解曉鮮

摘要：在新形勢下，做好城建檔案工作至關(guān)重要。本文圍繞如何做好城建檔案工作這一主題，特別是在分析城建檔案工作特點的基礎(chǔ)上，提出堅持開放性理念，按照依法治檔的要求規(guī)范城建檔案水平，以及在“三個體系”建設(shè)上充分發(fā)揮城建檔案工作的特色等對策。

關(guān)鍵詞：開放性理念依法治檔“三個體系”建設(shè)

2014年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（簡稱《意見》）?！兑庖姟分赋觯骸耙钊胴瀼芈鋵嶞h的十八大和十八屆三中全會精神，以鄧小平理論、‘三個代表重要思想、科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保安全保密的檔案安全體系為目標(biāo)，進一步完善檔案工作體制機制，加大對檔案工作的支持保障力度，推動檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展”。城建檔案作為專業(yè)檔案，是我國檔案事業(yè)的重要組成部分。做好城建檔案工作必須深入貫徹落實《意見》精神，圍繞“三個體系”建設(shè)，認(rèn)真分析城建檔案工作面臨的新情況、新問題，切實推動城建檔案工作的開展。

一、堅持開放性理念

城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的真實記錄，新形勢下城建檔案工作的廣度和深度都發(fā)生了變化，社會對城建檔案工作提出了新要求。堅持開放性理念就是要主動將城建檔案工作融入城市發(fā)展的進程，不斷提高公共服務(wù)水平。

（一）堅持開放性理念的必要性

1.城建檔案形成者眾多，要求城建檔案工作堅持開放性理念。其形成者主要包括各類城市建設(shè)工程的建設(shè)單位；建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門（包括城市規(guī)劃、勘測、設(shè)計、施工、監(jiān)理、園林、風(fēng)景名勝、環(huán)衛(wèi)、市政、公用、房地產(chǎn)管理、人防等部門）；以及城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理的方針、政策、法規(guī)、計劃等形成單位。不同的檔案形成單位，所承擔(dān)的職能不同，檔案管理的模式不同，對城建檔案館的服務(wù)要求也不同。這就要求城建檔案館積極適應(yīng)不同檔案形成單位的需求，為檔案形成單位提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.城建檔案類別和內(nèi)容的不斷擴展，要求城建檔案工作堅持開放性理念。城建檔案和城市建設(shè)管理息息相關(guān)，政府的審批流程、城市建設(shè)管理運行體制發(fā)生變化，城建檔案的類別和內(nèi)容就會發(fā)生變化。例如：按照《北京市建設(shè)工程規(guī)劃監(jiān)督若干規(guī)定》，市規(guī)劃委及各規(guī)劃分局新形成規(guī)劃驗收類檔案。該類檔案特點不同于規(guī)劃審批檔案，城建檔案館主動與檔案形成部門聯(lián)系，共同研究制定該類檔案的接收、管理和利用標(biāo)準(zhǔn)。

3.利用主體多元化，利用目的多樣化，以及日益增加的社會需求，要求城建檔案工作堅持開放性理念。就利用主體而言，已經(jīng)從最初的檔案移交單位或形成單位擴展到與工程有關(guān)的產(chǎn)權(quán)單位、設(shè)計單位、施工單位、物業(yè)管理單位、監(jiān)理單位、商品房業(yè)主以及政府行政管理部門、公檢法機關(guān)、科研機構(gòu)等等。就利用目的而言，主要有工程施工改造、存檔、工作查考、設(shè)計借鑒、法律訴訟、科學(xué)研究、編史修志、城市運行管理、企業(yè)評優(yōu)達標(biāo)、產(chǎn)業(yè)化研究。城建檔案利用情況復(fù)雜又缺乏可參考的依據(jù)，就必須堅持開放性理念，充分了解檔案利用需求的相關(guān)背景，檔案利用產(chǎn)生的影響，對利用者利用檔案的合法性和合理性逐一分析。

