文/山東省惠民縣圖書館 劉雪飛

圖書館對數(shù)字資源的驗收及質量控制

文/山東省惠民縣圖書館 劉雪飛

圖書館購買的數(shù)字資源在使用中發(fā)現(xiàn)較多問題，需要加強數(shù)字資源購買中驗收環(huán)節(jié)的工作。由于數(shù)字資源有別于紙本文獻資源的特殊性，需要引入特有的驗收項目和方法，保證圖書館獲得與訂購合同相應的權益。文章從驗收統(tǒng)計計量、內容驗收、更新頻率驗收、檢索功能驗收等方面提出驗收的方法和注意事項，并強調訂購合同中特殊條款對明確雙方權利和義務的重要性。

圖書館；數(shù)字資源；驗收；統(tǒng)計計量；合同條款

信息技術的迅猛發(fā)展催生電子期刊、電子圖書等數(shù)字資源的大規(guī)模出版， 2006 年 10 月，《中國學術期刊網(wǎng)絡出版總庫》建成并通過新聞出版總署驗收；維普資訊、萬方數(shù)據(jù)資源系統(tǒng)等也隨后通過相應驗收，并對各圖書館開通；CALIS引進的國外數(shù)據(jù)庫對我國高校的教學科研起到極大的促進作用，但是信息化、知識化社會的不斷發(fā)展使得數(shù)字資源建設必須具備持續(xù)性，包括其資源涵蓋和服務功能的多元化，因此數(shù)字資源購買后的資源穩(wěn)定獲取和商家服務跟進也是必須的。

本文即圍繞商業(yè)性數(shù)字資源展開討論，它是指數(shù)據(jù)庫商、出版商和其它機構以商業(yè)化方式提供的各種數(shù)字資源。在數(shù)字資源實際使用中，圖書館是否得到了與訂購合同相應的合法權益？這就需要通過購買后的驗收加以落實?！拔墨I驗收”是文獻采集工作中核查簽收到館文獻的重要工序。它是按照合同事先約定的標準進行驗收，具有較強的法律約束作用。目前圖書館一般通過數(shù)字資源評估或跟蹤評估來衡量，其更多的是定性評估，缺乏定量分析的客觀性和公正性。數(shù)字資源由于其數(shù)量巨大、增長迅速、變化頻繁、構成復雜、服務多元等特點，對庫內文獻可獲得性的驗收工作量相當大，圖書館一般將訂購的數(shù)字資源(數(shù)據(jù)庫)以整庫為單位進行計價和驗收。如果圖書館數(shù)字資源驗收環(huán)節(jié)薄弱，數(shù)字資源缺失問題無法被圖書館在第一時間發(fā)現(xiàn)，這將導致用戶對圖書館缺乏信任，使圖書館的無形資產(chǎn)在不知不覺中流失。因此，圖書館尤其需要加強數(shù)字資源購買后的驗收，創(chuàng)新驗收方法和質量保證機制。

一、數(shù)字資源使用中存在的問題

數(shù)字資源的大規(guī)模推廣和普及給人們查詢和獲取各種信息帶來了極大的便利，然而隨著數(shù)字資源的日益膨脹和廣泛使用，它也暴露出一些問題。也只有了解了這些問題才能更有針對性地創(chuàng)新驗收方法。

（一）數(shù)據(jù)庫收錄內容權威性的缺失。內容是數(shù)據(jù)庫價值體現(xiàn)的重要方面，內容的質量又可由權威性、覆蓋面和收錄時間3個方面來體現(xiàn)。國內一些數(shù)據(jù)庫或多或少存在權威數(shù)據(jù)缺失的現(xiàn)象，例如國內某博碩士學位論文數(shù)據(jù)庫中缺失某些主要211大學主要專業(yè)的學位論文。

（二）數(shù)據(jù)庫收錄內容更新滯后。文獻數(shù)據(jù)庫與紙質型文獻相比在出版上會滯后，許多數(shù)據(jù)庫努力減少甚至消除這種時間差，有的數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品與紙質型文獻做到了零時差，有的數(shù)據(jù)庫能夠提供預印本期刊全文，有效地消除了時間差。但是國內某些數(shù)據(jù)庫，特別是綜合性數(shù)據(jù)庫，在提供會議論文、科技成果、企業(yè)機構名錄等方面尤其滯后。

