文·孫樹(shù)清

淺談工程檔案在牟山水庫(kù)工程運(yùn)行管理中的實(shí)時(shí)提醒作用

文·孫樹(shù)清

為充分發(fā)揮科技檔案對(duì)水庫(kù)現(xiàn)代化管理的作用，通過(guò)對(duì)檔案資料的編研利用，將牟山水庫(kù)重要工程設(shè)施、機(jī)電設(shè)備、物資需要維修、養(yǎng)護(hù)、更新、改造的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、項(xiàng)目?jī)?nèi)容等建立數(shù)據(jù)庫(kù)，建成靜態(tài)和動(dòng)態(tài)信息實(shí)時(shí)提醒功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)重要工程設(shè)施、機(jī)電設(shè)備、物資實(shí)施維修、養(yǎng)護(hù)、更新和改造。運(yùn)用這種檔案編研成果指導(dǎo)水庫(kù)工程運(yùn)行管理，促進(jìn)了水利工程信息化、規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)，大大提高了工作效率和工程運(yùn)行質(zhì)量。

一、實(shí)時(shí)提醒工作的形成過(guò)程

在過(guò)去的水利工程運(yùn)行管理工作中，習(xí)慣于沿用傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)和管理辦法，通過(guò)區(qū)分汛期與非汛期采取不同的巡視檢查辦法，工程技術(shù)人員巡視檢查發(fā)現(xiàn)工程設(shè)施、機(jī)電設(shè)備等存在隱患和問(wèn)題后，對(duì)水庫(kù)工程設(shè)施、機(jī)電設(shè)備等進(jìn)行維修養(yǎng)護(hù)和更新改造。這種傳統(tǒng)的管理辦法，有時(shí)會(huì)錯(cuò)過(guò)維修養(yǎng)護(hù)和更新改造時(shí)間，存在安全工作隱患，難以提高工作效率，也增加了運(yùn)行成本。為進(jìn)一步規(guī)范水利工程運(yùn)行管理，牟山水庫(kù)除險(xiǎn)加固工程結(jié)束后，我局通過(guò)加強(qiáng)水庫(kù)工程檔案管理來(lái)提高工程運(yùn)行管理水平，在完善工程檔案資料的同時(shí)進(jìn)行編研，用完善的檔案編研成果實(shí)時(shí)提醒功能來(lái)指導(dǎo)水庫(kù)工程運(yùn)行管理。

該功能形成流程可分為三個(gè)階段：

1.收集階段。工程科科長(zhǎng)負(fù)責(zé)所有工程、機(jī)電、物資等檔案資料的收集，確保檔案資料齊全完整。

2.整理階段。工程科檔案員負(fù)責(zé)工程、機(jī)電、物資等檔案資料的整理，確保檔案資料整理規(guī)范。

3.編研階段。綜合檔案室主任組織專兼職檔案員根據(jù)工程、機(jī)電、物資等檔案資料的維修養(yǎng)護(hù)和更新改造期限要求進(jìn)行分析，編研成靜態(tài)和動(dòng)態(tài)資料，輸入微機(jī)建立實(shí)時(shí)提醒功能。

二、綜合檔案室履行實(shí)時(shí)提醒職責(zé)

1.綜合檔案室對(duì)工程科巡查工作實(shí)時(shí)提醒。一是提醒工程科，在非汛期每月1日，對(duì)水庫(kù)工程設(shè)施例行檢查，在汛期每月逢1日、6日，對(duì)牟山水庫(kù)巡視檢查；二是提醒工程科，完成非汛期每月1次，汛期每月2次對(duì)牟山水庫(kù)溢洪閘巡視檢查、溢洪閘設(shè)備檢查維護(hù)、溢洪閘備用發(fā)電機(jī)檢查維護(hù)、溢洪閘備用發(fā)電機(jī)試車、溢洪閘閘門、機(jī)電設(shè)備調(diào)試等工作；三是提醒工程科完成牟山水庫(kù)工程年度巡視檢查；四是提醒工程科完成牟山水庫(kù)汛前及汛后的自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)備巡視檢查；五是提醒工程科完成牟山水庫(kù)汛前及汛后2次的溢洪閘及南北放水洞調(diào)試。（見(jiàn)表1）

