徐長明 李江萍

[摘 要]隨著我國經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院的信息化建設(shè)程度越來越高，為醫(yī)院的各項建設(shè)提供了更加完備技術(shù)支持。醫(yī)院財務(wù)管理是行政管理中的重要組成部分，良好的財務(wù)管理制度為醫(yī)院的各項經(jīng)營管理活動提供了資金支持，是保證醫(yī)院良性發(fā)展的重要前提，因此，研究新形勢下醫(yī)院財務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)具有特殊的現(xiàn)實意義。本文對我國醫(yī)院財務(wù)檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，并探究新時期下提升醫(yī)院財務(wù)管理檔案信息化建設(shè)的策略，為醫(yī)院財務(wù)狀況的良性發(fā)展提供理論依據(jù)。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；財務(wù)管理；檔案；信息化；建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.039

[中圖分類號]R197.3；G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）04-00-02

作為醫(yī)院財務(wù)管理中的重要環(huán)節(jié)，財務(wù)檔案管理在整合財務(wù)資源、促進(jìn)醫(yī)院整體發(fā)展上發(fā)揮了巨大作用。隨著時代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理模式表現(xiàn)出巨大的問題，已經(jīng)無法滿足時代的發(fā)展對醫(yī)院財政管理提出的要求，很大程度上阻礙了醫(yī)院的整體發(fā)展。而在信息化時代的大背景下，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對傳統(tǒng)行業(yè)帶來的沖擊不言而喻，信息化和數(shù)字化的發(fā)展也使得醫(yī)院的財務(wù)逐漸走向規(guī)范化和高效化。由于醫(yī)院財務(wù)管理的實際工作受到來自社會方方面面的影響，財務(wù)管理中的檔案從建立到存檔、查閱、修改等多個環(huán)節(jié)都存在重大問題，財務(wù)檔案管理無法做到規(guī)范化和準(zhǔn)確化，更無法為財務(wù)管理的發(fā)展起到推動作用。財務(wù)檔案管理中的信息化建設(shè)可以很好地解決這個問題，給醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)提供了一種新思路。

1 財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的特點

1.1 財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)點

1.1.1 加強(qiáng)信息整合，促進(jìn)信息共享

隨著醫(yī)院經(jīng)濟(jì)狀況的不斷好轉(zhuǎn)，醫(yī)院財務(wù)管理越來越細(xì)致化和規(guī)范化，如何有效記錄和查閱財務(wù)管理信息是決定檔案管理系統(tǒng)工作效率的重要評判指標(biāo)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)財務(wù)檔案記錄方式因為記錄要求的不同采取分別記錄的方式，雖然具有一定的真實性和穩(wěn)定性，但是無法實現(xiàn)高效共享，也不能根據(jù)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)的特點進(jìn)行自動分類和管理，更加無法滿足高效化和自動化的發(fā)展要求。信息化財務(wù)檔案可以充分利用自己的技術(shù)優(yōu)勢自動對財務(wù)檔案的各類電子信息進(jìn)行歸類和總結(jié)，同時利用數(shù)字技術(shù)的輸入、編程、輸出等手段提高對財務(wù)檔案的分類效率和管理水平。另外，利用信息化財務(wù)管理系統(tǒng)，相關(guān)管理人員可以隨時查閱醫(yī)院財務(wù)的實際運(yùn)行情況，進(jìn)而可以充分利用醫(yī)院的人力資源，提升資源的利用水平。另外信息化管理系統(tǒng)也為醫(yī)院的財政管理提供了一種高效的共享機(jī)制，促進(jìn)了醫(yī)院各部門之間的有機(jī)結(jié)合，增強(qiáng)了醫(yī)院的整體凝聚力，提升了醫(yī)院的工作效率。

