郭艷明

[摘要]教職工和學(xué)生在學(xué)校的各種活動(dòng)中形成的有利于社會(huì)、學(xué)校的資料就是學(xué)校檔案。這些資料通過(guò)文字和圖像等形式記錄下來(lái)，具有很高的保存價(jià)值和參考價(jià)值，是學(xué)校今后學(xué)校管理和教育督導(dǎo)評(píng)估等活動(dòng)中不可缺少的參考材料。本文分析學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀提出了相應(yīng)的對(duì)策來(lái)更好地完成學(xué)校檔案管理工作。

[關(guān)鍵詞]學(xué)校檔案 管理現(xiàn)狀 優(yōu)化對(duì)策

[中圖分類(lèi)號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2016）02-0125-02

當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的最重要的前提因素就是知識(shí)和信息，而檔案資料中就包含了許許多多的自然和社會(huì)信息，所以檔案已經(jīng)帶給社會(huì)巨大財(cái)富的戰(zhàn)略性資源，并且檔案資源發(fā)揮其自身作用在可持續(xù)發(fā)展下的可能性也變得更大。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展和教育的不斷改革，學(xué)校的發(fā)展愈來(lái)愈依賴(lài)于教育資源的補(bǔ)給和配載，所以充分利用學(xué)校的檔案資源，完善和優(yōu)化學(xué)校的檔案管理，已經(jīng)成為了學(xué)校發(fā)展中不可或缺的重要組成部分。在教育活動(dòng)中充分地利用檔案資源，能夠?yàn)閷W(xué)校的發(fā)展增添動(dòng)力。因此，優(yōu)化學(xué)校檔案管理人員是不可忽視的問(wèn)題。

一、檔案管理的地位

（一）學(xué)校工作的查考憑據(jù)

學(xué)校的各方面的活動(dòng)情況都記錄在學(xué)校的檔案里面。學(xué)校的檔案工作對(duì)于學(xué)校的管理來(lái)說(shuō)是非常重要的一部分，為了學(xué)校工作的正常開(kāi)展，保證工作的延續(xù)性，就必須充分利用檔案。學(xué)校檔案有利于促進(jìn)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)熟悉情況、計(jì)劃決策、處理各種問(wèn)題，從而使其工作和業(yè)務(wù)更好地完成。如果學(xué)校在工作開(kāi)展中沒(méi)有考查好檔案，就可能會(huì)降低學(xué)校工作的效率，甚至給學(xué)校工作帶來(lái)困難。

（二）檔案是教育科研的可靠資料

檔案既可以為教育科研提供最原始的借鑒資料，還可以為教育科研提供大量的基礎(chǔ)材料作，由此可以知道學(xué)校檔案對(duì)于教育科研來(lái)說(shuō)是不可或缺的一部分。只有充分利用學(xué)校檔案，學(xué)校的教育科研活動(dòng)才能更加順利地進(jìn)行，才能總結(jié)出有利于教育教學(xué)的活動(dòng)的規(guī)律。

（三）推動(dòng)教育事業(yè)的發(fā)展

如今，國(guó)家愈來(lái)愈重視教學(xué)改革，教育觀念較比以前也發(fā)生了巨大的變化。為改善教育方式，提升教育質(zhì)量，學(xué)?？梢岳脤W(xué)校檔案，借鑒檔案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題，在原有的基礎(chǔ)發(fā)展和完善教育方式下，從而提升在校師生的整體素質(zhì)。

二、檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理工作缺乏重視

通過(guò)多年的工作實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)許多人對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)都不夠深入。許多人認(rèn)為檔案管理工作無(wú)關(guān)緊要，沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。而大部分高校的檔案管理工作者也并不重視檔案管理工作，所以他們對(duì)檔案管理工作并不積極，且對(duì)管理工作缺乏高度的責(zé)任感，工作態(tài)度不認(rèn)真，不夠細(xì)心，造成了學(xué)校的檔案管理在一定程度上的滯后。檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)，所以檔案管理人員應(yīng)該具備其應(yīng)有的職業(yè)道德，并且要重視檔案管理。

（二）檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

大多數(shù)的檔案管理人員身兼數(shù)職，所以沒(méi)有多余的、固定的設(shè)計(jì)來(lái)整理檔案，所以許多學(xué)校的檔案管理工作不夠到位。有的學(xué)校甚至是直接招募非專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，由于缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人，使得檔案管理工作出現(xiàn)亂七八糟、雜亂無(wú)章的局面。檔案管理需要專(zhuān)業(yè)的管理人，因?yàn)闄n案管理并不是簡(jiǎn)單地收集和整理信息而是一門(mén)科學(xué)，如果沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的學(xué)校檔案管理人員，檔案管理工作就會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。

（三）硬件設(shè)施不足

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在學(xué)校檔案管理中也得到廣泛的應(yīng)用，但是大多數(shù)學(xué)校還是運(yùn)用落后的方式來(lái)管理學(xué)校檔案，如手工收集，卻很少有學(xué)校運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)管理學(xué)校檔案。同時(shí)，檔案的查閱、借閱等服務(wù)環(huán)節(jié)功能不完備，所以使得檢索檔案的方式非常繁瑣，這樣學(xué)校檔案管理人員的工作效率也會(huì)大幅度降低。

