王鳳銀

（山東財經(jīng)大學(xué)國際經(jīng)貿(mào)學(xué)院，山東濟南250013）

在實踐中創(chuàng)新：高校教學(xué)秘書自我提升途徑新探

王鳳銀

（山東財經(jīng)大學(xué)國際經(jīng)貿(mào)學(xué)院，山東濟南250013）

高校教學(xué)秘書是一支以服務(wù)學(xué)校、服務(wù)教學(xué)、服務(wù)師生為工作理念的教學(xué)管理隊伍，在教學(xué)管理中發(fā)揮著上傳下達、協(xié)調(diào)左右的橋梁與紐帶作用，是學(xué)校發(fā)展不可或缺的教學(xué)管理人員。在教學(xué)秘書工作的基層性和高?，F(xiàn)行的管理體制下，教學(xué)秘書必須在工作實踐中創(chuàng)新服務(wù)理念、工作思路、服務(wù)方式及管理模式，才能不斷實現(xiàn)自我提升。

高校；教學(xué)秘書；創(chuàng)新；自我提升

創(chuàng)新是社會發(fā)展的動力，實踐是創(chuàng)新的根本所在。推進高校教育教學(xué)創(chuàng)新發(fā)展，是當前高校改革面臨的一個重大課題。高校教學(xué)秘書是服務(wù)高校創(chuàng)新人才培養(yǎng)的重要生力軍，在教學(xué)管理和教學(xué)服務(wù)中發(fā)揮著橋梁和紐帶作用，是學(xué)校發(fā)展不可或缺的教學(xué)管理隊伍，其創(chuàng)新素質(zhì)的高低直接影響著高校教育改革創(chuàng)新的可持續(xù)發(fā)展。教學(xué)秘書既是教學(xué)管理人員，又是教學(xué)服務(wù)人員。不可否認的是，其工作的基層性和高校現(xiàn)行的管理體制，又對其職務(wù)晉升和自身發(fā)展有所限制。因此，在實踐中創(chuàng)新，一方面體現(xiàn)在工作要求上，教學(xué)秘書在教學(xué)管理和教學(xué)服務(wù)的實踐中應(yīng)不斷探索規(guī)律，更新觀念，開拓思路，突破自我，打破常規(guī)的服務(wù)方式、管理原則和提升途徑，為學(xué)校教育教學(xué)和學(xué)生創(chuàng)新發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的管理平臺和服務(wù)平臺；另一方面體現(xiàn)在實現(xiàn)自我內(nèi)在提升上，教學(xué)秘書通過不斷提高自身專業(yè)能力、創(chuàng)新素質(zhì)，實現(xiàn)人格的完善，內(nèi)心的充實。在實踐中創(chuàng)新，教學(xué)秘書在切實履行服務(wù)學(xué)校、服務(wù)教學(xué)、服務(wù)師生的職責(zé)過程中，實現(xiàn)了教學(xué)管理創(chuàng)新和教學(xué)服務(wù)創(chuàng)新，既能滿足學(xué)生創(chuàng)新能力的發(fā)展需求，滿足學(xué)校創(chuàng)新人才的培養(yǎng)目標，又能合乎社會對創(chuàng)新人才的用人標準，同時也實現(xiàn)了個人價值。

一、工作理念創(chuàng)新：管理也是服務(wù)

高校教學(xué)秘書包括本科教學(xué)秘書和研究生教學(xué)秘書。兩者只是服務(wù)對象學(xué)歷層次的不同，其工作性質(zhì)和工作職責(zé)基本相同。依據(jù)二級學(xué)院管理體制和規(guī)模的大小，教學(xué)秘書的崗位設(shè)置為兩人分任或一人兼任。教學(xué)秘書既是基層教學(xué)管理者，也是教學(xué)服務(wù)者，其主要工作內(nèi)容包括教學(xué)管理和教學(xué)服務(wù)兩部分。

作為高校基層教學(xué)管理人員，教學(xué)秘書的主要職能是教學(xué)運行管理、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控管理、教學(xué)檔案管理等。教學(xué)秘書既要將教學(xué)職能部門和院系領(lǐng)導(dǎo)的指令性工作及時下達，又要將教學(xué)運行中的客觀情況及時準確報送，還要做好教學(xué)職能主管部門、院系領(lǐng)導(dǎo)、教研室、教師和學(xué)生等層面的縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)和左右協(xié)調(diào)工作。作為高?；鶎咏虒W(xué)服務(wù)人員，教學(xué)秘書的主要職能還包括，通過對教學(xué)運行、教師授課及工作量、課程與教材、學(xué)籍、教學(xué)檔案等進行管理，并將教學(xué)管理的執(zhí)行情況和質(zhì)量評估的結(jié)果進行分析總結(jié)，實現(xiàn)為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。可以看出，教學(xué)秘書進行教學(xué)管理的過程就是發(fā)現(xiàn)問題，分析問題，解決問題的過程，起到了穩(wěn)定教學(xué)秩序，保證教學(xué)活動正常進行的作用。