（三）數(shù)據(jù)庫宣傳的與實際體現(xiàn)的不符。數(shù)據(jù)庫在推廣初期，往往宣傳其涵蓋的資源面廣，例如電子期刊數(shù)據(jù)庫介紹其包括的期刊與核心期刊的種類全；學位論文數(shù)據(jù)庫介紹其收錄論文的歸屬學校多等等。但在購買后的使用過程中仔細一種種、一期期、一篇篇核對，會發(fā)現(xiàn)一些內容的缺失。

（四）全文無法下載或數(shù)據(jù)庫無法登陸。由于系統(tǒng)故障或者網(wǎng)絡通信能力、性能的原因，造成正常服務不可獲得是難免的。但是在使用中經(jīng)常出現(xiàn)無法下載全文數(shù)據(jù)，又非買方網(wǎng)絡、設備、技術等原因，則數(shù)據(jù)庫的全文保障率就應引起我們的質疑。

（五） 隨總庫贈送的個別數(shù)據(jù)庫內容失實。在購買的一些綜合性數(shù)據(jù)庫中，有的會隨總庫贈送個別數(shù)據(jù)庫，但是據(jù)我們查檢，贈送的數(shù)據(jù)庫存在內容失實的現(xiàn)象，如贈送的中國高等學校名錄數(shù)據(jù)庫內數(shù)據(jù)與事實不符，且嚴重缺失。這樣的贈送庫會誤導讀者，甚至產(chǎn)生使用風險。

（六）數(shù)據(jù)庫界面更新后檢索功能削弱。讀者對數(shù)據(jù)庫的瀏覽和檢索都要通過人機界面來實現(xiàn)，優(yōu)秀的人機界面會對用戶起到良好的引導作用，所以數(shù)據(jù)庫會定期或不定期地更新界面，但是某些數(shù)據(jù)庫更新界面以后，界面簡潔了，漂亮了，但忽略了保留老界面中用戶慣用的檢索功能入口，所以反而削弱了檢索功能。

此外，數(shù)據(jù)庫檢索幫助文件過于簡單，更新緩慢，尤其是界面更新以后，檢索幫助文件更新嚴重滯后，不利于用戶檢索時提高查全和查準率；我們還發(fā)現(xiàn)某些專題型數(shù)據(jù)庫檢索功能經(jīng)常無法實現(xiàn)，給用戶使用帶來疑惑，甚至使用戶放棄使用。

二、 圖書館對數(shù)字資源驗收的統(tǒng)計計量

數(shù)據(jù)庫在使用中暴露出上述問題，所以必須加強驗收環(huán)節(jié)。對于紙本圖書期刊等有形資源，圖書館已經(jīng)具備一整套可行的驗收制度，保證其與訂購合同相符并有效控制每本圖書和每種期刊的完整性。但是無形的數(shù)字資源由于其數(shù)量巨大、增長迅速、變化頻繁、構成復雜、服務多元，存在一定的特殊性，有必要對其進行梳理。確定數(shù)字資源的統(tǒng)計計量標準是做好驗收的前提。

教育部高等學校圖書情報工作指導委員會、高等教育文獻保障系統(tǒng)（CALIS）管理中心在《高等學校圖書館數(shù)字資源計量指南》（2004年）的基礎上經(jīng)修訂，于2007年提出《高等學校圖書館數(shù)字資源計量指南》（下文簡稱《指南》），我們采用它作為驗收的計量指標參考，《指南》將數(shù)字資源按出版形式分為四類，并對統(tǒng)計計量提出規(guī)范，我們進行了梳理和補充，見下表：

