劉曉瑛

(作者單位：西安文理學(xué)院綜合檔案室)

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試論信息時(shí)代檔案開放方式的多樣性選擇

劉曉瑛

隨著信息時(shí)代的到來，傳統(tǒng)檔案開放方式已經(jīng)難以滿足社會(huì)的需求，為此要加快檔案信息化步伐，將傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)與現(xiàn)代科技手段有機(jī)結(jié)合起來，豐富和創(chuàng)新檔案開放方式，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。本文指出了檔案開放的必要性及意義，指出了信息時(shí)代多樣性的檔案開放方式。

信息時(shí)代；檔案開放方式；多樣性

1、檔案開放的必要性及意義

目前，檔案對(duì)公眾來說還是神秘的，覺得它封閉且保守。隨著公眾意識(shí)的逐步提升，要求開放檔案的呼聲越來越高，我國也相繼出臺(tái)了一系類關(guān)于檔案出臺(tái)的法律法規(guī)，明確規(guī)定了檔案開放的內(nèi)容和方式。

1.1檔案開放是政府信息公開的要求

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，人們的信息意識(shí)逐漸覺醒，利用文件和檔案的意識(shí)不斷提高，與此相對(duì)應(yīng)的是檔案開放現(xiàn)狀并不如人意，掌握全社會(huì)近80%信息資源的政府對(duì)于檔案的管理仍處于半封閉的狀態(tài)。為了保障個(gè)人和組織的知情權(quán)，各地紛紛出臺(tái)相關(guān)的法規(guī)政策，嘗試和開展政府信息公開工作，其中廣州市政府是最先頒布政府信息公開制度，之后全國掀起了政府信息公開的熱潮，加大了檔案信息開放的力度，改變了傳統(tǒng)的檔案管理封閉、落后的狀況。

1.2檔案開放是民主與法制建設(shè)的要求

我國憲法規(guī)定人民是國家的主人，有著通過多種途徑管理國家事務(wù)的權(quán)利，而人民要想享有這項(xiàng)民主權(quán)利就要對(duì)國家的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、外交等方面有著客觀而深刻的了解，只有這樣人們才能更好的行使其決策權(quán)、管理權(quán)和監(jiān)督權(quán)，而這些權(quán)利的實(shí)現(xiàn)都要民眾享有知情權(quán)為前提和基礎(chǔ)，如果公民連基本的知情權(quán)都無法享有，那么他就不能客觀的了解國家的政治信息，公民所擁有的言論自由權(quán)、選舉權(quán)也就難以得到保障，如果公民對(duì)國家政治事務(wù)的運(yùn)作情況一無所知，那公民對(duì)國家機(jī)關(guān)的建議和監(jiān)督權(quán)也就成為空中樓閣。檔案的開放使得公民能夠充分的享有知情權(quán)，從而利用檔案對(duì)國家的重大決策提供意見和建議，以較少?zèng)Q策的盲目性和隨意性。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，檔案工作“以史為鑒”的作用日益凸顯，因此適應(yīng)改革發(fā)展的新形勢(shì)，不斷加強(qiáng)和改進(jìn)檔案工作，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2、傳統(tǒng)的檔案開放方式

2.1借閱服務(wù)

檔案的開放要遵循安全的原則，不僅要保障檔案實(shí)體的安全還要保障檔案信息的安全，檔案館按照國家的相關(guān)規(guī)定，確定開放檔案的范圍和內(nèi)容，設(shè)置檔案接收區(qū)、查詢服務(wù)區(qū)，允許使用者來檔案館查閱檔案資料，一般只允許使用者在閱覽室閱覽，查閱檔案館資料，要履行登記手續(xù)，填寫“查閱檔案資料登記薄”，而且來館查閱檔案資料者，均負(fù)有保護(hù)檔案資料的職責(zé)，不得任意在檔案資料上圈點(diǎn)、劃線、折迭、拆散、涂改、污損等，未經(jīng)批準(zhǔn)、不準(zhǔn)拍照。

2.2提供復(fù)件

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案館著力開發(fā)及保存檔案信息資源，在服務(wù)于機(jī)關(guān)部門工工作同時(shí)，將保存的檔案及信息資源提供給社會(huì)各行業(yè)利用，充分發(fā)揮其潛在的價(jià)值，在檔案的利用過程中，檔案館對(duì)于需要摘抄、復(fù)印檔案、資料者，對(duì)所摘抄、復(fù)制的檔案材料進(jìn)行核對(duì)，蓋章后有效，并需要繳納一定的檔案復(fù)制費(fèi)。

2.3舉辦檔案展覽

檔案人員將整理得檔案館藏資源進(jìn)行分類整理，精選珍貴歷史文檔和圖片以專題的形式舉辦展覽，向群眾展示真實(shí)客觀的檔案。近年來，全國各級(jí)各類檔案館紛紛舉辦檔案展覽，取得了良好的社會(huì)效益。如中央檔案館舉辦的“黨的群眾路線檔案展覽”，圖文并茂地展示了群眾路線的產(chǎn)生、發(fā)展、形成理論體系的全過程和貫徹群眾路線所取得的巨大歷史成就；又如天津檔案局舉辦的家庭檔案展覽，全方位展現(xiàn)群眾文化底蘊(yùn)和精神文明建設(shè)成果，提高公眾對(duì)家庭建檔的認(rèn)識(shí)；汕頭市城建檔案館舉辦的汕頭市城市建設(shè)成就展覽全面展示了改革開放以來汕頭市城市建設(shè)方方面面所取得的偉大成就，以及市城建檔案館在堅(jiān)持依法治檔、不斷豐富館藏、積極開發(fā)利用等方面的工作業(yè)績，對(duì)弘揚(yáng)愛國主義精神、激發(fā)全市人民積極投身全面建設(shè)小康社會(huì)的偉大事業(yè)有重要的意義。

