李丹 馬微 曹艷麗 林英 劉冰

摘 要：隨著社會信息化高度發(fā)展，教務(wù)檔案電子化已經(jīng)是發(fā)展的必然趨勢。筆者高校自主研發(fā)了教務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)（即EEAM系統(tǒng)）進行試運行。本文通過調(diào)查問卷對EEAM系統(tǒng)進行了調(diào)研，通過數(shù)據(jù)分析得出教務(wù)檔案管理者的信息素養(yǎng)越高對電子檔案的管理系統(tǒng)越認可，同時通過數(shù)據(jù)的頻率分析，可以為EEAM系統(tǒng)的后期修訂和完善提供有針對性的依據(jù)。

關(guān)鍵詞：教務(wù)檔案；管理系統(tǒng)；EEAM系統(tǒng)

中圖分類號：G434 文獻標志碼：B 文章編號：1673-8454（2016）05-0038-03

在高校的各項管理工作中，教務(wù)管理是核心工作，而教務(wù)檔案的管理則是教務(wù)管理中一個重要的內(nèi)容之一。教務(wù)檔案管理工作是為提高教學質(zhì)量、促進教育教學水平、培養(yǎng)高質(zhì)量的人才提供服務(wù)的。由此可見，教務(wù)檔案管理工作是學校管理工作中一個重要的組成部分，教務(wù)管理水平的高低體現(xiàn)了學校教學管理水平的高低，關(guān)系到學校在當前社會競爭中的發(fā)展與地位[1]。

在當代高校擴招和社會信息化高速發(fā)展的背景下，教務(wù)檔案作為高校教學中的重要信息來源之一，除了要真實呈現(xiàn)高校管理工作的歷史記錄外，還要為教學評估提供檔案信息服務(wù)。因此，無論是從管理層面、還是服務(wù)和利用層面上講，建立教務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)都具有其積極的重要意義[2]。

筆者學校根據(jù)工作需要自主研發(fā)了教務(wù)電子檔案管理（Educational electronic archives management）系統(tǒng)（以下簡稱EEAM系統(tǒng)），在教學職能部門和所有教學單位中進行試運行，經(jīng)過近一年的使用，筆者自定義調(diào)查問卷對EEAM系統(tǒng)的應(yīng)用效果進行了問卷調(diào)查，以期從問卷的數(shù)據(jù)分析中找到如何改進完善EEAM系統(tǒng)的有效途徑和方法。

一、研究方法

1.調(diào)查對象

本次調(diào)查對象選擇了筆者學校的教學管理人員，包括教學職能部門的管理人員和各教學單位的教學管理人員。調(diào)查問卷采取現(xiàn)場發(fā)放回收的方式進行。

2.研究工具

筆者自定義了調(diào)查問卷，共分為兩個部分。第一部分調(diào)查了被調(diào)查者的自然情況，包括性別、年齡、學歷層次和信息素養(yǎng)等情況；第二部分針對使用者對EEAM系統(tǒng)的穩(wěn)定性、美觀性、操作方便性、安全性、導航功能功能設(shè)計、功能模塊設(shè)計、使用頻率、查找獲取文件的便利性、檔案資料的共享性、權(quán)限分級的滿意度、是否提高了工作效率和質(zhì)量以及EEAM系統(tǒng)與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存檔的共存性等方面進行了調(diào)查。

3.統(tǒng)計學方法

采用SSPS16.0軟件進行統(tǒng)計學分析，計數(shù)資料采用頻率和百分率進行表示。將問卷第二部分的題目進行量化計入EEAM系統(tǒng)總體評價，然后與被調(diào)查者的性別做t檢驗進行分析，與被調(diào)查者的年齡和學歷層次進行方差分析，與被調(diào)查者的信息素養(yǎng)進行相關(guān)性分析。所欲統(tǒng)計數(shù)據(jù)以P<0.05為差異有統(tǒng)計學意義。