相關數(shù)字資源列舉 　 計量單位電子圖書以庫和冊為計量單位，每出版商計一個庫，按包庫購買的每一種算一冊電子期刊以庫和種為計量單位，每出版商計一個庫；以種為計量單位時，不同出版商的電子刊去重。二次文獻數(shù)據(jù)庫其他文獻數(shù)據(jù)庫超星、方正、書生等提供的和紙質圖書對應的電子圖書；Netlibrary、Springer、World Scientific Ebook等的電子圖書；萬方學位論文、同方學位論文、PQDT學位論文；AIAA會議錄、IEL中會議錄、SPIE的會議錄等；Wiley的參考工具書等；IEE/ IEEE的標準、各國標準文獻數(shù)據(jù)庫出版社的電子期刊：如中華醫(yī)學會、AS ME、APS、Elsevier、Springer、Oxford；數(shù)據(jù)庫集成商的電子期刊：如、中國期刊網(wǎng)、萬方數(shù)字化期刊、維普中文期刊全文數(shù)據(jù)庫、EBSCO、ProQuest等；混合性數(shù)據(jù)庫包含的電子期刊：SPIE、IEE/ IEEE等；電子報紙：同方的中文報紙數(shù)據(jù)庫等；回溯性期刊：springer等文摘數(shù)據(jù)庫：萬方科技信息子系統(tǒng)、CSA、EI、INSPEC、SCI、OCLC、Scopus引文與文摘數(shù)據(jù)庫、CA美國化學文摘數(shù)據(jù)庫、Derwent 　Innovations Index、MEDLINE生物醫(yī)學文摘數(shù)據(jù)庫、Emerald愛墨瑞得文摘數(shù)據(jù)庫等事實數(shù)據(jù)庫：萬方公司企業(yè)數(shù)據(jù)庫、全國科研機構名錄、全國高等學府的名錄等；視聽型多媒體數(shù)據(jù)庫：超星“名師講壇”、起點自主考試學習系統(tǒng)、正保多媒體數(shù)據(jù)庫、新東方學習庫、萬方視頻、中經(jīng)視頻等；專題文獻數(shù)據(jù)庫：中國資訊行、中經(jīng)專網(wǎng)、WestLaw、新華財經(jīng)等以出版商分割的最小銷售單元數(shù)據(jù)庫個數(shù)和每個數(shù)據(jù)庫記錄數(shù)為計量單位以數(shù)據(jù)庫個數(shù)、每個數(shù)據(jù)庫記錄數(shù)為計量單位；視聽等多媒體資源中的流媒體資源按小時計

三、圖書館對商業(yè)性數(shù)字資源的驗收項目

《指南》中還將圖書館引進的數(shù)字資源按使用形式分為購買型、租用型和受贈型三類。購買型數(shù)字資源具有永久使用權，是指圖書館引進某種數(shù)字資源后，不論其使用方式是本地訪問還是遠程訪問，均可永久使用；租用型數(shù)字資源在一定時期內擁有訪問權，不續(xù)訂，則無法訪問以前曾訂閱的數(shù)字資源；受贈型數(shù)字資源一般是隨圖書館購買的數(shù)字資源附帶贈送的資源。根據(jù)上述數(shù)字資源使用中存在的主要問題，圖書館應加強內容、更新頻率和檢索功能等三方面的驗收。

