一、檔案資料概述

本文在中國氣象局和南京信息工程大學(xué)合作項目“中國氣象臺站史研究”的支持下，收集中國第二歷史檔案館（以下簡稱二檔館）對外開放的民國時期氣象類檔案400余份，挑選出與氣象臺站直接相關(guān)的檔案共109條加以分析。二檔館的檔案史料目前只開放部分檔案以供查閱，沒有建立數(shù)字化的全文檢索方式。面對大量的條目和文字量，研究者如何快速、有效尋找目標(biāo)資料信息是一個難題。本文對這部分資料的題錄進行分析，對其涉及內(nèi)容進行總結(jié)，并探討檔案題錄分析的可能性。

目前在二檔館收集到有關(guān)“氣象”的檔案資料集中為全宗號“三九三”的檔案，少部分檔案全宗號為“三九三（2）”“五”“五（2）”（本文所涉及的檔案史料均為二檔館館藏檔案，具體案卷號文中表格已有標(biāo)明。因數(shù)量較多，所以如未提及，以下均不再做注釋，同時也不在參考文獻中一一列出）。檢索方法是在二檔館內(nèi)部查檔系統(tǒng)中以“氣象”“氣候”等為主要檢索詞，并將所得檢索結(jié)果加以篩選和整理，最終得到有效檔案目錄清單，共包含446條信息，涉及檔案資料約14307頁。

二、檔案處理方法

（一）錄入題錄信息。將檢索所得有效檔案資料的題錄信息錄入制成Excel表格，包含的信息條目與示例如下所示：

表1 民國時期氣象臺站檔案史料題錄示例表

（二）標(biāo)簽定義。數(shù)據(jù)庫的建立過程實際上是信息的存儲過程，包括對在一定專業(yè)范圍內(nèi)的信息選擇基礎(chǔ)上進行信息特征描述、加工并使其有序化[1]。經(jīng)典的信息檢索模型使用一組具有代表性的關(guān)鍵詞（索引詞）來描述數(shù)據(jù)庫中的每一篇文檔。本文所研究的“標(biāo)簽詞”即是一組具有代表性的關(guān)鍵詞或索引詞，由文檔中的一些簡單的能反映主題的單詞構(gòu)成，通過它們可以與數(shù)據(jù)庫中的文檔相聯(lián)系[2]。

大部分標(biāo)簽詞為名詞，因為名詞語義易識別。但是并非所有名詞都能用來描述檔案內(nèi)容，因為用作標(biāo)簽詞的詞語必須恰當(dāng)、穩(wěn)定、可辨別，且標(biāo)簽詞的使用應(yīng)遵從“名詞優(yōu)先”“統(tǒng)一用詞”“全而不冗”三個原則。

基于檔案內(nèi)容定義的標(biāo)簽詞應(yīng)提煉五大主體：時間、地點、人物、單位、事件。二檔館因資料具有保密性，故不完全對外開放，所以目前收集到的446份檔案只有題錄信息，而不具備全部檔案資料的具體內(nèi)容。很多檔案資料的題名能夠給查檔者提供檔案信息的大體內(nèi)容，因此檔案標(biāo)題是目前進行標(biāo)簽詞定義的主要參考信息，尤其是能夠清晰描述檔案內(nèi)容的標(biāo)題，如《中央研究院呈請政府資助氣象所建設(shè)西南測候網(wǎng)及籌設(shè)中央氣象局計劃預(yù)算書統(tǒng)一全國氣象行政機構(gòu)意見書等有關(guān)文書》。但是有部分檔案的標(biāo)題并不能夠完全反映出檔案資料的信息，如《氣象法規(guī)》，這部分檔案在定義標(biāo)簽時就無法僅參照標(biāo)題，而是需要對檔案信息進行閱讀，提取主要內(nèi)容后加以凝練，再賦予標(biāo)簽。