二、調(diào)查結(jié)果與分析

發(fā)放問卷50份，回收問卷50分，回收率100%，有效問卷50份，有效率100%。

1.EEAM系統(tǒng)總體評價與被調(diào)查者性別的比較

從數(shù)據(jù)對比結(jié)果來看，P>0.05，無統(tǒng)計學意義，說明被調(diào)查者的性別對調(diào)查結(jié)果沒有影響。

2.EEAM系統(tǒng)總體評價與被調(diào)查者年齡的比較

從數(shù)據(jù)對比結(jié)果來看，P>0.05，無統(tǒng)計學意義，說明被調(diào)查者的年齡對調(diào)查結(jié)果沒有影響。

3.EEAM系統(tǒng)總體評價與被調(diào)查者學歷層次的比較

由上述統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析結(jié)果可以看出被調(diào)查者學歷層次的高低對EEAM系統(tǒng)使用的認可度顯著相關(guān)。大學本科與碩士研究生對EEAM系統(tǒng)的認可度沒有差異性，但是具有博士學歷的被調(diào)查者與其他學歷層次的調(diào)查者對EEAM系統(tǒng)的認可度有差異性，說明高學歷的教學管理人員更能接受EEAM系統(tǒng)，認為在信息化的今天，檔案管理的信息化是檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢。

4.EEAM系統(tǒng)總體評價與被調(diào)查者信息素養(yǎng)的比較

從上表可以看出r=0.351，P=0.012<0.05，具有統(tǒng)計學意義。說明被調(diào)查者的信息素養(yǎng)的高低與EEAM系統(tǒng)的總體評價顯著相關(guān)，信息素養(yǎng)越高的教學管理人員更能夠接受EEAM系統(tǒng)，對EEAM系統(tǒng)給予了較高的評價。

5.EEAM系統(tǒng)應(yīng)用效果各方面頻度分析

從對EEAM系統(tǒng)設(shè)計的各方面指標的頻數(shù)分析數(shù)據(jù)上來看，有72%-82%的被調(diào)查者認為EEAM系統(tǒng)無論是在系統(tǒng)的穩(wěn)定性、系統(tǒng)的美觀性、操作的方便性、系統(tǒng)的安全性、導航功能的實際上、功能模塊的設(shè)計上、查找獲取文件的功能上、檔案資料的共享性還是權(quán)限分級的設(shè)置上都認為是“滿意”或“一般”，只有8%以下的被調(diào)查者對EEAM系統(tǒng)的個別方面“不滿意”，12%-22%的被調(diào)查者對EEAM系統(tǒng)的各方面設(shè)計“非常滿意”。由此可見，對于EEAM系統(tǒng)我們還將在細節(jié)處進行修訂完善，以期達到用戶的使用要求，為學校教務(wù)檔案的管理信息化提供保障。

從數(shù)據(jù)分析上看，有84%的被調(diào)查者在工作中會經(jīng)常使EEAM系統(tǒng)，使用頻率可以到達“每周至少一次”或“幾乎每天都使用”（半數(shù)以上的試用者可以達到這個頻率）。可見EEAM系統(tǒng)的設(shè)計比較符合學校教務(wù)管理工作的需要，能夠在工作中發(fā)揮電子文件收發(fā)、檔案管理等功能，同時也有近80%的被調(diào)查者認為使用EEAM系統(tǒng)后，的確提高了工作效率和工作質(zhì)量。對于檔案管理的信息化正在發(fā)展進程中，在實際工作中我們應(yīng)該如何平衡電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理工作呢？通過調(diào)查有半數(shù)以上的教學管理者從實際工作出發(fā)，一致認為在檔案管理工作未來的發(fā)展幾年內(nèi)，無論是電子檔案管理還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理都不能完全占領(lǐng)檔案管理工作領(lǐng)域，二者在檔案管理工作都有著舉足輕重的作用，要有機的結(jié)合，相輔相成，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，只有這樣才能構(gòu)建檔案管理新框架，將檔案管理工作做到盡善盡美[3]。

