文/周傳金

企業(yè)財務共享服務中心與項目財務管控

文/周傳金

財務共享服務中心已經(jīng)不是新生事物了，在中國迅猛發(fā)展，企業(yè)建立財務共享服務中心，有著重大意義。財務共享服務中心在實際運轉(zhuǎn)中如何達成企業(yè)預期目標，對企業(yè)制度建設起到作用，文章做出了一定探討。

財務；共享服務；管控

集團公司于14年7月份組織集團全體財務人員進行了財務共享服務業(yè)務培訓，并于月底成立了財務共享服務中心，下屬各單位會計業(yè)務也陸續(xù)上線，上線后各項經(jīng)濟業(yè)務的處理有了很大的變化，對企業(yè)職工特別是財務人員充滿了挑戰(zhàn)，雖然企業(yè)已經(jīng)使用了世界上比較流行的先進的管理模式，但大家對于共享服務中心的了解并不多，成立財務共享服務中心的意義究竟是什么，如何利用財務共享服務中心更好的加強財務管控、為企業(yè)服務，需要我們進一步研究。

一、國內(nèi)外財務共享中心研究現(xiàn)狀

財務共享服務中心（Financial Shared Service Center，簡稱FSSC）是近年來出現(xiàn)并流行起來的會計和報告業(yè)務管理方式。早在1993年，Robed Gunn等人就首先提出了共享服務的概念，認為共享服務是公司試圖從分散管理和少的層級結(jié)構(gòu)中取得競爭優(yōu)勢的一種新管理理念，其核心思想在于提供服務時共享組織的成員和技術(shù)等資源。安德魯·克里斯（2001）在其著作《服務共享》一書中指出，企業(yè)經(jīng)營會面臨很多困難，各經(jīng)營公司、各部門和運營單位的各位主管及經(jīng)理應該專注于客戶服務、業(yè)務成長和人員管理，而不應該讓那些瑣碎的財務、信息技術(shù)、人員設置及供應等問題去分散精力；服務共享模式可以讓企業(yè)在保持核心功能的同時，最大限度地提高成本效率。哈佛大學教授布賴恩·伯杰倫（2004）在《共享服務精要》中如此定義：共享服務是一種將一部分現(xiàn)有的經(jīng)營職能集中到一個新的半自主的業(yè)務單元的合作戰(zhàn)略，這個業(yè)務單元就像在公開市場展開競爭的企業(yè)一樣，設有專門的管理結(jié)構(gòu)，目的是提高效率、創(chuàng)造價值、節(jié)約成本以及提高對母公司內(nèi)部客戶的服務質(zhì)量。其實這種提供財務服務的業(yè)務單元就是財務共享服務中心（Financial Shared Services Center，縮寫為FSSC）。

20世紀90年代后期，隨著中國經(jīng)濟的快速發(fā)展，越來越多的跨國公司進駐中國，也帶來共享服務的管理模式。國內(nèi)也有很多學者在這方面做了研究。 劉漢進（2004）在其論文《共享服務的決策、實施與評價研究》中，對共享服務的作用進行了研究，他認為共享服務是企業(yè)克服組織失靈的一種制度安排，是內(nèi)部組織的半市場化，是有效利用組織和市場雙重優(yōu)勢的一種組織創(chuàng)新。企業(yè)通過內(nèi)部共享服務放棄了對運營單位的部分控制權(quán)，在組織內(nèi)部賦予了部分市場屬性。共享服務的作用，在于通過企業(yè)內(nèi)部不同部門或業(yè)務單元間的組織和資源整合，實現(xiàn)服務共享，從而強化企業(yè)核心競爭力，優(yōu)化資源配置，降低企業(yè)成本，提高管理效率 。

二、施工企業(yè)項目管理模式下成立財務共享服務中心的意義

工程項目往往遠離企業(yè)總部，建設時間跨度大，外界影響因素多，項目人員多為臨時組成，管理水平參差不齊，財務人員從事的工作事項大體相同，缺乏專業(yè)化分工，不利于業(yè)務流程化、核算標準化、也不利于提高工作效率，財務共享服務中心通過業(yè)務流程、規(guī)則進行標準化管理，進行流程優(yōu)化，消除了多余的協(xié)調(diào)以及重復的非增值的作業(yè)，極大的提高了效率，間接的降低了成本。如何利用財務共享服務中心更好管理企業(yè)，是施工企業(yè)管理者關(guān)心的主要問題。財務共享服務中心實現(xiàn)了法人管項目的目標，利用信息技術(shù)加強項目管控，實現(xiàn)項目收益，變得尤為重要。

