邱黎晶
當(dāng)前基層檢察機關(guān)在訴訟檔案的利用方面很積極,以大余縣人民檢察院為例,主要有四方面有利因素。一是領(lǐng)導(dǎo)重視,管理規(guī)范。大余縣人民檢察院高度重視訴訟檔案管理工作,經(jīng)常了解指導(dǎo)檔案歸檔整理利用工作,建設(shè)了以辦公室為主,其他各部門齊抓共管的檔案管理網(wǎng)絡(luò),把檔案管理工作和業(yè)務(wù)工作同部署、同考核,不斷完善訴訟檔案利用機制,為訴訟檔案利用奠定了堅實的基礎(chǔ)。二是制度健全,落實到位。大余縣人民檢察院堅持用制度管案管人管事,制定了以崗位責(zé)任制、檔案歸檔、保管、保密、利用為主要內(nèi)容的檔案制度體系,嚴格按照制度開展訴訟檔案利用工作,并本著為檢察業(yè)務(wù)工作服務(wù)的工作原則,在制度程序范圍內(nèi)簡化訴訟檔案利用流程,提高訴訟檔案利用效率。三是設(shè)施齊全,信息化水平高。大余縣人民檢察院技偵大樓建設(shè)之初就專門為檔案室建設(shè)作出了科學(xué)規(guī)劃,嚴格按照“三室分開、集中管理”的原則設(shè)置了檔案庫房、整理、辦公閱覽室,并配備了密集架、避光窗簾、消毒柜、滅火器等訴訟檔案保管、保護設(shè)備,同時配備了防磁柜、復(fù)印機、掃描儀、數(shù)碼相機、檔案專用服務(wù)器等設(shè)備,提升了信息化建設(shè)的硬件水平,并在3Hmis綜合檔案管理系統(tǒng)上建立了檔案管理數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)檢察檔案紙質(zhì)與電子兩套化管理,檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用。四是干警檔案利用與工作結(jié)合意識增強。隨著對辦案能力與辦案責(zé)任的要求不斷提高,檢察干警通過查借閱訴訟檔案獲得辦案指導(dǎo)的意識正逐步增強,為推動訴訟檔案利用工作提供了動力。
但同時,訴訟檔案的利用也存在一些制約因素。一是少量訴訟檔案長期滯留業(yè)務(wù)科室。按照《訴訟檔案歸檔制度》規(guī)定,訴訟案卷應(yīng)于結(jié)案后翌年6月底前向檔案室移交歸檔。從近三年歸檔情況看,大部分案卷能夠按期歸檔,但有少量案卷不僅超期,還須經(jīng)檔案員多次催要才予以歸檔,另一方面,諸如因案卷質(zhì)量檢查工作而借出的案卷不能及時歸還,部分科室內(nèi)勤不固定,整理歸檔案卷工作職責(zé)不明確等因素的影響,從源頭上阻礙了訴訟檔案的利用。二是訴訟案卷歸檔編號錄入系統(tǒng)不到位。訴訟檔案歸檔編號須同一案件的偵查、批捕、起訴案卷歸同一檔案號,歸同一檔案盒,在訴訟檔案未全面收集到位的情況下,造成仍有部分案卷處于待歸檔狀態(tài),影響歸檔編號錄入檢索系統(tǒng)工作,相應(yīng)的也不同程度降低利用過程中的調(diào)卷效率。三是案卷檢索方式單一,檢索效率有待提高。大余縣人民檢察院現(xiàn)存檔案近5000卷,其中僅對2000年后的訴訟檔案進行了3Hmis系統(tǒng)錄入,其余訴訟檔案只能通過手工查閱的方式進行利用。四是訴訟檔案利用方式單一。大余縣人民檢察院檔案室主要向利用者提供訴訟檔案的查閱、借閱等服務(wù),利用的方式相對消極被動,雖然根據(jù)工作需要每年編制編研材料,但對檔案資源進行系統(tǒng)開發(fā)利用少,對訴訟檔案的利用價值缺乏深入挖掘。
針對這些問題,可從五方面入手改進訴訟檔案利用。一是完善配套制度,加強制度建設(shè)。健全訴訟檔案利用工作機制,具體包括檔案收集、整理、歸檔各環(huán)節(jié)制度以及明確崗位責(zé)任、獎懲措施等,并在工作中嚴格落實,用制度保障檔案利用來源。結(jié)合檢察實際,總結(jié)經(jīng)驗,進一步完善訴訟檔案利用制度,統(tǒng)一訴訟檔案提供利用權(quán)責(zé),提升訴訟檔案管理水平。二是加強組織培訓(xùn),提升業(yè)務(wù)水平。要切實加強訴訟檔案管理工作人員專業(yè)技術(shù)培訓(xùn),更新檔案工作人員知識,提升檔案工作人員(包括各部門內(nèi)勤)工作專業(yè)技能,為訴訟檔案利用工作水平的提高奠定堅實的人才基礎(chǔ)。三是規(guī)范流程管理,提高利用效率。要進一步規(guī)范訴訟檔案利用流程,簡化利用手續(xù),為檔案利用工作提供便利。同時,嚴格按照保密有關(guān)規(guī)定,提醒監(jiān)督利用者在查借閱訴訟檔案時,注意遵守保密規(guī)定,對借閱到期的訴訟案卷,及時催還。四是注重日常維護,保障基礎(chǔ)設(shè)施。在配齊配全檔案基礎(chǔ)設(shè)施的基礎(chǔ)上,應(yīng)規(guī)范操作各項設(shè)備,定期維護,按要求更換防霉防潮藥包,做好庫存檔案的保管、保護工作。五是更新利用理念,挖掘深層價值。針對越來越強烈的訴訟檔案利用需求,檔案管理要及時創(chuàng)造條件,開展歷史舊存訴訟檔案的數(shù)字化加工工作,推動訴訟檔案利用方式多元化,特別是充分利用檔案局域網(wǎng)系統(tǒng),并在條件成熟的情況下,對3Hmis系統(tǒng)進行升級,和統(tǒng)一業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)的運用結(jié)合起來,以更強大的支撐平臺推進檢察機關(guān)檔案信息化建設(shè),提高訴訟檔案資源利用效率。同時,要注重訴訟檔案利用價值深入挖掘,適當(dāng)組織開展訴訟檔案編研工作,實現(xiàn)利用價值最大化。