教學(xué)管理就是教學(xué)服務(wù)，教學(xué)管理者也是教學(xué)服務(wù)者。教學(xué)管理通過教學(xué)服務(wù)的手段來完成，是基于教學(xué)服務(wù)的管理；教學(xué)服務(wù)是為了更好地進行教學(xué)管理，是基于教學(xué)管理的服務(wù)。二者相輔相成，共同指向為學(xué)校、為教學(xué)、為師生服務(wù)，實現(xiàn)提高高校教學(xué)質(zhì)量、培養(yǎng)高質(zhì)量人才的目標。服務(wù)性貫穿高校教學(xué)秘書工作的始終。

二、工作思路創(chuàng)新：由單向服務(wù)到雙向服務(wù)

“有求必應(yīng)”是對服務(wù)性工作的肯定和褒獎。對高校教學(xué)秘書來說，意味著對全體師生提出的教學(xué)管理方面的要求毫不推諉，有問題一定給出解決方案。如學(xué)生提出調(diào)換老師的要求，教學(xué)秘書會馬上匯報給分管領(lǐng)導(dǎo)，做好與任課教師交流、與學(xué)生座談的溝通工作，形成最終意見。教師提出更換上課地點，教學(xué)秘書會做好和教學(xué)職能部門的協(xié)調(diào)工作，并將更換后的信息及時傳達到學(xué)生。學(xué)生提出緩考申請、學(xué)位論文延期申請、成績單審核蓋章、選課退課等要求后，及時辦理?？梢哉f，高校教學(xué)秘書的工作內(nèi)容繁多、瑣屑、細致，諸如教學(xué)管理系統(tǒng)登錄密碼遺忘、學(xué)生證丟失、在校生證明蓋章等要求，都要做到熱心服務(wù)。

這種“有求必應(yīng)”的工作思路是一種單向的被動服務(wù)方式，以滿足師生提出的要求為工作內(nèi)容和服務(wù)標準，也是目前諸多高校教學(xué)秘書隊伍的工作思路和工作現(xiàn)狀。但如果在管理就是服務(wù)的新理念指導(dǎo)下，做好單向服務(wù)還遠遠不夠，應(yīng)開啟新的工作思路：變單向服務(wù)為雙向服務(wù)，變“有求必應(yīng)”為主動服務(wù)。

“雙向服務(wù)”是指高校教學(xué)秘書在工作中既要滿足師生對教學(xué)管理提出的要求，又要主動思考，變換身份，站在服務(wù)對象的位置上考慮問題，把教學(xué)服務(wù)做到教學(xué)管理的前面?！半p向服務(wù)”是一種主動服務(wù)，是不等不靠、不推不拖的服務(wù)，是想師生之所想，急師生之所急的服務(wù)，體現(xiàn)的是以師生為核心的服務(wù)宗旨。比如，教師評定職稱需要按學(xué)期填寫工作量，教學(xué)秘書可以主動將工作量電子版發(fā)送給老師，節(jié)省了時間和人力，也減少了紙質(zhì)版的磨損。比如，研究生導(dǎo)師的雙向選擇工作，教學(xué)秘書可以在師生見面會之前，主動將導(dǎo)師和新生的有關(guān)信息進行整理和公開，真正做到雙向選擇，彌補了一問一答單向式服務(wù)的信息不對稱弊端。再如，落實畢業(yè)論文答辯時間的問題，既要繞開答辯當天公務(wù)員考試、事業(yè)單位招聘等考試時間，又要考慮答辯主席的時間安排，還要提前通知外地實習(xí)同學(xué)返校參加答辯。主動協(xié)調(diào)，全面兼顧，這樣的安排才會合理，才能保證答辯工作順利進行。

三、服務(wù)方式創(chuàng)新：變平面服務(wù)為立體服務(wù)

“雙向服務(wù)”是高校教學(xué)秘書在實踐中創(chuàng)新的一種工作思路，如何落實到教學(xué)管理和教學(xué)服務(wù)的各種具體事項中，需要在服務(wù)方式上進一步完善和創(chuàng)新。

