曹富明

【摘 要】2015年，基層人民銀行人員經(jīng)費(fèi)與工資計(jì)劃矛盾實(shí)現(xiàn)有效緩沖，采購(gòu)業(yè)務(wù)在會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)工作中的重要性日漸凸顯，集中采購(gòu)作為政府采購(gòu)的核心組成，愈發(fā)吸引各方關(guān)注。本文通過(guò)對(duì)集中采購(gòu)項(xiàng)目認(rèn)定、實(shí)施中出現(xiàn)的典型問(wèn)題從審計(jì)視角分析，提出可行建議，達(dá)到規(guī)范集中采購(gòu)業(yè)務(wù)，提高預(yù)算資金效率的目標(biāo)。

【關(guān)鍵詞】集中采購(gòu)；審計(jì)分析；操作規(guī)程；詢價(jià)；協(xié)議供貨

集中采購(gòu)，作為會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)工作的重要內(nèi)容，是衡量各行會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)水平的核心指標(biāo)之一。隨著政府采購(gòu)目錄及標(biāo)準(zhǔn)的調(diào)整，其內(nèi)容日趨合理，對(duì)各核算主體業(yè)務(wù)指導(dǎo)的操作性加強(qiáng)，但實(shí)際中，對(duì)于地市中心支行，因人員構(gòu)成、職責(zé)分工、觀念等因素影響，集中采購(gòu)業(yè)務(wù)操作流程仍未實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，這一方面是因?yàn)楦餍兴幍赜虻慕?jīng)濟(jì)發(fā)展水平不同；另一方面，也反映出各行會(huì)計(jì)人員配備方面的差異。本文將對(duì)近年審計(jì)實(shí)踐中可能涉及的、典型的部分問(wèn)題進(jìn)行逐一分析。

一、集中采購(gòu)、分散采購(gòu)、零星采購(gòu)的異同分析

集中采購(gòu)、分散采購(gòu)?fù)瑢僬少?gòu)范疇，組織、實(shí)施中執(zhí)行政府采購(gòu)程序，強(qiáng)調(diào)內(nèi)部控制有效性、采購(gòu)方式合理性，零星采購(gòu)不在政府采購(gòu)范疇，程序簡(jiǎn)單，限制少；相比分散采購(gòu)，集中采購(gòu)有明確的采購(gòu)目錄及標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)，劃分各級(jí)機(jī)構(gòu)權(quán)限，實(shí)施中注重計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)分析，更利于提高資金使用效率；分散采購(gòu)作為集中采購(gòu)的補(bǔ)充，在政府集中采購(gòu)目錄以外，一定限額以上，由需求機(jī)構(gòu)實(shí)施，強(qiáng)化對(duì)其他重要項(xiàng)目采購(gòu)資金管理、控制。

二、集中采購(gòu)的內(nèi)部控制有效性分析

1.單位層面。目前，大部分中心支行實(shí)現(xiàn)了財(cái)事權(quán)分離，由會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)科承擔(dān)會(huì)計(jì)管理職能，辦公室、后勤服務(wù)中心、科技科、人事教育科、貨幣金銀科等部門承擔(dān)相應(yīng)的事權(quán)審核職能；但實(shí)踐中，個(gè)別行財(cái)、事權(quán)部門未實(shí)現(xiàn)相互制約，典型表現(xiàn)為后勤服務(wù)中心具備財(cái)務(wù)費(fèi)用審批權(quán)，集中采購(gòu)內(nèi)部控制有效性喪失。

2.職責(zé)分工層面。不相容崗位分離是集中采購(gòu)內(nèi)部控制環(huán)節(jié)的又一風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。對(duì)于地市中心支行一級(jí)，因人員等因素制約，一般未設(shè)立采購(gòu)中心，普遍表現(xiàn)為會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)科、后勤服務(wù)中心在采購(gòu)實(shí)施、評(píng)標(biāo)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)職責(zé)劃分不清，流程未實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化，管采不分離，不利于相互制約。

三、集中采購(gòu)管理

1.需求調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析。實(shí)踐中，通常，需求部門在報(bào)送采購(gòu)目標(biāo)的核心技術(shù)規(guī)格、參數(shù)方面會(huì)出現(xiàn)定位不精確的情況，或直接指定某款產(chǎn)品，且市場(chǎng)調(diào)查止步于價(jià)格比對(duì)層面，不利于實(shí)現(xiàn)資金高效使用；同時(shí)，日常使用環(huán)節(jié)，未建立在用商品、服務(wù)的維護(hù)檔案，對(duì)其重要指標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，全面反映其優(yōu)缺點(diǎn)，供今后采購(gòu)參考。需求調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析不完善易形成需求與實(shí)際背離，表面節(jié)約費(fèi)用，使用周期內(nèi)受維護(hù)成本高、故障多等因素影響，資金實(shí)際使用效率大打折扣。

