李甜甜

(云南師范大學(xué) 云南 昆明 650500)

完善高校學(xué)生助理管理制度，實(shí)現(xiàn)學(xué)校辦公學(xué)生成長(zhǎng)雙贏
——以云南師范大學(xué)學(xué)生處資助中心為例

李甜甜

(云南師范大學(xué) 云南 昆明 650500)

學(xué)生助理指專(zhuān)門(mén)幫助某位老師打理日常事務(wù)、進(jìn)行日常工作的助理。云南師范大學(xué)學(xué)生處資助中心(以下簡(jiǎn)稱(chēng)資助中心)是專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)學(xué)生助學(xué)貸款、獎(jiǎng)助學(xué)金評(píng)定等事宜的職能部門(mén)，學(xué)生助理是這個(gè)任務(wù)繁重部門(mén)不可或缺的工作力量。完善助理管理制度，打造高效率助理團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)高校辦公和學(xué)生成長(zhǎng)的雙贏。

學(xué)生助理；管理制度；雙贏

一、學(xué)生助理制度的意義

(一)對(duì)學(xué)校來(lái)說(shuō)：

1.減少專(zhuān)職人員的開(kāi)銷(xiāo)和編制，且專(zhuān)職行政崗位工作經(jīng)常是多樣且繁瑣的，學(xué)生助理的出現(xiàn)很好的彌補(bǔ)了這些遺憾，助理可以協(xié)助處理辦公室的日常事務(wù)，解決一些程序性、條例性的問(wèn)題，如接受學(xué)生咨詢(xún)助學(xué)貸款事宜、獎(jiǎng)助學(xué)金材料整理、休學(xué)、退學(xué)文件蓋章、活動(dòng)場(chǎng)地布置等等。

2.學(xué)生助理可以提高辦事的精細(xì)化程度和效率，學(xué)生助理正式工作之前都會(huì)有老師或者上一屆助理進(jìn)行初次培訓(xùn)，對(duì)工作內(nèi)容、方式、流程進(jìn)行大致說(shuō)明，根據(jù)學(xué)生助理專(zhuān)長(zhǎng)和特點(diǎn)來(lái)對(duì)其分工，做到人盡其用，將紛繁復(fù)雜的日常工作通過(guò)分工變得井井有條。其次，學(xué)生對(duì)互聯(lián)網(wǎng)及辦公軟件學(xué)習(xí)較快，學(xué)生之間年齡相仿、興趣相似，他們的想法更貼近廣大同學(xué)的需求，海報(bào)制作、公眾號(hào)經(jīng)營(yíng)、通知撰寫(xiě)等更適合學(xué)生助理去做。

(二)對(duì)學(xué)生個(gè)人來(lái)說(shuō)：

1. 工作涉及到的內(nèi)容有助于學(xué)生對(duì)學(xué)校條例的理解，比如獎(jiǎng)助學(xué)金的材料整理工作有助于學(xué)生對(duì)學(xué)校獎(jiǎng)助學(xué)金評(píng)定制度有更深層次的認(rèn)識(shí)，知道自己是否具有評(píng)選資格，并在參加評(píng)選時(shí)更好的完善自己的材料。

2. 增強(qiáng)學(xué)生個(gè)人綜合能力，學(xué)生助理處理的許多日常性事務(wù)是學(xué)生以后直接面臨的工作，助理工作對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)與探索，溝通協(xié)調(diào)能力、事務(wù)處理能力、公文寫(xiě)作能力的鍛煉，進(jìn)而引導(dǎo)他們不斷改變自己的不足，提高溝通、理解能力，有效增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)合作能力，有助于學(xué)生以后更好適應(yīng)正式工作。