（一） 數(shù)字資源的內容驗收。1. 購買型數(shù)字資源的內容驗收。數(shù)字資源的“擁有（永久保存）”與“存?。ㄗ庥迷L問）”是圖書館資源建設的重大課題，隨著信息技術和互聯(lián)網(wǎng)技術的不斷發(fā)展，圖書館的館藏發(fā)展模式也在不斷發(fā)生變化，劉茲恒教授在《對存取與擁有的再思考》一文中提出，存取與擁有是互相輔助、長期共存、缺一不可的，不同類型圖書館由于資源條件和功能不同，“擁有與存取”的權重是不一樣的，不同的館藏類型其“擁有與存取”的比例也是不同的。一般來說, 一個圖書館首先應該確定本館最常用的資料, 以擁有的模式獲取這些資源, 而對那些利用率低的文獻應該采取存取模式, 即可以通過館際互借、文獻傳遞、數(shù)據(jù)庫或因特網(wǎng)服務來實現(xiàn)。圖書館一旦確定數(shù)字資源的永久使用和擁有的種類，就應該以最嚴格的驗收制度加以確保。永久使用的電子圖書、會議文獻、學位論文、電子期刊、標準資料、多媒體資料等都應逐種、逐篇、逐冊點擊驗證資源的真實下載有效性、按《指南》的指標統(tǒng)計資源的實際數(shù)量，并對照采購合同，及時向出版商提出催補。同時圖書館還應事先確定永久使用或存檔的模式，與驗收工作統(tǒng)籌考慮，減少不必要的重復工作量。2. 租用型數(shù)字資源的內容驗收。對于租用型數(shù)字資源，由于數(shù)據(jù)量巨大，如果與永久保存的數(shù)字資源同樣的驗收制度，是不必要和不現(xiàn)實的。所以宜采用評估的方式進行驗收?！霸u估”是對項目作出評價與估量。一般采用非實驗的方法，收集主觀的資料和進行描述性的統(tǒng)計分析。定性評估的結論往往具有籠統(tǒng)性。但它同樣追求評估結果的客觀性、全面性和結論的可靠性。國內許多圖書館對數(shù)字資源從價值評估和績效評估兩方面展開，肖瓏、索傳軍、徐革、趙保穎、楊志剛等對評估做了充分研究，主要通過用戶滿意度問卷調查和數(shù)字資源用戶使用情況統(tǒng)計來反映其績效和價值，展開評估的用戶調查項目一般包括數(shù)字資源數(shù)量滿足度、檢索方便度、資源揭示度、資源組織度、資源宣傳度、資源反饋渠道暢通度、資源在學習教學科研中的重要度等要素。對于調查結果和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，運用一般統(tǒng)計方法或模糊決策、人工神經(jīng)網(wǎng)絡、灰色聚類等應用數(shù)學的方法進行運算并得出綜合評估結論。國外的相關統(tǒng)計標準和評估項目如：由美國研究圖書館協(xié)會資助的E-Metric項目、美國多個機構（包括ARL、JISC、NISO等）資助的COUNIER項目、歐盟Telematics for Libraries Programme支持的EQUINOX項目等，這些項目主要研究制定描述電子信息服務和資源的統(tǒng)計指標和績效測度及其方法。由于有些出版商提供的統(tǒng)計數(shù)據(jù)中，用戶濫用、不當下載等不規(guī)范使用行為也會一起被統(tǒng)計在內，使得統(tǒng)計數(shù)據(jù)虛高，而出版商卻常常以這樣超高的使用量作為下一年度漲價的依據(jù)。數(shù)字資源出版商提供的數(shù)據(jù)的真實性和全面性問題直接影響圖書館的利益，所以一些圖書館采用代理服務器軟件（主要有WinGate公司的WinGate Pro、微軟公司的Microsoft Proxy、Netscape的Netscape Proxy、Sybergen Netwo rks公司的SyGate等），進行使用情況統(tǒng)計，以彌補出版商提供的數(shù)據(jù)的缺陷。還有的圖書館利用腳本語言自行開發(fā)用戶使用統(tǒng)計軟件，如西安交通大學圖書館提出了圖書館“數(shù)字資源訪問網(wǎng)關系統(tǒng)”的規(guī)劃，來實現(xiàn)和完成數(shù)字資源的“統(tǒng)計數(shù)據(jù)獲取”和“數(shù)據(jù)收集分析”的功能。軟件自動統(tǒng)計的項目一般包括每個用戶都訪問了哪幾個數(shù)據(jù)庫；每次訪問提交了幾個檢索提問式；每個數(shù)據(jù)庫每天被訪問次數(shù)；每個數(shù)據(jù)庫每天被下載全文篇數(shù)；每提交一個檢索提問式下載了多少篇全文；按數(shù)據(jù)庫利用率排序；按使用數(shù)據(jù)庫次數(shù)的讀者類型排序等。為了彌補用戶調查和軟件統(tǒng)計的不足，圖書館對租用型數(shù)字資源的內容獲得性進行科學有序的人工抽樣查驗也是必不可少的，需要對各種不同資源類型，采用《指南》中的統(tǒng)計計量，制定切實可行的抽查工作計劃，并有序地執(zhí)行。除此之外，圖書館在其網(wǎng)站的數(shù)字資源欄目設置用戶無法下載全文的記錄條目反饋表單，能起到輔助驗收的作用，同時有助于提高服務的質量。對租用型數(shù)字資源，圖書館可以根據(jù)本館的實際情況，采用以上的用戶調查項目、統(tǒng)計項目和統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析方法，進行月度和年度統(tǒng)計數(shù)據(jù)匯總和評估報告提交，指出資源使用中文獻滿足的缺失情況，督促出版商提高資源提供質量。此外也不能忽略受贈型數(shù)字資源的驗收，如果內容偏差較大還不如沒有，以免產(chǎn)生使用風險。3.數(shù)字資源更新頻率驗收。數(shù)字資源的及時更新是體現(xiàn)數(shù)據(jù)庫質量的重要方面，圖書館應根據(jù)訂購合同，嚴格按照協(xié)議的更新頻率進行驗收。需要注意的是公司企業(yè)名錄、科研機構名錄、高等學府名錄、行業(yè)統(tǒng)計數(shù)據(jù)、宏觀經(jīng)濟數(shù)據(jù)等事實型數(shù)據(jù)庫的更新頻率應引起充分重視。內容的連貫性和時效性是事實型數(shù)據(jù)庫最突出的特點，這樣才便于檢索者對數(shù)據(jù)進行比較、分析，才能夠真正體現(xiàn)對科研工作的參考價值。另外，事實型數(shù)據(jù)庫的更新應該比文獻型數(shù)據(jù)庫更及時，因為事實信息瞬息萬變，過時的事實信息往往失去了對其價值最大化利用的時機，這就要求事實型數(shù)據(jù)庫盡可能地縮短更新周期，為用戶提供最及時的信息。在驗收上也相應需要安排更快的頻率，隨時發(fā)現(xiàn)問題，反饋給出版商。

