胡 曉

（廣西大學(xué)，廣西 南寧 530004）

精益生產(chǎn)的方式在高校財(cái)務(wù)報(bào)賬業(yè)務(wù)流程再造中應(yīng)用

胡 曉

（廣西大學(xué)，廣西 南寧 530004）

高校財(cái)務(wù)報(bào)銷過程普遍耗費(fèi)的時(shí)間較長，大多在2小時(shí)左右，報(bào)銷效率非常低下?？紤]到網(wǎng)絡(luò)報(bào)賬暫時(shí)還無法全面推廣，通過應(yīng)用精益生產(chǎn)的方法進(jìn)行流程再造，增加在二級單位增加報(bào)銷單據(jù)預(yù)審程序，整個(gè)報(bào)銷過程的時(shí)間從113分鐘降低到58分鐘，現(xiàn)場報(bào)銷時(shí)間從83分鐘減少到43分鐘，報(bào)銷效率顯著提高。

精益生產(chǎn)；流程再造；財(cái)務(wù)報(bào)賬；高校

報(bào)賬難已經(jīng)成為高校財(cái)務(wù)部門普遍面臨的問題。要解決這個(gè)問題，必須根據(jù)根據(jù)高校信息化推進(jìn)實(shí)際的實(shí)際情況入手，按照精益生產(chǎn)的要求，從流程的再造著手，最終通過高校財(cái)務(wù)信息化推進(jìn)、實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)而得以解決。

1 高校財(cái)務(wù)報(bào)賬耗時(shí)現(xiàn)狀分析

從報(bào)銷人員的角度來看，現(xiàn)有的高校報(bào)賬的流程一般包括以下6個(gè)環(huán)節(jié)：

（1）單據(jù)整理過程。包括報(bào)銷人根據(jù)經(jīng)濟(jì)活動產(chǎn)生的原始票據(jù)填單。

（2）報(bào)銷審批過程。由學(xué)院經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字之后整理、匯總的一系列活動。

（3）排隊(duì)等候過程。報(bào)銷人員提前到財(cái)務(wù)處取號，等候報(bào)銷。

（4）會計(jì)核算過程。 報(bào)銷人將簽批好的原始單據(jù)提交，由財(cái)務(wù)人員對票據(jù)的真實(shí)性、合理性、合規(guī)性進(jìn)行審核，并對票據(jù)金額和最終報(bào)銷金額進(jìn)行核算的一系列活動。

（5）憑證錄入過程。 指財(cái)務(wù)人員將核算好后的會計(jì)原始憑證真實(shí)完整地錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)的過程。

（6）支付款項(xiàng)過程。銀行出納人員根據(jù)復(fù)核后的財(cái)務(wù)憑證，向報(bào)銷人員支付報(bào)銷款項(xiàng)的過程，包括現(xiàn)金支付和銀行轉(zhuǎn)賬支付兩種方式。

采用抽樣調(diào)查的方法，對高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程的 6個(gè)步驟所耗費(fèi)的時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)結(jié)果見表1。

表1 現(xiàn)有高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程各環(huán)節(jié)耗時(shí)統(tǒng)計(jì)

可以發(fā)現(xiàn)，在上述過程耗時(shí)的長短，依次排隊(duì)等候過程、報(bào)銷審批、會計(jì)核算、單據(jù)整理、憑證錄入、支付款項(xiàng)，整個(gè)報(bào)銷過程費(fèi)時(shí)達(dá) 113分鐘，其中，從排隊(duì)等候和支付款項(xiàng)的現(xiàn)場報(bào)銷時(shí)間為83分鐘。之所以需要長時(shí)間的等候，是由于根據(jù)現(xiàn)有的流程，在會計(jì)核算這個(gè)環(huán)節(jié)，各類單據(jù)在報(bào)賬人員和財(cái)務(wù)人員之間反復(fù)填寫和校核，導(dǎo)致后續(xù)的報(bào)銷人員均陷入較長時(shí)間的等待，有時(shí)甚至因?yàn)閳?bào)銷人員填報(bào)錯(cuò)誤，還會重新填寫，這樣不僅產(chǎn)生大量重復(fù)勞動， 浪費(fèi)人力資源，導(dǎo)致報(bào)銷人員怨聲載道。

