張培明

摘要：高等學(xué)校是國家發(fā)展教育的重點(diǎn)，也是為了和世界教育水平相銜接的部門。學(xué)校的檔案管理是非常重要的，也是國家檔案的一部分。高等學(xué)校檔案記錄了學(xué)校隨著歷史發(fā)展的變遷和進(jìn)步，是學(xué)校制定新的發(fā)展計(jì)劃，總結(jié)歷史教學(xué)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，開展教學(xué)和科研工作的創(chuàng)新性研究的依據(jù)。同時(shí)，這也是學(xué)校科學(xué)管理組成的重要部分。一所高等院校的檔案工作的邏輯清晰，細(xì)節(jié)明確決定了一個(gè)學(xué)校總體管理水平的高低，這也直接影響著高校的未來發(fā)展。作者從高校檔案管理角度考慮，提出了自己的想法，為高校檔案管理工作提供了理論依據(jù)，為更好、更合理的管理高校檔案提供了證據(jù)。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；檔案管理；歷史發(fā)展；理論依據(jù)

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2016）29-0013-02

高等學(xué)校代表著一個(gè)國家的教育水平，同時(shí)也代表著一個(gè)國家教育的精髓。而檔案管理對于高校發(fā)展來說是非常重要的，它詳細(xì)記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程，記錄了學(xué)校的每一次教育改革和改革的效果。這些都會(huì)為制定高校未來發(fā)展方向提供依據(jù)，我們可以根據(jù)學(xué)校發(fā)展歷史過程中所遇到的問題，制定更加適合學(xué)校發(fā)展的路線。例如北京大學(xué)就非常重視校史的記錄，而校史和檔案館的作用是相同的。校史館把學(xué)校發(fā)展過程中的大事件都記錄了出來，以實(shí)物為例；檔案館大都以文字為依據(jù)，記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程。這也就為北京大學(xué)的未來發(fā)展指明了方向，也有利于后來的研究者進(jìn)行歷史考古等。所以檔案館對高校發(fā)展有著重要的意義。

一、高校檔案管理的意義

高校檔案是高校在科研、教學(xué)以及黨政管理過程中形成的，具有一定歷史和社會(huì)價(jià)值的圖標(biāo)、文字以及聲像等形式的記錄。這是高校最寶貴的信息來源之一。檔案是高校教學(xué)和發(fā)展的真實(shí)歷史記錄，又是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定新的學(xué)校發(fā)展計(jì)劃的依據(jù)。例如，在學(xué)校發(fā)展過程中，某一位領(lǐng)導(dǎo)提出了教學(xué)改革方案，在那個(gè)特定時(shí)期起到了非常重要的作用，提高了學(xué)校的教學(xué)效率，為社會(huì)提供了更多的教育資源。但是，隨著時(shí)代的發(fā)展，這種教學(xué)方式可能不再適合學(xué)校發(fā)展，而逐漸被廢除。這些歷史記錄很好地記錄了學(xué)校各種政策的制定和廢除過程，而制定和廢除的原因也被詳細(xì)記錄在了檔案館。在上世紀(jì)六七十年代，我國處于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期。這個(gè)時(shí)期的大學(xué)生，大都重視政治教育，而忽視了技術(shù)專業(yè)的培養(yǎng)。這主要是由于當(dāng)時(shí)的歷史背景決定的，后來國家重新重視了大學(xué)的理論與技術(shù)教育，所以教育才得到了新發(fā)展。在上世紀(jì)末大學(xué)開始擴(kuò)招，這是為了整體提高國民的素質(zhì)，這也體現(xiàn)了國家對于高新知識(shí)人才的重視和需求。然而到了今天，高校教育和招生政策也在逐漸發(fā)生著變化。面對每年大量的畢業(yè)生沒有工作的問題，國家開始改變政策，高校實(shí)行了嚴(yán)進(jìn)嚴(yán)出政策。這些政策都體現(xiàn)了學(xué)校的歷史發(fā)展過程，人們可以通過學(xué)校的檔案館查詢學(xué)校的招生和畢業(yè)歷史過程。盡管檔案館不能夠詳盡地記錄每一個(gè)學(xué)生的發(fā)展?fàn)顩r，但是卻對于學(xué)校發(fā)展的細(xì)節(jié)做到了詳盡記錄。[1，2]