（二）數(shù)字資源檢索功能驗收。數(shù)字資源量的日益膨脹要求其所屬數(shù)據(jù)庫的檢索功能也日益強大，從而滿足用戶對數(shù)據(jù)庫查全和查準的需求。圖書館對數(shù)字資源的檢索功能驗收應從五大方面展開，即檢索途徑、檢索字段、檢索技術、檢索結果處理和個性化服務。檢索途徑主要查驗快速檢索（初級檢索）、高級檢索、專業(yè)檢索、分類瀏覽的有效性。檢索字段主要查驗全文、題名、關鍵詞、作者、出版物、全文、ISSN、分類號、主題詞等的檢索有效性，專利標準等數(shù)據(jù)庫、專業(yè)性較強的數(shù)據(jù)庫如化工類數(shù)據(jù)庫會有更多的專有檢索字段。檢索技術主要查驗是否支持布爾邏輯檢索、截詞檢索、位置算符檢索、詞頻限制檢索等。檢索結果處理主要查驗檢索結果的排序和聚類功能、記錄條目輸出是否有Endnote、NoteExpress、RefWork等多種格式。個性化服務查驗各種定制服務的有效性。

需要注意的是，在數(shù)據(jù)庫推廣和試用階段，出版商會在檢索界面的設置上充分考慮各種檢索功能的體現(xiàn)，然而經(jīng)過一段時間的使用，當數(shù)據(jù)庫更新檢索界面的時候忽略了保留老界面中用戶慣用的一些非常有效的檢索功能，所以界面更新后要逐一查驗原有的檢索功能提供的入口是否存在，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋。

四、圖書館對數(shù)字資源進行質量控制的另一重要保證——合同條款

圖書館制定科學的、切實可行的數(shù)字資源驗收制度并嚴格執(zhí)行，能夠使數(shù)字資源提高質量，然而如果數(shù)字資源訂購合同存在漏洞，即使驗收工作再到位，對于流失的數(shù)字資源很難挽回，因此合同制約是圖書館獲得合法權益的重要保證。合同是對雙方行為規(guī)范的約定，根據(jù)《中華人民共和國合同法》的條例，在嚴格審查對方主體資格的前提下，訂購合同應當包括的主要條款是標的、數(shù)量、質量、價款、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法。數(shù)字資源采購不論是政府采購、還是圖書館聯(lián)盟集團采購、還是單個圖書館的采購行為，都需要在這些方面引起注意。在標的數(shù)量上注意盡量使用《指南》中的最小的計量單位，即電子圖書和電子期刊以冊和種作為計量單位，二次文獻數(shù)據(jù)庫和事實型數(shù)據(jù)庫以記錄條數(shù)作為計量單位，多媒體視聽資料庫以小時為計量單位。在標的質量上，需要強調數(shù)字資源的完整性，如電子圖書必須與相應紙本圖書頁碼完全一致，電子期刊必須不缺期，二次文獻數(shù)據(jù)庫和事實數(shù)據(jù)庫的記錄條目中包含的著錄項應當詳盡和完整，數(shù)據(jù)庫的檢索功能、更新頻率、后續(xù)服務等也應該包含在質量條款中。在標的價格條款中應注意與履行時間結合。由于數(shù)字資源往往不是一次采購，所以需要約定合理的付款程序。在違約責任條款中，數(shù)據(jù)庫出版商都會強調圖書館在知識產(chǎn)權保護方面的責任以及違約需承擔的責任，例如：某單位個別賬戶使用軟件工具批量下載圖書館購買的電子資源，整個單位這項數(shù)字資源在一段時間內被停止使用。然而合同中也應當體現(xiàn)出版商如果在數(shù)字資源提供方面出現(xiàn)違約應承擔的責任。圖書館數(shù)字資源目前基本通過政府采購，往往容易淡化自己是驗收責任人的意識。根據(jù)《政府采購法》第四十一條規(guī)定，采購單位全權負責驗收工作并承擔相關的責任，圖書館對數(shù)字資源采購合同條款的細化及對數(shù)字資源的驗收是當務之急。

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