1.1.2 提高財務(wù)檔案的利用效率

傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理普遍使用人工方式，要耗費大量的人力、物力和財力，給醫(yī)院的實際運(yùn)行和管理帶來巨大困難。將信息化管理模式引入到醫(yī)院財務(wù)管理中，可以建立起基于信息化系統(tǒng)的財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫和相應(yīng)的檢索目錄，這樣當(dāng)需要查閱或是復(fù)制某一段時間內(nèi)的財務(wù)明細(xì)檔案記錄時僅通過檢索目錄輸入相應(yīng)的檢索關(guān)鍵詞就可以快速瀏覽相應(yīng)的信息，必要時還可以在系統(tǒng)上下載下來，避免人工翻閱紙質(zhì)檔案帶來的不便和手工抄錄帶來的人為因素影響，最大限度上保證數(shù)據(jù)信息的完整性和正確性。另外，信息化管理系統(tǒng)還可以提供多字段結(jié)合的數(shù)字檢索方法，極大地提高了信息檢索的效率，促進(jìn)了醫(yī)院的高效發(fā)展。

1.1.3 提高財務(wù)檔案保管的安全性

財務(wù)管理掌管著醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)命脈，財務(wù)檔案中包含大量的涉及資金去向、資金儲備情況等的敏感信息，這就對醫(yī)院財務(wù)檔案的安全建設(shè)提出了更高要求，醫(yī)院財務(wù)檔案的信息化建設(shè)是提升檔案保存安全性的有力保證。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案由于材質(zhì)不宜長時間保存，因而一些時間比較久遠(yuǎn)的財務(wù)檔案難免會出現(xiàn)破損、損壞、丟失以及字跡不清的情況，不利于醫(yī)院的長久發(fā)展。而信息化財務(wù)檔案的建設(shè)可以充分利用數(shù)字技術(shù)的優(yōu)勢，檔案的建立、保存、傳輸、修改、查閱等相關(guān)過程都可以在信息化系統(tǒng)中進(jìn)行，降低了紙質(zhì)檔案各類中間環(huán)節(jié)帶來的風(fēng)險。同時信息化系統(tǒng)的建設(shè)還可以為財務(wù)管理人員設(shè)置專屬的賬號和密碼，通過設(shè)置訪問權(quán)限阻止院外人員和非財務(wù)管理人員訪問財務(wù)管理網(wǎng)站，整體上提高醫(yī)院管理系統(tǒng)的便捷性與安全性。

1.2 財務(wù)檔案信息化建設(shè)的缺點

1.2.1 檔案管理信息的真實性和原始性無法得到保證

雖然財務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)可以充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行財務(wù)檔案的自動化管理，但是在相關(guān)電子檔案的建立過程中需要專業(yè)的財務(wù)人員手工輸入相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)，再由系統(tǒng)自動將電子檔案進(jìn)行存檔。而人工操作難免會產(chǎn)生一定的人為錯誤，信息的真實性和原始性都難以保證，給后續(xù)的財務(wù)管理帶來極大困難。另外，也不排除財務(wù)管理信息被他人惡意篡改而導(dǎo)致的信息失真情況。

1.2.2 財務(wù)信息的安全性與保密性難以保證

信息化財務(wù)管理系統(tǒng)是建立在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上的，而隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，黑客技術(shù)也相應(yīng)得到提升，且任何系統(tǒng)都難免或多或少的存在一定漏洞，財務(wù)系統(tǒng)始終是網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊的對象。在資源共享的同時要保證財務(wù)轉(zhuǎn)移信息的安全性與保密性，因此，醫(yī)院財務(wù)管理部門應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限保證財務(wù)信息的安全性，完善相關(guān)信息的保護(hù)制度，并對全體工作人員加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全意識和保密意識，從制度上和技術(shù)上保證財務(wù)管理信息的安全性。

