黃肇丹

[摘要]當(dāng)前，我國(guó)經(jīng)濟(jì)已步入新常態(tài)，我國(guó)的對(duì)外貿(mào)易也隨之進(jìn)入穩(wěn)增長(zhǎng)、調(diào)結(jié)構(gòu)、提質(zhì)量為特征的新常態(tài)。新的外貿(mào)形勢(shì)給外貿(mào)企業(yè)帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，對(duì)外貿(mào)企業(yè)的外貿(mào)跟單員素質(zhì)提出了更高的要求。本文從外貿(mào)跟單員的重要性和現(xiàn)狀出發(fā)，就如何提高外貿(mào)跟單員的素質(zhì)提出了建議。

[關(guān)鍵詞]新常態(tài)；外貿(mào)；跟單員；素質(zhì)

[中圖分類(lèi)號(hào)]F7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1671-5918（2016）05-0095-02

在新常態(tài)背景下，我國(guó)的對(duì)外貿(mào)易增速已從高速增長(zhǎng)階段進(jìn)入到中低速增長(zhǎng)的區(qū)間。外貿(mào)企業(yè)有接不完的訂單，只要生產(chǎn)就不愁賣(mài)不掉，沒(méi)有品牌、核心技術(shù)、售后服務(wù)和研發(fā)能力照樣能夠接單賺錢(qián)的時(shí)代已經(jīng)一去不復(fù)返。為了適應(yīng)新的外貿(mào)形勢(shì)，必須依靠產(chǎn)品轉(zhuǎn)型升級(jí)，創(chuàng)新研發(fā)設(shè)計(jì)，以質(zhì)取勝，追求產(chǎn)品高附加值才能夠立足外貿(mào)市場(chǎng)。

在外貿(mào)企業(yè)中，外貿(mào)跟單員作為訂單的跟進(jìn)者，其工作質(zhì)量的好壞直接影響公司的服務(wù)品質(zhì)和企業(yè)形象。因此，面對(duì)新常態(tài)，提高外貿(mào)跟單員的素質(zhì)對(duì)外貿(mào)企業(yè)的生存與發(fā)展顯得尤為重要。

一、外貿(mào)跟單員的重要性

外貿(mào)跟單員是指進(jìn)出口貿(mào)易合同簽訂后，對(duì)貿(mào)易合同訂單下的貨物，在原料采購(gòu)、生產(chǎn)加工、產(chǎn)品質(zhì)量、包裝運(yùn)輸、報(bào)檢報(bào)關(guān)和結(jié)匯退稅等環(huán)節(jié)進(jìn)行部分或全部跟蹤操作，協(xié)同完成貿(mào)易合同履行的外貿(mào)從業(yè)人員。

很多人認(rèn)為，外貿(mào)業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)海外市場(chǎng)開(kāi)發(fā)、洽談和接單，外貿(mào)跟單員負(fù)責(zé)訂單生產(chǎn)協(xié)調(diào)安排、單證制作、發(fā)貨和運(yùn)輸，所以外貿(mào)跟單員比外貿(mào)業(yè)務(wù)員地位低。實(shí)際上，外貿(mào)跟單員的重要程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超乎想象。對(duì)于外貿(mào)企業(yè)而言，能接到訂單固然重要，但關(guān)鍵還是要跟好單。如果跟單能力弱，把某張訂單做砸了，輕則損失成本，重則令客戶(hù)失去信心、削減訂單甚至取消業(yè)務(wù)，其后果不堪設(shè)想。

外貿(mào)跟單流程是一環(huán)扣一環(huán)的，某個(gè)環(huán)節(jié)斷了，也許會(huì)滿(mǎn)盤(pán)皆輸。如果外貿(mào)跟單員能夠靈活地運(yùn)用專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能，有效地處理訂單流程中的各項(xiàng)事務(wù)，巧妙地協(xié)調(diào)客戶(hù)、供應(yīng)商和企業(yè)之間的關(guān)系，便能為企業(yè)打造一條優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)鏈。外貿(mào)企業(yè)擁有一支高素質(zhì)的跟單隊(duì)伍不僅能夠?yàn)闃I(yè)務(wù)員接單創(chuàng)造優(yōu)勢(shì)，還可以為客戶(hù)翻單（多次重復(fù)采購(gòu)）提供信心，更為公司盈利奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、外貿(mào)跟單員的現(xiàn)狀分析