二、高校檔案管理存在的問題

1.重視程度不夠。檔案管理相當(dāng)于記錄一個(gè)人成長的過程，如果一個(gè)人沒有成長的閱歷，就沒辦法進(jìn)步。例如，一個(gè)人如果不接觸社會(huì)，或者是對于自己所經(jīng)歷過的事情不能清晰記憶，這樣就會(huì)在未來成長過程中遇到很多的障礙。歷史是有很多范例的，無論是貧民百姓還是社會(huì)上層人物，如果沒有閱歷，也會(huì)一事無成。歷史上有很多人從小被軟禁，長大后接觸社會(huì)，才發(fā)現(xiàn)自己什么都不懂，被這個(gè)社會(huì)所拋棄。一所高校如果對于檔案管理不夠，那么學(xué)校發(fā)展就像盲人摸象。很多校領(lǐng)導(dǎo)對于高校的檔案管理是不夠重視的，他們認(rèn)為在學(xué)校期間只有自己的“政績”才是重要的，所以忽略了對于檔案的管理，這就會(huì)導(dǎo)致很多問題的出現(xiàn)。例如，學(xué)校在制定新政策或者是做決定時(shí)發(fā)現(xiàn)沒有“校史”可依，沒有歷史的支撐，那就只能從零開始。加之，對于檔案管理的經(jīng)費(fèi)支撐不足，往往會(huì)導(dǎo)致檔案管理形同虛設(shè)。[3]

2.缺乏新的技術(shù)工具。對于檔案管理的重視不足，會(huì)導(dǎo)致一系列的問題。例如經(jīng)費(fèi)的投入不足，結(jié)果無論軟件還是硬件的水平都偏低。對于一些網(wǎng)絡(luò)管理軟件，可以做到便捷、高速、科學(xué)的管理大量的資料，但是這些軟件的費(fèi)用也往往會(huì)讓這些經(jīng)費(fèi)欠缺或者是重視不足的學(xué)校望而卻步?；ヂ?lián)網(wǎng)工具的快速發(fā)展，已經(jīng)顛覆了很多領(lǐng)域。[4]例如，在圖書方面，互聯(lián)網(wǎng)幾乎要徹底覆蓋紙質(zhì)圖書。高校檔案管理在互聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)之前，大都是通過文字和圖片的形式來進(jìn)行保存的。而檔案一旦被封存，很少會(huì)有人去重新打開，除非有需要。由于保存條件的有限，這就會(huì)導(dǎo)致很多的紙質(zhì)檔案的丟失。所以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)急需普及檔案管理，在紙質(zhì)檔案保存的同時(shí)，還應(yīng)該在電腦上備份，這樣就避免了數(shù)據(jù)丟失的問題。新技術(shù)工具的安全問題也是應(yīng)該注意的，因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)是一個(gè)開放的工具，而高校檔案管理中有很多是不公開的信息，所以對于工具的使用過程中安全也是一個(gè)棘手的問題。

3.缺少專業(yè)的檔案管理人員。很多人認(rèn)為檔案管理沒有太大的意義，所以在高校檔案管理中會(huì)出現(xiàn)很多問題?，F(xiàn)代的高校檔案管理工作不僅需要熟悉教學(xué)管理的人才，同時(shí)還需要具備計(jì)算機(jī)管理的人才。但是現(xiàn)如今的大部分檔案管理人員都是學(xué)校將要退休或者是已經(jīng)退休的教師來擔(dān)任，學(xué)校即使是配備了高級(jí)的管理軟件工具，這些教師也不能夠真正利用起這些工具。所以這些設(shè)備就如同虛設(shè)，軟件和硬件水平不能夠科學(xué)的搭配，浪費(fèi)了人力和物力資源。一個(gè)好的管理人員，可以通過合理的分工和科學(xué)的管理，起到以一抵十的意義。這也是為什么人才才是競爭力的原因，高校中應(yīng)該集中更多的高端管理人才，為教育更好的發(fā)展儲(chǔ)蓄人才。

三、增強(qiáng)高校檔案管理對策

高等學(xué)校檔案管理技術(shù)的高效化、信息化、安全化需要提高對這一項(xiàng)工作的重視，同時(shí)還應(yīng)該盡力去完善各種政策和提高設(shè)備的水平。具體方法如下：

1.重視檔案管理工作，完善管理機(jī)制。校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將檔案管理工作信息化建設(shè)納入學(xué)?，F(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的整理規(guī)劃中，明確每一位工作人員的具體工作任務(wù)，工作人員定期做工作匯報(bào)，同時(shí)針對這些提到的問題找到解決方案。加大信息化技術(shù)中的軟件和硬件設(shè)施的投入，將檔案管理人員的培訓(xùn)以及系統(tǒng)軟件的升級(jí)等費(fèi)用一并列入相關(guān)工作的預(yù)算中，促進(jìn)檔案信息化工作順利開展。同時(shí)，建立相關(guān)的考核制度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。管理機(jī)制必須要嚴(yán)格執(zhí)行，否則所有的前期工作就會(huì)前功盡棄，這不僅僅是學(xué)校檔案館資源的損失，更是整個(gè)教育事業(yè)的損失。另外，領(lǐng)導(dǎo)的不定期視察也會(huì)起到事半功倍的作用，這不僅是對相關(guān)工作人員的監(jiān)督，更顯示了學(xué)校對于檔案管理工作的重視。管理機(jī)制是人制定的，也需要人去嚴(yán)格執(zhí)行。必須做到人盡其責(zé)，物盡其用。

