不僅要嚴格執(zhí)行檔案管理流程，更要使檔案的管理設計符合自身的業(yè)務需要。

(一)建立科學的管理制度。檔案管理有兩大要求，即真實性和齊全性，對貸款檔案來說這點尤為重要。如果貸款檔案不完整或者缺失，就意味著房貸資金面臨風險。為了保證房貸資金安全，就必須建立健全科學完整的檔案管理制度，明確由專業(yè)人員進行檔案資料的收集、整理、審核等工作，確保檔案的真實準確和完整齊全。

(二)安全保管貸款檔案。公積金貸款檔案不但涉及金額較大，而且牽涉眾多職工的切身利益。

總之，發(fā)放公積金個人住房貸款是建立住房公積金制度的根本目的，也是發(fā)揮住房公積金社會效益的重要途徑，公積金貸款作為政策性住房金融的主體，對加強城市住房建設，解決居民的住房問題，改善居住條件，拉動住房消費起到了巨大的推動作用。住房公積金是老百姓的血汗錢，是一種返還性的住房儲金，不允許出現(xiàn)風險損失。這就要求我們公積金管理機構應高度重視對公積金個人住房貸款的風險管理，而只有建立健全貸款檔案，才能掌握貸款發(fā)放收回的主要依據(jù)、借款人信用情況及債權存在的證明。一旦管理中心與借款人之間出現(xiàn)糾紛、風險，貸款檔案立即就成為“呈堂證供”。以確保住房公積金貸款萬無一失。

中圖分類號:G271

文獻標識碼：A

文章編號：1671-864X(2016)04-0140-01