文·王淑芳

關(guān)于實(shí)物檔案管理的幾點(diǎn)思考

文·王淑芳

實(shí)物檔案是指反映歷史真實(shí)面貌、具有保存和查考價(jià)值的各種特殊載體的檔案，通常指各單位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的榮譽(yù)獎(jiǎng)匾、證書、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆之?、印章、各種捐贈(zèng)品、禮品、紀(jì)念品、工藝品，有關(guān)建筑物或產(chǎn)品的模型等反映工作成績及對(duì)國內(nèi)外友好交往的實(shí)物形式的檔案。

從載體形式來說，實(shí)物檔案的范圍廣，常見的有獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、牌匾、盤、碟等等；從內(nèi)容來說，一是與其他門類檔案同時(shí)形成的、反映同一活動(dòng)或同一內(nèi)容的，如表彰會(huì)議中獲得的獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、牌匾等；二是其他門類檔案中沒有的、內(nèi)容獨(dú)特的，如來賓贈(zèng)送的各種紀(jì)念品、工藝品等。由此可見，實(shí)物檔案的特點(diǎn)是形式多樣、直觀、具有一定的宣傳性和藝術(shù)觀賞性，因此，整理保存好各種實(shí)物檔案，對(duì)于豐富檔案內(nèi)容，更好地發(fā)揮檔案工作的作用，有著積極的意義。本文將結(jié)合青島市檔案館館藏實(shí)物檔案特點(diǎn)，探討實(shí)物檔案的整理及管理方法。

一、館藏實(shí)物檔案的整理

（一）完善目錄

實(shí)物檔案在接收進(jìn)館時(shí)，移交單位一般都進(jìn)行了整理編目，但也存在部分題名擬寫不規(guī)范、責(zé)任者或時(shí)間缺失等問題，不能完整反映實(shí)物檔案的特性，給檢索利用帶來困難，因此對(duì)已經(jīng)接收進(jìn)館的檔案目錄要做必要的修改、補(bǔ)充，以便于檢索利用。

編目的目的是方便實(shí)體管理和信息的檢索利用，從這個(gè)角度考慮，實(shí)物檔案目錄應(yīng)包括以下內(nèi)容：檔號(hào)、實(shí)物名稱、題名（內(nèi)容簡介）、載體類型、規(guī)格、相關(guān)單位或個(gè)人、時(shí)間、備注等。

1.檔號(hào)：檔案接收進(jìn)館時(shí)所賦予的檔案編號(hào)。

2.實(shí)物名稱：實(shí)物檔案的準(zhǔn)確名稱，如獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗、證書、獎(jiǎng)?wù)隆⒒ㄆ?、模型、題詞、油畫等。

3.題名（內(nèi)容簡介）：實(shí)物檔案的簡要說明，擬寫題名時(shí)，要盡量概括與實(shí)物檔案相關(guān)的背景信息。榮譽(yù)類實(shí)物的題名要寫明授獎(jiǎng)單位、獲獎(jiǎng)單位、榮譽(yù)稱號(hào)、獲獎(jiǎng)級(jí)別或等級(jí)等等，如：山東省檔案局授予青島市檔案局“2004 年度山東省檔案工作先進(jìn)單位”榮譽(yù)證書；紀(jì)念品、宣傳品類實(shí)物要寫明實(shí)物名稱、公務(wù)活動(dòng)名稱等信息，如：半島都市報(bào)一周年紀(jì)念贈(zèng)市委副書記張旭升“縮微半島都市報(bào)創(chuàng)刊一周年紀(jì)念金卡”；題詞、字畫等要寫明題詞、字畫內(nèi)容，并且要具體到個(gè)人，如有需要還應(yīng)寫明該人的職務(wù)和單位，如：范國強(qiáng)參加“青島市書法楹聯(lián)藝術(shù)大展”作品——海闊天高遠(yuǎn)，民安國富強(qiáng)。

4.載體類型：實(shí)物檔案的主要材質(zhì)，如布質(zhì)、木質(zhì)、金屬等。

5.規(guī)格：實(shí)物檔案的外形尺寸，一般以毫米為單位。

6.相關(guān)單位或個(gè)人：形成、頒發(fā)或捐贈(zèng)實(shí)物的單位或個(gè)人；如榮譽(yù)類實(shí)物的獲獎(jiǎng)?wù)?、授予者等，紀(jì)念品、宣傳品等的公務(wù)活動(dòng)名稱、贈(zèng)與人等，題詞、字畫等的創(chuàng)作個(gè)人等。

7.時(shí)間：獲得實(shí)物的時(shí)間。

8.備注：其他需要說明的問題，如帶有外包裝或附屬材料的實(shí)物，應(yīng)著名“外包裝”、“附屬材料”等。

（二）規(guī)范檔號(hào)粘貼位置

實(shí)物檔案的檔號(hào)應(yīng)標(biāo)注在既不影響外觀又比較便于查找的位置處，帶有外包裝或附屬材料的實(shí)物 ，其外包裝和附屬材料也應(yīng)標(biāo)注與實(shí)物檔案相對(duì)應(yīng)的檔號(hào)。一般按照以下原則粘貼檔號(hào)：

