李清 雷婷

醫(yī)院人事檔案在職工轉(zhuǎn)正定級(jí)、人事關(guān)系調(diào)動(dòng)與聘用、干部提拔與任免、專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升以及退休醫(yī)保等方面一直發(fā)揮著無法替代的作用，但是由于社會(huì)對(duì)人事檔案缺乏了解，人事檔案主體和相關(guān)部門不夠重視等因素，人事檔案管理工作中出現(xiàn)了諸多問題。為此，提高個(gè)人和組織人事部門的檔案意識(shí)和管理水平，配合國(guó)家現(xiàn)行的干部人事檔案專項(xiàng)核查，創(chuàng)新人事檔案工作舉措，建立人事檔案信息資源庫(kù)勢(shì)在必行。

人事檔案記錄了每個(gè)人的成長(zhǎng)軌跡與工作經(jīng)歷，以個(gè)人為主體歸檔立卷并由單位集中保存，也是單位了解、考察和提拔員工的重要手段，加強(qiáng)人事檔案管理是醫(yī)院管理工作中必不可少的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作。我國(guó)三級(jí)醫(yī)院要求病床數(shù)在500張以上，人員配備最少達(dá)800名。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，我省最小規(guī)模的三級(jí)醫(yī)院人員也有1000名之多，秦皇島市第一醫(yī)院作為秦皇島市唯一一家綜合性三甲醫(yī)院，擁有員工2451人，院人事檔案庫(kù)存有在編人員人事檔案1346卷，離退休人員人事檔案375卷，非在編人員的人事檔案集中保存在市人才交流中心——秦皇島市第一醫(yī)院人事檔案卷宗名下。所以，如何加強(qiáng)人事檔案的管理是院人事工作者思考的重要內(nèi)容。

一、人事檔案的意義

人事檔案是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，甚至具有法律效用。人事檔案在人事關(guān)系調(diào)動(dòng)與聘用、干部提拔與任免、專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升以及新參加工作人員轉(zhuǎn)正定級(jí)、退休醫(yī)保等方面一直發(fā)揮著無法替代的作用。其具有三個(gè)特點(diǎn)：其一全面性，人事檔案是員工個(gè)人信息的儲(chǔ)存庫(kù)，它概括地反映員工個(gè)人全貌；其二現(xiàn)實(shí)性， 人事檔案為人事（勞動(dòng)）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個(gè)重要依據(jù)，直接為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志；其三機(jī)密性，人事檔案屬于黨和國(guó)家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會(huì)無條件地提供服務(wù)。檔案主體不能查閱自己的檔案，即使是檔案管理人員也不能查閱自己的人事檔案。人事檔案凸顯了其在每個(gè)人人生中的重要價(jià)值。

二、醫(yī)院人事檔案工作的困境及成因

1.醫(yī)院對(duì)人事檔案重視不夠。由于醫(yī)院工作主體是醫(yī)療，相對(duì)于醫(yī)療、護(hù)理、科研、教學(xué)等工作，對(duì)人事檔案工作的重視是不夠的。特別是前幾年在人員錄用與晉升提拔時(shí)，人事檔案不是限制條件之一。醫(yī)院方面更多的是重視員工的技術(shù)水平和新錄入人員的能力，忽視人事檔案的重要意義，在錄用后沒有及時(shí)地調(diào)動(dòng)審閱就業(yè)者的人事檔案。等收檔時(shí)，部分人員已不知檔案身在何處。

2.員工對(duì)人事檔案知識(shí)知之甚少。醫(yī)院?jiǎn)T工尤其是醫(yī)學(xué)院校大學(xué)畢業(yè)生都沒有充分認(rèn)識(shí)到人事檔案有何用途。如許多的畢業(yè)學(xué)生和即將畢業(yè)的大學(xué)生不懂檔案是作什么的，有些已畢業(yè)的大學(xué)生，仍將檔案放在學(xué)校，有的存在自己手中，有的畢業(yè)生將檔案寄放在人才市場(chǎng)，甚至有人完全將檔案遺忘了。為什么會(huì)出現(xiàn)這種請(qǐng)況？我國(guó)的人事檔案要求集中保存，且檔案室為機(jī)要重地，絕大多數(shù)人基本不可能接觸到本人的人事檔案。所以，看不到就認(rèn)為人事檔案無關(guān)緊要、可有可無。

我們對(duì)近五年畢業(yè)來院的大學(xué)生們調(diào)查發(fā)現(xiàn)，40%的人對(duì)于檔案的用途知之甚少，22%的畢業(yè)生甚至不知檔案與自身有何關(guān)系，只有38%的人知道就業(yè)后要及時(shí)協(xié)調(diào)好，使自己的人事檔案及時(shí)落戶醫(yī)院人事部門。據(jù)秦皇島市人才服務(wù)中心人才市場(chǎng)的不完全統(tǒng)計(jì)，多年無人問津的棄檔或死檔已有數(shù)萬冊(cè)。

