馮元

摘 要 教學(xué)秘書是學(xué)校與院（系）教學(xué)工作的紐帶，是師生溝通的橋梁，起著協(xié)調(diào)各部門及教師學(xué)生之間關(guān)系的作用。是領(lǐng)導(dǎo)決策的執(zhí)行者和參謀者，是教學(xué)秩序正常運行的維持者，它集輔助性、服務(wù)型、繁雜性于一體的崗位，是高校管理不可或缺的一個重要環(huán)節(jié)，要提高教學(xué)秘書工作效率，教學(xué)秘書就要做到準確定位，明確職責(zé)，執(zhí)行制度，提升素質(zhì)。

關(guān)鍵詞 教學(xué)秘書 工作效率 專業(yè)素質(zhì)

中圖分類號：G647 文獻標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2016.06.014

Abstract Teaching secretary is the link between the school and the College （Department） teaching， is the bridge of communication between teachers and students， and plays the role of coordinating the relationship between different departments and teachers. Is leadership decision-making executives and staff， it's the maintenance person of normal operation of teaching order， it set auxiliary， service type， complicated in various positions， is indispensable to the management of colleges and universities is an important link， to improve the efficiency of teaching secretary work， teaching secretary to achieve accurate positioning， clear responsibilities， implementation of the system and upgrade the quality.

Key words teaching secretary； work efficiency； professional quality

教學(xué)秘書作為高校日常教學(xué)活動的組織者和直接參與者，其工作效率直接影響到高校的教學(xué)秩序。因此怎樣激發(fā)教學(xué)秘書的工作熱情，提高他們的工作效率，對學(xué)校的發(fā)展起著非常重要的作用，下面筆者就結(jié)合自身工作對如何提高教學(xué)秘書的工作效率談一點的建議。

1 準確定位，圍繞服務(wù)做管理是提高教學(xué)秘書工作效率的前提

教學(xué)秘書作為學(xué)校最基層的管理者，首先必須熱愛這個崗位，明白自己應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任，增強做好本職工作的責(zé)任心和自信心，從而主動投身到到工作中去，積極為學(xué)校的教師及學(xué)生服務(wù)，成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，老師學(xué)生的貼心朋友。這樣工作效率才會提高。

1.1 服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，做好助手和參謀

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在做好日常工作的同時，還要從事正常教學(xué)、教學(xué)指導(dǎo)，學(xué)校事務(wù)的宏觀調(diào)控等工作，不可能事無巨細，親力親為。所以更多的具體性工作還需要教學(xué)秘書按照規(guī)定去督促，去落實，并及時把工作進度和工作中存在的問題反饋給領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)掌握第一手資料，做出相應(yīng)的決策。

1.2 服務(wù)于教師，做好配合工作

傳授知識是老師的天職，教學(xué)秘書要根據(jù)院校各位老師的具體情況安排好教學(xué)工作，讓教師資源做到合理化的配置，并及時準確把學(xué)生對老師的建議反饋給老師，保證教學(xué)秩序的正常進行和改進。

1.3 服務(wù)于學(xué)生，做好管理工作

高校學(xué)生來自全國各地，他們對學(xué)校的希望和教師的期許，都需要教學(xué)秘書這個平臺來完成。因此教學(xué)秘書要盡可能地深入到學(xué)生中去，耐心地向?qū)W生介紹有關(guān)選修課程，必修課程及考試、補考等相關(guān)制度，了解學(xué)生對課程設(shè)置的要求，并反饋給學(xué)校，以促進高校工作的良性進行。

2 明確職責(zé)，做到心中有數(shù)是提高秘書工作效率的基礎(chǔ)

2.1 常規(guī)工作要有計劃

教學(xué)秘書的工作雖然繁雜，但每學(xué)年的工作也有規(guī)律可循。教學(xué)秘書應(yīng)該參考往年的工作進度，對常規(guī)工作及早做出安排。比如，制定本學(xué)期教學(xué)工作計劃，做好各科老師的日程安排，打印課程表，組織學(xué)生補考，安排學(xué)生考試時間和監(jiān)考、巡考人員，包括每年應(yīng)屆畢業(yè)生的學(xué)位審定，每學(xué)期的教學(xué)檢查和學(xué)生對任課老師及課程設(shè)置的評價等，都是常規(guī)性的工作，要及早部署，以保證教學(xué)按計劃運行。否則，如果都放在開學(xué)時一起做，由于時間緊，任務(wù)多，就會手忙腳亂，不僅累，還容易出差錯，影響工作效率和教學(xué)進程。另外，對有預(yù)見性的工作，應(yīng)該以服務(wù)為主，及早著手。比如，對需要重修的學(xué)生，可以提醒他們及早進行，這樣做既提供了服務(wù)，又分散化解了集中工作的強度，提高了工作效率。