表1：牟山水庫(kù)工程運(yùn)行管理（檢查、維護(hù)、調(diào)度）實(shí)時(shí)提醒表

9　1、6、11、16、21、26 1、16 1、16　 　 1、16　 　00003.5-040-011專職檔案員工程科長(zhǎng)檢查日前一天按規(guī)定時(shí)間完成10　1、11、21、31　16　16　10　15 10　16　10　00003.5-040-011專職檔案員工程科長(zhǎng)檢查日前一天按規(guī)定時(shí)間完成11　1、11、21　16　16　 　 　16　 　00003.5-040-011專職檔案員工程科長(zhǎng)檢查日前一天按規(guī)定時(shí)間完成12　1、11、21、31　16　16　 　 　16　 　00003.5-040-011專職檔案員工程科長(zhǎng)檢查日前一天按規(guī)定時(shí)間完成

2.綜合檔案室提醒財(cái)務(wù)科完成牟山水庫(kù)防汛物資更換。為了保證水庫(kù)安全度汛，牟山水庫(kù)管理局按國(guó)家規(guī)范常年配備防汛物資，并按要求及時(shí)更換。綜合檔案室利用提醒系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)科實(shí)時(shí)提醒，確保防汛物資優(yōu)質(zhì)足額配備并及時(shí)更換。（見(jiàn)表2）

表2：防汛物資管理實(shí)時(shí)提醒表

三、實(shí)時(shí)提醒工作的操作流程

綜合檔案室通過(guò)實(shí)時(shí)提醒功能的提醒，每月將牟山水庫(kù)水利工程要檢查維修和更新改造的時(shí)間和項(xiàng)目形成調(diào)度指令，以書(shū)面和檔案管理系統(tǒng)的形式提前1天通知到工程科，工程科接到指令后，立即安排專業(yè)維修養(yǎng)護(hù)人員按照程序做好檢查、維修、養(yǎng)護(hù)、更新、改造。完成后，工程科將完成情況及時(shí)匯報(bào)給局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組簽批辦結(jié)，整個(gè)過(guò)程的記錄和資料由檔案管理辦公室集中統(tǒng)一存檔。檔案管理辦公室將收到的工程維修養(yǎng)護(hù)和更新改造資料，按照項(xiàng)目、時(shí)間先后順序整編存檔，存檔形式為紙質(zhì)版和電子版，數(shù)字檔案另存?zhèn)浞荨?/p>

四、實(shí)時(shí)提醒工作的利用效果

1.指導(dǎo)重點(diǎn)水利工程設(shè)施、機(jī)電設(shè)備按時(shí)維修養(yǎng)護(hù)。通過(guò)檔案管理對(duì)溢洪閘、南北放水洞的機(jī)電設(shè)備和備用發(fā)電機(jī)組等水庫(kù)工程設(shè)施的運(yùn)行調(diào)度，在維修養(yǎng)護(hù)方面可提前準(zhǔn)備充分，周密安排，降低了維修養(yǎng)護(hù)和更新改造費(fèi)用。

2.利用檔案制度管事的規(guī)范化管理模式，取代過(guò)去“用人管事”的管理模式。水利工程管理千頭萬(wàn)緒，通過(guò)檔案分類管理和檔案信息化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，使檔案管理與工程管理工作有機(jī)結(jié)合，納入了程序化、數(shù)字化和現(xiàn)代化的快捷軌道，工作效率大大提高。

3.便于水利工程日后維修養(yǎng)護(hù)和更新改造的檔案查詢和利用。利用檔案工作的科學(xué)化管理整理工程檔案，使我局檔案利用更加快捷，提高了工程建設(shè)和維修養(yǎng)護(hù)質(zhì)量，保證了水庫(kù)工程的安全運(yùn)行，大大提高了經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

總之，檔案工作是水利工程管理中一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是衡量一個(gè)水利管理單位管理水平高低的標(biāo)準(zhǔn)之一。我局檔案工作者堅(jiān)持“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想”的管理模式，在水庫(kù)工程管理的日常維護(hù)、改革發(fā)展等各項(xiàng)工作服務(wù)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。

（作者單位：濰坊市牟山水庫(kù)管理局）