2.采購(gòu)方式選擇。審計(jì)實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，多數(shù)中心支行采購(gòu)中，或者在采購(gòu)檔案中表現(xiàn)的多為詢價(jià)方式，部分標(biāo)注為競(jìng)爭(zhēng)性談判、邀請(qǐng)招標(biāo)的項(xiàng)目，因其操作環(huán)節(jié)缺少成立談判小組、談判記錄、正式標(biāo)書等要素，實(shí)質(zhì)上也是詢價(jià)方式，這反映出一方面可能由于時(shí)間緊、競(jìng)標(biāo)和談判成本過(guò)高而被迫采用詢價(jià)方式實(shí)施采購(gòu)；另一方面，部分會(huì)計(jì)人員對(duì)詢價(jià)方式適用的范圍尚不完全清楚，認(rèn)為詢價(jià)簡(jiǎn)便易行，進(jìn)而任意使用該方式進(jìn)行采購(gòu)；競(jìng)爭(zhēng)性談判的特點(diǎn)是因行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)不一致或有差異等因素，不能直接取得報(bào)價(jià)，需要供應(yīng)商詳細(xì)描述所售商品的性能、參數(shù)指標(biāo)，在此基礎(chǔ)上提出報(bào)價(jià)，供采購(gòu)方選擇，但實(shí)際中，會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)人員往往忽略了這一實(shí)質(zhì)特征，為滿足采購(gòu)多樣的要求，將本應(yīng)劃為詢價(jià)的項(xiàng)目定義為競(jìng)爭(zhēng)性談判；邀請(qǐng)招標(biāo)作為公開(kāi)招標(biāo)的補(bǔ)充形式，執(zhí)行中應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注標(biāo)書的全面性，貫徹實(shí)質(zhì)重于形式的原則。

3.典型采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施。耗材類商品采購(gòu)方面，因其種類較多且需求具有一定的不可預(yù)見(jiàn)性，多數(shù)中心支行對(duì)大額耗材支出采用詢價(jià)方式采購(gòu)，面對(duì)緊急、小額需求時(shí)，選擇直接購(gòu)買，該行為屬于零星采購(gòu)，與制度要求不符。

車輛加油、維修保養(yǎng)、保險(xiǎn)采購(gòu)方面，多數(shù)中心支行在油料采購(gòu)方面，僅與謀加油站、公司簽訂一份協(xié)議，未針對(duì)具體情況就采購(gòu)事宜進(jìn)行例外、事前約定，實(shí)際執(zhí)行中出現(xiàn)未在協(xié)議公司加油的現(xiàn)象；維修、保養(yǎng)方面，多數(shù)中心支行通常只與當(dāng)?shù)?家汽車維修公司簽訂定點(diǎn)維修協(xié)議，實(shí)際執(zhí)行中，進(jìn)口車在協(xié)議公司無(wú)法維修，便交由品牌授權(quán)機(jī)構(gòu)維修，與機(jī)動(dòng)車管理辦法相違背；定點(diǎn)維修并非要求僅可在一個(gè)固定公司維修，而是應(yīng)將機(jī)動(dòng)車分類，按照實(shí)際需要，合理選擇維修、保養(yǎng)機(jī)構(gòu)，提高機(jī)動(dòng)車養(yǎng)護(hù)水平；機(jī)動(dòng)車保險(xiǎn)采購(gòu)中，多數(shù)中心支行對(duì)保費(fèi)金額、投保項(xiàng)目進(jìn)行推敲，通常直接選擇與知名財(cái)險(xiǎn)公司締約，而不關(guān)注具體的條款約定、賠付標(biāo)準(zhǔn)，在極端情況下機(jī)動(dòng)車事故的出現(xiàn)易誘發(fā)大額免賠、自擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的情況。如各保險(xiǎn)公司在三者險(xiǎn)賠付方面，針對(duì)責(zé)任比例與賠付的約定不同，共分為A、B、C三類，其具體表述存在明顯差異。

2015-2016年總行集中采購(gòu)項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)文件要求分支行下載采購(gòu)目錄，實(shí)踐中，部分機(jī)構(gòu)僅將該文件直接提及的項(xiàng)目納入集中采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)政府采購(gòu)目錄中投影儀、掃描儀、計(jì)算機(jī)軟件、視頻會(huì)議系統(tǒng)及會(huì)議音頻系統(tǒng)、服務(wù)器、鈔票處理設(shè)備等未予以關(guān)注。

4.公示。集中采購(gòu)涉及的公示主要是采購(gòu)年度結(jié)束后，對(duì)本年采購(gòu)情況以適當(dāng)方式公開(kāi)的情況，分支行在該環(huán)節(jié)因時(shí)間、恰當(dāng)方法等原因，多未能較好執(zhí)行。