2 精益生產(chǎn)方式與業(yè)務(wù)流程再造

精益生產(chǎn)方式是繼單件生產(chǎn)方式和大量生產(chǎn)方式之后在日本豐田汽車公司誕生的全新生產(chǎn)方式。精益的“精”就是指更少的投入，而“益”指更多的產(chǎn)出。精益生產(chǎn)的基本理念是借助技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程和管理模式的不斷創(chuàng)新，從而最大限度地發(fā)掘人的潛能，最終在人的作用下使得制造過程中消耗的材料、能源和時(shí)間得到有效的控制［1］。

對原有報(bào)賬流程進(jìn)行再造，報(bào)銷過程中的人員在現(xiàn)場等候的時(shí)間可以大幅度降低，從而提高報(bào)銷效率，緩解報(bào)銷人員的急躁情緒。當(dāng)然，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)平臺信息處理技術(shù)核算報(bào)銷是最好的選擇，這樣不僅能節(jié)省人力資源和業(yè)務(wù)處理時(shí)間，還能保證財(cái)務(wù)工作的準(zhǔn)確性，提高財(cái)務(wù)工作效率，進(jìn)而消除現(xiàn)有流程的弊端，徹底解決高校報(bào)賬難問題。但是，考慮到網(wǎng)絡(luò)平臺信息處理技術(shù)核算報(bào)銷需要一定的軟硬件支持，在現(xiàn)有的條件下全面推廣網(wǎng)絡(luò)報(bào)賬可能無法完全實(shí)現(xiàn)。從流程再造的角度進(jìn)行思考，在現(xiàn)有條件下盡可能優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)賬流程，不失為解決報(bào)賬難問題的重要途徑。

3 高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程再造

按照精益生產(chǎn)的方法，首先應(yīng)該對生產(chǎn)現(xiàn)場進(jìn)行現(xiàn)場評估和作業(yè)測量。通過現(xiàn)場觀察，發(fā)現(xiàn)為了減少排隊(duì)等候時(shí)間，可以通過細(xì)分會計(jì)核算過程，增加報(bào)銷預(yù)審過程來改進(jìn)。改進(jìn)后高校報(bào)賬的流程包括以下7個(gè)環(huán)節(jié)：

（1）單據(jù)整理過程。包括報(bào)銷人根據(jù)經(jīng)濟(jì)活動產(chǎn)生的原始票據(jù)填單；

（2）報(bào)銷預(yù)審過程。由學(xué)校的二層機(jī)構(gòu)專人負(fù)責(zé)對票據(jù)的真實(shí)性、合理性、合規(guī)性進(jìn)行審核。

（3）報(bào)銷審批過程。由學(xué)院經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字之后整理、匯總的一系列活動；

（4）排隊(duì)等候過程。報(bào)銷人員提前到財(cái)務(wù)處取號，等候報(bào)銷；

（5）會計(jì)核算過程。報(bào)銷人將簽批好的原始單據(jù)提交，由財(cái)務(wù)人員對對票據(jù)金額和最終報(bào)銷金額進(jìn)行核算的一系列活動；

（6）憑證錄入過程。財(cái)務(wù)人員將核算好后的會計(jì)原始憑證真實(shí)完整地錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)的過程。

（7）支付款項(xiàng)過程。銀行出納人員根據(jù)復(fù)核后的財(cái)務(wù)憑證，向報(bào)銷人員支付報(bào)銷款項(xiàng)的過程。

由于增加了報(bào)銷預(yù)審過程，相應(yīng)地減少了報(bào)銷審批過程、排隊(duì)等候過程、會計(jì)核算過程的時(shí)間耗費(fèi)，不僅使合規(guī)性和合理性大大提高，一次報(bào)銷的成功率大大提高，而且可以大幅度減少報(bào)銷人員的現(xiàn)場報(bào)銷時(shí)間。當(dāng)然，在初始推行階段，學(xué)校財(cái)務(wù)處需要對二層機(jī)構(gòu)進(jìn)行培訓(xùn)，對票據(jù)的真實(shí)性、合理性、合規(guī)性審核進(jìn)行指導(dǎo)。由于高校財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)較之企業(yè)相對單一，大量重復(fù)的報(bào)銷票據(jù)的真實(shí)性、合理性、合規(guī)性審核工作可以通過快速培訓(xùn)來解決。