2.2 臨時工作要有條理

教學(xué)秘書工作有很多突發(fā)情況，需要及時處理，比如臨時調(diào)課、考試等通知，都需要教學(xué)秘書在日常工作中積累知識，了解學(xué)校的基本情況，學(xué)生的基本信息，輔導(dǎo)員的通訊方式等，才能做到不慌不忙，需要時就不會胡子眉毛一起抓，疲于應(yīng)付。

2.3 日常工作要做好記錄

作為一個管理人員，一定要養(yǎng)成做好日常工作記錄的好習(xí)慣，一上班，就要做好一天的工作計劃，今天主要做什么工作，哪些工作必須要做，等到下班時，要認真地排除一下，哪些工作做了，哪些還需要完善，還有一些臨時文件的傳達，臨時電話的安排落實等等，這樣一天的工作情況就清清楚楚，避免工作重復(fù)，相應(yīng)地就大大地提高了工作效率。

3 嚴格管理，認真執(zhí)行制度是提高教學(xué)秘書工作效率的手段

家有家法，校有校規(guī)，教學(xué)規(guī)章制度就是學(xué)校師生教和學(xué)的規(guī)范和標(biāo)準。每個學(xué)校都有各自的管理制度，教學(xué)秘書要做的就是對規(guī)章制度的落實和執(zhí)行，執(zhí)行力才是實現(xiàn)工作目標(biāo)的重要手段。只有將各項制度落實好、執(zhí)行好，發(fā)揮出應(yīng)有的威力，才能促進學(xué)校的進一步管理，實行良性循環(huán)。

首先，要加強對學(xué)校管理規(guī)章制度的宣傳力度，利用各種可以宣傳的平臺，讓老師和學(xué)生了解和熟悉這些規(guī)章制度，知道事情該怎么去做，讓同學(xué)清楚學(xué)校的辦事流程，自覺地去執(zhí)行，這樣就減少了不必要的解釋工作。其次，教學(xué)秘書在各項管理工作中，必須以學(xué)校的各項規(guī)章制度秉公辦事，對事公平公正，對人不偏不倚，用制度說話，按規(guī)矩辦事，就會減少不必要的糾紛，提高制度的威懾力，讓大家養(yǎng)成按規(guī)矩辦事的良好習(xí)慣，就能節(jié)省時間，提高工作效率。另外，教學(xué)秘書還要學(xué)會運用制度保護自己，避免深陷繁雜事務(wù)中。屬于自己工作服務(wù)的范圍，要認真地去完成，范圍之外的就要學(xué)會說“不”。比如，你正在處理一些工作，忽然有老師要請你代替監(jiān)考，這些看似助人為樂的小事，合起來卻會占據(jù)不少時間，分散人的精力，降低工作效率。因此，教學(xué)秘書要學(xué)會利用學(xué)校的管理制度，藝術(shù)地處理好這些事。

4 不斷學(xué)習(xí)，提升素質(zhì)是提高教學(xué)秘書工作效率的保證

無論做什么工作，人的素質(zhì)水平?jīng)Q定了工作的高度和效率。教學(xué)秘書作為基層管理者，既要動腦，又要動手，既要溝通上下，又要協(xié)調(diào)左右。所以，教學(xué)秘書應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)，充實自己，提高素質(zhì)，與時俱進，才能夠做到得心應(yīng)手，促進工作效率的提高。

4.1 提升文化素質(zhì)

所謂文化素質(zhì)，是指人在工作或處事過程中所體現(xiàn)出來的風(fēng)格和能力，它不僅指一個人的學(xué)歷有多高，還表現(xiàn)在他在處理事務(wù)中的判斷力、言語節(jié)奏、原則掌握，局面調(diào)控等各個方面。作為教秘，要做到得心應(yīng)手，就必須要知道自己所在學(xué)校的人文歷史，管理制度，教學(xué)風(fēng)格，了解與本崗位相關(guān)的專業(yè)術(shù)語，教師的專業(yè)需求，這樣才能做到胸有成竹，制定的應(yīng)急解決方案和措施才具有前瞻性和可操作性。

4.2 提升專業(yè)素質(zhì)