（一）人員流動(dòng)性大

外貿(mào)跟單員是企業(yè)的基層員工，就業(yè)門(mén)檻不高，工作比較瑣碎、枯燥，剛開(kāi)始接觸到的大部分是一些低價(jià)值的工作內(nèi)容，而且工資相對(duì)較低。不少人在該崗位工作了一至兩年，才剛剛基本掌握跟單流程，便堅(jiān)持不下去選擇離開(kāi)，人員流失情況比較嚴(yán)重；而認(rèn)定職業(yè)目標(biāo)堅(jiān)持下來(lái)的人，基本上可以成長(zhǎng)為獨(dú)當(dāng)一面的高級(jí)外貿(mào)跟單員。

（二）專(zhuān)業(yè)人才匱乏

目前從事外貿(mào)跟單的人員普遍都不夠?qū)I(yè)，常見(jiàn)的有以下三類(lèi)。第一類(lèi)是由該企業(yè)的技術(shù)員、質(zhì)檢員等崗位的人員轉(zhuǎn)型為外貿(mào)跟單員，對(duì)本企業(yè)產(chǎn)品的專(zhuān)業(yè)知識(shí)較為熟悉，但是欠缺國(guó)際貿(mào)易相關(guān)知識(shí)，且英語(yǔ)的聽(tīng)說(shuō)讀寫(xiě)能力較差；第二類(lèi)是國(guó)際經(jīng)濟(jì)與貿(mào)易、商務(wù)英語(yǔ)等相關(guān)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，具備國(guó)際貿(mào)易知識(shí)，英語(yǔ)能力較好，但是欠缺產(chǎn)品的專(zhuān)業(yè)知識(shí)；第三類(lèi)是通過(guò)英語(yǔ)四級(jí)或六級(jí)，英語(yǔ)成績(jī)相對(duì)優(yōu)秀，但是并非相關(guān)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，欠缺國(guó)際貿(mào)易知識(shí)和產(chǎn)品專(zhuān)業(yè)知識(shí)。具備良好的英語(yǔ)能力、扎實(shí)的國(guó)際貿(mào)易知識(shí)和產(chǎn)品專(zhuān)業(yè)知識(shí)是外貿(mào)跟單員開(kāi)展工作的基礎(chǔ)，缺少其中任何一樣都會(huì)使工作效率降低，甚至加大出錯(cuò)率。

（三）綜合素質(zhì)不高

外貿(mào)跟單員的工作幾乎涉及外貿(mào)進(jìn)出口的每一個(gè)環(huán)節(jié)，從前期的原材料采購(gòu)、生產(chǎn)進(jìn)度、品質(zhì)跟單，再到后期的包裝跟單、單證運(yùn)輸跟單等，工作范圍大而且業(yè)務(wù)綜合性強(qiáng)。在實(shí)際工作中，還會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題需要及時(shí)解決，例如工廠(chǎng)不能按期交貨、裝貨車(chē)輛發(fā)生交通事故、產(chǎn)品質(zhì)量不好遭到客戶(hù)投訴等等，經(jīng)驗(yàn)不足的外貿(mào)跟單員通常不能做到理清思路、靈活處理，從而感到工作壓力大，工作熱情下降，直接影響跟單質(zhì)量。

