□ 江蘇徐州 王 巍

信息論、系統(tǒng)論、控制論在檔案工作中的應用

□ 江蘇徐州 王 巍

信息論、系統(tǒng)論與控制論，通常稱為“三論”，被應用于檔案科學，成為檔案科學中新的思想方法。

一、檔案信息

隨著我國市場經(jīng)濟的發(fā)展和全面改革的不斷深入，信息的作用日益突出，信息越來越受到社會各界的重視。信息是一種知識形態(tài)產(chǎn)品，包含著人類的勞動和創(chuàng)造所付出的活勞動，也包含在形成、加工、儲存、利用、反饋過程中所消耗的物化勞動。

檔案信息來源于檔案與檔案工作。由于檔案來源的廣泛性與多樣性，檔案信息也是多種多樣的。檔案的可知性是通過掌握檔案信息而得以實現(xiàn)。檔案信息既有來源于檔案客觀世界的，又有來源于精神領域的。就檔案信息的本質(zhì)來說，它并不是檔案物質(zhì)本身，也不僅僅限于精神領域。檔案信息作為客觀存在的事物，具有共享性、無限性、開發(fā)性與時效性等。

以神華國華徐州發(fā)電有限公司為例，1984年，為了加強檔案管理工作，徐州發(fā)電廠成立了廠部二級機構即科技檔案室，1990年，廠部成立了綜合檔案室，將檔案管理作為企業(yè)管理的一項基礎性工作，納入了《廠長任期目標》和企業(yè)升級規(guī)劃之中，由廠長直接領導檔案管理工作。1992年，隨著企業(yè)勞動、人事工資制度配套改革的進行，對全廠機構和人員進行了精簡、充實和調(diào)整，綜合檔案管理劃歸廠部辦公室領導，形成了廠長親自掛帥、廠辦主任分管、綜合檔案專業(yè)組長具體負責的管理網(wǎng)絡，對企業(yè)所形成的各種門類檔案集中統(tǒng)一管理，使檔案管理走上制度化、專業(yè)化軌道?，F(xiàn)綜合檔案室隸屬于國華徐州發(fā)電有限公司總經(jīng)理工作部，主要負責公司各種門類、各種載體檔案的收集、整理保管和提供利用等工作以及對所屬單位檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導。公司綜合檔案室室藏檔案從內(nèi)容來分，有文書檔案、科技檔案、會計檔案；從載體來分，有紙質(zhì)檔案、特殊載體檔案、實物聲像檔案。形成的檔案大部分是本公司在政治、生產(chǎn)和科研活動中的具有保存價值的文件材料及上級機關對本公司的指示、批復等。我公司現(xiàn)庫藏檔案25357卷，其中，文書檔案截止至2001年底共3276卷，從2002年開始以件為單位共12098件，科技檔案12917卷，會計檔案9164卷，照片檔案2757張，光盤檔案822張，錄像檔案6盤。公司檔案管理一直保持著較為穩(wěn)定的管理機制，公司建廠40年來，庫藏檔案25357卷，已成為企業(yè)寶貴的文化財富，其所形成的文化底蘊是一般文化活動所無法比擬的。

檔案管理的過程，是檔案信息交流的過程。在這個過程中，檔案管理者和利用者都要吸收檔案信息。鄧小平同志曾經(jīng)指出，實事求是，一切從實際出發(fā)，這是我們黨的思想路線，也是我們做好檔案信息收集與優(yōu)化工作的出發(fā)點。在這里“實事”就是檔案信息的客觀實在，也是檔案信息源，它既可開發(fā)，又可供我們吸收與優(yōu)化;“求”就是收集與優(yōu)化檔案信息的過程，也是對檔案信息進行篩選與思維加工的過程。我們不可能一下子吸收所有檔案信息，檔案信息也不可能一下子就能為我所用，所以必須經(jīng)過實事求是的“求”。“求”既是對于檔案信息的需求，也是對于檔案信息的加工處理與優(yōu)化的過程。實事求是的“是”是經(jīng)過去粗取精，去偽存真而篩選與加工、處理得來的有用的檔案信息，也是要吸收利用的對象。對于檔案利用者來說，這個“是”是非常有用的， “ 是” 以內(nèi)的檔案信息是能夠用于指導實際工作的檔案信息，“ 是” 以外的檔案信息，是不需要的檔案信息。檔案信息工作的關鍵是“ 求” 。檔案信息按其與檔案的關系來說，一般是直接檔案信息。直接檔案信息一般直接從檔案中產(chǎn)生，因而可靠性、真實性、準確性就強一些。

