楊東燕

摘要：信息技術(shù)在各個領(lǐng)域都得到廣泛應(yīng)用，智能化發(fā)展已經(jīng)成為各個行業(yè)的主流發(fā)展。特別對于學(xué)校的檔案管理工作來說，利用信息化技術(shù)能促進(jìn)學(xué)校管理模式以及教學(xué)模式的效率性。因此本文以信息技術(shù)為依托，對傳統(tǒng)性的學(xué)校檔案管理進(jìn)行分析，闡述信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理工作中的意義，并提出有效決策予以解決。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù) 學(xué)校 檔案管理 應(yīng)用

學(xué)校檔案是學(xué)校廣大教職工在從事教育活動、教學(xué)管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動中凝聚而成具有保存或參考價值的檔案資料，是從事教育教學(xué)活動、學(xué)校管理、教學(xué)科研工作和教育督導(dǎo)評估必不可少的資料，也是學(xué)校歷史發(fā)展的真實寫照。在信息技術(shù)背景下，學(xué)校檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化以及智能化，不僅能提高檔案管理制度以及工作效率，還能實現(xiàn)學(xué)校檔案管理的完整性，以促進(jìn)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。

一、學(xué)校檔案管理在傳統(tǒng)方式中產(chǎn)生的問題

傳統(tǒng)的檔案管理方式主要產(chǎn)生的問題體現(xiàn)在三個方面。其一，檔案管理更新工作難度比較大。目前，學(xué)校的檔案管理工作多數(shù)呈現(xiàn)卷宗式的檔案保存，由于檔案保存的時間比較久、檔案數(shù)量多，學(xué)校在對檔案管理期間，就會形成較大難度。而且，學(xué)校保存的檔案一般為紙質(zhì)性的，長久保存會容易出現(xiàn)腐爛等現(xiàn)象，從而為學(xué)校的檔案管理與更新工作帶來較大難度。其二，檔案管理的保密性相對較低。因為學(xué)校的檔案管理工作都是人為操作的，不僅人員流動性比較大，在檔案管理工作中還會發(fā)生一些意外事故，特別是信息泄露事件時常發(fā)生，從而降低了檔案管理工作的安全性。其三，對檔案的查找方式也比較復(fù)雜，降低了實際的工作效率。主要是由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視度不夠，在一定程度上抑制了學(xué)校的積極發(fā)展，而且，也不利于學(xué)校對師生思想管理、生活管理以及學(xué)校實際情況的管理。學(xué)校檔案管理工作受較多因素的制約，在對資料進(jìn)行查找期間，主要是利用人工進(jìn)行操作的，面對大量的卷宗材料，不僅降低了實際的工作效率，也降低了檔案管理工作的質(zhì)量。

二、信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的意義

高校檔案的內(nèi)容在一般情況下，主要包括為：學(xué)生的就業(yè)通知書，學(xué)生的畢業(yè)登記表以及與學(xué)生相關(guān)的成績單等。對于一些師范院校的學(xué)生，還具有的專業(yè)的教師資格證。對于醫(yī)學(xué)類的學(xué)生，還會增加學(xué)生的實習(xí)檔案等。由于學(xué)生的專業(yè)不同，相關(guān)的檔案信息也不同。因此，高校檔案內(nèi)容呈現(xiàn)較大復(fù)雜性，在管理工作中具有重要意義。

1.科學(xué)決策的合理性

信息技術(shù)在學(xué)校檔案中的應(yīng)用能夠為學(xué)校做出有利的決策。因為學(xué)校制定的決策與學(xué)校的事業(yè)發(fā)展形成直接關(guān)系，所以，管理層制定的決策與學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展具有緊密聯(lián)系。學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展的重要材料，其中掌握著學(xué)校發(fā)展的各種信息，根據(jù)信息內(nèi)容作出正確的發(fā)展決策，能夠有利于學(xué)校的積極發(fā)展。因此，實現(xiàn)學(xué)校檔案管理的信息化，提高信息的利用效率，不僅能為學(xué)校增加信息支撐，還能保證決策的合理性、科學(xué)性。

2.社會需求的時代性

當(dāng)今時代屬于信息、網(wǎng)絡(luò)時代，信息技術(shù)在世界各國領(lǐng)域都得到廣泛應(yīng)用。無論在社會需求發(fā)展、各國商業(yè)領(lǐng)域以及教育行業(yè)等都得到廣泛應(yīng)用。在教育活動中，信息技術(shù)實施的主要手段是利用多媒體、辦公自動化等技術(shù)實施教學(xué)的，在一定程度上，促進(jìn)了學(xué)校檔案管理信息化的發(fā)展歷程。學(xué)校的檔案管理能夠發(fā)揮學(xué)校的整體性，只有將信息技術(shù)應(yīng)用在學(xué)校檔案管理工作中，才能使學(xué)校適應(yīng)社會發(fā)展。