3.人事檔案的意義沒有普及。即使是人事檔案主體醫(yī)院?jiǎn)T工，也認(rèn)為自己的個(gè)人檔案可有可無，不懂檔案的價(jià)值所在，這是造成人事檔案工作困境的原因之一。部分醫(yī)護(hù)人員在職讀書獲得第二學(xué)歷；獲得各級(jí)政府的各種獎(jiǎng)勵(lì)；擔(dān)任相關(guān)專業(yè)的學(xué)術(shù)帶頭人等等，證書、資料都在自己手里，不知道要放入個(gè)人的人事檔案中進(jìn)行保管。甚至認(rèn)為放在自己手里更放心。因此，或造成有的資料不完整或丟失，或造成上級(jí)查閱考核時(shí)無法看到個(gè)人完整的資料。貽誤個(gè)人發(fā)展之良機(jī)。

4.自主擇業(yè)流動(dòng)性強(qiáng)，人事檔案轉(zhuǎn)接不及時(shí)。尤其近年，大學(xué)生自主擇業(yè)，跳槽現(xiàn)象時(shí)時(shí)有，人事檔案的存、儲(chǔ)、遷很頻繁，有的學(xué)生干脆把人事檔案隨便一放，自己拿著畢業(yè)證擇業(yè)，造成醫(yī)院人事檔案管理工作中出現(xiàn)了諸多問題。

5.缺少專職人事檔案管理人員?！陡刹繖n案工作條例》規(guī)定：“每管理一千人的檔案需配備l名專職干部”。作為三甲醫(yī)院，組織人事工作較為繁重，人事檔案的保存與管理在人事工作中居于輔助位置等原因，醫(yī)院很難按照《干部檔案工作條例》配備專職檔案人員。秦皇島市第一醫(yī)院庫(kù)存人事檔案超過1000冊(cè)，也只配一名專職管檔人員，且學(xué)歷偏低，因醫(yī)院人事工作的忙碌還要隨時(shí)抽調(diào)去別處幫忙，不能全身心地投入。另外，人事檔案工作巨細(xì)無遺，干起來耗時(shí)耗力，“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”，難以產(chǎn)生直接的工作成果或短期經(jīng)濟(jì)效益，很難吸引高學(xué)歷高層次的管理人員專職從事人事檔案工作，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也不愿意在人事檔案管理工作上大量投入，所以復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍的培養(yǎng)建設(shè)就會(huì)遲緩和落后。

6.人事檔案有不實(shí)現(xiàn)象。一直以來，干部人事檔案造假或不實(shí)現(xiàn)象并不少見，在檔案中修改偽造三齡二歷一身份（三齡指年齡、工齡、黨齡，二歷指學(xué)歷、工作經(jīng)歷，身份指干部身份）甚至出現(xiàn)“洗檔案”這樣的極端事件。醫(yī)院檔案管理工作中，這種極端的造假現(xiàn)象并不多見，但因上學(xué)、入團(tuán)或工作等原因而出現(xiàn)年齡不符、證件缺失、經(jīng)歷、家庭關(guān)系更新不及時(shí)等問題也不少見，這些問題使我們?cè)谑褂萌耸聶n案時(shí)要格外謹(jǐn)慎。

三、醫(yī)院人事檔案改進(jìn)舉措

目前，國(guó)家干部人事檔案專項(xiàng)核查正在深入進(jìn)行時(shí)，借此契機(jī)，院人事管理者把握機(jī)會(huì)，創(chuàng)新舉措，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理從意識(shí)、制度、人員與硬件配備、技術(shù)支持都上一個(gè)臺(tái)階，使人事檔案工作真正成為組織人事工作的重要支撐。

1.提高個(gè)人和組織人事部門的檔案重視度。

（1）是醫(yī)院的組織人事部門要從思想上高度重視人事檔案的管理工作，組織人事管理者的責(zé)任意識(shí)直接關(guān)系到人事檔案的質(zhì)量；

（2）是加強(qiáng)人事檔案管理力度，專職管檔人員對(duì)檔案材料未能歸檔，材料手續(xù)不完備的，都要嚴(yán)格做到及時(shí)清查，及時(shí)收要，且記錄完整。依法治檔，依法管檔，做到檔案材料全面、真實(shí)。

（3）是達(dá)到《干部檔案工作條例》中人員與檔案的比例要求。目前，秦皇島市第一醫(yī)院的人事管檔人員增至2人，且學(xué)歷均為研究生。

（4）是人事檔案管理者與組織人事部門的其他工作人員必須通過定期不定期的專門教育和學(xué)習(xí)，提高責(zé)任心，提高工作能力，提升總體素質(zhì)。