2.引入專業(yè)管理人員、精簡隊(duì)伍。管理無論是對于一個(gè)企業(yè)，還是對于一所高校而言，都是至關(guān)重要的。如果管理人員素質(zhì)水平高，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，這樣就會(huì)在短時(shí)間內(nèi)，消耗最少的人力物力，得到更多的成果。高校檔案管理也是如此，但是當(dāng)前的高校管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平層次不平。這不是個(gè)例，當(dāng)前我國很多高校的檔案管理被認(rèn)為是一個(gè)可有可無的崗位。很多管理崗位的職工對于檔案的意義一點(diǎn)不了解，這種情況下這些工作人員的工作不僅不能夠幫助學(xué)校增加管理的精度，反而會(huì)給學(xué)校的檔案管理帶來困擾。一支龐大的管理隊(duì)伍，對于一個(gè)學(xué)校的檔案管理工作無從下手，這也是當(dāng)前我國高校檔案管理存在的一個(gè)現(xiàn)象。所以，我們急需要引入具有專業(yè)的管理水平的人才?？茖W(xué)、合理的對高校檔案進(jìn)行管理和歸納，可以有效實(shí)現(xiàn)在最短時(shí)間內(nèi)查詢到最有意義的信息。只要達(dá)到了科學(xué)管理的水平，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)這支隊(duì)伍中很多人是不需要的，他們的意義已經(jīng)失去了。這樣不僅提高了科學(xué)的管理水平，還精簡了隊(duì)伍，可以將更多的經(jīng)費(fèi)運(yùn)用到檔案管理中，達(dá)到雙贏的效果。

3.建立科學(xué)的管理章程。因?yàn)楦咝τ跈n案管理的重視程度不夠，所以很多高校的檔案管理處于雜亂無章的狀態(tài)。沒有規(guī)矩，就不成方圓。做任何事情都需要一個(gè)規(guī)矩，檔案管理也一樣需要嚴(yán)格的管理章程。例如，一些員工在工作過程中，不認(rèn)真對待工作，經(jīng)常出現(xiàn)紕漏；一些人無故曠工，這些都給高校檔案管理工作帶來了困擾。很多人認(rèn)為這只是一個(gè)簡單的工作，跟自己沒有關(guān)系。到了下班的時(shí)刻，即刻停止手中的工作，來不及交接，直接走人。這樣給接手的工作人員帶來了困難，同時(shí)也給檔案安全管理帶來了隱患。所以，建立嚴(yán)格、科學(xué)的管理章程，對于高校檔案管理是非常必要的。例如，一所學(xué)校在前些年一直沿用傳統(tǒng)的管理方法，對檔案進(jìn)行管理。很多工作人員認(rèn)為工作意義不大，產(chǎn)生了麻痹心理。在學(xué)校制定新的教學(xué)程序時(shí)，檔案管理人員沒有給出相關(guān)的歷史依據(jù)。后來在程序運(yùn)行過程中發(fā)現(xiàn)了很多問題，給學(xué)校帶來了損失。經(jīng)過詳細(xì)查詢學(xué)校檔案發(fā)現(xiàn)，這種教學(xué)變革已經(jīng)在很久前出現(xiàn)過，當(dāng)時(shí)人們對于這種方案進(jìn)行了否定，并分析了原因。就是如此簡單的工作，因?yàn)闄n案管理人員的疏忽，給學(xué)校帶來了損失。所以建立科學(xué)的管理方式，對于高校檔案管理意義非凡，可以為學(xué)校改革提供準(zhǔn)確、即時(shí)的信息。

高校檔案管理工作是一項(xiàng)重要的工程，學(xué)校應(yīng)該給予重視。在軟件和硬件方面的投入應(yīng)該適時(shí)提高，管理成本方面也要做到科學(xué)合理的投入。同時(shí)，對于管理人員的綜合素質(zhì)水平，也應(yīng)該成為高校檔案管理工作的一個(gè)考核標(biāo)準(zhǔn)。只有提高了管理人員的綜合素質(zhì)，科學(xué)使用了先進(jìn)的工具，才能夠真正實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理高校檔案工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]樂利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].科技風(fēng)，2008，（24）：88-88.

[2]周楓，辛梅菊.做好學(xué)校檔案管理工作初探[J].山東檔案，2005，（5）.

[3]代利利.加強(qiáng)學(xué)校檔案管理[J].阜陽師范學(xué)院學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2005，（5）：125-125.

[4]王希元.中等教育學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題及對策[J].檔案建設(shè)，2011，（7）：72-73.