三、加快檔案管理信息化的建議

1.更新觀念，提高認識

教務(wù)檔案管理工作的真實性也記錄了高校生存和發(fā)展的歷史進程，同時教務(wù)檔案管理工作價值和功能決定了其在學校教學管理中的重要地位，所以教務(wù)檔案室辦好學校的重要基礎(chǔ)工作之一，這就要求學校領(lǐng)導和教學管理人員要更新觀念，提高對檔案管理工作重要性的認識。尤其在高科技不斷涌現(xiàn)的今天，已經(jīng)打破了傳統(tǒng)檔案管理的發(fā)展格局，在電子檔案管理發(fā)展的進程中，我們要加大在人力、財力、設(shè)施上的投入，建立嚴謹?shù)臋n案管理秩序，提高檔案管理的標準化程度，形成科學的檔案管理方法，才能使教務(wù)檔案管理工作盡快的想現(xiàn)代化管理發(fā)展。

2.完善平臺建設(shè)，加強安全意識

通過研究數(shù)據(jù)可以看出，對于EEAM系統(tǒng)在今后的高校教務(wù)檔案管理工作中要不斷的根據(jù)實際工作需要修訂完善電子平臺建設(shè)，無論是系統(tǒng)的穩(wěn)定性、界面的美觀性、功能模塊的設(shè)計和使用的便利行，還是高效的檢索工具的設(shè)置，權(quán)限分級設(shè)計等方面都要隨著社會信息化程度的提高而不斷改進完善，尤其是要加強檔案信息安全保障體系的建設(shè)，加強對檔案工作的管理、監(jiān)督和指導，加強對檔案信息的安全性管理，加強檔案備份的安全性管理，加強檔案共享的安全性管理，同時也要加強檔案的網(wǎng)絡(luò)安全性，保證電子檔案信息的質(zhì)量，確保檔案的安全性、真實性和完整性。

3.提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)

高校教務(wù)檔案管理工作的重要性決定了檔案管理工作者要具備專業(yè)的職業(yè)素質(zhì)，即教務(wù)檔案管理工作者要樹立強烈的事業(yè)心和責任感；要不斷提高自身的專業(yè)知識和專業(yè)能力；要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L、愛崗敬業(yè)的職業(yè)道德；要強化服務(wù)意識，甘于奉獻的服務(wù)精神。檔案管理信息化的發(fā)展決定了檔案管理工作者要具有較高的信息素養(yǎng)，從文中統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析來看，信息素養(yǎng)高的被調(diào)查者更容易接受EEAM系統(tǒng)，對檔案管理的信息化更能認同。所以要提高教務(wù)檔案管理者的綜合素質(zhì)，教務(wù)檔案管理者不僅要掌握現(xiàn)代科學管理素質(zhì)、現(xiàn)代科學知識，還要掌握辦公自動化知識和各種檔案管理軟件的使用，提高管理者的信息素養(yǎng)。只有這樣才能優(yōu)化檔案管理工作，提高檔案的管理效率，構(gòu)建專業(yè)的檔案管理服務(wù)平臺。

總之，隨著計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高校教務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)是學校檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，我們不僅要對EEAM系統(tǒng)進行開發(fā)使用，后期還要不斷的進行修改和維護，以期達到電子平臺為教學管理服務(wù)的目的，同時教務(wù)管理人員也要加強自身綜合素質(zhì)的提高，為高校教務(wù)檔案的管理工作提供人力和物力的保障。

參考文獻：

[1]呂小明.高校電子文件管理研究[J].中國高教研究，2010（2）：68-69.

[2]劉明婧.高校教務(wù)管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對策[J].教育與職業(yè)，2013（12）：41-42.

[3]陳勇，謝余生.電子文件與紙質(zhì)文件管理流程的比較分析[J].檔案學研究，2007（6）：54-55.

（編輯：王曉明）