范暉

【摘要】在現(xiàn)代化的檔案管理中，一些先進的管理方法逐漸得到了廣泛的應用，不過這些技術的使用也存在一些問題需要進一步改善，檔案管理機構的計算機管理系統(tǒng)對檔案的后臺數(shù)據(jù)處理水平比較高，為檔案部門的發(fā)展提供了更多有價值的數(shù)據(jù)信息，但是在管理系統(tǒng)的前端，對數(shù)據(jù)的采集、整理以及利用方面的手段還比較落后，造成了人力、物力的浪費，也降低了數(shù)據(jù)的精準性，條碼技術的運用可以較好地解決這一問題。

【關鍵詞】檔案管理；條碼技術；運用

條碼技術的應用在數(shù)據(jù)標識以及數(shù)據(jù)的自動輸入工作中屬于一種有效的手段，條碼是一組根據(jù)編碼規(guī)則排列的條、空的符號組合，以此來表示特定的字符、數(shù)字與符號組成形成的信息。檔案管理工作需要適應時代的發(fā)展特點，不斷引進新技術、新理念去實現(xiàn)與時俱進，對檔案管理中存在的問題與矛盾進行解決，條碼技術就是一項新型技術，在檔案管理中有較大的應用前景。

一、條碼技術的特點分析

條形碼技術包括條形碼編制規(guī)則、條形碼譯碼技術、數(shù)據(jù)通信技術等，屬于一門綜合技術，任何條形碼都是依據(jù)預先規(guī)定的條形碼編碼規(guī)則及技術標準，由條和空構成的。條碼中條與空組合之后能夠傳達特定的信息，用相應的設備對其進行讀取，然后轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢耘c計算機兼容的二進制或者十進制的信息內(nèi)容。

在條碼技術的應用中主要具備幾個方面的特點，第一就是準確性特點，使用鍵盤輸入每三百個字符就會產(chǎn)生一個錯誤，但是使用條碼輸入每一萬五千個字符才會出現(xiàn)一個錯誤，大大降低了信息輸入的出錯率。第二就是提高了輸入速度，根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)使用條碼輸入比鍵盤輸入速度快5倍之多。第三就是應用的實惠性，條碼技術的應用與推廣比其他類型的自動識別技術的費用更加低，能夠起到節(jié)省資金的效果。第四是靈活性特點，對條碼符號可以進行獨立的識別，也可以與其他設備系統(tǒng)進行連接達到自動化的識別，也能夠與相應的控制設施相結(jié)合形成系統(tǒng)化的自動管理。第五是自由度大，條碼標簽與識別設備的相對位置具有較大的自由度，比OCR使用方便，如果條碼出現(xiàn)缺損還可以使用相同的條碼完成信息輸入。并且識別條碼的相關設備具有比較簡單的結(jié)構，操作方便，不需要進行專門的培訓，條碼標簽能夠直接進行印刷，制作過程非常簡便。

二、檔案管理中條碼技術應用的問題

條碼在檔案管理領域應用的時間還不長，一部分工作還處于起步與摸索的階段，其具備的功效也還沒有完全顯現(xiàn)出來，從實際工作來看主要存在3個方面的不足：第一就是條碼技術的相關軟件應用不規(guī)范，在檔案管理中對一維條碼技術進行的數(shù)據(jù)檢索以及制作有著嚴格的要求，條碼技術的使用單位具備較為明確的規(guī)范，在檔案術語中也能夠統(tǒng)一的管理數(shù)據(jù)項，但是在實際檔案管理中，會因為軟件開發(fā)主體以及主體具備實力的差別，再加上檔案管理人員參與度的不同，會使得軟件產(chǎn)品在項目設置以及文件標識設置等方面存在很大的差異。

第二就是檔案對著錄信息的管理缺乏標準化與精準化，條碼技術應用的價值主要體現(xiàn)在它存儲的重要數(shù)據(jù)信息上，在文件查詢或者檔案檢索工作中，實行的組合檢索方式，其標題與主題詞是最常使用的檢索項，比如有的單位在設計機關公文一維條碼系統(tǒng)時，可能會將文件標題這一檢索項設置為“可選項”，在實際的檔案管理中可選項通常是不被著錄的內(nèi)容，進而就會對其進行忽略，最終這部分的信息就會存在著錄不全或者著錄困難的問題。

三、檔案管理中條碼技術應用的改進策略

為了提高檔案管理中條碼技術的應用水平，需要注意實施幾個方面的改進策略：其一就是形成正確的軟件開發(fā)標準，用戶會根據(jù)自身的需求去要求計算機程序設計人員開發(fā)相關的應用軟件，如果在設計中存在溝通不充分的情況，就會降低軟件的實用性及先進性特點，使得用戶得到滿意度比較低的產(chǎn)品，所以在檔案管理中需要做好相關技術的設計溝通，還應該重視用戶的反饋以及軟件的實際性能。

其二需要對條碼的制作中涉及到的數(shù)據(jù)項的著錄進行嚴格的管理，在檔案管理工作中，檔案每年的收集數(shù)量都是以千為單位計數(shù)的，登記其中的一項就會占據(jù)管理人員大量的工作時間，如果出現(xiàn)數(shù)據(jù)項不完整的情況還會額外增加登記工作的難度。有效的檔案信息對于檔案的查找以及統(tǒng)計等工作是非常有利的，要想使條碼技術的作用得到充分的發(fā)揮，就需要形成對檔案信息的規(guī)范、精準的管理。在檔案管理中應用條碼技術還需要強化介入意識，對檔案形成階段的條碼制作工作進行嚴格的把關，一維條碼有著一次錄入、多次輸出的性質(zhì)，使用這一條碼技術能夠顯著減少檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)錄入的工作量，對實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展是非常有利的。所以，在日常的檔案管理中應該不斷增強管理人員的責任意識，加強對檔案形成階段的制作條碼的相關工作，使得條碼技術能夠為檔案管理工作的完善作出更大的貢獻。

四、結(jié)束語

在檔案管理中人們對現(xiàn)代化的管理手段更加關注，條碼技術的不斷推廣應用也對檔案管理改革提供了技術上的支持，條碼的類型比較多樣化，具備不同的特點，在實際的條碼技術的應用中需要依照條碼在檔案管理中發(fā)揮的作用以及經(jīng)費等狀況去進行條碼類型的挑選，促進檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展，使得檔案的自動化管理更上一層樓。

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