流程再造后，通過抽樣調(diào)查，發(fā)現(xiàn)在上述過程耗時(shí)的長短，依次為排隊(duì)等候過程，單據(jù)整理和報(bào)銷預(yù)審，報(bào)銷審批、會計(jì)核算、憑證錄入，支付款項(xiàng)，整個(gè)報(bào)銷過程費(fèi)時(shí)從原來的113分鐘降低到58分鐘，現(xiàn)場報(bào)銷時(shí)間從83分鐘降低至43分鐘。結(jié)果見表2。

表2 高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程再造后各環(huán)節(jié)耗時(shí)統(tǒng)計(jì)

4 財(cái)務(wù)報(bào)賬流程再造后改進(jìn)的方向

按照精益生產(chǎn)的理念，現(xiàn)場是問題的發(fā)源和聚集地，任何生產(chǎn)現(xiàn)場都會不同程度的存在著各種問題，因而現(xiàn)場改善是一個(gè)永無止境的循環(huán)上升過程［2］。目前的財(cái)務(wù)報(bào)賬流程再造大幅度壓縮了排隊(duì)等候時(shí)間，降低了報(bào)賬的時(shí)間，但是一個(gè)完整報(bào)賬的報(bào)賬過程中，對于財(cái)務(wù)人員來說，大量的憑證錄入工作仍然是繁重的，也是讓報(bào)賬效率低下的重要環(huán)節(jié)。

隨著新型信息技術(shù)和應(yīng)用模式的不斷涌現(xiàn)，例如物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、移動技術(shù)、智能終端等新技術(shù)和應(yīng)用模式的出現(xiàn)與普及，以及這些智能終端和感應(yīng)設(shè)備成本的不斷下降，使越來越多的人參與到數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和積累的過程中來，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出前所未有的爆炸式增長態(tài)勢，且其復(fù)雜程度也日益顯著，“大數(shù)據(jù)”時(shí)代己經(jīng)到來［3］。通過搭建公共信息服務(wù)平臺，將報(bào)銷業(yè)務(wù)進(jìn)行具體化分工，以網(wǎng)絡(luò)為依托和載體，使原來比較耗時(shí)耗力的一些流程如憑證錄入工作可由財(cái)務(wù)部門以外的人員完成，報(bào)銷人員通過網(wǎng)絡(luò)平臺填寫大量電子單據(jù) （如出差申請單、報(bào)銷單等），從各自終端傳遞到財(cái)務(wù)部門，實(shí)現(xiàn)資源使用的高效和財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的系統(tǒng)化［4］。

因此，未來的改進(jìn)方向加快高校財(cái)務(wù)信息化進(jìn)程，以先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)支撐高校財(cái)務(wù)的信息處理，通過財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫的建立和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，不僅能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息共享，還能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)，是迎接和應(yīng)對大數(shù)據(jù)時(shí)代的重要途徑和可行之舉。

5 結(jié)論

（1）按照精益生產(chǎn)的方式對財(cái)務(wù)報(bào)賬流程再造，可以大幅度降低現(xiàn)場報(bào)銷時(shí)間，從而提高報(bào)銷的效率。

（2）未來的改進(jìn)方向加快高校財(cái)務(wù)信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)。

［1］ 劉勝軍.精益生產(chǎn)-現(xiàn)代IE［M］.深圳:海天出版社，2003.

［2］ 孫紹亭.精益生產(chǎn)管理在企業(yè)管理中的應(yīng)用［J］.山東冶金，2003（3）:38-39.

［3］ 李靜.高校財(cái)務(wù)報(bào)賬的現(xiàn)狀及對策［J］.對外經(jīng)貿(mào)，2012（5）:24-28.

［4］ 邁爾一舍恩伯格.大數(shù)據(jù)時(shí)代:生活、工作與思維的大變革［M］.杭州:浙江人民出版社，2013.

The application of way of lean production in colleges and universities in the financial accounting business process reengineering

At present， the whole process of colleges and universities financial reimbursement time mostly in 2 hours or so， and the efficiency is very low. Considering the network for being unable to fully promote the process reengineering through the application of lean production， increase reimbursement of pre-trial procedures in level second units， the reimbursement process time reduced from 113 to 58 minutes， the reimbursement time reduced from 83 to 43 minutes in site， and it significantly improve the efficiency of reimbursement.

Lean production； business process reengineering； financial reimbursement； colleges and universities

F275

A

1008-1151（2016）08-0143-02

2016-07-10

胡曉（1972-），女，廣西大學(xué)財(cái)務(wù)處經(jīng)濟(jì)師，從事高校財(cái)務(wù)管理工作。