四、改進(jìn)建議

針對(duì)上述常見(jiàn)、典型問(wèn)題，應(yīng)從如下幾個(gè)方面改進(jìn)。首先，完善內(nèi)部控制，全面實(shí)現(xiàn)財(cái)、事權(quán)分離；調(diào)整職責(zé)分工，將不相容崗位分離；根據(jù)日常采購(gòu)實(shí)際，改進(jìn)、完善操作規(guī)程，規(guī)避隨機(jī)風(fēng)險(xiǎn)；其次，改進(jìn)需求調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析，由需求部門綜合成交價(jià)格、使用年限、維護(hù)費(fèi)用、便利程度等因素，提出備選方案，再由會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)部門結(jié)合本年、歷年預(yù)算，兼顧項(xiàng)目特點(diǎn)，選擇合理采購(gòu)方式，交后勤部門實(shí)施；同時(shí)，應(yīng)追加使用周期養(yǎng)護(hù)情況作為統(tǒng)計(jì)分析的主要內(nèi)容，在相似、相同采購(gòu)中作為參考，從根本上實(shí)現(xiàn)預(yù)算資金的高效使用；再次，在采購(gòu)項(xiàng)目認(rèn)定、方式選擇上，應(yīng)組織有關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《中國(guó)人民銀行集中采購(gòu)管理辦法》及分行、省會(huì)中心支行下發(fā)的集中采購(gòu)文件，及時(shí)調(diào)整、修訂本行實(shí)施細(xì)則，明確項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)要求。

具體實(shí)施中，耗材等項(xiàng)目具有在一定期間，規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)不變，采購(gòu)具有連續(xù)性的特點(diǎn)，實(shí)行定點(diǎn)采購(gòu)、協(xié)議供貨應(yīng)為最佳采購(gòu)方式，但該方式下的供應(yīng)商需通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)的方式確定，考慮公開(kāi)招標(biāo)費(fèi)用、人員不足等因素制約，應(yīng)參照《中國(guó)人民銀行辦公廳關(guān)于2015-2016年集中采購(gòu)項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)的通知》（銀辦發(fā)[2015] 93號(hào)）中“應(yīng)當(dāng)從中央國(guó)家機(jī)關(guān)政府采購(gòu)中心或各省市地方政府采購(gòu)中心確定的協(xié)議供貨商、定點(diǎn)采購(gòu)供應(yīng)商或電子商城中選擇”的建議，從中央國(guó)家機(jī)關(guān)或所在地政府采購(gòu)中心確定的協(xié)議供貨商處采購(gòu)，繼而降低費(fèi)用、減少舞弊；同時(shí)，通過(guò)登陸政府采購(gòu)網(wǎng)，利于分支機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)對(duì)節(jié)能、環(huán)保產(chǎn)品的認(rèn)定、預(yù)留專門面向中小企業(yè)的采購(gòu)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

機(jī)動(dòng)車保險(xiǎn)采購(gòu)應(yīng)綜合報(bào)價(jià)，賠付標(biāo)準(zhǔn)、方式以及保險(xiǎn)公司綜合實(shí)力等多方面因素，同時(shí)，考慮到最大限度保護(hù)被保險(xiǎn)人利益的客觀要求，選擇出具A類條款的保險(xiǎn)公司較為合適，其代表為人保財(cái)險(xiǎn)；機(jī)動(dòng)車維修保養(yǎng)方面，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，如，運(yùn)鈔車的維修保養(yǎng)，介于其用途特殊，可定點(diǎn)運(yùn)鈔車制造廠商指定維修點(diǎn)；其他車輛可視情況采取競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)等方式，如，針對(duì)進(jìn)口車應(yīng)優(yōu)先選擇品牌4S店，合資、國(guó)產(chǎn)車應(yīng)綜合考慮技術(shù)水平、服務(wù)價(jià)格等因素選擇定點(diǎn)維修機(jī)構(gòu)；當(dāng)然，也可選擇政府公務(wù)用車指定維修廠作為定點(diǎn)機(jī)構(gòu)。

公示環(huán)節(jié)的操作需要會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)科人員綜合采購(gòu)價(jià)格、數(shù)量、使用人等因素，合理選擇公示范圍，對(duì)涉及敏感信息的部分可以選擇備案、報(bào)集中采購(gòu)管理委員會(huì)審核的方式不公開(kāi)；公開(kāi)是采購(gòu)?fù)瓿傻暮罄m(xù)環(huán)節(jié)，是否可以合理公示，一方面需要會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)科匯總采購(gòu)數(shù)據(jù)、分析后商定；另一方面則由集中采購(gòu)的方式?jīng)Q定，如，機(jī)動(dòng)車維修、耗材等日常支出頻繁、金額較大的項(xiàng)目，選擇地方政府協(xié)議供應(yīng)商、摘錄其公示信息可減少工作量，該方式下，會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)人員的工作量、責(zé)任相對(duì)較輕。

集中采購(gòu)的實(shí)質(zhì)要求是在會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)科統(tǒng)籌全行資金，在期間連續(xù)、資金有限條件下對(duì)資源進(jìn)行合理配置的過(guò)程，各行因所處地域的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、人員素質(zhì)差異，所選擇的方式也不會(huì)完全一致，但都應(yīng)以計(jì)劃、有效節(jié)約、連續(xù)可行為基本操作原則。

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