所謂“立體服務(wù)”，其外在表現(xiàn)為信息化、網(wǎng)絡(luò)化等多渠道服務(wù)，內(nèi)在表現(xiàn)為一種立體化的創(chuàng)新服務(wù)理念，全方位無死角的服務(wù)原則，全心全意為師生服務(wù)的精神。“平面服務(wù)”是一種服務(wù)渠道單一、服務(wù)方式單一，就事論事，頭疼醫(yī)頭，腳疼治腳的表面化服務(wù)，是治標不治本的服務(wù)，是一種“當下”的服務(wù)理念。高校教學(xué)秘書服務(wù)對象是級別、學(xué)歷層次和專業(yè)不同的學(xué)生，專業(yè)特長和研究方向不同的教師，工作的周期性帶來的是問題的周期性，服務(wù)內(nèi)容的周期性?！捌矫娣?wù)”多為兵來將擋，水來土掩，問題及其解決方式表現(xiàn)為電話咨詢、電話服務(wù)。咨詢電話越多，越暴露出教學(xué)秘書服務(wù)工作的不到位。

相比之下，“立體服務(wù)”形式上是多渠道、立體化服務(wù)，本質(zhì)上是一種超前服務(wù)、可持續(xù)服務(wù)，是一種找根源的治本服務(wù)?！傲Ⅲw服務(wù)”不僅是面向當下，也面向過去工作中的經(jīng)驗和教訓(xùn)，更是面向未來的可持續(xù)的傳承服務(wù)、超前服務(wù)?！傲Ⅲw服務(wù)”才能提供優(yōu)質(zhì)的教學(xué)管理平臺和教學(xué)服務(wù)平臺。

如研究生招生管理和服務(wù)工作中，“平面服務(wù)”是將招生簡章在研究生處網(wǎng)站公布，有咨詢就解釋的服務(wù)方式。如果僅對招生簡章中信息不明確的地方進行咨詢，問題很容易解決。面對考生關(guān)注的往屆生源和分數(shù)線、課程開設(shè)、師資力量、科研水平、就業(yè)情況、推免和調(diào)劑情況、學(xué)科發(fā)展趨勢、博士授權(quán)點、中外合作交流項目等，就需要做足功課，進行“立體服務(wù)”。從招生簡章的出臺入手，研究生教學(xué)秘書需向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)提供全面準確的信息，以調(diào)整招生專業(yè)和招生規(guī)模，制定科學(xué)的招生簡章。具體包括往屆招生報名情況和最低錄取分數(shù)線、往屆一批一志愿錄取情況、往屆生源情況、往屆就業(yè)情況等。其次，進行招生咨詢和宣傳。電話咨詢和現(xiàn)場招生宣傳是常規(guī)服務(wù)，信息化服務(wù)可以提供更全面、及時、快捷的服務(wù)，如建立招生QQ群，建立微博微信招生交流平臺，既解決了考生的困惑，又擴大了學(xué)院專業(yè)的影響力。同時，交流平臺匯聚了全國各地高校的考生，收集了各方面的需求信息，這是立體化服務(wù)帶來的豐富資源。而爭取到最優(yōu)質(zhì)生源是學(xué)院學(xué)科專業(yè)發(fā)展的保障，是學(xué)院人才培養(yǎng)創(chuàng)新質(zhì)量的保障。

四、管理模式創(chuàng)新：變剛性管理與彈性管理相結(jié)合

目前，高校的教學(xué)管理普遍強調(diào)規(guī)范化、制度化。毋庸置疑，沒有規(guī)矩，不成方圓。只有規(guī)范化管理，才能保證學(xué)校教育教學(xué)工作有序進行和穩(wěn)定發(fā)展。制度化管理是一種剛性管理，往往存在剛性有余、彈性不足的缺陷。高校教學(xué)秘書作為教學(xué)管理最基層的管理人員，不是學(xué)校制度制定者，不是學(xué)校宏觀管理者，不是學(xué)院決策層，是學(xué)校制度和政策執(zhí)行者，直接的服務(wù)對象是全院師生。這就要求教學(xué)秘書在完成學(xué)校剛性任務(wù)的執(zhí)行過程中，更要堅持“以人為本”、“以生為本”的核心理念，注重管理上的創(chuàng)新，即變剛性管理為彈性管理。