三、提高外貿(mào)跟單員素質(zhì)的建議

（一）高校在課程教學(xué)方面應(yīng)有所改善

開(kāi)設(shè)國(guó)際經(jīng)濟(jì)與貿(mào)易、商務(wù)英語(yǔ)等相關(guān)專(zhuān)業(yè)的高校，每年都為企業(yè)的外貿(mào)跟單員崗位輸送大批的應(yīng)屆畢業(yè)生。在新常態(tài)下，為使培養(yǎng)的人才更符合外貿(mào)企業(yè)的要求，高校在課程教學(xué)方面應(yīng)更重視教材的選擇。目前大部分高校使用的教材偏重理論，而且部分教材的編者一畢業(yè)后就在高校任教或搞研究，缺乏企業(yè)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，所寫(xiě)的教材內(nèi)容過(guò)于陳舊。所以，對(duì)于《國(guó)際貿(mào)易實(shí)務(wù)》、《國(guó)際商務(wù)單證實(shí)務(wù)》、《外貿(mào)英語(yǔ)函電》等實(shí)操性較強(qiáng)的課程，建議選擇實(shí)例分析、具體操作等內(nèi)容貼近最近幾年發(fā)展趨勢(shì)的教材，編者最好是具有一線(xiàn)實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)的。

其次，高校應(yīng)更多的引進(jìn)一些具有外貿(mào)企業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)的社會(huì)人員，使教學(xué)更具有有效性和針對(duì)性，使學(xué)生對(duì)于相關(guān)知識(shí)更易于接受和理解，同時(shí)對(duì)學(xué)生畢業(yè)后到外貿(mào)企業(yè)應(yīng)聘或工作也有所幫助。

再次，高校應(yīng)開(kāi)設(shè)一些與產(chǎn)品、行業(yè)知識(shí)相關(guān)的公共選修課程。例如國(guó)際經(jīng)濟(jì)與貿(mào)易或商務(wù)英語(yǔ)專(zhuān)業(yè)的學(xué)生畢業(yè)后到服裝進(jìn)出口公司工作，而他們?cè)谛Ｆ陂g又選修了《服裝概論》、《服裝專(zhuān)業(yè)英語(yǔ)》等課程，對(duì)于涉及產(chǎn)品的專(zhuān)業(yè)問(wèn)題就不至于完全不懂，且更容易上手。

（二）企業(yè)應(yīng)提供學(xué)習(xí)平臺(tái)以及發(fā)展空間

外貿(mào)企業(yè)想要擁有一支高素質(zhì)的跟單隊(duì)伍，必須重視員工的培訓(xùn)工作，使員工的能力通過(guò)學(xué)習(xí)得到提升。首先，對(duì)于剛?cè)肼毜耐赓Q(mào)跟單員應(yīng)進(jìn)行新員工培訓(xùn)工作，使其對(duì)公司概況、公司文化、崗位職責(zé)、工作流程等基本情況有大致的了解，盡快地適應(yīng)崗位。外貿(mào)跟單工作的范圍較大，需要與公司內(nèi)部多個(gè)部門(mén)、客戶(hù)以及工廠(chǎng)等打交道，如果對(duì)基本情況不了解就會(huì)降低工作效率。

其次，企業(yè)應(yīng)不定期組織英語(yǔ)培訓(xùn)和產(chǎn)品培訓(xùn)。在外貿(mào)跟單流程中，英語(yǔ)是常用的工作語(yǔ)言，工作所涉及的郵件和文件都是以英語(yǔ)為主，有時(shí)候還需要外貿(mào)跟單員與國(guó)外客戶(hù)用英語(yǔ)進(jìn)行電話(huà)交流或面對(duì)面交流。所以，企業(yè)應(yīng)通過(guò)培訓(xùn)提高外貿(mào)跟單員的英語(yǔ)閱讀能力、郵件寫(xiě)作能力以及口頭交流能力，并建立相關(guān)機(jī)制，培訓(xùn)結(jié)束后進(jìn)行考試，對(duì)成績(jī)優(yōu)秀者給予獎(jiǎng)勵(lì)。產(chǎn)品培訓(xùn)對(duì)外貿(mào)跟單員所起的作用也不容忽視。如果外貿(mào)跟單員對(duì)產(chǎn)品的工藝流程等專(zhuān)業(yè)知識(shí)一知半解，對(duì)客戶(hù)提出的問(wèn)題和要求無(wú)法及時(shí)解決，就會(huì)影響客戶(hù)對(duì)公司的信心，從而減少訂單數(shù)量甚至取消訂單。