3.信息資源的共享性

信息技術(shù)在檔案管理工作中的利用，能實現(xiàn)信息資源的有效共享。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，不僅檔案管理工作內(nèi)容比較多，實際利用的手段也比較復(fù)雜。而利用信息技術(shù)能打破時間與空間的限制，促進(jìn)用戶在不同時間、不同空間能夠?qū)崿F(xiàn)信息的共享、交流，從而創(chuàng)建了信息交流的共享平臺。在這種信息技術(shù)平臺建立下，不僅保證了學(xué)校檔案管理的安全性，通過信息資源的有利共享，在更大條件上，提高了檔案的利用效率。

4.檔案管理的效率性

在學(xué)校的日常教學(xué)活動中，形成的各種教學(xué)任務(wù)、學(xué)籍管理以及相關(guān)的教學(xué)活動都存在較多的檔案信息，其中具有較高利用價值以及保存價值。因此，學(xué)校實現(xiàn)的信息化管理模式應(yīng)優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅要提高檔案管理的工作效益，還要提升檔案管理工作的效率水平。

三、信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理的重要舉措

1.建立信息化辦公系統(tǒng)

信息技術(shù)在學(xué)校中的利用能夠建立信息化辦公系統(tǒng)，因為學(xué)校的檔案管理工作并不是單純的對檔案進(jìn)行管理，還要對檔案信息進(jìn)行采集，明確相應(yīng)的工作職責(zé)。信息化辦公系統(tǒng)的建立能夠為各個部門提供有利信息，并能夠?qū)ο嚓P(guān)信息進(jìn)行收集、整理以及歸檔等，從而保證檔案信息在管理期間的全面化發(fā)展。這種系統(tǒng)的建立，不僅能加強各個部門之間的信息共享以及交流、溝通，還能提升學(xué)校整體的辦公效率。而且，學(xué)校在傳統(tǒng)管理方式中，各個部門是獨立發(fā)展的，而信息技術(shù)的利用正是打破了該現(xiàn)象，使學(xué)校在真正意義上實現(xiàn)了多媒體的信息化檔案管理方式。

2.加大領(lǐng)導(dǎo)的重視

要發(fā)揮檔案管理工作的信息化、自動化發(fā)展，要加大學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)識與重視。學(xué)校管理者以及檔案管理人員都應(yīng)充分理解信息技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮的重要性，認(rèn)識到信息技術(shù)在檔案管理工作中實現(xiàn)的應(yīng)用價值。根據(jù)學(xué)校在檔案管理中的實際發(fā)展情況，不僅要對各個階段的信息發(fā)展情況進(jìn)行記錄，完善學(xué)校的教育活動，還要促進(jìn)教學(xué)研究以及教學(xué)改革發(fā)展的積極形式。而且，將檔案管理工作中的信息技術(shù)與學(xué)校的管理形式有效結(jié)合，能夠為檔案管理工作形成有效的績效考評方式。

3.規(guī)范檔案信息的收錄與整理

在信息技術(shù)利用形式下，對檔案工作進(jìn)行管理能夠?qū)崿F(xiàn)整體性以及持續(xù)性的發(fā)展情況。信息技術(shù)的有效利用將學(xué)校的檔案管理工作由傳統(tǒng)的整理、收錄形式發(fā)展為自動化的信息管理方向。利用信息技術(shù)，檔案管理人員能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案進(jìn)行保存、歸檔，然后利用網(wǎng)絡(luò)形式對檔案資料進(jìn)行審核、傳閱，最后實現(xiàn)歸檔形式。根據(jù)信息技術(shù)的整理、歸檔形式，不僅保證了信息收錄的完整化，還促進(jìn)了校園發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)化形式。利用校園網(wǎng)促進(jìn)了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，不僅提高了檔案管理工作的質(zhì)量，還提升了檔案管理工作效率。

4.提高人員素養(yǎng)

提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，主要對檔案管理人員在工作中的實際情況進(jìn)行考核，特別是工作人員掌握的計算機知識、掌握的信息技術(shù)基礎(chǔ)進(jìn)行考評，還要具有較強的責(zé)任意識以及組織意識，培養(yǎng)工作人員掌握的知識能力、創(chuàng)新能力以及信息的整理能力等，不僅提升了工作人員的真實管理，還促進(jìn)了管理人員綜合素質(zhì)水平的有效提升。

綜上所述，學(xué)校已經(jīng)成為社會發(fā)展的主體部分，利用信息技術(shù)能夠促進(jìn)社會的經(jīng)濟發(fā)展。在學(xué)校管理中，利用信息技術(shù)對檔案工作進(jìn)行管理，不僅優(yōu)化了系統(tǒng)的檔案管理模式，還發(fā)揮了檔案管理的時效性，從而為社會發(fā)展以及經(jīng)濟效益水平的提升創(chuàng)造有利條件。

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