黃建琪+鄭佳佳

摘要：隨著時代不斷變遷，企事業(yè)單位對物資管理的要求也日益提高，精細化管理勢在必行。耗材申領采購系統(tǒng)屬于物資系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，針對耗材申領和采購兩個業(yè)務環(huán)節(jié)進行信息化管理。結(jié)合物資系統(tǒng)的領料和入庫模塊，可實現(xiàn)業(yè)務閉環(huán)。使用耗材申領采購系統(tǒng)可實現(xiàn)申領單提交和審批、采購單自動生成、采購確認和到貨，提高采購管理的工作效率和信息準確性。

關鍵詞：耗材申領；采購訂單；采購管理；物資系統(tǒng)

中圖分類號：TP313 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）16-0008-03

Abstract： With the change of the times， enterprises and public institutions have raised an increasingly high requirement for materials management， making it imperative to implement fine management. As a branch of material system， consumable requisitioning & purchasing system can help realize information-based management on consumable requisitioning and purchasing. A combination of the warehousing and picking modules in the material system can attain the closed management of business. The use of this consumable requisitioning & purchasing system can realize the submission and approval of requisitioning lists， the automatic generation of purchase orders， the confirmation of purchases， the arrival of goods， to improve the efficiency of purchasing management and the veracity of information.

Key words： apply for consumable； purchase order； purchasing management； material systems

1 概述

信息技術不斷發(fā)展，信息系統(tǒng)逐漸成熟，為耗材申領和采購的精細化管理提供了條件。本文提出的耗材申領采購系統(tǒng)，取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)申領單，通過電子化提交和審批申領單，實現(xiàn)科室領料。物資部門再根據(jù)科室的申領單內(nèi)容進行配送，庫存不足時通過自動生成采購單和后續(xù)采購管理，提高了工作效率和信息準確性。本系統(tǒng)基于.NET開發(fā)，數(shù)據(jù)庫采用SQL Server 2008。

2 需求分析

2.1 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

本文描述的系統(tǒng)為耗材申領采購系統(tǒng)，科室物資申領人可以通過系統(tǒng)提交耗材申領單，經(jīng)科室負責人同意后審批，物資部再根據(jù)申領內(nèi)容，配送耗材到科室或當庫存不足時進行采購管理。本系統(tǒng)可取代紙質(zhì)申領單，規(guī)范物資申領流程，物資統(tǒng)一配送優(yōu)化領料過程，并為后續(xù)采購計劃提供數(shù)據(jù)基礎，實現(xiàn)耗材的精確采購管理。系統(tǒng)功能模塊主要分為基礎設置模塊、申領模塊、采購模塊，具體功能結(jié)構(gòu)圖如圖1。

2.2 系統(tǒng)用例分析

本系統(tǒng)的用戶分為科室領料人、科室負責人、物資部負責人、倉管員和采購員?？剖翌I料人可以設置個人或科室的申領模板，提交耗材申領單；科室負責人可執(zhí)行申領單審批；物資部負責人可設置申領權(quán)限；倉管員操作生成采購單；采購人員對采購單進行確認，并執(zhí)行到貨確認。具體用例圖見圖2。

2.3 業(yè)務流程分析

耗材申領和采購的業(yè)務流程如圖3。首先科室領料人通過申領模板或查找篩選耗材，提交耗材申領單；科室負責人對提交的申領單進行審批，如果審批不通過則終止申領單；如果庫存充足，倉管員對已審批的申領單操作科室領料執(zhí)行出庫；如果庫存不足，倉管員每周定期生成采購訂單；然后采購人員對采購單的耗材進行確認，并完善采購單信息，按照供應商對采購單物資進行分組采購，采購到貨時登記到貨數(shù)量。最后，倉管員執(zhí)行入庫和配送。

3 系統(tǒng)設計

3.1 基礎設置模塊設計

3.1.1 申領權(quán)限設置

耗材申領之前，必須先設置好申領權(quán)限。權(quán)限分為兩種：科室申領權(quán)限和科室審批權(quán)限，科室領料人可以具備申領權(quán)限，但不能擁有審批權(quán)限；科室負責人可以同時具備申領和審批權(quán)限。一個科室可同時存在多個領料人和負責人，方便申領業(yè)務開展。具體設計是將科室的員工列表中增加申領權(quán)限和審批權(quán)限屬性，對需要的員工標志相應的權(quán)限。當一個員工登陸申領或?qū)徟缑鏁r，系統(tǒng)可查詢判斷員工歸屬的科室及具備的申請和審批權(quán)限。

3.1.2 申領模板設置

由于耗材名稱眾多，申領時篩選比較會花一定的時間。為了加快申領時填單的速度，可以將科室經(jīng)常領用的耗材設置一個申領模板，申領填單時，只篩選模板內(nèi)的耗材，大大減少了檢索范圍，提高篩選結(jié)果命中率。模板的種類可分為個人模板和科室模板，個人模板只限本人使用，科室模板可供科室所有成員使用。當打開申領界面時，系統(tǒng)自動顯示申領模板列表可供選擇，包括歸屬本人的個人模板和本科室的科室模板。