學(xué)生生源不同、家庭狀況不同，生活和學(xué)習(xí)中會遇到各種困難，尤其是研究生的情況更復(fù)雜，有的研究生已有家庭，有的有工作經(jīng)歷，有的還兼職打工，有的到外地實習(xí)，有的提前簽約，情況不一而足。如果堅持在教學(xué)管理上執(zhí)行一刀切的剛性原則，不僅不能按時完成上級主管職能部門交給的任務(wù)，還有可能會影響學(xué)生的前途，甚至毀掉學(xué)生的一生。例如，每年的畢業(yè)論文答辯都會遇到各種突發(fā)事件，比如學(xué)生突然生病、發(fā)生意外事故等。教學(xué)秘書就要將情況及時匯報學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，并報請上級主管部門，申請畢業(yè)前增加一次延期答辯機會。研究生畢業(yè)論文答辯工作有著很強的嚴肅性、學(xué)術(shù)性和紀律性，是關(guān)系到學(xué)生切身利益的大事。維護每一個學(xué)生的切身利益，珍視每一個學(xué)生的前程，變剛性管理為彈性管理，剛性管理和彈性管理相結(jié)合，真正做到“以生為本”。

五、提升途徑創(chuàng)新：以自我提升為根本

高校教學(xué)管理的職能主管部門是教務(wù)處和研究生處（院），教學(xué)秘書的直接領(lǐng)導(dǎo)是學(xué)院院長，服務(wù)對象是全院師生。教學(xué)任務(wù)需要多部門共同完成，教學(xué)秘書的工作就是在上級主管、院系、教研室、教師、學(xué)生之間開展的。一方面，頭緒繁多的教學(xué)事務(wù)和縱橫交錯的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系，對教學(xué)秘書的綜合素質(zhì)和職業(yè)能力結(jié)構(gòu)是一種挑戰(zhàn)。統(tǒng)籌能力、協(xié)調(diào)能力、表達能力、專業(yè)能力、現(xiàn)代化管理能力等，必不可少。另一方面，高校管理體制限制了教學(xué)秘書的提升和發(fā)展空間。有些高校的教學(xué)秘書隸屬于行政管理人員，只能走行政系列，而行政職級的金字塔結(jié)構(gòu)和教學(xué)秘書的基層性，導(dǎo)致其發(fā)展空間極其有限。有些高校的教學(xué)秘書既屬于行政管理人員，又屬于專業(yè)技術(shù)人員。高校教學(xué)秘書專業(yè)化是一種發(fā)展趨勢，但其所學(xué)專業(yè)和從事職業(yè)幾乎無交叉，難以生產(chǎn)高水平的研究成果，在職稱評聘中處于弱勢群體。

政策、制度、機制，是高校教學(xué)秘書發(fā)展和提升的外部因素。在外部環(huán)境不能給予足夠空間的形勢下，高校教學(xué)秘書應(yīng)積極尋求新的提升途徑：在實踐中創(chuàng)新，不斷完善能力結(jié)構(gòu)，提高管理能力和創(chuàng)新能力，變外在的肯定為內(nèi)在的自我提升。

首先要完善專業(yè)知識，提高專業(yè)能力。教學(xué)管理是一項具有專業(yè)性、實踐性、系統(tǒng)性的工程。高校教學(xué)秘書需要研究高校教學(xué)及管理規(guī)律，了解學(xué)生的知識結(jié)構(gòu)和專業(yè)要求，掌握學(xué)院人才培養(yǎng)目標及社會對人才需求的現(xiàn)狀，熟悉學(xué)院的課程設(shè)置和課程性質(zhì)，了解學(xué)院教師的研究方向和研究成果，積極參與學(xué)院教學(xué)改革的課題研究，將自己的發(fā)展和學(xué)歷晉升融入到學(xué)院的專業(yè)發(fā)展、教師的專業(yè)研究、學(xué)生的課程論文撰寫中去。這樣，既抓住了教學(xué)管理的規(guī)律，又熟悉了學(xué)院的專業(yè)知識；既提高了自己的專業(yè)研究能力，又能在教學(xué)管理中發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢；在完善知識能力結(jié)構(gòu)的同時，提升了對創(chuàng)新人才培養(yǎng)、創(chuàng)新管理認識的新高度。

其次要培養(yǎng)創(chuàng)新意識，提高管理能力。教學(xué)秘書的工作內(nèi)容豐富、繁瑣細微，如果不開動腦筋，科學(xué)管理，就會每日埋頭于繁多的教學(xué)事務(wù)中。只有事事想突破，處處想創(chuàng)新，管理能力才能一步步提高。