3.勤工助學(xué)補(bǔ)貼家用，學(xué)生助理制度在一定程度上減輕了家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的生活壓 力，資助中心學(xué)生助理報(bào)酬為300元/月，個(gè)別月份工作時(shí)間過(guò)長(zhǎng)或者經(jīng)常加班會(huì)有不定額加班費(fèi)，這對(duì)家庭經(jīng)濟(jì)困難的學(xué)生是一個(gè)良好的工作機(jī)會(huì)。而且，家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生極易自卑，不敢與人交往，助理工作的的性質(zhì)能幫助學(xué)生走出自己的世界，在以工作人員的身份面對(duì)同學(xué)時(shí)產(chǎn)生的自豪感能幫助他們克服自卑，增強(qiáng)自信，進(jìn)而鍛煉他們的溝通能力。

二、學(xué)生助理招聘、管理制度

學(xué)生處下發(fā)的《云南師范大學(xué)學(xué)生處學(xué)生助理管理?xiàng)l例》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《條例》)中規(guī)定助理聘用本著公正公平公開(kāi)的原則，在全校范圍內(nèi)公開(kāi)招募、學(xué)生自薦或者老師、輔導(dǎo)員推薦加入助理崗位。助理招募流程如下：初步面試—工作培訓(xùn)—試用期—最終留用。

1.資助中心助理招募條件：一是品學(xué)兼優(yōu)，良好的學(xué)習(xí)成績(jī)一般代表好的學(xué)習(xí)能力，這與助理工作中的良好表現(xiàn)密不可分。二是樂(lè)于與人交往，有良好的溝通能力。助理工作一般較為瑣碎和需要各方協(xié)調(diào)，比如助學(xué)貸款的工作，經(jīng)常有同學(xué)打電話或者來(lái)到辦公室咨詢(xún)貸款事宜，需要助理靈活、隨機(jī)應(yīng)變的回答問(wèn)題，貸款完成后的回執(zhí)錄入則需要助理非常耐心、細(xì)心。三是熟悉office等辦公軟件操作。辦公室表格制作、文件編寫(xiě)、PPT制作等工作，要求助理能較熟練掌握辦公軟件操作。四是有較強(qiáng)的組織紀(jì)律和責(zé)任心。

2.資助中心培訓(xùn)與管理，無(wú)規(guī)矩不成方圓。首先是培訓(xùn)，《條例》規(guī)定，正式入職之后的助理由老師或者上一屆助理進(jìn)行二次培訓(xùn)，對(duì)助學(xué)貸款申請(qǐng)流程，材料整理、獎(jiǎng)助學(xué)金材料整理、常用的各類(lèi)帳號(hào)、接打電話的禮貌用語(yǔ)、資助中心各位老師負(fù)責(zé)的工作范圍等進(jìn)行詳細(xì)的說(shuō)明。其次是管理制度，《條例》規(guī)定，助理通過(guò)面試之后根據(jù)其課程安排值班，值班時(shí)間不得遲到早退，特殊情況可以換班、代班，但不得請(qǐng)假。無(wú)故不值班的同學(xué)會(huì)根據(jù)情況扣除報(bào)酬，數(shù)次無(wú)故曠班考慮辭退。

三、助理應(yīng)正確協(xié)調(diào)的三種關(guān)系

1.助理工作與學(xué)習(xí)之間的關(guān)系，雖然助理工作可以為學(xué)生帶來(lái)個(gè)人素質(zhì)、能力的鍛煉機(jī)會(huì)，并能獲得經(jīng)濟(jì)報(bào)酬，但學(xué)生的首要任務(wù)仍然是學(xué)習(xí)，助理是學(xué)生學(xué)習(xí)尚有余力情況下的實(shí)踐活動(dòng)。

2.學(xué)生助理與正式工作人員(老師)之間的關(guān)系，學(xué)生助理是協(xié)助正式工作人員來(lái)完成日常事務(wù)的處理，具有從屬性，工作中應(yīng)當(dāng)服從老師管理。當(dāng)助理和老師意見(jiàn)向左時(shí)，應(yīng)適時(shí)提出自己的建議，若仍不能達(dá)成一致則先按照老師的辦法去做，事后再問(wèn)清楚這樣做的原因。