三、企業(yè)財務控制的目標及意義

財務控制是指對企業(yè)的資金投入及收益過程和結(jié)果進行衡量與校正，目的是確保企業(yè)目標以及為達到此目標所制定的財務計劃得以實現(xiàn)?，F(xiàn)代財務理論認為企業(yè)理財?shù)哪繕艘约八从车钠髽I(yè)目標是股東財富最大化（在一定條件下也就是企業(yè)價值最大化）。財務控制總體目標是在確保法律法規(guī)和規(guī)章制度貫徹執(zhí)行的基礎(chǔ)上，優(yōu)化企業(yè)整體資源綜合配置效益，厘定資本保值和增值的委托責任目標與其他各項績效考核標準來制定財務控制目標，是企業(yè)理財活動的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是確保實現(xiàn)理財目標的根本保證，所以財務控制將服務于企業(yè)的理財目標

在項目管理日益被普遍運用于公司運作的今天，在競爭越來越激烈的市場環(huán)境下，提升項目管理水平已成為企業(yè)生存的基本保證。研究財務控制在項目管理中的運用具有迫切性和重要的現(xiàn)實意義。在項目管理中運用財務控制有助于保護項目各項資產(chǎn)的安全和完整，防止資產(chǎn)流失和損害，但是在一個項目中，成本不超預算、還要取得預期的效果，并按時完成，幾乎是一項無法完成的任務。通常，在項目的運營過程中，由于項目的多樣化、不確定性等諸多因素的存在，使得項目財務管理過程中的會計核算方法、項目預算、項目成本控制等方面都有其特定的要求，因此如何將財務控制貫穿于項目的整個生命周期？如何在執(zhí)行過程中尋求成本、進度和效果之間的平衡？又如何構(gòu)建一套將項目管理與財務控制有效結(jié)合的內(nèi)控系統(tǒng)？

通過案例分析，理清項目財務管理的具體流程，掌握項目財務管理的有效分析手段與工具，在項目預算、項目成本與項目進度和質(zhì)量之間摸索出最佳的平衡點，為項目的健康運作和其可見的巨大收益做好鋪墊。

四、在財務共享服務中心管理下如何加強項目財務管控

（一）利用標準化的賬務處理程序，規(guī)避不合理支出

財務共享服務中心運行以來，給人最大的感覺就是規(guī)范化了，大額發(fā)票驗真?zhèn)?，不合理開支共享不予以通過，科目赤字自動退回，等等，杜絕了以往財務人員根據(jù)個人判斷就能入賬的現(xiàn)象，極大的規(guī)范了會計賬務，標準化的賬務處理，極大的降低了各種風險，每一個經(jīng)濟業(yè)務參與者，從經(jīng)濟業(yè)務源頭就考慮到共享能不能通過，如何保證業(yè)務的合法性、規(guī)范性。企業(yè)利用財務共享服務中心這個平臺，在業(yè)務要求上做細致的具體的規(guī)定，就能加強財務管控，比如集團公司推行的保險業(yè)務集中辦理，通過駁回非集團公司集中辦理的保險業(yè)務，就能將以往很難推行的業(yè)務很方便的推行下去。通過對各項業(yè)務的逐漸規(guī)范和收緊，相信將來的經(jīng)濟業(yè)務將更加規(guī)范化，更好的為企業(yè)管理者服務。

（二）通過公司機關(guān)對口部門的參與審批，規(guī)范經(jīng)濟業(yè)務

目前公司已經(jīng)設置了人力資源管理崗、子分公司資金審核崗，效果非常明顯的控制了職工工資發(fā)放，以及各種資金支出。實行共享以前，控制項目工資開支一直是上級子分公司的難題，共享上線后，由機關(guān)人力資源部門直接參與審批，亂發(fā)工資，亂定工資標準現(xiàn)象沒有了，極大的保護了職工利益，也使得集團公司最近推行的工資改革順利得以實施。資金審核崗按照項目月初上報的資金計劃批復情況控制項目各項支出，使得項目部不再打亂仗，會干的不如會算了，只有通過對各項經(jīng)濟業(yè)務提前規(guī)劃，做出最合理計劃，才能達到提高經(jīng)濟效益的目的，保證項目合理資金流。財務共享服務中心是一個開放的系統(tǒng)，項目上級主管單位，完全可以通過增加審批級次，從合同，計價，設備物資采購，支付等各方面加強對項目的管控，切實杜絕項目各項人為風險。