再次，企業(yè)應(yīng)不定期組織拓展活動(dòng)，增強(qiáng)凝聚力。外貿(mào)跟單周期長(zhǎng)，事務(wù)雜，涉及的部門(mén)人員多，需要團(tuán)結(jié)協(xié)作的精神才能完成。外貿(mào)跟單流程中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都會(huì)影響訂單的整體情況。因此，組織拓展活動(dòng)能夠加強(qiáng)外貿(mào)跟單員與各個(gè)部門(mén)同事的溝通，提高工作熱情和積極性。

另外，企業(yè)在組織培訓(xùn)的同時(shí)，還應(yīng)制定相應(yīng)的職業(yè)發(fā)展路徑（例如，外貿(mào)跟單員——高級(jí)外貿(mào)跟單員——外貿(mào)經(jīng)理）和晉升方法，使外貿(mào)跟單員工作更有動(dòng)力，發(fā)展方向更明確。

（三）個(gè)人應(yīng)努力提高自身素質(zhì)

1.具備全面的業(yè)務(wù)知識(shí)

一名合格的外貿(mào)跟單員必須熟悉多方面的業(yè)務(wù)知識(shí)，對(duì)于生產(chǎn)運(yùn)作、原材料的特性、產(chǎn)品的款式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等都要清楚。外貿(mào)跟單員是企業(yè)對(duì)外活動(dòng)的窗口，是與國(guó)外客戶(hù)聯(lián)系的紐帶。因此，必須熟知國(guó)際貿(mào)易術(shù)語(yǔ)、國(guó)際結(jié)算以及國(guó)際貨運(yùn)等方面的知識(shí)，還要熟練掌握英語(yǔ)才能與國(guó)外客戶(hù)進(jìn)行無(wú)障礙交流。

2.具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力

外貿(mào)跟單員需要定期對(duì)訂單的生產(chǎn)進(jìn)度和產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行跟進(jìn)。因?yàn)橥赓Q(mào)跟單員要對(duì)客戶(hù)負(fù)責(zé)，保證按時(shí)按質(zhì)按量交貨，與生產(chǎn)部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)就顯得尤為重要，這也是外貿(mào)跟單工作的挑戰(zhàn)性所在。外貿(mào)跟單員要善于利用文字和語(yǔ)言與公司內(nèi)外部人員進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，建立緊密的合作關(guān)系。

3.具備專(zhuān)業(yè)的服務(wù)意識(shí)

熟悉產(chǎn)品、打樣、生產(chǎn)、驗(yàn)貨、出貨等內(nèi)容是外貿(mào)跟單員為客戶(hù)提供專(zhuān)業(yè)服務(wù)的基礎(chǔ)。遇到問(wèn)題個(gè)人無(wú)法處理的，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)征求建議后再給予客戶(hù)答復(fù)。

4.具備較強(qiáng)的應(yīng)變能力

一旦遇到緊急、突發(fā)事件，例如由于天氣或意外事故導(dǎo)致載貨車(chē)輛無(wú)法按期趕到碼頭而錯(cuò)過(guò)船期等，要保持冷靜，對(duì)實(shí)際情況進(jìn)行準(zhǔn)確判斷并處理，從而擺脫困境。

5.具備認(rèn)真仔細(xì)的工作態(tài)度

在外貿(mào)跟單中，翻譯訂單、制作生產(chǎn)單、確認(rèn)外箱嘜頭等工作都需要十分細(xì)心，不允許有絲毫的錯(cuò)誤。

總之，隨著我國(guó)的對(duì)外貿(mào)易進(jìn)入新常態(tài)，提高外貿(mào)跟單員的素質(zhì)勢(shì)在必行，這樣外貿(mào)企業(yè)才能為客戶(hù)提供更好的產(chǎn)品和服務(wù)，從而在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中生存和發(fā)展。

（責(zé)任編輯：封麗萍）