3.2 申領模塊設計

3.2.1 申領單狀態(tài)控制

整個申領過程中，申領單的狀態(tài)會經(jīng)歷從未審批、已審批、采購中，最后變成已領料或已終止狀態(tài)，狀態(tài)遷移如圖4。生成領料單時，狀態(tài)為未審批；科室審批后，狀態(tài)為已審批；生成對應的采購單時，狀態(tài)為采購中；科室領料后，狀態(tài)為已領料。在未審批、已審批、采購中3個狀態(tài)時，可以終止申領單。

3.2.2 申領單生成

科室需要申領耗材時，需要填寫電子耗材申領單，業(yè)務流程如圖5左。使用耗材申領功能，需要申領人具備申領權(quán)限，并只限提交本人所在科室的申領單。用戶只需要輸入申領耗材、申領數(shù)量，其他信息由系統(tǒng)自動生成。已領數(shù)量用于記錄本次申領已領數(shù)量，允許分批領??；申領狀態(tài)用于控制申領流程和顯示申領進度；申領單號的編碼生成規(guī)則是2位字母+8位日期+3位數(shù)字順序號。

3.2.3 申領單審批

申領單審批，是指科室負責人對已提交的申領單進行審批，業(yè)務流程如圖5右。使用審批功能，需要審批人具備審批權(quán)限，并只限審批本人所在科室的申領單。審批時，系統(tǒng)根據(jù)審批人所在科室列出本科室未審批的所有申領單，審批人可以選擇申領單的部分或全部耗材執(zhí)行審批，審批后申領單狀態(tài)為已審批；如果審批不通過，申領單狀態(tài)為已終止。

3.3 采購模塊設計

3.3.1 采購單生成

科室申領單提交后并且?guī)齑娌蛔?，倉管員需要生成采購單，提交到采購人員進行采購，業(yè)務流程如圖6左。采購單內(nèi)容允許系統(tǒng)自動生成或手動添加生成。自動生成采購單的條件是：申領數(shù)-庫存數(shù)-采購中數(shù)量<低儲位警戒線。按照采購到高儲位的原值，系統(tǒng)自動生成的采購數(shù)量=高儲位警戒線-（申領數(shù)-庫存數(shù)-采購中數(shù)量）。在自動生成采購單后，倉管員可以在這個基礎上修改數(shù)量或添加其他耗材到采購單。

3.3.2 采購單確認

采購單生成后，需要采購人員進行采購確認并完善供應商、單價等采購信息，業(yè)務流程如圖6中。采購單確認時，系統(tǒng)按采購單生成時間范圍查詢未確認的采購訂單列表，采購用對每個耗材選擇供應商和單價，如果上次已有采購記錄，則自動顯示上次采購的信息，減少采購員的輸入操作；輸入完成后，保存采購單狀態(tài)為已確認；最后按照供應商打印已確認的采購訂單。

3.3.3 采購到貨

供應商送貨到倉庫后，需要清點核對貨物，記錄到貨數(shù)量，業(yè)務流程如圖6右。由于存在分批發(fā)貨的情況，采購到貨功能需要支持多次記錄到貨數(shù)量，每次只記錄本次到貨數(shù)量，系統(tǒng)自動計算累計到貨數(shù)量。當累計到貨數(shù)量>=采購數(shù)量時，更新采購單狀態(tài)為已采購。如果出現(xiàn)停產(chǎn)等情況無法繼續(xù)采購，采購員可終止或修改采購數(shù)量完成采購。

3.4 系統(tǒng)數(shù)據(jù)模型設計

本系統(tǒng)的業(yè)務實體分別為以下7個實體模型，其關系如圖7。申請單、采購單、申領模板都采用主從方式實現(xiàn)一對多關聯(lián)。申領明細與采購明細采購多對一關聯(lián)，耗材ID相同的多個申領明細內(nèi)容會生成一個采購明細。

4 系統(tǒng)實現(xiàn)

4.1采購單生成的實現(xiàn)

采購單包括采購主單和采購明細。采購主單號生成的規(guī)則是2位字母+8位日期+3位數(shù)字順序號，例如CG20160422001。規(guī)則和申領單號類似，2位字母代表不同的業(yè)務。從指定業(yè)務表中查詢當前日期生成的最大訂單號，并在此基礎上增加1。以下是生成采購單號的主要實現(xiàn)代碼。

4.2 其他業(yè)務的實現(xiàn)

結(jié)合系統(tǒng)設計的要求，對本系統(tǒng)進行詳細編碼，實現(xiàn)了權(quán)限設置、申領模板設置、申領單生成、申領單審批、采購單生成、采購確認和采購到貨功能。

5 結(jié)論

本文針對耗材申領和采購業(yè)務進行需求分析，設計實現(xiàn)了耗材申領采購管理系統(tǒng)。文中首先闡述了耗材申領采購系統(tǒng)在申領采購管理工作的意義，以及系統(tǒng)的開發(fā)環(huán)境。其次，對系統(tǒng)進行用例分析、業(yè)務流程分析。然后對系統(tǒng)進行總體功能設計和詳細功能設計。最后進行詳細功能實現(xiàn)。本系統(tǒng)結(jié)合物資系統(tǒng)的入庫和領料模塊，可實現(xiàn)申領、采購、入庫和領料的業(yè)務閉環(huán)。

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