（三）加強財務共享服務中心的配套建設

共享服務中心是一種新型的管理模式，管理者難免過度的依賴共享服務中心對經(jīng)濟業(yè)務進行控制，但共享服務中心尚無法對經(jīng)濟業(yè)務的真實性，合理性等進行全面的管控，如果杜絕項目各項不合理開支，有效減少非生產(chǎn)性開支，防止項目效益流失，僅僅依靠財務共享服務中心恐怕還不能解決問題。財務共享服務中心，在表面上規(guī)范了經(jīng)濟業(yè)務流程，但一項經(jīng)濟業(yè)務到底合不合理，還需要審批者具有敏銳的判斷力與豐富的項目管理經(jīng)驗。因此加大對審批者的培訓，提高管理者的業(yè)務素質(zhì)顯得非常迫切。項目大額開支，工資發(fā)放都由上級主管單位審批，一旦出現(xiàn)問題，項目和上級單位之間責任往往很難界定，只有加大過程中的控制才能更好的管理好項目。

（四）管控和效率相結(jié)合

共享服務中心的優(yōu)點非常多，但是從參與者的自身感受來看，有一個最大的弱點就是感覺慢了，一個業(yè)務處理的時間長了，特別是對緊急業(yè)務，基層財務人員更是有苦難言，由于地域和通信方式的限制，管理者也不可能隨時隨地進行審批，遇到月末季末等業(yè)務較多的情況，業(yè)務入池后，也很難找到審核、復核人員，由入池到支付也需要經(jīng)過很長的時間。目前共享服務中心通過業(yè)務分類，也較好的解決了這一難題，專業(yè)化的分工提高了共享服務中心的效率。項目部人員直接面對經(jīng)濟業(yè)務，審批環(huán)節(jié)往往較快，目前應提高子分公司審批環(huán)節(jié)的審批效率，特別是民工工資等經(jīng)濟業(yè)務，部分涉及到審批過程中統(tǒng)計數(shù)據(jù)的業(yè)務，甚至可以采用先審批再統(tǒng)計的辦法，加快業(yè)務流程。

（五）加大項目網(wǎng)絡建設，提高共享服務中心系統(tǒng)的質(zhì)量

共享服務中心依靠的是大型數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，以及高速的網(wǎng)絡，兩者缺一不可。由于技術(shù)方面的限制，項目在使用共享服務中心處理業(yè)務過程中，難免出現(xiàn)卡，慢。圖像難上傳等等情況，最嚴重是甚至系統(tǒng)癱瘓，無法處理業(yè)務，因此要想利用共享服務中心更好的管控項目，還需要有一個高速的，穩(wěn)定的共享服務中心，只有這樣才能讓從業(yè)者更好的感受到它的價值，更認真的對待經(jīng)濟業(yè)務。

（六）加強基層財務人員職能轉(zhuǎn)換，提高經(jīng)濟業(yè)務質(zhì)量

共享服務中心實施到目前已經(jīng)一年了，但是項目財務會計的工作量并沒有得到解放，更有甚者反而比以前更加忙碌了，比如緊急業(yè)務需要及時通知領(lǐng)導審批，被共享中心駁回的業(yè)務需要及時補充資料，有的需要書寫說明，或者找公司領(lǐng)導備案，到了月末，季末各種需要上報的報表、計劃等資料更是數(shù)不勝數(shù)，大家有一個共同的特點就是感覺到了累。大型鐵路項目一個月的單據(jù)平均都在300份左右，由于提單人各異，知識和認知不盡相同，在科目選擇，摘要書寫方面存在不規(guī)范，不一致現(xiàn)象，財務人員每天面臨大量單據(jù)也不能保證一一糾正，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有的單據(jù)審批通過了，單據(jù)也生成了，但是卻有問題。通過共享服務中心的建設，對項目財務人員也應進行更加專業(yè)化的分工，增設報表崗，或者將報表業(yè)務收歸共享中心處理，讓項目財務人員投入更多的精力到每一份會計憑證的規(guī)范當中。同時，也要加強項目財務人員培訓，提高經(jīng)濟業(yè)務質(zhì)量，加強項目管控。

（七）合理利用共享服務中心，建立好各項經(jīng)濟業(yè)務流程，明確項目責任

共享服務中心從財務流程上做了很好的規(guī)范，但是各項經(jīng)濟業(yè)務從發(fā)生到進入共享平臺還有相當?shù)牧鞒?，只有做好流程源頭的控制，才能保證經(jīng)濟業(yè)務的更加規(guī)范。另一方面，共享服務中心里參與審批的人增加了，相關(guān)業(yè)務人員難免放松警惕，審批流于形式，因此建立審批責任制度建設顯得尤為重要。

共享服務中心是一個新生事物，但是他在茁壯成長，已經(jīng)表現(xiàn)出了強大的生命力，是我們在企業(yè)管理中看到了希望，愿共享服務中心建設的更加完善，更好的為企業(yè)騰飛插上翅膀。

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（作者單位：中鐵十八局集團第四工程有限公司）