唐茗林

【摘 要】21世紀(jì)的今天，隨著經(jīng)濟全球化的發(fā)展，人們之間的交流變得日益廣泛，信息化已成為世界發(fā)展的大趨勢，并逐漸成為社會經(jīng)濟改革的主要驅(qū)動力。信息化的辦公模式變得尤為重要，對傳統(tǒng)辦公模式產(chǎn)生了影響。因此，熟練地掌握和運用計算機網(wǎng)絡(luò)開展辦公室工作是新時代秘書人員必須掌握的一項基本技能。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化；秘書工作；工作方法

【中圖分類號】C931.46 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2016）11-0115-03

1 信息化時代的因素推動政府辦公室秘書工作的變化

進入21世紀(jì)，得益于經(jīng)濟全球化的發(fā)展，世界各個地方的資源共享變得更加廣泛和頻繁，信息的分享與交流成為人們連接你我的主要方式，人們逐漸意識到信息作為一種資源，是當(dāng)今世界各個領(lǐng)域競爭的核心和焦點，能否掌握克敵制勝的主動權(quán)，走在世界的前列，成為強者，關(guān)鍵在于能否及時捕捉和利用信息，個人如此，國家亦無例外。

對于傳統(tǒng)的辦公室、辦公秘書工作崗位而言，進行信息化辦公和信息化參政議政，打造信息化網(wǎng)絡(luò)辦公室，是一場深刻的變革，是為適應(yīng)新時代下經(jīng)濟迅速發(fā)展的迫切需要。

在當(dāng)今信息化時代，沒有電腦無法完成的工作和涉及的領(lǐng)域。利用計算機和網(wǎng)絡(luò)對各類公文進行處理，包括上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和公司外相關(guān)單位的來文管理是信息化辦公中非常重要的一項內(nèi)容。因此，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是推動信息化時代飛速發(fā)展，促進秘書工作創(chuàng)新的重要因素之一，其發(fā)展和應(yīng)用使得信息高速傳播，溝通與交流的方式改變，人與人之間的距離得以進一步拉近。以往秘書要與其他部門進行信息溝通需要靠郵寄的方式實現(xiàn)，現(xiàn)如今，秘書工作人員只需編輯一封電子郵件，通過互聯(lián)網(wǎng)的傳輸便可實現(xiàn)資源的共享、信息的接收和傳遞，這令信息的獲取變得更加方便和快捷，且真實可靠，同時更密切了部門、企業(yè)間的合作與交流。但是，互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)和發(fā)展給秘書處理日常辦公室事務(wù)帶來機遇的同時也帶來了挑戰(zhàn)。

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的突破性發(fā)展不僅為人們提供方便，更多的是轉(zhuǎn)變了人們的看法。在這種新形勢下，文書工作更應(yīng)該進行持續(xù)性的改進，創(chuàng)新工作系統(tǒng)，不斷更新觀念，不斷優(yōu)化運行機制?！盁o論是經(jīng)驗累累的老將抑或是初出茅廬的新兵，都需要不斷地更新自己的知識，依據(jù)新時期的需求強化技能”[2]。

2 辦公自動化在政府辦公室秘書工作中的應(yīng)用探究

秘書工作大致上可以概括為擔(dān)任上情下達、下情上報、內(nèi)外管理，同時協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策的綜合性工作。秘書是維系各部門、領(lǐng)導(dǎo)、基層三者之間和諧關(guān)系的關(guān)鍵，同時具備參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦六大主要職能?！霸敿毑僮饔杏涗?、文件處理和管理、信息收集、解決行政事宜等”[3]。這些具體工作無一例外都要運用到計算機網(wǎng)絡(luò)中的應(yīng)用軟件。

目前，政府和企事業(yè)單位都使用OA（Office Automation System，意為辦公自動化系統(tǒng)，是面向組織的日常運作和管理，員工及管理者使用頻率最高的應(yīng)用系統(tǒng)）辦公系統(tǒng)進行文件的傳遞和接收。政府機關(guān)單位內(nèi)部的文件傳遞使用的就是內(nèi)網(wǎng)辦公OA，辦公室秘書通過OA系統(tǒng)發(fā)布機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重要通知及相關(guān)指示，各個科室通過登錄OA辦公系統(tǒng)可以查閱和發(fā)送郵件，實現(xiàn)高效率、低成本的信息傳遞方式。

辦公自動化的應(yīng)用是文秘工作的重要轉(zhuǎn)折點。秘書通過使用Word辦公軟件，快速地編輯出所需要的文件；通過Excel繪制出表格，統(tǒng)計職工的人數(shù)和信息；通過PPT，生動直觀地展示政府部門的相關(guān)情況。最重要的是文件可以儲存在電腦上，查找文件時只需要輸入關(guān)鍵字便可輕易找到，不同以往需要翻閱所有的存檔文件。除此之外，當(dāng)我們要通過E-mail向?qū)Ψ桨l(fā)送一個含有很多文件的文件夾時，當(dāng)儲存設(shè)備還差一點空間就能夠儲存一些文字文件時，可以利用文件處理軟件實現(xiàn)文件壓縮。