因此， 在一般檔案利用者看來，直接檔案信息是最主要的檔案信息。從這一點出發(fā)，檔案工作者的任務應該是直接從檔案中獲取檔案信息，為檔案利用者提供服務，這樣才會使檔案信息具有權威性，使檔案信息成為發(fā)展社會的有用信息，發(fā)揮出檔案信息所應發(fā)揮的重要作用。

在社會主義市場經(jīng)濟中，大力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)發(fā)展服務，是現(xiàn)代企業(yè)制度中實現(xiàn)科學管理的一項重要內(nèi)容，也是企業(yè)檔案工作的中心任務和基本目的。企業(yè)要在激烈的市場競爭中求生存、求發(fā)展、求壯大，不斷創(chuàng)造經(jīng)濟效益和物質(zhì)財富，要求科學的管理、正確的決策和建立科學的組織管理機制，這些都離不開對企業(yè)檔案的依賴。如何做好企業(yè)檔案工作，大力開發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)各項工作和發(fā)展提供有效服務，是企業(yè)每位檔案工作者都應該思考的問題。

公司積極開發(fā)利用檔案信息資源，主動為企業(yè)、為生產(chǎn)、為一線服務，取得了顯著的成績。（1）開發(fā)利用檔案，給企業(yè)帶來明顯的經(jīng)濟效益。（2）發(fā)揮檔案的依據(jù)憑證作用，取得經(jīng)濟和社會效益。（3）提供檔案為企業(yè)經(jīng)營決策、查處經(jīng)濟案件、慣標認定、編史修志等工作發(fā)揮了積極作用。（4）圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作做好資料匯編。幾年來，公司檔案管理人員自己編研或與有關部門合作完成了《歷年安全生產(chǎn)典型事故匯編》、《科研成果匯編》、《徐州發(fā)電廠大事記》、《徐州發(fā)電廠志》等22種165萬字的編研材料。其中，通用性編研資料17種，深層次編研資料5種，同時還編制了檢索工具28種161冊，對生產(chǎn)經(jīng)營等管理工作起到了較好的指導作用。近年來，公司累計利用檔案材料7000多卷次，創(chuàng)直接經(jīng)濟效益2億多元，而且還以詳實的資料性和權威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟糾紛，創(chuàng)造了良好的社會效益。

二、檔案系統(tǒng)

檔案工作的發(fā)展規(guī)律表明，檔案工作是一動態(tài)系統(tǒng)，也是不斷持續(xù)的發(fā)展過程。檔案工作作為一種社會現(xiàn)象，是由非獨立系統(tǒng)到獨立系統(tǒng)，由簡單管理到復雜管理，由經(jīng)驗管理到科學管理，由手工管理到計算機管理，由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)發(fā)展的系統(tǒng)工程。

檔案工作是一個大的系統(tǒng)，按系統(tǒng)觀點來講，它又可以分為許多小的系統(tǒng)，是由許多小的系統(tǒng)構成的。所以從系統(tǒng)論的觀點出發(fā)，對于檔案工作的要求是，既注意局部，又注意整體，既在整體上發(fā)揮其作用，又在具體問題上做好工作。檔案工作可以分為收集、整理、鑒定、利用、統(tǒng)計、編研等具體環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)也構成檔案工作的系統(tǒng)形成檔案工作的系統(tǒng)性。在這個系統(tǒng)內(nèi)，各個環(huán)節(jié)都是這個系統(tǒng)的要素，其中一項工作搞不好，就影響整個系統(tǒng)的檔案工作，而這幾個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，辯證統(tǒng)一，從而形成系統(tǒng)性的檔案與檔案的系統(tǒng)性管理。系統(tǒng)論強調(diào)最優(yōu)化，這是系統(tǒng)論的出發(fā)點和歸宿。所謂最優(yōu)化，就是在有限的條件下，利用各種手段和方法來促使系統(tǒng)實現(xiàn)最理想的目標。在這里，最優(yōu)化與整體性是有密切聯(lián)系的。一般來講，系統(tǒng)的最優(yōu)化是指整體的最優(yōu)化，而整體的最優(yōu)化并不等于各要素的最優(yōu)化。對于檔案工作來講，不同單位的檔案與檔案工作，盡管有時在整體上有很多相同或相似之處，但其發(fā)展卻有很大的不同，這可能有很多的原因，但是否堅持最優(yōu)化卻是非常重要的問題。檔案學中常講的收集檔案的齊全、精煉原則，實際上就是強調(diào)了在要素已定的情況下，要科學地組織檔案與檔案工作，使之形成檔案系統(tǒng)的最優(yōu)化過程。