教學(xué)秘書，顧名思義首先是秘書，必須具備秘書所必須具有的基本能力，即書面寫作和語言表達能力，這樣才能完成自己所在崗位所必須要做的工作。比如轉(zhuǎn)發(fā)學(xué)校的通知，籌備教學(xué)工作會議方案，貫徹落實上級及本院系領(lǐng)導(dǎo)的教學(xué)決策精神、反映學(xué)校老師對教學(xué)的建議，學(xué)生對教學(xué)的要求，對外預(yù)訂各種教材、處理學(xué)生學(xué)籍等工作中與對方進行交涉，在師生對學(xué)校所做的一些決策發(fā)生誤解和疑問時進行解釋等，都要求教學(xué)秘書做到言簡意賅，措詞準確，文筆優(yōu)美，行文流暢。所以，教學(xué)秘書要堅持學(xué)習(xí)，掌握與學(xué)科有關(guān)的相關(guān)知識，這樣在完成所需工作時，才能做到提筆有神，提高工作效率。

4.3 提升能力素質(zhì)

一是溝通協(xié)調(diào)能力，教學(xué)秘書的所在的崗位，是學(xué)校的前沿陣地。教學(xué)秘書在工作中，要與各個部門打交道。要處理好與各部門的關(guān)系，把領(lǐng)導(dǎo)布置的各項工作落實下去，都需要有效溝通?？梢哉f溝通是教學(xué)秘書必不可缺的利器，只有彼此有了良好的溝通，才能談到理解和支持，所以溝通是教學(xué)秘書必須要掌握的技能。在溝通時，要和氣謙虛，卻不能低三下四，要逐步摸索，掌握一個合適的“度”。有了有效的溝通，才有去協(xié)調(diào)的可能。只有建立起彼此了解、彼此合作的和諧關(guān)系，減少大家不必要的摩擦和誤解，才能齊心協(xié)力去完成各項工作任務(wù)，保證學(xué)校教學(xué)工作的正常運轉(zhuǎn)，提高工作效率。二是應(yīng)變能力。在學(xué)校的教學(xué)過程中，總會有些意外的情況發(fā)生，此時應(yīng)該及時向領(lǐng)導(dǎo)稟報，等候指示及處理。遇到此類情況教學(xué)秘書不能坐視不理，而要做到臨危不亂，利用應(yīng)變能力來平息緩和事態(tài)，從而保障教學(xué)秩序。三是心理素質(zhì)能力 ，教學(xué)秘書每天面對繁瑣的工作，有時還出力不討好，難免會心情煩躁，影響工作效率和心態(tài)，因此教學(xué)秘書要學(xué)會豁達開朗，遇事不急不躁、保持輕松平和的心態(tài)，能夠促進工作順利進行。

4.4 提升情感素質(zhì)

一是要有積極向上的精神，尋找發(fā)展機會，不斷提升自己，保持樂觀心態(tài)，給人以正能量。二是要有專業(yè)操守，誠實守信，對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要端正自己的態(tài)度，有事情多請示，多匯報，多溝通，不亂說亂講，對任課教師要態(tài)度謙虛，提供最佳服務(wù)，對莘莘學(xué)子，要熱情幫助，體現(xiàn)學(xué)校的溫暖。三是要有團隊合作意識，個人只有融入集體里，在實現(xiàn)共同目標(biāo)的同時才能更好地發(fā)展和完善自己，教學(xué)秘書，生活在人才濟濟的高校，更需要團隊的精誠合作，在工作時不斷聽取大家的意見，取長補短，群策群力，才能更好地提高工作質(zhì)量和效率。四是要重實效，面對繁雜的工作，雖不能拖拉推諉，但也要分先后緩急，在服務(wù)時，要把生硬的制度和條文變得人性化，急教師之所急，想學(xué)生之所想，工作要有預(yù)見性，做到井井有條，才能提高工作效率。

4.5 提升管理素質(zhì)

一是教學(xué)檔案管理，要做好日常工作的搜集和整理，及時入檔，規(guī)范管理。二是網(wǎng)絡(luò)管理，教學(xué)秘書要與時俱進，實行網(wǎng)絡(luò)辦公和管理。如學(xué)校的一些通知，活動安排，學(xué)生每學(xué)期成績公布，都可以用計算機、手機去完成。同時，還可以在網(wǎng)上進行課程設(shè)置、教學(xué)活動等調(diào)查，聽取學(xué)生對學(xué)校教學(xué)的意見和建議，發(fā)揮學(xué)生在教管中的作用。

以上是筆者在幾年從事教秘工作中，從教秘工作人員層面摸索出的能夠提高工作效率的一點體會，要全面提高工作效率，學(xué)校還需要從引進高素質(zhì)人才，為教秘人員規(guī)劃工作前景，提高教秘人員待遇，穩(wěn)定職工隊伍著手，調(diào)動起從事教秘崗位的工作熱情。

參考文獻

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