以高校教學(xué)秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理教學(xué)常規(guī)性的事務(wù)——檔案管理為例：其中，學(xué)院專業(yè)發(fā)展規(guī)劃、教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、專業(yè)培養(yǎng)方案等屬于學(xué)院工作的指導(dǎo)性存檔文件；課程表、教學(xué)日歷、教研活動、課程試卷、教學(xué)工作檢查記錄、教學(xué)質(zhì)量評價等屬于課程教學(xué)的存檔資料；論文開題報告、中期檢查表、隱名評閱書、答辯申請書、學(xué)位授予申請書和畢業(yè)學(xué)位論文等屬于學(xué)位授予的存檔資料；招生宣傳手冊、招生簡章、復(fù)試安排、調(diào)劑信息等屬于招生存檔材料。存檔不等于封檔，存檔是為了保存原始資料，也是為了隨時調(diào)用和查考，有時轉(zhuǎn)化為信息材料，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。隨著年數(shù)累積，難找、找不到或者遺失存檔材料的現(xiàn)象時常發(fā)生。教學(xué)秘書不僅需要把這些文檔進行分類、編號、排列，然后再完整、規(guī)范、系統(tǒng)地保存好這些原始材料，更需要教學(xué)秘書掌握先進的管理技能，熟練運用教學(xué)管理系統(tǒng)、網(wǎng)上辦公系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代化管理軟件，建立電子檔案，實現(xiàn)電子教務(wù)。

第三要強化創(chuàng)新角色，提高統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力。教學(xué)秘書業(yè)務(wù)上受學(xué)校教務(wù)處或研究生處部門直接領(lǐng)導(dǎo)，又是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)助手，是連接領(lǐng)導(dǎo)、教師與學(xué)生之間教學(xué)工作的中介平臺。上情下達、下情上送，教學(xué)秘書起到的是溝通信息、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系上下的橋梁和紐帶作用。在本科或研究生教學(xué)評估中體現(xiàn)得更為明顯。除了常規(guī)性教學(xué)管理涉及的人員外，還要涉及到上級教育主管部門、校外專家和校內(nèi)部門領(lǐng)導(dǎo)、思政人員等諸多方面，這對教學(xué)秘書是一種挑戰(zhàn)。在高效細致工作的同時，教學(xué)秘書還需要具有統(tǒng)籌能力、協(xié)調(diào)能力和合作能力，既能迅速處理教學(xué)事務(wù)，又能分清輕重緩急；既能堅持原則，又能靈活應(yīng)變；既能熱情服務(wù)，又能果斷堅決；既有獨立意識，又有合作精神；既能具體實施，又能分析總結(jié)。教學(xué)秘書需要創(chuàng)新管理工作手段，既要在教學(xué)管理工作中不斷摸索、探尋，又要借鑒校內(nèi)外甚至國外先進的管理方法，提高協(xié)調(diào)各種關(guān)系、圓滿完成教學(xué)管理任務(wù)的辦事能力和綜合能力。

綜上所述，高校教學(xué)秘書只有在教學(xué)管理和教學(xué)服務(wù)的實踐中，勇于開拓，不斷創(chuàng)新，才能更好地實現(xiàn)服務(wù)師生、服務(wù)教學(xué)的目標，真正發(fā)揮教學(xué)秘書主力軍的作用。與此同時，教學(xué)秘書自身的教學(xué)管理水平、教學(xué)服務(wù)水平都得以提高，強化了創(chuàng)新素質(zhì)，內(nèi)化為自我提升。

編輯：崔月華

Innovation in Practice：A New Approach to the Self-improvement of the College Teaching Secretary

WANG Fengyin
（School of International Trade and Economics，Shandong University of Finance and Economics，Jinan Shandong 250013）

The duty and responsibility of the college teaching secretary focuses on servicing the college，teaching，teachers and students，playing an important role in teaching management.The college teaching secretary is indispensable in the teaching management.In the teaching of the work of the basic level of the work of the University and the current management system，the teaching secretary must be in the work of innovative service ideas，work ideas，service mode and management mode，in order to achieve constant selfenhancement.

College；the Teaching Secretary；innovation；self-improvement

G64

A

2095-7327（2016）-01-0179-04

王鳳銀（1973-），女，山東陽谷人，山東財經(jīng)大學(xué)國際經(jīng)貿(mào)學(xué)院館員，碩士，主要從事教育教學(xué)研究。