（二）堅持開放性理念的做法

1.加強檔案專業(yè)與城市建設(shè)類專業(yè)的結(jié)合，更好地發(fā)揮檔案專業(yè)的服務(wù)作用。城建檔案的管理必須遵循城市建設(shè)自身的規(guī)律，加強檔案專業(yè)與城市建設(shè)類專業(yè)的結(jié)合。2015年，北京市規(guī)劃委承擔(dān)了第二次全國地下管線普查、第一次全國地理國情普查和第二次全國地名普查三項工作。這類專項工作參與單位多、時間長、內(nèi)容涉及多個專業(yè)。加之部分專項工作國家出臺了相關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，部分專項工作國家未出臺相關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，如地下管線普查專項。為了更好地收集管理這些專項檔案，城建檔案館派專人全程參與專項工作的組織管理，了解專項檔案的形成規(guī)律，與項目組織單位共同制定專項檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)項目參與單位開展檔案工作。

2.與相關(guān)部門廣泛開展交流合作，積極參與相關(guān)單位的調(diào)研和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定工作。近年來，城建檔案館積極參與市住建委、市人防辦、市軌道交通建設(shè)公司等有關(guān)單位的調(diào)研工作和檔案標(biāo)準(zhǔn)制定工作，如房產(chǎn)測繪檔案管理、人防檔案管理和軌道交通檔案管理。通過交流合作，更好地了解相關(guān)單位的檔案管理狀況，統(tǒng)一了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，為搭建城建檔案資源共享平臺奠定基礎(chǔ)。

3.通過座談會、調(diào)查問卷等多種形式，征求社會意見提高公共服務(wù)水平。城建檔案館通過召開檔案移交單位交流座談會、市規(guī)劃委系統(tǒng)檔案工作交流會、發(fā)放調(diào)查問卷等形式，了解社會對檔案接收指導(dǎo)和利用工作的意見和建議，提高公共服務(wù)水平。

二、依法治檔，提高城建檔案工作規(guī)范化水平

（一）圍繞《中華人民共和國檔案法》（簡稱《檔案法》）的修訂，構(gòu)建城建檔案法規(guī)體系

《檔案法》修訂工作是檔案法制建設(shè)的重要組成部分，城建檔案法規(guī)體系建設(shè)要緊密圍繞《檔案法》修訂工作開展，全面梳理與《檔案法》不適應(yīng)的法律法規(guī)，積極推進城建檔案法規(guī)體系建設(shè)，構(gòu)建合理的法律法規(guī)體系?！冻鞘薪ㄔO(shè)檔案管理規(guī)定》《城市地下管線工程檔案管理辦法》《北京市城市建設(shè)檔案管理辦法》都要根據(jù)《檔案法》的修訂作出相應(yīng)調(diào)整。

（二）完善和加強檔案執(zhí)法監(jiān)督體制機制

《城市地下管線工程檔案檔案辦法》《北京市城市建設(shè)檔案管理辦法》規(guī)定了城建檔案逾期未移交、破壞檔案等行為的處罰標(biāo)準(zhǔn)，并未規(guī)定處罰行為的執(zhí)法主體。城建檔案館作為事業(yè)單位不具備執(zhí)法主體資格，因此城建檔案的執(zhí)法工作未有實質(zhì)性進展。這就需要結(jié)合《檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)的修訂，不斷完善城建檔案的執(zhí)法監(jiān)督體制機制，明確城建檔案的執(zhí)法主體和執(zhí)法程序。

（三）進一步完善城建檔案管理規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

2016年，住建部宣布《城鄉(xiāng)建設(shè)檔案密級劃分暫行規(guī)定》《城鄉(xiāng)建設(shè)檔案保管期限暫行規(guī)定》失效。這兩份文件是開展城建檔案工作的重要依據(jù)。針對這種情況，需要結(jié)合新文件，不斷完善城建檔案的接收、征集、密級劃分、檔案開放、檔案鑒定等管理規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

