文/吉林省四平市鐵西區(qū)法律援助中心 孫麗

事業(yè)單位檔案管理存在問題及對策探析

文/吉林省四平市鐵西區(qū)法律援助中心 孫麗

對于現(xiàn)在的很多事業(yè)單位來說，檔案的建立和管理是非常重要的工作，因為檔案的建立，可以省去很多不必要的麻煩，同樣也為以后的工作提供參考，但是由于現(xiàn)在很多的事業(yè)單位對此項工作重視程度不夠，造成了事業(yè)單位檔案管理存在著非常多的問題，本文就這些問題進行探析，并提出相應(yīng)的解決對策。

事業(yè)單位；檔案建設(shè)；檔案管理

檔案管理對于每一個公司和事業(yè)單位來說都是極其重要的一項工作，而這項工作在日后能夠發(fā)揮出非常重要的作用，本文就現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理的績效問題出發(fā)，提出幾點建設(shè)性的對策。

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

就目前來說，事業(yè)單位檔案管理存在著非常多的問題，比如說人才問題，考核制度等等一系列問題：

（一）缺少專業(yè)的人才。在現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理工作中，很多人認(rèn)為這項工作是比較簡單輕松的，因此只是選用了一些普通的文員擔(dān)任這項工作，其實不然，這項工作是非常困難的。需要具備一定的專業(yè)基礎(chǔ)知識，才能夠使事業(yè)單位的檔案有制度有條理，但是很多的事業(yè)單位都選用一些非專業(yè)人才擔(dān)任這項工作，使得檔案的管理錯綜雜亂，從而影響正常的工作和檔案的參考。

（二）缺乏檔案管理理念。對于現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理來說，應(yīng)該選用比較現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)來管理現(xiàn)階段的檔案。但是在信息時代高速發(fā)展的今天，不僅給數(shù)字化檔案管理帶來了機遇，同時給對數(shù)字化檔案管理帶來了一定的挑戰(zhàn)，比如說很多人利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，攻破事業(yè)單位的檔案庫，造成事業(yè)單位的經(jīng)濟財產(chǎn)損失。所以說要使用最先進的現(xiàn)代化管理理念，利用數(shù)字建立信息檔案的同時，也要做好保密備份工作，這樣才能夠保護好事業(yè)單位的檔案。

（三）檔案更新不及時。這是單位現(xiàn)在普遍存在的問題，比如說大家在瀏覽一些事業(yè)單位網(wǎng)站的時候，想要從中獲取最新的資訊，就會發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位的檔案庫是沒有及時更新的，或者是以前的一些檔案數(shù)據(jù)，這樣對于很多人的工作是極為不利的，所以事業(yè)單位的檔案應(yīng)該做到及時更新，緊跟腳步和時代的變化，這樣才能夠使事業(yè)單位檔案的作用發(fā)揮到最大。

二、事業(yè)單位檔案管理的對策

針對現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理存在的諸多問題，改革迫在眉睫，本文就針對上述的一些問題，提出幾點建設(shè)性的意見：

（一）培訓(xùn)相關(guān)的檔案管理人員。因為是比較缺乏高素質(zhì)的事業(yè)單位檔案管理人員，所以應(yīng)該定期去培訓(xùn)一些專業(yè)的檔案管理人員，讓他們增加相關(guān)的專業(yè)知識，利用專業(yè)知識去管理事業(yè)單位的檔案庫，以適應(yīng)現(xiàn)階段的工作學(xué)習(xí)。

（二）采取獎罰制度?，F(xiàn)階段很多的事業(yè)單位檔案管理人員在工作過程當(dāng)中態(tài)度比較消極，而且一些檔案歸類非常雜亂，這樣就會造成一些工作上的失誤和麻煩。所以對于這部分人一定要采取相應(yīng)的獎罰措施，尤其在重要的檔案管理上出現(xiàn)失誤的人員應(yīng)該采取重要的懲處措施，這樣才能夠使管理人員認(rèn)真細(xì)致的工作，使檔案管理有條理。

（三）做好檔案的保護工作。一些極其機密的檔案文件需要做好相應(yīng)的保護工作，所以說，檔案管理人員應(yīng)該有保護檔案的工作意識，定期去查看檔案庫中的檔案是否有損壞現(xiàn)象，如果出現(xiàn)損壞現(xiàn)象，應(yīng)該及時對這部分檔案進行修補。其次，檔案管理人員還應(yīng)該對現(xiàn)代化的信息技術(shù)入侵有所防范，尤其是一些比較機密的檔案文件，盡可能采取一些高尖端的保密措施，防止這些檔案被一些不法份子所盜用，造成信息的流失和公司的財產(chǎn)經(jīng)濟損失。

（四）建立嚴(yán)密的檔案管理體制。各個事業(yè)單位應(yīng)該建立嚴(yán)密的檔案管理體制，在檔案管理過程中，對管理體制中的一些疏密之處也及時做到調(diào)整，這樣才能夠有效地節(jié)省人力物力財力，讓檔案管理這項工作進入到正軌，這樣不僅能夠加強檔案管理的工作效率，同時也能夠通過這樣的檔案管理體制制度去規(guī)范事業(yè)單位其他的業(yè)務(wù)制度，可謂是一箭雙雕。

（五）及時更新事業(yè)單位的檔案庫。因為現(xiàn)在的信息發(fā)展是極為迅速的，所以事業(yè)單位的一些信息每天都在變動，因此事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)該跟緊時代的腳步，及時收集新的檔案來充實檔案庫，讓事業(yè)單位檔案庫的信息能夠緊跟時代變化的腳步，真正為人所使用。

（六）采用先進的檔案管理設(shè)備。目前很多事業(yè)單位檔案管理庫的設(shè)備非常落后，這樣會影響到檔案管理的效率以及檔案管理的進程，繼而會影響到公司各項工作的運轉(zhuǎn)。針對這樣一種情況，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)引進先進的技術(shù)設(shè)備來管理事業(yè)單位的檔案庫。使檔案庫能夠跟緊時代的腳步，真正為事業(yè)單位所服務(wù)，為人民的經(jīng)濟發(fā)展所服務(wù)。

三、總結(jié)

事業(yè)單位的發(fā)展腳步與檔案建設(shè)是息息相關(guān)的，所以各個事業(yè)單位要密切關(guān)注檔案的建立，讓檔案建立能夠服務(wù)于事業(yè)單位的工作，確保每一項工作正常運轉(zhuǎn)。

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