1.獎(jiǎng)匾、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書等正面有字的平面實(shí)物，貼在背面右下角。

2.獎(jiǎng)杯、模型、工藝品等立體實(shí)物一般貼在底座背面。

3.印章類一般粘貼在印把上。

4.字畫、題字類，一般粘貼在背面右下角。

5.帶有附屬材料的實(shí)物，其附屬材料也應(yīng)粘貼相應(yīng)檔號(hào)。

6.帶有外包裝的實(shí)物，除在實(shí)物檔案恰當(dāng)位置粘貼檔號(hào)外，還應(yīng)在外包裝的右下角粘貼與實(shí)物檔案相對(duì)應(yīng)的檔號(hào)。

二、實(shí)物檔案有序保管

實(shí)物種類繁多，載體形態(tài)各異，大小規(guī)格各不相同，無法采用統(tǒng)一的保管模式，目前國家沒有統(tǒng)一的實(shí)物檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，從本館對(duì)實(shí)物檔案的管理實(shí)踐來看，一般應(yīng)對(duì)實(shí)物檔案分門別類采取不同的方式進(jìn)行集中管理，對(duì)特別珍貴或易破損的要另制作裝具，采取封閉式保管。

1.獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀等可折疊的實(shí)物，一般折疊成A4 規(guī)格，將有字一側(cè)折疊在內(nèi)，無字一側(cè)折疊在外，盡量不要在有文字處留有折痕；將獎(jiǎng)旗背面（右上角）貼有檔號(hào)的位置露出在面上；將折疊好的實(shí)物裝入檔案盒中；在檔案盒背脊填蓋盒內(nèi)所裝實(shí)物檔案的檔號(hào)等項(xiàng)目。

2.字畫、題字等，如果有地圖柜，則平鋪放入地圖柜中，檔號(hào)朝外，便于查找；如果沒有地圖柜，則一般字面朝里、檔號(hào)朝外卷成圓筒狀，裝入定制的圓筒形裝具中，并在裝具外標(biāo)注所存放檔案的檔號(hào)。

3.證書、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)牌等小型平面類實(shí)物，可以直接裝入檔案盒中，并在檔案盒脊背上標(biāo)注所存放實(shí)物的檔號(hào)。

4.獎(jiǎng)杯、紀(jì)念品等小型立體類實(shí)物，按檔號(hào)順序豎立在專用架上保存；對(duì)較大且不能上架的實(shí)物檔案，要按檔號(hào)順序集中擺放在專用庫房的特定區(qū)域。

5.印章類，一般按照檔號(hào)排序放入特制的木盒，盒內(nèi)印章一般按從左至右，從上至下的順序排放，鋼印等大型印章，可不裝盒，直接排列上架。

6.易碎類實(shí)物，一般應(yīng)放入定制的包裝物內(nèi)。

7.立體類的實(shí)物，有外包裝的連同外包裝一起擺放在檔案架上，檔號(hào)朝外。

三、實(shí)物檔案數(shù)字化

館藏實(shí)物檔案主要用來舉辦各種展覽和將來出版相關(guān)匯集，在用來舉辦展覽時(shí)，單憑實(shí)物檔案的題名很難準(zhǔn)確判斷其形態(tài)、大小等，需要花費(fèi)大量時(shí)間到庫房逐件挑選，這勢(shì)必會(huì)影響辦展進(jìn)度，而且部分實(shí)物檔案屬于易碎品，經(jīng)常接觸極易造成損壞，因此需要對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行數(shù)字化，一般采用數(shù)碼相機(jī)拍攝的方式對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行數(shù)字化，即對(duì)不同形狀的實(shí)物從不同角度拍攝一張或幾張數(shù)字化照片，一組照片聯(lián)合反映一件實(shí)物的形態(tài)，與實(shí)物檔案目錄掛接，從而實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案的數(shù)字化。

1.平面類實(shí)物，一般從正面拍攝一張照片。

2.立體類不對(duì)稱實(shí)物，一般從上、下、前、后、左、右各拍攝一張照片，六張照片聯(lián)合反映一件實(shí)物的形狀。

3.立體類對(duì)稱實(shí)物，一般對(duì)上下、前后、左右各拍攝一張照片，三張照片聯(lián)合反映一件實(shí)物的形狀。

4.所拍攝的實(shí)物檔案數(shù)字化照片與目錄數(shù)據(jù)掛接，便于利用。

總之，實(shí)物檔案種類繁多，很難一一列舉，在管理時(shí)要根據(jù)實(shí)物檔案的材質(zhì)、大小、形狀等靈活掌握。

（作者單位：青島市黃島區(qū)文化藝術(shù)中心）