三、樹立大檔案觀，充分發(fā)揮城建檔案在“三個體系”建設(shè)上的特色

（一）在資源體系建設(shè)上：基于制定的規(guī)劃，搭建資源共享平臺

1.著眼全市研究城建檔案資源體系建設(shè)，制定城建檔案資源體系建設(shè)規(guī)劃。一要對全市城建檔案資源的種類、數(shù)量、分布情況、管理狀況等進行調(diào)查研究，繪制全市城建檔案資源分布圖。二要按照《城建檔案分類大綱》和相關(guān)法律法規(guī)對全市城建檔案資源現(xiàn)狀進行綜合評估，結(jié)合本地實際情況，以突出地方特色為原則，以提高城建檔案資源的系統(tǒng)化程度和覆蓋面為主線，以提高核心競爭力為目，構(gòu)建全市城建檔案資源體系。

2.搭建資源共享平臺，建立全市城建檔案目錄中心，實現(xiàn)資源共享。按照《北京市城建檔案管理辦法》規(guī)定，城建檔案由建設(shè)工程檔案、建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)主管部門形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案、城市規(guī)劃建設(shè)管理的方針政策等三大部分組成。其中，建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)主管部門形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案是城建檔案的重要組成部分，目前處于分散保管狀態(tài)，管理模式和管理水平不盡相同，部分檔案存在重復(fù)保存的現(xiàn)象。在借鑒市檔案局以及建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)主管部門做法的基礎(chǔ)上，2015年，市規(guī)劃委系統(tǒng)內(nèi)的資源建設(shè)平臺搭建完成，包括規(guī)劃管理檔案和工程竣工檔案的項目級目錄中心，覆蓋市規(guī)劃委機關(guān)、各規(guī)劃分局以及城建檔案館。

（二）在利用服務(wù)體系上：樹立服務(wù)意識，提升公共服務(wù)水平

1.完善檔案利用制度，規(guī)范檔案利用行為。《城建檔案利用管理辦法（試行）》經(jīng)過多次修改和征求意見，將于近期出臺。該辦法主要規(guī)定了不同類別檔案的利用范圍，并且根據(jù)利用主體和利用目的不同進行了詳細(xì)規(guī)定。例如：建設(shè)單位和產(chǎn)權(quán)單位可以利用所屬工程檔案的全部內(nèi)容，而設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位僅可以利用本單位形成的相關(guān)內(nèi)容，并且對訴訟、科學(xué)研究、公檢法等機構(gòu)利用檔案的程序也進行了詳細(xì)規(guī)定。

2.根據(jù)檔案利用主體和利用目的，確定檔案利用的優(yōu)先順序。城建檔案利用需求越來越多，在不能同時滿足所有檔案利用者利用需求的情況下，需要根據(jù)利用目的和利用主體，確定檔案利用的先后順序。建議堅持公共利益優(yōu)先原則，優(yōu)先保證城市應(yīng)急防災(zāi)、規(guī)劃、建設(shè)和管理運行需要。其次，保證檔案移交單位的合理利用需求。最后，合理安排科學(xué)研究、產(chǎn)業(yè)化項目等專題性檔案利用需求。

（三）在安全體系上：加強過程管理，確保檔案安全

1.檔案實體安全應(yīng)實行全流程控制，加強過程監(jiān)管。檔案實體安全除了保管環(huán)境要達到國家標(biāo)準(zhǔn)之外，重點應(yīng)加強對檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的安全管理。特別是加強對檔案借閱、復(fù)印、數(shù)字化加工、異地調(diào)卷等薄弱環(huán)節(jié)的管理。目前，城建檔案館在檔案管理系統(tǒng)中對檔案流轉(zhuǎn)實行了全流程控制，任何一個環(huán)節(jié)的變化在系統(tǒng)中都有相應(yīng)記錄。

2.在硬件建設(shè)、軟件建設(shè)和日常管理上加強檔案安全。城建檔案館采取了信息系統(tǒng)三級安全保護措施，每年接受信息安全部門的測評，并及時改善；實行嚴(yán)格的內(nèi)外網(wǎng)物理隔離，內(nèi)網(wǎng)設(shè)備外端接口完全屏蔽；采取定期異地異質(zhì)備份數(shù)據(jù)等措施。在系統(tǒng)的切換、不同系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的傳輸過程中發(fā)現(xiàn)有數(shù)據(jù)丟失的情況，對系統(tǒng)進行不斷完善，并加強對信息全生命周期的管理。