學(xué)校檔案真實(shí)地記錄一個(gè)學(xué)校的各方面的發(fā)展足跡，但是現(xiàn)在許多學(xué)校沒(méi)有按照標(biāo)準(zhǔn)去建造檔案室，各種檔案設(shè)施陳舊老化，檔案室的管理?xiàng)l件比較差，對(duì)檔案的保管使用效果造成嚴(yán)重影響。部分檔案存放室由于不通風(fēng)、不防潮、不防霉、不防盜、不防火等因素，易致使檔案材料遭到破壞甚至缺失。同時(shí)保管檔案的設(shè)備參差不齊，難以滿足新時(shí)期檔案多元化的需求。檔案的隨意放置也給檔案管理工作增加了難度。

三、優(yōu)化檔案管理的措施

（一）深入認(rèn)識(shí)，高度重視

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視學(xué)校檔案管理工作，正確認(rèn)識(shí)其地位和作用，檔案管理應(yīng)該做到組織、人員、方式落實(shí)。在校的檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)地認(rèn)識(shí)當(dāng)前形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作的新要求，用新思路、新方法來(lái)做好學(xué)校的檔案管理工作。學(xué)?？梢越?zhuān)門(mén)的檔案室，由校領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任協(xié)調(diào)管理檔案工作。全體教職工都要加強(qiáng)建檔意識(shí)，積極推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。

（二）建立健全檔案管理運(yùn)行機(jī)制

學(xué)校檔案信息管理工作開(kāi)展的核心是教育教學(xué)，建立健全學(xué)校檔案管理運(yùn)行機(jī)制主要包括保障持續(xù)發(fā)展所需的利用機(jī)制以及聯(lián)系歷史的保護(hù)機(jī)制。其中建立檔案保護(hù)機(jī)制主要包括三個(gè)方面：（1）建立專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)來(lái)收集、整理、保存和利用檔案；（2）保護(hù)檔案人才。檔案信息資源的配置機(jī)制要在文件信息轉(zhuǎn)化成檔案信息的過(guò)程中，運(yùn)用可持續(xù)發(fā)展觀念進(jìn)行價(jià)值判斷和選擇，不斷擴(kuò)大對(duì)學(xué)校教育教學(xué)與管理的文件信息的存儲(chǔ)和積累，為學(xué)校發(fā)展提供服務(wù)。將工作重點(diǎn)更多地放在檔案信息來(lái)源以及涉及內(nèi)容上，以全面的信息管理資源儲(chǔ)備，保障學(xué)校教育實(shí)際教學(xué)的所有需求，使現(xiàn)有信息資源條件得到全方位多渠道以及能夠最大化的應(yīng)用，更多地關(guān)注檔案信息提供的方法，從而實(shí)現(xiàn)更方便、最大化和最優(yōu)化地使用檔案信息資料。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)，分配專(zhuān)業(yè)人員管理檔案

加強(qiáng)檔案管理必不能少的條件就提高檔案管理人員的素質(zhì)和加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)。學(xué)校要至少配備一名專(zhuān)職檔案管理人員， 各處室要至少配備專(zhuān)門(mén)的檔案資料管理工作人員?！皥F(tuán)結(jié)協(xié)作，共同管理”。從而使得學(xué)校所有的檔案資料都能及時(shí)完整地進(jìn)行整理。當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展， 為順應(yīng)時(shí)代潮流，應(yīng)多選拔年輕的、計(jì)算機(jī)操作水平較高的工作管理人員，并對(duì)檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的教師，給予重用。同時(shí)，應(yīng)做好檔案管理人員的定期培訓(xùn)工作，使其不斷更新自身思想意識(shí)，掌握先進(jìn)專(zhuān)業(yè)技能以及專(zhuān)業(yè)知識(shí)，做到與時(shí)俱進(jìn)， 對(duì)學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展有著積極的意義。

（四）加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)

硬件設(shè)施的建設(shè)有利于提高檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理的管理水平。所以為保障檔案材料的管理能夠有效、便捷、規(guī)范和安全，學(xué)校應(yīng)該設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理室，完善檔案管理的所需設(shè)施，對(duì)檔案分類(lèi)存放、編檔管理，保證檔案室防盜、防火、防光、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防霉以及防高溫。

（五）現(xiàn)代化管理檔案，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理的發(fā)展更要隨之發(fā)展，所以檔案管理也要朝著現(xiàn)代化和信息化的方向邁進(jìn)。首先，使用現(xiàn)代化的手段來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段提高檔案管理工作效率。其次，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段向有關(guān)部門(mén)和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)等及時(shí)提供檔案管理信息，也方便他們查閱。這樣，大大增強(qiáng)了檔案的利用率，最大程度地發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，也為檔案部門(mén)的工作開(kāi)展提供支持。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，學(xué)校檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作非常重要的一部分，是信息資源的傳播和知識(shí)的儲(chǔ)存的一種重要形式。檔案的管理工作要科學(xué)化、高效化和標(biāo)準(zhǔn)化，做好檔案管理工作的每一步，完善科學(xué)合理檔案管理工作的機(jī)制，把檔案的使用價(jià)值發(fā)揮到最大，為教育事業(yè)的發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

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責(zé)任編輯：張麗