3.助理與其他助理之間的關(guān)系，助理與其他助理之間存在競(jìng)爭(zhēng)合作的關(guān)系，特別是一個(gè)部門(mén)、一位老師的助理之間，容易產(chǎn)生各種各樣的沖突，這時(shí)需要完善的管理制度和助理之間明確的分工來(lái)解決。

四、對(duì)資助中心管理制度的建議

1.明確助理可工作時(shí)長(zhǎng)，防止助理大量流失，資助中心日常事務(wù)較為繁重，會(huì)有同學(xué)工作一個(gè)月、兩個(gè)月之后辭職，為補(bǔ)充空缺則需要人員再招聘，再招聘和培訓(xùn)都需要耗費(fèi)一定人力物力，耽誤大量的時(shí)間并延誤任務(wù)完成進(jìn)度。所以在招聘時(shí)應(yīng)明確規(guī)定，除特殊情況外，工作時(shí)間不得低于一個(gè)學(xué)期。

2.倡導(dǎo)適當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)，提升個(gè)體能力，有時(shí)助理對(duì)工作中的某些問(wèn)題一知半解，但又不好意思打擾老師，這時(shí)需要大家定時(shí)交流工作遇到的問(wèn)題，或者就工作某一方面進(jìn)行展示比賽，來(lái)幫助大家了解誰(shuí)最擅長(zhǎng)什么工作，有利于工作分配，同時(shí)激發(fā)助理的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，提高工作效率。

3.工作明確到個(gè)人，避免社會(huì)惰化，社會(huì)惰化現(xiàn)象指與一個(gè)人單獨(dú)工作相比，當(dāng)人們作為團(tuán)體的一個(gè)成員工作時(shí)，其工作動(dòng)機(jī)、努力水平、個(gè)人責(zé)任與工作績(jī)效有可能下降的趨勢(shì)。助理人數(shù)過(guò)多或者任務(wù)分配不明確時(shí)極易導(dǎo)致這種現(xiàn)象，對(duì)此，應(yīng)在助理對(duì)工作流程有初步了解之后，每個(gè)人分配一個(gè)模塊對(duì)模塊集中學(xué)習(xí)，細(xì)化責(zé)任范圍。

4.利用社會(huì)助長(zhǎng)，激發(fā)工作動(dòng)機(jī)，社會(huì)助長(zhǎng)效應(yīng)是指由于團(tuán)體其他成員在場(chǎng)，消除單調(diào)情境，激發(fā)工作動(dòng)機(jī)，從而提高工作效率的現(xiàn)象。

完善助理管理制度，打造高效率助理團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校辦公和學(xué)生成長(zhǎng)雙贏，是高校創(chuàng)辦學(xué)生助理制度的初衷。學(xué)生助理除了幫助老師處理日常事務(wù)，還是學(xué)校與學(xué)生之間上傳下達(dá)的關(guān)鍵成員，來(lái)自各個(gè)學(xué)院的助理就像職能部門(mén)在各個(gè)學(xué)院的辦事處，使職能部門(mén)更好的為學(xué)生服務(wù)。

[1]張帆、孟松演、尚高峰.《創(chuàng)建一流學(xué)生助理團(tuán)隊(duì) 共促高校與學(xué)生雙贏》[J].就業(yè)創(chuàng)業(yè).2016(12):148-149.

[2]王準(zhǔn)、羅曉花、權(quán)瀟潔．《高校學(xué)生助理工作及其對(duì)個(gè)體的影響》.青春歲月.2013(14):180-181．

[3]孫翠碧.《管理心理學(xué)視角下學(xué)生助理的選拔與管理》[J].科學(xué)咨詢(xún)(科技·管理).2016:37-38.

[4]楊富淋.《高校學(xué)生助理管理工作思考》[J].合作經(jīng)濟(jì)與科技.2016(9):180-181

李甜甜(1994-)，女，漢族，河南新鄉(xiāng)人，在讀碩士研究生，云南師范大學(xué)教育科學(xué)與管理學(xué)院應(yīng)用心理學(xué)專(zhuān)業(yè)，研究方向：人力資源開(kāi)發(fā)與管理。