1.對時間定義標(biāo)簽的方法。民國時期氣象檔案中對于時間的表示可能會出現(xiàn)公元紀(jì)年與民國紀(jì)年兩種方式。如，有可能會出現(xiàn)民國紀(jì)年“民國二十九年九月”的表達，也有可能直接省略“民國”，只出現(xiàn)“三十年”，需要根據(jù)上下文推算出這樣的表述是否為“民國三十年”的意思。同時，檔案中也會出現(xiàn)部分公元紀(jì)年的表示，這種情況在檔案首頁尤其常見。所以，在對時間進行標(biāo)簽定義的時候需要注意的問題主要有兩點：民國紀(jì)年與公元紀(jì)年的轉(zhuǎn)換；數(shù)字的表現(xiàn)形式。檔案中以文字形式展現(xiàn)的時間，在定義標(biāo)簽的時候，這兩種表達方式都應(yīng)具備，因為更詳細(xì)的標(biāo)簽定義有利于用戶在搜索的時候更加精確地檢索到所需信息。

2.對地點定義標(biāo)簽的方法。地點信息提取時主要難點在于文中可能使用該地名的簡稱或者舊稱。如《1891中央研究院氣象研究所各測候所隸屬機關(guān)》出現(xiàn)《肅州測候所概況》一文，其中的“肅州”為“酒泉”的舊稱，所定義標(biāo)簽如下：肅州；酒泉。地名的簡稱在檔案中使用也很常見，民國時期省市簡稱與現(xiàn)行中國各省市的簡稱并不完全相同。

3.對人物定義標(biāo)簽的方法。檔案資料涉及的人名甚多，會有簡稱、字號以及別稱的出現(xiàn)，標(biāo)簽定義需要將簡稱補充完整，并將字號以及別稱等與人物姓名相對應(yīng)。比如，對于竺可楨先生，檔案中提及的稱謂可能有“竺可楨”“竺先生”“竺所長”“竺兄”“藕舫”等，在標(biāo)簽定義的時候統(tǒng)一為“竺可楨”。

4.對單位定義標(biāo)簽的方法。館藏氣象檔案多以函件或公文形式出現(xiàn)，其中會涉及多方組織或機構(gòu)，在對這部分機構(gòu)組織名稱進行標(biāo)簽定義時，主要注意的問題在于全稱與簡稱的問題，比如，“國立中央研究院”很多時候都簡寫為“中央研究院”或“中研院”，“氣象研究所”通常簡稱為“氣象所”，在定義標(biāo)簽時應(yīng)統(tǒng)一定義為全稱。

5.對事件定義標(biāo)簽的方法。事件的描述通常為句子，而標(biāo)簽詞通常為詞語或詞組形式，所以對于事件的標(biāo)簽定義實際為對于事件中關(guān)鍵名詞以及事件類別的定義。比如，事件“內(nèi)設(shè)天文歷數(shù)氣象及磁力地震四科”在標(biāo)簽定義時根據(jù)事件類別定義為“機構(gòu)設(shè)置”。經(jīng)統(tǒng)計整理，民國時期氣象檔案在氣象臺站方面的事件類別主要有以下幾個方面：歷史沿革，包括建立臺站、撤銷臺站、遷移站址、臺站更名；管理體制；氣象業(yè)務(wù)；氣象服務(wù)；機構(gòu)設(shè)置；人員狀況；儀器設(shè)備；臺站建設(shè)；經(jīng)費預(yù)算；人員薪資等。

（三）對已經(jīng)檢索出的446條信息進行二次檢索。為方便說明，本文以“氣象臺站”和“氣象教育”兩個主題的檔案檢索為例?！皻庀笈_站”方向的檔案主要通過“氣象臺”“氣象站”“測候所”“氣象局”等幾個關(guān)鍵詞進行檢索，共整理出109條，部分示例如下：

表2 民國時期“氣象臺站”相關(guān)檔案檢索結(jié)果示例表

“氣象教育”方向的檔案主要通過“培訓(xùn)班”“學(xué)?！薄敖逃薄熬毩?xí)班”等關(guān)鍵詞進行檢索，共整理出40條，實例如下表所示：

表3 民國時期“氣象教育”相關(guān)檔案檢索結(jié)果示例表

三、檔案分類

根據(jù)不同的分類標(biāo)準(zhǔn)，對現(xiàn)有檔案可以進行不同的分類。

最基礎(chǔ)的分類是基于檔案全宗號，上文已經(jīng)提及，目前收集到的二檔館館藏有關(guān)氣象的檔案的全宗號主要有四類，為“三九三（2）”“五”“五（2）”。