辦公自動化體系的發(fā)展得益于網(wǎng)絡(luò)的創(chuàng)新和簡易的辦公程序。通過建立內(nèi)部的通信平臺和信息發(fā)布平臺，辦公自動化實現(xiàn)了及時將內(nèi)部信息上傳下達的便利性。

3 辦公自動化下政府辦公室秘書工作的進展

3.1 思想觀念擺脫傳統(tǒng)走向創(chuàng)新

秘書工作形式通過網(wǎng)絡(luò)不斷進行思想的轉(zhuǎn)變。網(wǎng)狀的立體思維模式代替古板的線性思維模式[4]?，F(xiàn)如今，互動式的信息傳遞模式已經(jīng)替代了舊式的單向傳遞模式。它大大提高了政務(wù)活動的效率，政務(wù)信息的開放性、透明性不斷增強。政務(wù)信息的快速傳播，大大加快了時代發(fā)展的步伐和政務(wù)活動的節(jié)奏。秘書的任務(wù)不單只是領(lǐng)導(dǎo)的“傳聲筒”——將領(lǐng)導(dǎo)的指示上傳下達，寫好公文，當(dāng)好參謀。當(dāng)今社會正處于信息化新時期，辦公系統(tǒng)自動化和信息化的應(yīng)用，使機器代替手工完成了許多秘書工作，例如秘書利用計算機和網(wǎng)絡(luò)進行文字和電子郵件的處理，或是利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行電視電話會議及各種高科技設(shè)備的使用等。因此，秘書人員要轉(zhuǎn)變觀念，擺脫傳統(tǒng)保守觀念，學(xué)會創(chuàng)新，在現(xiàn)代辦公手段更加熟練掌握的前提下，充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)收集信息和處理政務(wù)信息，提高政務(wù)部門的管理能力、處理能力和應(yīng)變能力。

3.2 寫作方式告別紙質(zhì)迎來電腦

憑借一支筆、一張紙便可應(yīng)付秘書工作的時代正逐漸被淘汰，一種新的辦公模式，政務(wù)信息傳遞和表達方式——電腦寫作已悄然崛起。在傳統(tǒng)的寫作中，作者容易受到思維的限制，文本的結(jié)構(gòu)受到時間和空間的制約，是一種有限的思維空間?！岸娔X寫作，可以在自由狀態(tài)下超越時空要塞，使作者的思維跨越媒體，具有極高的效率和很大的靈活性”[5]。紙質(zhì)化的寫作方式往往會因為反復(fù)修改造成卷面不整潔，耗費大量的紙張，使文稿質(zhì)量降低；電腦化的寫作方式能夠快速、流暢地輸入文字，即使有錯誤也可以隨意刪除和修改，對所選定的文本可以進行隨意地修改、剪切、復(fù)制、粘貼等，甚至可以進行跨文本的調(diào)用，修改文本直到滿意再打印出來，甚是簡潔、便利、環(huán)保。書寫媒介的變化，大大提高了稿件的完整性和總體的質(zhì)量，提高了秘書工作的效率，減少了反復(fù)性的秘書工作，縮短了工作的時間。

3.3 信息資源打破時限走向網(wǎng)絡(luò)

計算機網(wǎng)絡(luò)的拓展延伸，消除了信息搜索的時空邊界，打破了信息資源獲取的時限性。通過電腦搜索引擎，直觀面對豐富的網(wǎng)絡(luò)資源庫。過去受到信息獲取渠道的制約，許多信息資料只能在報刊和書籍上取得，而報刊和書籍的空間版面又是有限的，所刊登的信息都是最新的、最主要的、影響力最大的。如果想要查閱舊的公文檔案，就要翻閱許多資料才得實現(xiàn)，這樣既耗時又耗力。自從有了網(wǎng)絡(luò)，便可以利用搜索引擎進行信息的搜索。例如，搜索公務(wù)文書時只要在搜索欄上輸入“公務(wù)文書”4個關(guān)鍵字，瞬間便會反饋503 000個搜索結(jié)果，其中不乏公文的寫作模板或是經(jīng)典案例，方便借鑒與參考。與此同時，不同部門之間的秘書人員還可以通過網(wǎng)絡(luò)進行資源的共享，提高了工作效率。信息交換速度與頻率的提高，信息資源交換與共享得以加速實現(xiàn)，秘書能夠更加便捷地收集有用的信息，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠有力的依據(jù)，這些都離不開信息資源的網(wǎng)絡(luò)化所做的貢獻。