2 目前我國財務(wù)檔案管理中存在的主要問題

2.1 缺乏有效的醫(yī)院財務(wù)檔案管理制度

目前，我國醫(yī)院財務(wù)管理系統(tǒng)中存在的首要問題就是缺乏完善的財務(wù)檔案管理制度。由于醫(yī)院是一種以服務(wù)社會為主要目的的事業(yè)型單位，醫(yī)院的工作重點往往放在治病救人和服務(wù)大眾上，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)管理工作沒有引起足夠重視，普遍認(rèn)為財務(wù)科只是醫(yī)院的輔助性部門，將主要精力和資金都放在臨床一線和治病救人上，簡化財務(wù)管理流程，某些財務(wù)管理的細(xì)節(jié)不能落到實處，導(dǎo)致資金在收支中出現(xiàn)問題，成為阻礙醫(yī)院正常發(fā)展的最大因素。另外，醫(yī)院財務(wù)管理人員不注重對相關(guān)票據(jù)的保存，導(dǎo)致出現(xiàn)問題時沒有有效憑證作為參考依據(jù)，這助長了監(jiān)守自盜行為的發(fā)生。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)只有提起對財務(wù)管理的高度重視，才能在根本上解決財務(wù)檔案管理中存在的主要問題，醫(yī)院各項工作才能順利進(jìn)行。

2.2 醫(yī)院財務(wù)檔案管理方式落后

從財務(wù)檔案管理的工作性質(zhì)分析來看，財務(wù)檔案需要由專業(yè)的人員來進(jìn)行分類整理，且對工作人員的保密意識以及工作能力都提出了更高要求。但從現(xiàn)實情況來看，多數(shù)醫(yī)院辦公用房極其緊張，財務(wù)管理部門大多數(shù)與其他管理部門共用一個辦公室，無法提供專門的空間來存放財務(wù)檔案的資料和信息。加之財務(wù)管理工作人員編制嚴(yán)重不足，很多情況下都需要其他部門的人員共同參與財務(wù)檔案的收集、整理和存放工作，而其他部門人員的專業(yè)性不強(qiáng)，工作中容易出現(xiàn)技術(shù)或人為錯誤，在增加檔案管理紕漏的同時也降低了檔案管理的工作效率。

2.3 財務(wù)檔案的保存不規(guī)范

醫(yī)院內(nèi)的財務(wù)檔案作為財務(wù)管理中的關(guān)鍵文件，掌握著醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)命脈，包含事關(guān)醫(yī)院資金來源、流向以及資金儲備情況等關(guān)鍵信息，在保存中應(yīng)注重防蟲、防蛀、防潮、防火、防盜等。雖然大多數(shù)醫(yī)院的財務(wù)檔案有些存在放在檔案科，有些存放在專門的檔案室內(nèi)，但總體上來講無法達(dá)到所要求的條件，有些年代較為久遠(yuǎn)的財務(wù)檔案信息難免會出現(xiàn)破損、丟失、損壞等情況，且對相應(yīng)的檔案室的管理較為松懈。

2.4 醫(yī)院財務(wù)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不足

由于上級領(lǐng)導(dǎo)的不重視以及財務(wù)檔案管理制度存在一定漏洞等原因，財務(wù)檔案管理工作通常是由其他財務(wù)人員兼任，而這些人員缺乏相應(yīng)的信息化管理技術(shù)與經(jīng)驗，無法對現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行合理分類，更缺少將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案的能力與技術(shù)，這是我國醫(yī)院中普遍存在的問題。醫(yī)院也無法對財務(wù)檔案管理員提供有效培訓(xùn)，從而造成檔案管理人員信息化辦公意識不強(qiáng)，缺乏應(yīng)有的基本知識，無法應(yīng)對信息化背景下的財務(wù)檔案管理工作，成為阻礙醫(yī)院整體發(fā)展的一大因素。

3 提升醫(yī)院財務(wù)檔案管理信息化水平的建議

3.1 提高對財務(wù)檔案管理信息化認(rèn)識

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)作為醫(yī)院行政管理事務(wù)的直接決策者，首先要提升自身的數(shù)字化辦公意識，在充分認(rèn)識信息化系統(tǒng)技術(shù)優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，不斷革新理念，將建設(shè)重點放在改革開放的新形勢和新問題上來，通過建立醫(yī)院財務(wù)改革制度同檔案管理之間的關(guān)系，不斷強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化、信息化和自動化建設(shè)理念，將財務(wù)檔案的信息化建設(shè)作為醫(yī)院的重點建設(shè)目標(biāo)，最終實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。同時，院長與相關(guān)財務(wù)管理部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大對信息化建設(shè)的投入力度，并通過舉辦座談會、宣講會等活動，定期舉行課程培訓(xùn)課程加強(qiáng)醫(yī)院管理者對財務(wù)檔案的信息化建設(shè)優(yōu)點的認(rèn)識，強(qiáng)化檔案管理者的現(xiàn)代化意識和相應(yīng)的工作技能，為全面提升醫(yī)院財務(wù)檔案管理水平奠定良好基礎(chǔ)。