（5）是加強(qiáng)人事檔案工作的宣傳教育力度，利用社會(huì)輿論和公共媒體宣傳人事檔案的重要性及作用。醫(yī)院在每年新入職員工的崗前培訓(xùn)中，專門進(jìn)行組織檔案知識(shí)的專題培訓(xùn)，使其明確人事檔案對(duì)個(gè)人發(fā)展的重要性，院內(nèi)充分利用門戶網(wǎng)、院刊、宣傳欄等自有媒體，宣傳人事檔案的重要性及作用，提高全院職工的重視度。

2.以此次國(guó)家干部人事檔案專項(xiàng)核查為契機(jī)，對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行認(rèn)真核查，端正態(tài)度，以既對(duì)組織負(fù)責(zé)，對(duì)醫(yī)院職工個(gè)人負(fù)責(zé)的態(tài)度，全面提高干部人事檔案管理水平。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要把好 “政策關(guān)”，檔案的審查、認(rèn)定都嚴(yán)格按照政策規(guī)定執(zhí)行，保證審查工作的真實(shí)、合法、合理，明確人事檔案審核要求和方法步驟，對(duì)專項(xiàng)審核工作進(jìn)行細(xì)致安排、周密部署。把好“質(zhì)量關(guān)”，開展工作前對(duì)參與審核人員進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，確保審核人員思想上重視、業(yè)務(wù)上精通，為順利開展專項(xiàng)審核工作打下基礎(chǔ)。審核人員把好“真實(shí)關(guān)”，在檔案材料的甄別上，堅(jiān)持實(shí)事求是原則，嚴(yán)格按照審核標(biāo)準(zhǔn)和審核要求，對(duì)醫(yī)院職工特別是干部“三齡兩歷一身份”等重要信息進(jìn)行核實(shí)，對(duì)材料不齊全、制作不規(guī)范、記載不一致、真實(shí)性存疑的檔案，及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充完善和調(diào)查核實(shí)，對(duì)每一份材料的真?zhèn)芜M(jìn)行仔細(xì)鑒別確保每一份檔案內(nèi)容真實(shí)、手續(xù)完備。確保每一份材料的真實(shí)性；把好“紀(jì)律關(guān)”，嚴(yán)格按照政策規(guī)定和程序辦事，從嚴(yán)把關(guān)，切實(shí)維護(hù)專項(xiàng)審核工作的嚴(yán)肅性。嚴(yán)格按照“誰主管誰負(fù)責(zé)、誰審核誰負(fù)責(zé)”的原則，對(duì)在審核工作中存在失職瀆職行為或弄虛作假的，嚴(yán)格追究相關(guān)人員責(zé)任，做到邊查邊改，即知即改，努力維護(hù)人事檔案的嚴(yán)肅性和公信力。

3.健全制度、規(guī)范管理，全面加強(qiáng)人事檔案管理。醫(yī)院人事部門用制度劃定“紅線區(qū)”，架起“高壓線”，筑牢“防火墻”， 進(jìn)一步健全人事檔案查（借）閱、轉(zhuǎn)遞、檢查核對(duì)、保管保密等日常管理制度，規(guī)范工作流程，建立檔案材料定時(shí)、定向、跟蹤收集機(jī)制，實(shí)行專人負(fù)責(zé)、責(zé)任到人，使人事檔案整理工作經(jīng)?；?、制度化，有效維護(hù)檔案工作的嚴(yán)肅性。健全工作機(jī)制，特別是在干部任用工作中，醫(yī)院組織人事部門需完善干部任前審核機(jī)制，切實(shí)做到“不審核檔案的不能上會(huì)、不解決檔案存在問題的暫緩上會(huì)”，堅(jiān)決維護(hù)人事檔案的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。醫(yī)院紀(jì)委嚴(yán)肅責(zé)任追究制度，對(duì)人事檔案違紀(jì)違規(guī)責(zé)任人從嚴(yán)從重追責(zé)，使其在檔案上不敢造假、不能造假、無法造假，為切實(shí)選好用好管好醫(yī)院人力資源提供重要保障。

4.建立醫(yī)院人事檔案信息資源庫(kù)。以此次干部人事檔案審核工作為契機(jī)，引入新的人事檔案信息管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)，將真實(shí)可靠的文字、圖片、聲像等檔案資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，整理后輸入計(jì)算機(jī)，作為人事檔案紙質(zhì)卷冊(cè)的輔助手段。充分利用計(jì)算機(jī)快速查詢的功能，在保密的前提下，更快捷、便利地提供人才檔案信息，提高了事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。

（作者單位：秦皇島市第一醫(yī)院）