三、檔案控制

控制論是研究系統(tǒng)控制與調(diào)節(jié)的科學。按照系統(tǒng)論的觀點，檔案與檔案工作可以成為一個大系統(tǒng)。在這個大系統(tǒng)中包含有許多小的系統(tǒng)，會有各式各樣的系統(tǒng)存在，因此控制的問題也是普遍存在的，同樣可以應用控制論的觀點來分析檔案與檔案工作問題。

對于檔案系統(tǒng)的調(diào)節(jié)控制，一般來講，主要有兩種方法：一種是一次調(diào)節(jié)，一種是反饋調(diào)節(jié)。一次調(diào)節(jié)可以這樣認識：如果檔案工作目標是己定的話，那么，我們只要通過對檔案材料的整理、歸檔所用物資及人力進行測算實施，就可以一次性達到檔案工作的目的，實現(xiàn)檔案工作的直接目標。這種方法在檔案工作中是常用的方法，是我們自覺或不自覺地運用控制論的理論來實現(xiàn)調(diào)節(jié)。所謂反饋調(diào)節(jié)，主要應用于改變性比較大的檔案工作情況。在日常的檔案工作中，有些情況是會經(jīng)常改變的。如一個企業(yè)檔案室（館）作為一個整體系統(tǒng)的話，其業(yè)務工作、行政管理工作、財務工作及后勤工作就都是這個系統(tǒng)內(nèi)的要素。為了檔案事業(yè)與檔案工作的需要，可以建立起基本的反饋機制，并在這個基礎上建立起完整的檔案與檔案工作結構的模式，對于檔案工作進行科學的認識與控制。因此，控制論也是研究檔案與檔案工作的基本思想方法。

在今天的企業(yè)檔案事業(yè)與檔案工作中，應用控制論方法，必須做到：第一，在改革和完善社會主義企業(yè)檔案工作體制與檔案事業(yè)的建設中，不能只去考慮各種具體的法規(guī)與條文，更應該高度重視檔案工作制度的科學性與檔案館藏結構的合理性，使之具有不斷地自我調(diào)節(jié)與自我控制的能力。盡管每一次調(diào)整與改革不可能那么完善，每一次調(diào)整與改革并不那么絕對無誤，但只要具備了反饋系統(tǒng)的制度結構，就能夠在調(diào)節(jié)與控制的過程中趨于完善直至形成最優(yōu)化狀態(tài)。第二，社會主義企業(yè)檔案事業(yè)體系與檔案工作體制的建立是歷史的巨大進步。但是，這項事業(yè)的發(fā)展不是一下子就能完成的，也不可能一下子就完備起來。因此，要把它看作一個需要在探索前進中自我完善的歷史過程，而不能把它看作一個固定不變的理想模式，更不能滿足于進行一次或幾次調(diào)節(jié)就能完事，如果那樣的話，就會把一個比較好的體制與機制僵化起來，而不能使之跟上檔案工作實踐的發(fā)展變化。如此看來，控制論的檔案應用是保障檔案與檔案工作永葆青春的重要理論與重要思想方法。

控制論的檔案應用，有許多理論問題與實際問題可以進行探討與研究。隨著時代的發(fā)展與現(xiàn)代化科學技術在檔案工作中的實際運用，關于三論尤其是關于控制論的檔案應用，一定會有更進一步的認識與發(fā)展，對于三論與檔案工作關系的地位與作用的認識也會進一步提高。

（作者單位：神華國華徐州發(fā)電有限公司總經(jīng)理工作部綜合檔案室）