3.2 完善配套的信息化檔案管理體制

良好的工作效率需要以完善的管理制度為前提，在醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作中也是如此。財務(wù)管理系統(tǒng)的安全性建設(shè)是醫(yī)院管理中的重要內(nèi)容之一，只有保證檔案管理的安全性，才能更好地實現(xiàn)檔案資源利用，繼而為醫(yī)院的各項管理工作提供更強(qiáng)大的支持。如數(shù)據(jù)庫的監(jiān)控制度、重要數(shù)據(jù)的備份制度、財務(wù)檔案的存入制度、財務(wù)檔案的保密制度、財務(wù)檔案管理人員的崗位責(zé)任制度等都是信息化建設(shè)中的重要內(nèi)容，因此，財務(wù)管理者應(yīng)注重從這些方面入手，著手建設(shè)一套基于檔案管理的信息化建設(shè)制度，并落實責(zé)任終身制和相應(yīng)的處罰機(jī)制，為財務(wù)檔案信息化建設(shè)保駕護(hù)航。

3.3 改善檔案的存儲環(huán)境，保證財務(wù)檔案安全、完整

信息化檔案的存儲設(shè)備一般為磁盤或硬盤，對存放環(huán)境有其特殊要求，如對周圍的磁場、濕度、溫度等都有嚴(yán)格限制，因為存放環(huán)境不符合要求，很有可能導(dǎo)致其內(nèi)部的磁性結(jié)構(gòu)發(fā)生變化而失去效用，這與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有根本區(qū)別。因此，在實際存放保管中首先要對檔案的保存環(huán)境要求有一個明確的了解，盡量保持適宜的溫度、濕度等。同時，對于磁盤類的檔案信息，應(yīng)該每年備份一次，且實行雙備份并異地存放，這樣當(dāng)一份備份文件被損壞時，不會徹底失去參考數(shù)據(jù)。另外，對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案，存放時應(yīng)該注意防蟲、防潮、防水、防火等，改善原有的落后的存儲基礎(chǔ)設(shè)備，盡量避免損壞的事情發(fā)生。

3.4 提升檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平

財務(wù)檔案管理工作的性質(zhì)決定了檔案管理者不僅需要具備一定的財務(wù)管理知識，還應(yīng)該具有相應(yīng)的檔案管理經(jīng)驗，在數(shù)字化和信息化日益發(fā)展的今天，財務(wù)檔案管理者的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和數(shù)字化設(shè)備的運(yùn)用水平直接關(guān)系著數(shù)字化系統(tǒng)的工作效率，因此，有必要提升檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)。首先，醫(yī)院應(yīng)該提高財務(wù)檔案管理人員的招聘門檻，對招聘環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，杜絕徇私舞弊的情況發(fā)生。其次，對現(xiàn)有的檔案管理人員定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，邀請本行業(yè)的精英人士或是專家來本院召開座談會或是工作研討會，向檔案管理人員介紹世界上先進(jìn)的技術(shù)和工作經(jīng)驗，并要求參訓(xùn)人員及時做好總結(jié)工作，切實提升自身的信息化工作意識和工作能力。

4 結(jié) 語

醫(yī)院財務(wù)檔案的信息化管理不僅保證了財務(wù)信息管理及時、有效進(jìn)行，更提升了財務(wù)檔案在保存和管理中的安全性和完整性，因而對促進(jìn)醫(yī)院的整體發(fā)展具有特殊意義。本文針對醫(yī)院財務(wù)檔案管理中存在的主要問題進(jìn)行重點探究，指出應(yīng)該從提升管理者的信息化辦公意識、完善相應(yīng)的信息化管理制度、改善檔案保存環(huán)境以及提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)等方面進(jìn)行努力，希望對我國醫(yī)療事業(yè)的整體發(fā)展具有一定的指導(dǎo)意義。

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