2.4開展檔案宣講活動(dòng)

檔案館要更加注重館藏檔案服務(wù)社會(huì)化，利用“歸檔月”、《檔案法》頒布紀(jì)念日和法制宣傳日，借助電視、報(bào)紙等媒體大力宣傳檔案法律、法規(guī)及檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，使檔案及檔案工作貼近公眾，揭開檔案館的神秘面紗，讓公眾了解檔案館的館藏、檔案工作的流程，增強(qiáng)社會(huì)大眾的檔案意識(shí)。檔案管理人員要牢固樹立為民服務(wù)思想和良好的服務(wù)態(tài)度，做到不斷提高服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平，認(rèn)真學(xué)習(xí)國家有關(guān)檔案的法律法規(guī)，自覺加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，積極參加各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)，創(chuàng)新服務(wù)形式，為查訪者提供便利快捷的服務(wù)；同時(shí)正確處理檔案利用與保密關(guān)系。嚴(yán)格遵守查閱登記、借閱登記手續(xù)等制度。

3、信息時(shí)代的檔案開放方式

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們對(duì)檔案的需求也越來越迫切，因此要積極探索檔案開放方式，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，走服務(wù)主體多樣化之路。

3.1網(wǎng)絡(luò)化檔案開放方式

信息時(shí)代，檔案管理對(duì)象由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件逐漸演變?yōu)榇尜A于計(jì)算機(jī)中的集圖、文、聲、像于一體的以多媒體為主要形式的機(jī)讀檔案，檔案的實(shí)體管理將作為最原始的憑證精心的保存，而檔案的內(nèi)容信息將通過電子計(jì)算機(jī)等技術(shù)媒介發(fā)揮其應(yīng)用的功效，為了適應(yīng)信息時(shí)代的要求，就需要建立數(shù)字化檔案館，將檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)形成信息資源系統(tǒng)，以使用者為中心設(shè)立多途徑的檢索系統(tǒng)，將信息資源系統(tǒng)與掃描系統(tǒng)有機(jī)的結(jié)合起來，這樣使用者就可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢所需要的信息，對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)瀏覽、訪問，而不必到檔案室查閱，節(jié)省了使用者時(shí)間，提高了檔案的利用效率。

3.2建立信息資源數(shù)據(jù)庫

建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，聯(lián)接上單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，改變過去那種查閱加目錄式的單一服務(wù)方式，建立磁卡閱讀區(qū)、紙質(zhì)檔案閱讀區(qū)、微檔案閱讀區(qū)、聲像檔案閱讀區(qū)等機(jī)讀目錄，建立兼有傳輸、檢索和利用功能的在一體化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的有效和快速歸檔，提高信息利用率。檔案館還可以建立部門網(wǎng)站，在局域網(wǎng)上建立檔案自助查詢平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)館藏開放檔案目錄及部分全文信息的在線查閱，這樣公眾就可通過互聯(lián)網(wǎng)快速檢索、通過觸摸式多媒體全文閱覽等方式自助查閱利用檔案，檔案館工作人員還可通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)館藏檔案網(wǎng)上管理、遠(yuǎn)程維護(hù)、全域檢索、原文打印輸出等自動(dòng)化管理，為廣大利用者查閱利用檔案提供更高效、便捷、精準(zhǔn)的服務(wù)，徹底解決群眾查閱利用檔案效率不高、查閱不全、查檔難等問題。

3.3以媒體宣傳為主導(dǎo),向公眾提供豐富生動(dòng)的檔案信息

對(duì)檔案信息的宣傳可以讓公眾了解檔案、認(rèn)識(shí)檔案、關(guān)注檔案、支持檔案工作，可以通過報(bào)刊雜志、廣播電視、專題講座、知識(shí)競(jìng)賽等方式，其中廣播電視宣傳是最有效的方式，如記錄中國抗戰(zhàn)史的大型文獻(xiàn)紀(jì)錄片《將星檔案》就是利用檔案館館藏的原始檔案資料，對(duì)歷史事件做更深程度的剖析，真實(shí)、客觀、全面地展現(xiàn)了一代開國將帥的生命軌跡和彪炳青史的豐功偉績，播出后收到了一致好評(píng)。檔案工作人員要突破因循守舊的服務(wù)方式，充分利用本館豐富的人文歷史資源，編纂一批既有史料價(jià)值，又有使用價(jià)值，可讀性強(qiáng)的檔案編研資料。

4、結(jié)語

檔案開放程度是衡量一國社會(huì)文明程度的重要標(biāo)志，我國的檔案由封閉保守的被動(dòng)開放到主動(dòng)開放經(jīng)歷了漫長的歲月，盡管現(xiàn)階段我國檔案的開放范圍還很有限，開放方式仍有待增多，但隨著公民自主意識(shí)的不斷增強(qiáng)，檔案館走向全方位開放是必然選擇。

(作者單位：西安文理學(xué)院綜合檔案室)

[1]唐菊華.試論信息時(shí)代檔案開放方式的多樣型選擇[J].攀登,2008,04:229-231.

[2]劉晟辰.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代中美開放檔案信息可獲得性比較研究[D].吉林大學(xué),2013.

[3]潘玉民,何宏甲.論電子時(shí)代檔案信息資源利用的新特點(diǎn)——利用者的視角[J].上海大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2009,03:135-144.

劉曉瑛(1979.03—)，女，漢族，陜西華陰人，檔案館員，碩士，研究方向：高校檔案管理。