小 倪

檔號(hào)是用來反映和固定全宗內(nèi)案卷以及案卷內(nèi)文件的排列順序的一組符號(hào)。文書檔案的檔號(hào)是文書檔案實(shí)體管理編號(hào)的總稱，包括全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)和頁（張）號(hào)。

一、檔號(hào)編制的原則

一是惟一性原則。檔號(hào)應(yīng)指代單一，一個(gè)編號(hào)對(duì)象只能賦予一個(gè)代碼，一個(gè)代碼只能表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。具體地說，在一個(gè)檔案館內(nèi)不能有重復(fù)的全宗號(hào)，在一個(gè)全宗內(nèi)不能有重復(fù)的案卷目錄號(hào)，在一本案卷目錄內(nèi)不能有重復(fù)的案卷號(hào)，在一個(gè)案卷內(nèi)不能有重復(fù)的頁（張）號(hào)。

二是合理性原則。檔號(hào)的結(jié)構(gòu)必須與文書檔案的分類體系相適應(yīng)；檔號(hào)應(yīng)保持完整，不能隨意減少某種代碼；按流水順序編號(hào)時(shí)不應(yīng)有空號(hào)；檔號(hào)最低層次的代碼即頁號(hào)、張?zhí)?、件?hào)的選擇應(yīng)從實(shí)際情況出發(fā)。

三是穩(wěn)定性原則。檔號(hào)一經(jīng)確定，一般不應(yīng)改變。

四是簡(jiǎn)明性原則。檔號(hào)應(yīng)力求簡(jiǎn)明，做到易識(shí)、易寫、易記。

二、檔號(hào)的結(jié)構(gòu)

檔號(hào)采用層次碼，即以檔案實(shí)體分類的從屬、層次關(guān)系為排列順序的代碼，這種代碼能明確地表明分類對(duì)象的類別和隸屬關(guān)系；代碼結(jié)構(gòu)清晰、容量較大；每一層代碼的長(zhǎng)度較短，便于填寫，便于記憶。檔號(hào)結(jié)構(gòu)大致可分為以下兩種：第一種結(jié)構(gòu)為:全宗號(hào)—案卷目錄號(hào)—案卷號(hào)—件號(hào)或頁(張)號(hào)，第二種結(jié)構(gòu)為:類別號(hào)—項(xiàng)目號(hào)—案卷號(hào)—件號(hào)或頁(張)號(hào)。編寫時(shí)，上下位代碼之間用“—”相隔。對(duì)不同的檔案，可根據(jù)檔案及其整理分類體系的特點(diǎn)選擇適當(dāng)?shù)臋n號(hào)結(jié)構(gòu)。

三、檔號(hào)編制的方法

檔號(hào)采用數(shù)字型和數(shù)字與字母混合性兩種代碼形式，各種代碼的編制方法是：

1.全宗號(hào)的編制

全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)。全宗號(hào)一般采用流水順序編號(hào)法，按館藏全宗首次進(jìn)館時(shí)間先后編順序號(hào)。機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)按檔案館給定的全宗號(hào)編寫，也可不編全宗號(hào)。已經(jīng)由檔案館確定了全宗號(hào)的立檔單位，可由機(jī)關(guān)檔案室在應(yīng)進(jìn)館檔案的卷皮及目錄上填寫該全宗號(hào)。

2.案卷目錄號(hào)的編制

案卷目錄號(hào)采用流水順序編號(hào)法，一本目錄編一個(gè)號(hào)。也可在順序號(hào)前加上表示檔案保管期限、載體形態(tài)等特征的代字或代號(hào)。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足100時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號(hào)；案卷數(shù)量超過1000時(shí)，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號(hào)。在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號(hào)

3.類別號(hào)的編制

類別號(hào)是指館(室)藏檔案類別的代碼，是由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)。類別號(hào)應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容及數(shù)量設(shè)置，一般不超過三級(jí)。不同級(jí)位的類別之間可用間隔符“·”分開，不產(chǎn)生誤解時(shí)可省略間隔符。需要時(shí)可在類別號(hào)后注明項(xiàng)目代號(hào)，項(xiàng)目代號(hào)可引用產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等的代字和代號(hào)。

4.項(xiàng)目號(hào)的編制

項(xiàng)目號(hào)是指產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等檔案的代字或代號(hào)，一般引用有關(guān)管理部門編制的項(xiàng)目代號(hào)。

5.案卷號(hào)的編制

案卷號(hào)用流水順序方法編制，用3位以內(nèi)的阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，其間不應(yīng)有空號(hào)。數(shù)年合編一本案件目錄的，每年的案卷號(hào)應(yīng)該連續(xù)編排。

6.頁（張）號(hào)或件號(hào)的編制

有文字、圖表、印章等標(biāo)記的每個(gè)頁面均應(yīng)編頁號(hào)。件號(hào)在案卷內(nèi)按其排列次序編流水號(hào)，其間不應(yīng)有空號(hào)。對(duì)原來編印頁號(hào)的單份文件，應(yīng)逐件分別編制頁號(hào)。裝訂與不裝訂的案卷，均須在案卷封面說明中注明該案卷所含檔案的總件數(shù)及總頁數(shù)。