第二種分類方法就是在定義標(biāo)簽詞以及對題錄信息二次檢索的基礎(chǔ)上基于內(nèi)容對檔案資料進行分類，這也是對課題研究最為有益的分類方法。經(jīng)整理匯編，現(xiàn)將446份檔案資料分為以下幾類：

（一）與氣象臺站建設(shè)密切相關(guān)。這部分上文已經(jīng)提及，詳見第二部分第3點。

（二）與氣象教育密切相關(guān)。這部分上文已經(jīng)提及，詳見第二部分第3點。

（三）與中央研究院或氣象研究所密切相關(guān)。由于全部446份檔案中，絕大多數(shù)來自全宗號三九三的檔案，所以標(biāo)題中出現(xiàn)“中央研究院”或者“氣象研究所”的檔案在數(shù)量比例上占有明顯優(yōu)勢。其中，出現(xiàn)“中央研究院”的檢索結(jié)果有308條，“氣象研究所”的檢索結(jié)果有214條，這兩部分檔案有很大程度上是重合的。部分示例如下：

表4 民國時期“中央研究院”與（或）“氣象研究所”相關(guān)檔案檢索結(jié)果示例表

（四）涉及經(jīng)費、預(yù)算等事宜。該部分檔案共48條，部分示例如下：

表5 民國時期氣象臺站檔案中“經(jīng)費”或“預(yù)算”相關(guān)檔案檢索結(jié)果示例表

（五）與竺可楨先生密切相關(guān)。該部分檔案共32條，部分示例如下：

表6 民國時期氣象臺站檔案中“竺可楨”相關(guān)檔案檢索結(jié)果示例表

（六）涉及氣象觀測業(yè)務(wù)事宜。該部分檔案共28條，部分示例如下：

表7 民國時期“氣象觀測業(yè)務(wù)”相關(guān)檔案檢索結(jié)果示例表

（七）與籌建測候所相關(guān)。該部分檔案有17條，部分示例如下：

表8 民國時期“籌建臺站”相關(guān)檔案檢索結(jié)果示例表

（八）氣象法律法規(guī)或觀測規(guī)范相關(guān)。該部分檔案有13條，部分示例如下：

表9 民國時期“氣象法律法規(guī)”或“氣象觀測規(guī)范”相關(guān)檔案檢索結(jié)果示例表

四、檔案分析結(jié)果與民國時期氣象臺站研究

圖1 二檔館各類檢索結(jié)果數(shù)量表

根據(jù)第二、三部分二次檢索時所用分類對檔案條目檢索，結(jié)果數(shù)量表如圖1所示。各類數(shù)量對比揭示出民國時期大量氣象臺站相關(guān)的檔案史料都與“中央研究院”或“氣象研究所”密切相關(guān)，在筆者看來其中原因有二：一方面，本文所選取的檔案史料本就是多來源于全宗號三九三的檔案卷宗，“中央研究院”或“氣象研究所”的檢索結(jié)果遠(yuǎn)超其他檢索詞是必然的；另一方面，在竺可楨所長的帶領(lǐng)下，中央研究院氣象研究所與民國時期氣象臺站的建設(shè)關(guān)系密切，所以在氣象臺站檔案中出現(xiàn)頻次頗高。

五、總結(jié)

本文提出針對民國氣象臺站檔案題錄定義標(biāo)簽詞的方法，通過選取特定標(biāo)簽詞對檔案資料進行檢索與分類，可迅速定位和提取有效檔案。這套標(biāo)簽定義的方法變通性強，適用于各主題的檔案資料。此外，對于民國時期氣象臺站檔案史料的檢索和分析并不局限于上文所提及的類別，根據(jù)具體研究課題，研究者可選取自己所需的關(guān)鍵詞以及類別進行檢索或重新分類。

注釋與參考文獻：

[1]朱麗君主編.信息資源檢索與應(yīng)用[M].北京：化學(xué)工業(yè)出版社.2004.

[2]符紹宏主編.信息檢索[M].北京：高等教育出版社.2004.