3.4 辦公手段拒絕單一理應(yīng)多樣

辦公室的工作效率與質(zhì)量的高低直接取決于辦公手段的先進與否。我國秘書工作經(jīng)歷了一段長時期的歷史演變與發(fā)展過程。從書寫、記載方式來看，經(jīng)歷了以繩結(jié)記事、甲骨文、青銅文、計算機、復(fù)印機等演化進程；從信息傳遞手段看，經(jīng)歷了口頭傳呼、電話機、移動電話等演變過程[6]。毫無疑問，先進的辦公手段與技術(shù)的發(fā)明應(yīng)用，對21世紀(jì)的秘書工作帶來了深遠的影響。辦公自動化的應(yīng)用要求秘書必須學(xué)習(xí)計算機操作系統(tǒng)和各種文檔處理軟件，尤其是辦公軟件的使用，而且還要掌握電子郵件系統(tǒng)要點，發(fā)送和接收郵件。除此之外，秘書人員還要學(xué)會使用其他辦公設(shè)備，如打印機、復(fù)印機、掃描儀、數(shù)碼相機和攝影機等。作為新型秘書人才，不能僅僅局限于單一的辦公模式，而是要適應(yīng)時代的潮流，通過培訓(xùn)或自學(xué)的方式學(xué)習(xí)更多的技術(shù)，掌握更多的本領(lǐng)，更好地服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)和社會。

3.5 秘書修養(yǎng)反對滯后提倡進步

“秘書修養(yǎng)是指秘書在德、才、學(xué)、識、情、膽等方面經(jīng)過研習(xí)和磨煉所達到的標(biāo)準(zhǔn)”[7]。辦公自動化的實施，給秘書工作帶來了影響和挑戰(zhàn)，秘書工作中文字處理、信息傳遞等都要依靠計算機和網(wǎng)絡(luò)來完成。在新的辦公模式下，秘書人員為適應(yīng)這種快節(jié)奏和精細的工作，必須具備熟練的電腦操作技能，同時要加強自身知識和能力的修養(yǎng)。秘書知識的多寡決定了秘書能力的強弱，所儲備的知識越多，能力就越強，反之就弱。目前，以計算機為主的各種高科技設(shè)備如雨后春筍般層出不窮，更新?lián)Q代的速度很快，只了解一種設(shè)備的使用并不能一勞永逸，因此秘書人員對于先進設(shè)備的學(xué)習(xí)和掌握不能停滯不前，而理應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，不斷豐富自身的知識和提升自己的能力。同時，秘書人員還要提高自身的政治素質(zhì)、職業(yè)道德和心理素質(zhì)。只有這樣，才能做到面面俱到。

4 結(jié)語

由于秘書工作具有很強的實踐性和操作性，因此要求秘書人員在工作時需要付出百分之百的細心認真和耐心負責(zé)。當(dāng)今社會，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，信息傳播快速，秘書正處于辦公設(shè)備自動化、系統(tǒng)化，辦公手段現(xiàn)代化的環(huán)境之下，所承受的工作壓力只會有增無減。針對計算機和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用對秘書工作所產(chǎn)生的優(yōu)勢和問題，秘書人員要用辯證的觀點分析問題。一方面，秘書要合理、有效地利用各種資源為單位、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，同時也要注意加強信息的保密工作；另一方面，領(lǐng)導(dǎo)要加強對秘書人員的管理，重視影響，防微杜漸，秘書人員也要加強自身職業(yè)道德的修養(yǎng)，提升自己的技能與能力，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣?？傊?，唯有取長補短，注重將傳統(tǒng)辦公手段與現(xiàn)代辦公手段相互聯(lián)系，創(chuàng)建行之有效的現(xiàn)代化辦公體系，才能做到計算機和網(wǎng)絡(luò)為你我所用，對領(lǐng)導(dǎo)、對事業(yè)、對人民做出更大的貢獻。

參 考 文 獻

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[3]楊軍偉.淺談信息時代秘書如何利用網(wǎng)絡(luò)提高辦公效率[J].中國經(jīng)貿(mào)導(dǎo)刊，2010（11）.

[4]張紅娥.淺談企業(yè)文秘工作人員素養(yǎng)[J].陜西煤炭，2008（16）.

[5]張麗.淺析計算機和網(wǎng)絡(luò)給秘書工作帶來的影響[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2008（14）.

[6]金振邦.談?wù)劽貢ぷ鞯默F(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化[J].秘書，2004（7）.

[7]劉平.從辦公手段的更新?lián)Q代談辦公室工作的與時俱進[J].秘書工作，2003（10）.

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[11]趙飛.實現(xiàn)秘書工作辦公自動化應(yīng)注意的幾個問題[J].中國科技信息，2005（18）.

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[責(zé)任編輯：高海明]